Podział dokumentów

1. Według sposobu sporządzenia, rozróżnia się dokumenty:

• wizualne

• piśmiennicze (np. rękopisy, druki, książki, czasopisma)

• niepiśmiennicze (np. fotografie, plany, mapy, dzieła sztuki)

• audialne (np. taśmy i płyty dźwiękowe)

• audiowizualne (np. filmy)

Według wzajemnych odniesień dokumenty określa się jako:

• pierwotne (w formie, jaką nadał im twórca)

• wtórne, dokładnie odwzorowane (duplikat, odpis, kopia)

• pochodne, zawierające informacje o dokumencie pierwotnym i jego zawartości.

• W różnych okolicznościach pojęcie dokumentu może różnić się szczegółami interpretacyjnymi:

• W nauce jest to przedmiot, który ilustruje lub uzasadnia pogląd naukowy. W naukach zajmujących się przeszłością, dokumentem może być rzecz, która w zamierzeniu twórcy (autora) niczego nie miała dokumentować; jest to tzw. dokument epoki.

• W bibliotekoznawstwie jest to utrwalony z przeznaczeniem do rozpowszechniania wyraz myśli ludzkiej.

• W prawie to przedmiot stanowiący dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności, która może mieć znaczenie w sprawie lub fakty będące podstawą ustalenia stanu prawnego. Zwykle sporządzony w formie określonej przepisami i zaopatrzony w środki uwierzytelniające (podpisy, pieczęcie).

• W administracji dokument urzędowy to sporządzone przez organ państwowy lub samorządowy wyrażenie woli, regulujące konkretną sprawę.

• W rachunkowości to pismo dotyczące zmian w stanie majątkowym przedsiębiorstwa. Zadekretowany do zaksięgowania staje się dowodem księgowym.

• W informatyce dokument oznacza określony typ pracy zapisywanej do pliku, czyli dokument binarny (dokument cyfrowy).

• Wg ustawy o ochronie informacji niejawnych: dokumentem jest każda utrwalona informacja niejawna, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie mapy, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wypisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy atramentowej, jak również informacja niejawna utrwalona na elektronicznych nośnikach danych.

Rodzaje dokumentacji

• aktowa

• techniczna

• geodezyjno-kartograficzna

• audiowizualna

• elektroniczna

Dokumenty tożsamości

• Legitymacja:

• szkolna

• studencka

• emeryta / rencisty

• Dowód osobisty

• Książeczka wojskowa

• Paszport

• Prawo jazdy

ARTYKUŁ: Definicje, formaty, podpis
Dokument jest pojęciem stosowanym zarówno w obrocie prawnym, gospodarczym, jak i w zwykłych stosunkach międzyludzkich. W polskim prawie ogólnej definicji dokumentu nie znajdziemy, prawo administracyjne rozróżnia jednakże dokument urzędowy i dokument prywatny.

Zgodnie z kodeksem postępowania cywilnego (art. 245) "dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie". Zgodnie z kodeksem postępowania administracyjnego (art. 76 ust. 1) "dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone". Opis dokumentu prywatnego kładzie nacisk na cechę charakterystyczną zawartości dokumentu - podpisane oświadczenie. Z kolei opis dokumentu urzędowego kładzie nacisk na zawartość urzędowego stwierdzenia i legitymację organu do tego stwierdzenia. Oba opisy trudno nazwać definicjami.

Aby jednak uzyskać jakąkolwiek definicję, warto przytoczyć pojęcia pochodzące z aktów prawnych Unii Europejskiej, które są również obowiązującym prawem w Polsce. Otóż, w Rozporządzeniu 1049/2001¹ zdefiniowano dokument jako "dowolną zawartość, niezależna od swojego nośnika (zapisana na papierze lub w formie elektronicznej lub jako zapis dźwiękowy, wizyjny lub audiowizualny) odnosząca się do zasad, działań lub decyzji mieszczących się w sferze odpowiedzialności danej instytucji". Definicja ta - rzecz jasna - jest bliska "dokumentowi urzędowemu" natomiast, co warto zauważyć, w istotny sposób kładzie nacisk na zawartość, a nie na formę jej zapisania. Bazując na tej ogólnej definicji dokumentu, łatwo było wprowadzić definicję dokumentu elektronicznego. Dokonano tego w Decyzji Komisji 2004/563/WE².

"dokument elektroniczny" - zbiór danych wprowadzonych lub przechowywanych na dowolnym nośniku przez system informatyczny lub podobny układ, które mogą być odczytane lub wyświetlone przez osobę lub przez tego rodzaju system lub układ, a także wszelkiego rodzaju prezentacja i wszelkiego rodzaju przedstawienie tych danych w formie drukowanej lub innej".

Aby w pełni skorzystać z dobrodziejstwa systemów informatycznych do przetwarzania dokumentów elektronicznych należy jeszcze spełnić wymagania co do odpowiedniego przechowywania dokumentu elektronicznego i związanych z nim danych. Cytując dalej wspomnianą decyzję KE (art. 7), w całym cyklu życia dokumentu (od momentu powstania do chwili jego zniszczenia) należy zapewnić, aby:

1. dokument był przechowywany w takiej postaci, w jakiej został sporządzony, wysłany lub otrzymany, lub w postaci, która pozwala na zachowanie nienaruszalności nie tylko treści dokumentu, ale również towarzyszących mu metadanych³;

2. treść dokumentu i towarzyszące mu metadane były czytelne przez cały okres przechowywania dla wszystkich osób upoważnionych do dostępu do niego;

3. w przypadku dokumentu wysłanego lub otrzymanego drogą elektroniczną, informacje pozwalające na ustalenie jego pochodzenia i adresata, a także data i godzina wysłania lub otrzymania należą do minimalnego zakresu przechowywanych metadanych;

4. w przypadku procedur elektronicznych zarządzanych za pomocą systemów informatycznych informacje dotyczące formalnych etapów procedury muszą być przechowywane w warunkach gwarantujących identyfikację tychże etapów, a także identyfikację autorów i uczestników.

Wspomniane metadane maja zapewnić niezmienny w czasie sposób prezentowania, niezależny od systemów, w których są przetwarzane oraz zachowanie znaczenia zawartości dokumentu elektronicznego. Warto szczególnie zwrócić uwagę, że powyższe definicje mają charakter wyłącznie techniczny, co otwiera drogę do realizacji aplikacji programowej opartej na powszechnie uznawanych normach. Niemniej jednak dziedzin standaryzacji dotyczącej bezpośrednio lub pośrednio dokumentu elektronicznego jest tak wiele, że nie wszystkie jeszcze zostały opracowane w dostateczny sposób. Poniżej zostaną przedstawione w ogólnym zarysie tylko najważniejsze z nich.

¹ Regulation (Ec) No 1049/2001 Of The European Parliament and 0f The Council of 30 May 2001 regarding public access to European Parliament, Council and Commission documents ² Decyzja Komisji z 7 lipca 2004 r. zmieniająca jej regulamin wewnętrzny (2004/563/WE, Euratom) ³ W ujęciu cytowanego rozporządzenia Komisji: "metadane - dane opisujące kontekst, zawartość i strukturę dokumentów, a także zarządzanie nimi w czasie [..], zgodnie z zasadami stosowania przepisów dotyczących zarządzania dokumentami, które zostaną uzupełnione zasadami stosowania niniejszych przepisów;

Notka: Elżbieta Andrukiewicz (autor artykułu)

Dokument czyli co ? (artykuł Barbary Pardo)

Niemal na co dzień mamy do czynienia z „dokumentami”. Szef prosi sekretarkę o „przyniesienie potrzebnych dokumentów”, gdy chcemy wziąć kredyt wymaga się od nas „odpowiednich dokumentów”, nawet odbierając list polecony pani w okienku prosi o dokument potwierdzający tożsamość. Jest to pojęcie stosowane zarówno w obrocie prawnym, jak i w zwykłych stosunkach miedzy ludźmi.
A co to właściwie jest ten „dokument”? W prawie nie ma jego jednoznacznej definicji. Ustawy interpretują pojęcie różnie:
1. Kodeks karny
W kodeksie karnym jasno ujęto pojęcie dokumentu. Do nowelizacji z dnia 18.03.2004 r. art. 115 § 14 mówił że:
„Dokumentem jest każdy przedmiot lub zapis na komputerowym nośniku informacji, z którym związane jest określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne”
Po 01.05.2004 r., czyli gdy nowelizacja weszła w życie:
„Dokumentem jest każdy przedmiot lub inny zapisany nośnik informacji, z którym związane jest określone prawo, albo który ze względu na zawartą w nim treść stanowi dowód prawa, stosunku prawnego lub okoliczności mającej znaczenie prawne”
2. Kodeks postępowania karnego
W ustawie tej nie ma legalnej definicji dokumentu. Kodeks postępowania karnego posługuje się definicją z kodeksu karnego. Ponieważ jest to definicja szeroka, jak wskazuje Sąd Najwyższy, status dokumentu zależy niejednokrotnie od indywidualnej oceny i dlatego też o tym, czy określony przedmiot stanowi dokument decyduje jego faktyczna i subiektywna ocena w konkretnej sprawie.
Z punktu widzenia kodeksu postępowania karnego istotnymi cechami są:
- postać pisemna
- wykonanie ręcznie lub wydruk
- wyrażona myśl ludzka w postaci oświadczenia woli lub wiedzy
- materiał na którym dokument został wykonany
- autor dokumentu.
3. Kodeks postępowania cywilnego
Nie pojawia się tu ogólna definicja dokumentu, ale wprowadzone jest rozróżnienie dokumentów na dokumenty urzędowe i prywatne.
Art. 244 § 1 kpc wskazuje istotne cechy dokumentu urzędowego:
„Dokumenty urzędowe, sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy władzy publicznej i inne organy państwowe w zakresie ich działania, stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo zaświadczone”
natomiast art. 245 kpc - dokumentu prywatnego:
„Dokument prywatny stanowi dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w dokumencie”
Cechy istotne dla dokumentu to:
- oznaczenie wystawcy,
- data i miejsce sporządzenia,
- oświadczenie woli wystawcy,
- podpis.
4. Kodeks postępowania administracyjnego
W kodeksie tym pojawia się tylko określenie dokumentu urzędowego. Art. 76 § 1 kpa mówi, że:
„Dokumenty urzędowe sporządzone w przepisanej formie przez powołane do tego organy państwowe w ich zakresie działania stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone”
Jak widać tylko w kodeksie karnym znaleźć można legalną definicje dokumentu. Prawo administracyjne i cywilne rozróżnia tylko opisy dokumentu urzędowego, gdzie istotą jest jego zawartość i legitymacja organu do wystawienia tego dokumentu, oraz dokumenty prywatne, w których ważny jest podpis osoby składającej oświadczenie.

PRZESTĘPSTWA PRZECIWKO WIARYGODNOŚCI DOKUMENTÓW

Kodeks Karny - od art. 270 do art. 277

Dowód z dokumentu w postępowaniu administracyjnym (wykład Widły):

• Z przepisów art. 7 i 77 § 1 k.p.a. wynika jednoznacznie, iż postępowanie dowodowe jest oparte na zasadzie oficjalności, co oznacza, że organ administracyjny jest obowiązany z urzędu przeprowadzić dowody służące ustaleniu stanu faktycznego sprawy. Organ administracyjny jest “gospodarzem postępowania” i to on określa kierunek jego prowadzenia, a także, jakie dowody w danym postępowaniu są niezbędne do prawidłowego załatwienia sprawy.

• Zasada oficjalności koresponduje także z zasadą bezpośredniości. Zobowiązuje również organ prowadzący postępowanie do tego, by czerpał wiadomości o faktach z pierwszego źródła, dającego największe szanse dojścia do prawdy, a zatem korzystał z dowodów pierwotnych, bezpośrednich, nie zaś z dowodów pochodnych.

• Zasada prawdy obiektywnej wskazuje także, by wszelkich czynności dowodowych dokonywał organ administracyjny (pracownik organu administracyjnego), który nie podlega wyłączeniu od udziału w postępowaniu (art. 24-25 k.p.a.).

• Postępowanie dowodowe prowadzone jest zgodnie z zasadą pisemności postępowania. Organ winien zatem gromadzić i odpowiednio systematyzować materiał dowodowy zebrany w formie pisemnej (dokumenty, oświadczenia strony itp.), z innych natomiast czynności dowodowych winien być sporządzony stosowny protokół, wedle zasad określonych w art. 67-71 k.p.a.

• Przedmiotem dowodu są fakty mające znaczenie dla sprawy, a zatem dotyczące danej sprawy administracyjnej oraz mające znaczenie prawne. W istocie rzeczy bowiem dowodzeniu podlegają nie fakty, ale zdania (w sensie logicznym) o faktach, a ściślej prawdziwość zadań o istnieniu albo nieistnieniu faktów. Zdania te mają postać twierdzeń uczestników postępowania względnie wiadomości uzyskanych przez sąd w drodze własnych czynności.

• Żądanie strony dotyczące przeprowadzenia dowodu należy uwzględnić, jeżeli przedmiotem dowodu jest okoliczność mająca znaczenie dla sprawy. Żądania takiego można nie uwzględnić jedynie wtedy, gdy dotyczy okoliczności już stwierdzonych innymi dowodami.

• Nie wymagają dowodu fakty powszechnie znane oraz znane organowi z urzędu.

• Te pierwsze to tzw. fakty notoryjne, przez które rozumie się “okoliczności, zdarzenia, czynności lub stany, które powinny być znane każdemu rozsądnemu i posiadającemu doświadczenie życiowe mieszkańcowi”.

• Drugą grupę faktów nie wymagających dowodów stanowią fakty znane organowi z urzędu. Obejmuje ona informacje, które są temu organowi (lub pracownikom kierowanego przez niego urzędu) znane, jak również te, które są możliwe do ustalenia na podstawie danych, którymi rozporządza ten organ.

• Wśród informacji tej grupy podstawowe znaczenie będą miały różnego rodzaju dokumenty urzędowe, a więc dokumenty sporządzone przez uprawnione do tego organy w ściśle określonej formie prawnej. Dokumenty takie korzystają z domniemania prawdziwości: jeśli pochodzą od właściwego organu i są sporządzone w przepisanej formie, to potwierdzają to, co zostało w nich urzędowo stwierdzone.

• Fakty znane organowi z urzędu należy zakomunikować stronie przed wydaniem decyzji administracyjnej.

• Dowód z dokumentów jest najczęściej stosowanym dowodem w postępowaniu administracyjnym.

• Kodeks postępowania administracyjnego nie definiuje pojęcia “dokument”, przyznaje jedynie zwiększoną moc dowodową dokumentom urzędowym (art. 76), to dokumenty “uznane za publiczne przez obowiązujące przepisy, albo wystawione przez władzę publiczną w granicach jej kompetencji, albo przez osobę zaufania publicznego”. Dokumenty takie “wystawione w przepisanej formie stanowią zupełny dowód na to, co wedle nich urzędowo zostało stwierdzone, oświadczone lub zarządzone” (art. 52 ust. 1 r.p.a.). Nie wprowadzono podziału na dokumenty publiczne i prywatne. Wymienia się jedynie dokumenty urzędowe, przyznając im zwiększoną moc dowodową

• W doktrynie przyjmuje się, iż dokumentem jest akt pisemny stanowiący wyrażenie określonych myśli lub wiadomości.

Dla pojęcia dokumentu (lecz nie dla jego wartości dowodowej) nie ma też znaczenia, ”czy jest on podpisany (dokument nominalny), czy też nie (dokument anonimowy). Na moc dowodową dokumentu niepodpisanego wpływ ma także okoliczność, czy wystawca dokumentu jest znany, czy też nie.

• Zgodnie z art. 6 ust. 2 ustawy z dn. 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej, “Dokumentem urzędowym w rozumieniu ustawy jest treść oświadczenia woli lub wiedzy, utrwalona i podpisana w dowolnej formie przez funkcjonariusza publicznego w rozumieniu przepisów Kodeksu karnego, w ramach jego kompetencji, skierowana do innego podmiotu lub złożona do akt sprawy”.

• Definicja zawarta w ustawie z dn. 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych ma znaczenie szerszy charakter, w sposób znaczący bowiem rozszerza formę utrwalania informacji.

• Wedle art. 6 ust. 2 tej ustawy “dokumentem - jest każda utrwalona informacja niejawna, w szczególności na piśmie, mikrofilmach, negatywach i fotografiach, nośnikach do zapisów informacji w postaci cyfrowej i na taśmach elektromagnetycznych, także w formie map, wykresu, rysunku, obrazu, grafiki, fotografii, broszury, książki, kopii, odpisu, wyciągu i tłumaczenia dokumentu, zbędnego lub wadliwego wydruku, odbitki, kliszy, matrycy i dysku optycznego, kalki, taśmy atramentowej, jak również informacja niejawna utrwalona na elektronicznych nośnikach danych”.

• Aby dokument urzędowy korzystał ze zwiększonej mocy dowodowej, musi spełniać dwie przesłanki: musi być wydany przez uprawniony do tego organ (podmiot) oraz musi być sporządzony w przepisanej formie.

• Odrębne zagadnienie w postępowaniu dowodowym stanowią rozpowszechnione współcześnie kserokopie dokumentów, a więc dokumenty odwzorowane (powielone) metodą elektrofotograficzną. Kodeks postępowania administracyjnego nie posługuje się tym terminem, używa natomiast pojęcia “odpis” dokumentu (art. 33 § 3, 73,74 § 2, 119 k.p.a.).

• W orzecznictwie sądowym jako dokument urzędowy wymienia się między innymi pocztowy dowód doręczenia przesyłki. Nie został jednak uznany za dokument urzędowy paszport w zakresie potwierdzenia faktu czasowego pobytu jego posiadacza za granicą. Wprawdzie ustawa z dn. 29 listopada 1990 r. o paszportach w art. 1 wyraźnie podkreśla, iż paszport jest dokumentem urzędowym, uprawnia jednak tylko do przekroczenia granicy i pobytu za granicą oraz poświadcza obywatelstwo polskie, a także tożsamość osoby w nim wskazanej w zakresie danych, jakie dokument ten zawiera.

• Oprócz dokumentów urzędowych, w postępowaniu dowodowym występują także dokumenty prywatne. Moc dowodową takiego dokumentu można zatem przyrównać do zeznania świadka i podlega on swobodnej ocenie organu administracyjnego.

Przechowywanie akt i dokumentów w administracji publicznej (wykład Widły)

• Każda instytucja administracyjna w związku ze swą działalnością i istnieniem wytwarza akta i dokumenty odzwierciadlające jej istnienie i działalność, jest więc archiwotwórcą.

• Komórką organizacyjną urzędu, powołaną do magazynowania i wstępnego segregowania akt, które w danej instytucji powstają, są archiwa zakładowe.

• W obecnej terminologii archiwum to:

• -instytucja powołana do gromadzenia, przechowywania, opracowywania i udostępniania materiałów archiwalnych;

• -dział urzędu, przedsiębiorstwa czy instytucji wytwarzających materiały archiwalne powołany do ich przechowywania, opracowywania i udostępniania

• Zgodnie z art. 33 ustawy z dn. 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym I archiwach - archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych oraz w jednostkach samorządu terytorialnego I innych samorządowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. Jeżeli jednostką jest ministerstwo, to archiwum zakładowe tworzy się odrębnie dla każdego działu administracji rządowej określonego w przepisach odrębnych. Jednostki te ustala:

- w odniesieniu do jednostek obejmujących działalnością obszar całego państwa - Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych podległa Ministrowi Kultury

- w odniesieniu do innych jednostek - dyrektor właściwego archiwum państwowego.

• Tryb działalności archiwów regulują następujące akty prawne:

- ustawa z dn. 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. nr 38, poz.173 z póź. zm.),

- rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dn.25 lipca 1984 r. w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. nr 41, poz. 216),

- zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dn. 25 lutego 1986 r. w sprawie szczegółowych zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (MP nr 4, poz. 31),

- zarządzenie Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dn. 20 maja 1988 r. w sprawie warunków i trybu składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej (MP nr 17, poz. 145),

• Na stopniach samorządu terytorialnego organizację obiegu pism ustalają instrukcje kancelaryjne wraz z rzeczowymi wykazami akt.

• Prawidłowe działanie archiwum zakładowego powinny określać również wewnętrzne przepisy kancelaryjno- archiwalne, w tym instrukcja archiwalna, która wyznacza tryb postępowania z dokumentacją przekazaną do archiwum, zasady przechowania i udostępniania tej dokumentacji, a także tryb przekazywania materiałów archiwalnych do archiwum państwowego.

• Kwalifikacja i klasyfikacja akt

• Podstawę kwalifikacji i klasyfikacji akt stanowi wykaz akt, który ustala czasokres ich przechowywania. Akta ze względu na ich wartość archiwalną dzieli się na dwie zasadnicze kategorie:

1. Materiały archiwalne mające wartość historyczną, wchodzące w skład państwowego zasobu archiwalnego, oznaczone symbolem A, przeznaczone do wieczystego przechowywania; po 25-letniej obecności w archiwum zakładowym są przekazywane do właściwego archiwum państwowego.

• Instrukcja kancelaryjna dla gmin i związków międzygminnych do materiałów kategorii A zalicza między innymi: akty normatywne (np. statut gminy, regulamin organizacyjny, uchwały rady gminy, uchwały zarządu, statuty i regulaminy jednostek pomocniczych), roczne sprawozdania i analizy wykonania, np. budżetu gminy, plany dochodów z podatków i opłat oraz sprawozdania z ich realizacji, programy prac urbanistycznych i ich realizacje, studia uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego, dokumentację terenowo-prawną (np. gruntów pod budownictwo mieszkaniowe), dokumentację techniczną, np. urządzeń podziemnych, akta stanu cywilnego.

• 2. Drugą kategorię akt stanowi dokumentacja niearchiwalna o różnym okresie przechowywania, oznaczona symbolem B. Dokumentację kategorii B przechowuje się od 2 do 50 lat. 50 lat przechowuje się akta osobowe (niezakwalifikowane do materiałów archiwalnych), 20 lat odwołania od decyzji w sprawie odmowy wydania dokumentu tożsamości, 5 lat przechowuje się między innymi ewidencje pracowników wykonujących prace dodatkowe, prace na podstawie umów-zlecenia czy o dzieło, korespondencję w sprawach zjazdów, narad i konferencji, dokumentację dotyczącą inwentaryzacji, a 2 lata - między innymi plany i raporty kasowe, dyplomy, protokoły z doboru kadr do szkoleń.

• Zasady korzystania z akt i dokumentów archiwum zakładowego

• Do korzystania przez osoby trzecie konieczne jest zezwolenie kierownika jednostki organizacyjnej, w której istnieje archiwum zakładowe. Akta udostępnia się także na żądanie organów kontrolnych czy organów ścigania bądź wymiaru sprawiedliwości. Odpowiedzialność za wypożyczone akta ponosi osoba korzystająca z akt.

• Porządkowanie i przekazywanie akt

• Za stan archiwum i właściwe brakowanie akt odpowiadają kierownicy urzędów, a nadzór nad nimi sprawują dyrektorzy archiwów państwowych. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych i podległe jej archiwa państwowewydają zgodę na brakowanie i zniszczenie akt archiwalnych, które nie mają historycznej wartości społecznej, politycznej lub gospodarczej. Stałe zezwolenie na brakowanie akt manipulacyjnych, które utraciły znaczenie praktyczne (kategorii BC), tj. o okresie przechowywania do 2 lat, uzyskują jednostki organizacyjne od właściwych archiwów państwowych. Brakowanie akt w archiwum zakładowym powinno odbywać się corocznie. Archiwa zakładowe przekazują materiały archiwalne kategorii A do archiwum państwowego po upływie 25 lat.

• Zadania archiwów zakładowych:

-współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie prawidłowości przekazywania akt do archiwum zakładowego,

-sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii archiwalnej, zgodnie z obowiązującym wykazem akt,

-przechowywanie I zabezpieczenie przyjętych akt oraz prowadzenie prawidłowej ich ewidencji

-udostępnianie akt osobom upoważnionym,

-przygotowywanie I przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych zgodnie z obowiązującymi terminami,

-inicjowanie komisyjnego brakowania dokumentacji niearchiwalnej w celu jej rekwalifikacji lub przekazania wybrakowanej dokumentacji na makulaturę.

• Kontrola archiwum zakładowego

• Nadzór nad archiwum zakładowym sprawuje kierownik komórki organizacyjnej, która podlega archiwum, lub kierownik urzędu. Nadzór nad stanem i sposobem przechowywania materiałów archiwalnych w archiwach zakładowych sprawują wojewódzkie archiwa państwowe.

• Podstawowym sposobem nadzorowania kontroli jest wizytacja, która ocenia prawidłowość funkcjonowania archiwum zakładowego. Wizytator ma za zadanie: ocenić terminowość przejmowania akt z poszczególnych komórek organizacyjnych, prawidłowość uporządkowania zasobów oraz udostępnienia ich zgodnie z obowiązującymi przepisami, właściwe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz terminowe przekazywanie akt archiwalnych do archiwum państwowego. Wizytator przeprowadza też kontrolę warunków lokalowych archiwum, mające duże znaczenie dla stanów archiwaliów.

7