Pozyskiwanie pracowników: rekrutacja i selekcja
Prace poprzedzające rekrutację i selekcję:
Analiza pracy - Proces analizy ma na celu określenie, co składa się na pracę na stanowisku, które jest aktualnie wolne. Analiza pracy dostarcza podstawowej informacji, która będzie następnie zastosowana przy formułowaniu opisu pracy i jej specyfikacji.
Opis pracy - Powinien on zawierać jej krótką charakterystykę dla danego stanowiska, składające się na nią zadania, odpowiedzialność oraz oferowane warunki
Specyfika pracy - Specyfikacja pracy jest stosowana do opisu procesu realizacji zadań na danym stanowisku. Informacja zawarta w opisie pracy jest wykorzystywana w celu stworzenia wizerunku osoby, która będzie w stanie z powodzeniem wykonywać zadania związane z daną pracą. Tradycyjnym podejściem pomocnym w takiej praktyce łączenia starających się o pracę kandydatów z pracą, jest siedmiopunktowy plan Rodgera(1952):
Konstytucja fizyczna (zdrowie, wygląd zewnętrzny)
Osiągnięcia osobiste (wykształcenie, kwalifikacje, doświadczenie)
Ogólna inteligencja (możliwości intelektualne)
Szczególne naturalne zdolności (zdolności manualne, arytmetyczne lub komunikacyjne)
Zainteresowania (kulturalne, sportowe itp.)
Usposobienie (rokujący nadzieje, odpowiedzialny, przekonywujący)
Niedogodności związane z pracą ( przygotowany na pracę zmianową, na częste wyjazdy służbowe)
Wdrożenie tego siedmiopunktowego planu oznaczałoby określenie podstawowych i pożądanych cech charakterystycznych i umieszczenie ich pod każdą z wymienionych kategorii. Alternatywną specyfikacją personalną jest pięciostopniowy system oceny zaproponowany przez Munro Frasera (1958):
Duży wpływ na innych (poprzez konstytucję fizyczną, wygląd zewnętrzny, sposób wyrażania się)
Zdobyte kwalifikacje (wykształcenie, szkolenia, doświadczenie)
Wrodzone talenty (szybko chwyta zagadnienia, wykazuje chęć nauki)
Motywacja (wytycza cele i jest zdecydowany je osiągnąć)
Przystosowanie (wykazuje stabilność z wysoką odpornością na stres, dobrze odnosi się do innych)
Przygotowanie specyfikacji pracy jest zasadniczym etapem w procesie poprzedzającym rekrutację, ponieważ określa cechy osoby potrzebnej do zajęcia wolnego stanowiska.
Rekrutacja - jest to proces szukania i przyciągania do przedsiębiorstwa ludzi o odpowiednich kwalifikacjach, z których wybiera się kandydatów na określone stanowiska
Źródła rekrutacji :
Centra zatrudnienia - oferują darmowe usługi, które mogą być bardzo przydatne dla organizacji. Biuro tego typu reklamuje wolne stanowisko pracy i pomaga w sporządzeniu listy odpowiednich kandydatów.
Agencje rekrutacyjne - maja na ogół listy odpowiednich kandydatów w swoich bankach danych, ale za wyświadczoną usługę obciążają klienta pewną sumą stanowiącą procent pensji jaka oferowana jest na wakującym stanowisku. Są one odpowiedzialne za reklamę wolnego stanowiska i sporządzanie listy odpowiednich kandydatów.
Agencje poszukujące wysoce wyspecjalizowanych osób - Kiedy organizacja pragnie obsadzić wysokie stanowisko w hierarchii organizacyjnej czy wysoce wyspecjalizowane stanowisko, gdzie podaż starających się o pracę jest niska, może skorzystać z usług odpowiedniej agencji. Agencje te mają bardzo wygórowane stawki za swoją pracę, lecz organizacje korzystające z ich usług uważają, że korzyści z tego wynikające przewyższają koszty.
Przypadkowe zgłoszenia telefoniczne - są to kandydaci, którzy czytają ogłoszenia dotyczące wolnych stanowisk pracy, wywieszone np. na bramie fabrycznej i mogliby zostać zachęceni do podjęcia pracy przez wizerunek przedsiębiorstwa czy identyfikację z właścicielem.
Przyjaciele lub krewni obecnych pracowników - korzyścią wynikającą z wprowadzenia do organizacji przyszłych pracowników przez ich przyjaciół już zatrudnionych w organizacji jest to, że przyszli pracownicy mają wgląd w charakter i warunki pracy w przedsiębiorstwie
Szkoły i uniwersytety - Organizacje dokonują naboru młodych ludzi bezpośrednio z różnego rodzaju szkół, pracodawcy odwiedzają uniwersytety propagując swoje wolne stanowiska i przeprowadzając wywiady ze studentami ostatniego roku. Niektórzy pracodawcy, tacy jak Królewska Marynarka Wojenna i pewne firmy elektroniczne, finansuję wykształcenie studentów pod warunkiem, że absolwenci czy osoby posiadające dyplomy będą pracowały w organizacji zaraz po ukończeniu nauki.
Reklamy - Powszechnie wykorzystywanym źródłem rekrutacji są ogłoszenia umieszczane w krajowych, prowincjonalnych czy lokalnych gazetach lub specjalistycznych czasopismach. Ważną sprawą jest głębokie zainteresowanie się nad treścią reklamy. Na przykład, czy ma być położony nacisk na konieczne kwalifikacje i doświadczenie, obowiązki i odpowiedzialność, organizację w której mieści się miejsce pracy, pensję, metody ubiegania się o pracę i ostateczną datę przyjmowania zgłoszeń.
„Gorące” linie telefoniczne - w większości wypadków pierwszym poważnym kontaktem pomiędzy kandydatem i organizacją, po uzyskaniu odpowiedniej informacji, będzie pisemne zgłoszenie w formie wypełnionego formularza dla osoby starającej się o pracę lub curriculum vitae. Alternatywnym pierwszym kontaktem jest telefoniczna gorąca linia. Może być ona reklamowana w ogłoszeniu, które będzie zachęcało kandydatów do skontaktowania się z organizacją w celu omówienia wolnych etatów, warunków pracy itp.
Dni otwarte - niektóre organizacje stosują dni otwarte. Potencjalnych kandydatów zaprasza się do organizacji w celu spotkania z kierownictwem lub liderami zespołów oraz przyjrzenia się jaki jest zakres pracy na rzecz organizacji.
Sporządzanie listy odpowiednich kandydatów
W wyniku procesu rekrutacji powinno się uzyskać listę odpowiednich kandydatów, których doświadczenie i potencjał są w zgodzie z wizerunkiem zawartym w specyfikacji pracy
Selekcja
Selekcja nazywana jest końcowym etapem procesu rekrutacji. Można sobie wyobrazić, że decyzja o wyborze kandydata jest bardzo ważna i powinna być podjęta w sposób bezstronny i obiektywny, za pomocą niektórych lub wszystkich technik selekcyjnych. Są to:
wywiady -oferują możliwość autentycznej obustronnej wymiany informacji, która może być pożyteczna w wydawaniu sądu na temat tego czy osoba, z którą przeprowadza się wywiad będzie się dobrze odnosiła do kolegów i przystawała do kultury organizacji. Wywiad selekcyjny jest procesem, który zachodzi na bazie ciągłości. Rodzaje wywiadów:
sytuacyjny-podstawę stanowi opis krytycznych przypadków odnotowanych na danym stanowisku i zarejestrowanych przy przeprowadzeniu procedury analizy pracy
opisowy wzorców zachowań- sonduje główne wydarzenia związane za zmianą w życiu kandydata
w oparciu o kompetencję-zamiast spojrzenia na to , co osiągnęli kandydaci, uwaga skierowana jest na to, w jaki sposób osiągnęli oni rezultaty, do których się przyznają
Dysfunkcjonalne aspekty wywiadów selekcyjnych:
subiektywne niesprawiedliwe sądy wydawane przez niewyszkolone osoby
tendencja do kształtowania swoich poglądów zbyt wcześnie
niebezpieczeństwo uwypuklenia negatywnych danych odnośnie kandydatów, gdy na samym początku pojawiają się uprzedzenia dotyczące respondentów. Wyróżniamy efekt „halo” (pozytywne nastawienie osoby przeprowadzającej wywiad do kandydata) i efekt „rogu” (negatywne nastawienie).
postrzeganie różnych cech w tym samym kandydacie, gdy osoby biorące udział w wywiadzie nie mają zgodnego poglądu.
testy psychologiczne. Wyróżniamy testy:
na inteligencję- związane z umiejętnościami numerycznymi, z pytaniami dotyczącymi słownictwa, podobieństw, przeciwieństw, obliczeń arytmetycznych
osobowościowe-związane że zdolnościami danej osoby do wykonywania obowiązków w sposób efektywny w miejscu pracy. Najbardziej znany to szesnastoczynnikowy test Catella.
Cechy charakterystyczne dobrego testu psychologicznego:
narzędzie pomiaru rozróżnia poszczególne osoby
test jest rzetelny i użyteczny
test jest właściwie wystandaryzowany
przegląd całościowy- punktacja w testach selekcyjnych polega na przewidywaniu wykonanej w przyszłości pracy. Niezależnie od wad testów psychologicznych na przestrzeni ostatniej dekady, wzrasta ich zastosowanie w dziedzinie selekcji.
testy bazujące na pracy-ograniczony w czasie, kandydaci muszą określić priorytety według kolejności, ważności działań i wykonać maksymalnie dużą ilość zadań
Ośrodki oceny
Ośrodki oceny stosują cały wachlarz metod selekcji, aby zwiększyć prawdopodobieństwo podjęcia dobrej decyzji. Stosowane metody obejmują:
• wywiad
• testy psychometryczne
• ćwiczenia indywidualne i grupowe polegające na odgrywaniu ról
• symulacje zadaniowe, łącznie z ćwiczeniami
Przed przystąpieniem do oceny organizacja powinna upewnić się co do odpowiedniej specyfikacji pracy i wyraźnie określonych i dostępnych kompetencji.
Ocena zakłada formę indywidualną oraz ewaluację interaktywnych i interpersonalnych umiejętności kandydatów podczas ćwiczenia wykonywanego w grupie.
Ocenę przeprowadza kilka wyszkolonych osób. Zazwyczaj można znaleźć środki oceny, z których korzystają duże organizacje w celu wyselekcjonowania podstawowego personelu i może on również obejmować kandydatów będących absolwentami. Koszty zorganizowania ośrodka oceny są uzasadnione, jeżeli efektywnie kanalizują napływ kompetentnych pracowników do organizacji.
Dane biograficzne.
Kiedy kandydaci ubiegają się o pracę w organizacji, zazwyczaj wypełniają standardowe formularze dla osób starających się o pracę lub przedstawiają CV. Kwestionariusza używamy w celu zebrania informacji na temat dużej liczby osób, które z powodzeniem wykonują pracę. Następnie dane te są korelowane z danymi dostarczonymi przez kandydata. Dla każdego kandydata stosowany jest specjalny układ kwestionariusza z przypisanym znaczeniem poszczególnych pozycji. Za poszczególne odpowiedzi przyznawana jest odpowiednia liczba punktów przyporządkowana danej pozycji w kwestionariuszu, zaś ogólny wynik jest sumą wszystkich zdobytych punktów.
Ujemną stroną techniki danych biograficznych jest długi czas potrzebny do ustalenia kluczowych biograficznych informacji ważnych dla organizacji, jak również koszt takiego przedsięwzięcia.
Przy korzystaniu z danych biograficznych pojawia się pewne niebezpieczeństwo. Cech związane z osobistą przeszłością, które harmonizują że statusem wysoko ocenianych pożądanych cech, mogą być uznane za tendencyjne w stosunku do pewnych grup mniejszościowych.
Z danych biograficznych jako narzędzia selekcji w stosunku do niektórych wolnych stanowisk korzystało 20 % organizacji, ale jedynie 4% korzystało z nich w stosunku do wszystkich wolnych stanowisk.
Referencje.
Kandydata na wolne stanowisko pracy zazwyczaj prosi się o danie więcej niż jednego żródła referencji. Jedna z funkcji referencji stanowi potwierdzenie tego, że informacji przekazana przez kandydata jest prawdziwa, inną jest dostarczenie opinii dotyczących jego charakteru. Zazwyczaj referencje są przyjmowane, kiedy nazwisko osoby starającej się o pracę pojawia się na sporządzonej liście odpowiednich kandydatów i poważnie rozważa się jej kandydaturę na konkretne stanowisko. Referencje są uważane za ważny wkład w proces selekcji, w którym uczciwość i moralna prawość są zasadniczymi sprawami, koniecznymi do rozważenia, jednakże są przypadki, w których informacja zawarta w opinii stanowi wątpliwą wartość. Ujemną strona referencji jest to, że osoba ubiegająca się o pracę wyznacz osoby udzielające referencji i prawdopodobnie nie wybierze osoby, która oceni ją negatywnie.
Analiza grafologiczna.
Grafologia jest techniką, która w oparciu o analizę pisma odręcznego bada, w jaki sposób określona osoba może wykonywać dana pracę.
Trafność i rzetelność.
Trafność mierzy skuteczność przewidywania techniki selekcji dotyczącej wykonywania pracy przez osoba mającą zająć dane stanowisko w przyszłości. W procesie selekcji do pomiaru następujących po sobie zadań związanych z pracą stosuje się metody statystyczne. Trafny proces selekcji mógłby być wyrażony w następujący sposób: osoby, które uzyskują wysoka punktację podczas testu selekcyjnego, wykonują zadania w miejscu pracy lepiej niż te, które otrzymały niższą punktacje podczas testu.
Rzetelność testu jest stopniem, jakim mierzy on w sposób logiczny to, co ma zmierzyć. Rzetelność testów jest czymś, co można rozważać w kontekście wdrażania politykowi równych szans. Ważne jest, aby wszyscy kandydaci mieli równe możliwości wypowiedzenia się i wykazania swoich kompetencji.
Minimalizacja kosztów i maksymalizacja efektywności.
Ważne jest, aby stosowane techniki selekcji stanowiły minimalizację kosztów przy maksymalizacji efektów. Koszt błędnej decyzji dotyczącej selekcji może być bardzo duży, co może być zrównoważone przez koszty ekstensywnych procedur poniesione w celu zminimalizowania błędów. W konsekwencji wiele organizacji będzie korzystało z ośrodków oceny dla obsadzenia ważnych stanowisk, lecz nie będą narażały się na takie same koszty dla stanowisk o niższej randze w organizacji. Podobnie dane biograficzne oraz wdrożenie i stosowanie testów psychologicznych może być kosztowne, ponieważ na ogół będą wymagały usług specjalistów.