KREATOR KORESPONDENCJI SERYJNEJ
Na czym polega korespondencja seryjna
Korespondencja seryjna polega na utworzeniu jednego formularza listu lub pisma, zestawieniu listy adresatów i innych danych i połączeniu na jednego z drugim, dzięki czemu powstanie kilka dokumentów. Będą się one różnić nazwiskami odbiorców i ewentualnie innymi danymi, znajdującymi się na wcześniej przygotowanej liście.
Plik zawierający listę adresatów i inne konkretne informacje na ich temat nosi nazwę źródła danych. Plik zawierający formularz pisma listu nazywa się dokumentem głównym.
Wyobraźmy sobie, że mamy wysłać zaproszenia na bal karnawałowy do kilkunastu osób. Naszym zadaniem jest więc stworzyć szkic takiego zaproszenia (dokument główny), a następnie stworzyć listę adresatów, do których należy w pierwszej kolejności wysłać owe zaproszenia.
Zastosowanie polecenia korespondencji seryjnej
- Wybierz z menu Narzędzia polecenie Korespondencja Seryjna
Przygotowanie dokumentu głównego
- głównego oknie dialogowym Pomocnik Korespondencji seryjnej kliknij przycisk Utwórz
- Z rozwiniętej listy wybierz Listy Seryjne
- wybieramy opcję Nowy dokument główny i przygotowujemy dokument główny (wprowadzamy odpowiednią treść zaproszenia oraz formatujemy dokument według swojego uznania)
- wybierz przycisk Edytuj, a następnie wybieramy jedną z dostępnych opcji: Wzór listu: Dokument nr
- powinien pojawić się nowy pasek narzędzi: Korespondencja Seryjna
Przygotowanie źródła danych
- wybierz z menu Narzędzi polecenie Korespondencja seryjna
- Kliknij przycisk Utwórz źródło danych (polecenia Pobierz danych używamy, kiedy mamy już stworzoną bazę danych)
- Wybieramy pola, które będą nam potrzebne do utworzenia bazy danych, usuwamy niepotrzebne lub dodajemy nowe pole
- wypełniamy przygotowaną przez nas bazę danych i nadajemy nazwę dokumentowi danych źródłowych
Dopisywanie danych do pliku źródłowego
- Kliknij na przycisk Edytuj źródło danych, powinno pojawić się okno dialogowe: Formularz danych
- przycisk Dodaj nowy pozwala na dodanie nowego adresata; przycisk Usuń usuwa dane adresata; Znajdź pozwala wyszukać określonego adresata
Edycja pliku danych źródłowych
- wybierz z menu Narzędzia polecenie Korespondencja seryjna
- z sekcji Źródło danych wybieramy polecenie edycja, a następnie Dane lub przycisk ENTER
- za pomocą przycisków Rekordy można przemieszczać się po poszczególnych rekordach, natomiast przyciskiem usuń kasować cały rekord
Wstawianie pól korespondencji seryjnej do dokumentu głównego
- Ustaw kursor w miejscu, w którym zamierzasz wstawić jedno z pól
- na paska narzędzi Korespondencja seryjna kliknij przycisk Wstaw pole korespondencji seryjnej i wybierz odpowiednie pole
Scalanie obu dokumentów: źródła danych i dokumentu głównego
- wybierz z menu Narzędzia polecenie Korespondencja seryjna
- wybierz przycisk Scala i w ten sposób utworzy się kilka dokumentów, których treść zaproszenia się nie zmieni, jedynie dane adresatów ulegną zmianie na każdym z nich