Korespondencja seryjna.
Zadanie. Należy wystawić uczestnikom kursu komputerowego zaświadczeni zawierające
takie informacje jak: dane personalne, zakres kursu i ocenę np.
Niniejszym zaświadcza się, że
Pani mgr Anna Abacka
zamieszkała: ul. Cicha 2/23
20-900 Lublin
ukończyła kurs komputerowy w zakresie
edytor tekstu Word i arkusz kalkulacyjny Excel
z oceną ostateczną: bardzo dobry.
Tworzenie dokumentu korespondencji seryjnej obejmuje trzy etapy:
1.
utworzenie dokumentu głównego (szablonu - u nas szablonu zaświadczenia);
2.
utworzenie źródła danych dla dokumentu głównego (u nas lista uczestników kursu
z odpowiednimi informacjami);
3.
scalenie dokumentu głównego z danymi ze źródła danych i edycja dokumentu głównego
przy wykorzystaniu danych.
Ad. 1.
−
Utwórz nowy pusty dokument w Word 2000.
−
W menu Narzędzia →Korespondencja seryjna przy Dokument główny wciśnij przycisk
Utwórz, a następnie wybierz Listy seryjne i w nowym okienku Aktywne okno.
Ad. 2.
−
W menu Narzędzia →Korespondencja seryjna przy Źródło danych wciśnij przycisk
Pobierz dane, a następnie wybierz Utwórz źródło danych.
−
W nowo otwartym okienku dialogowym z listy po prawej stronie usuń niepotrzebne pola
i dodaj nowe tak, aby pozostały jedynie pola o nazwach: <Płeć>, <Tytuł>, <Imię>,
<Nazwisko, <Ulica_nr_domu>, <Miasto>, <Kod>, <Ocena>; następnie wciśnij O.K.
−
Zapisz dokument pod nazwą dane_osobowe.doc.
−
W oknie dialogowym, które się pokaże wciśnij przycisk Edytuj źródło danych.
−
W nowym oknie wpisz w odpowiednich polach przykładowe dane osobowe. W polu Płeć
dla kobiety wpisz K a dla mężczyzny M. Po wpisaniu wszystkich danych jednej osoby
wciśnij przycisk:
-
albo Dodaj nowy aby przejść do wpisywania następnych danych
-
albo O . K . - aby zakończyć wpisywanie danych.
Ad. 3.
−
W dokumencie głównym utwórz szablon zaświadczenia, wykorzystując przy tym przyciski
dodatkowego paska narzędzi jaki się ukaże - w szczególności Wstaw pole korespondencji
seryjnej i Wstaw pole programu Word (do formy gramatycznej patrz dalej).
−
Aby wybrać odpowiednia formę gramatyczną na danym zaświadczeniu wciśnij
na pasku narzędzi przycisk Wstaw pole programu Word i wybierz Jeżeli...to...inaczej... .
−
W okienku dialogowym w polu Nazwa pola wybierz z listy rozwijanej Płeć, w polu
Porównanie - Równe, a w polu Porównaj z - wpisz K. Następnie w polach poniżej wpisz
odpowiednio: w polu Wstaw ten tekst - formę gramatyczną dla rodzaju żeńskiego
(np. „Pani”), a w polu W przeciwnym razie wstaw ten tekst - dla rodzaju męskiego
(np. „Pan”).
−
Po zakończeniu tworzenia szablonu wciśnij przycisk Pokaż scalone dane –.
−
Wciskaj kolejno przyciski Następny rekord - ► lub Poprzedni rekord -◄
aby obejrzeć efekty swojej pracy.
Po napisaniu dokumentu głównego i określeniu danych możemy dokonać scalenia szablonu
z danymi. W tym celu z paska narzędzi korespondencji należy wybrać Pomocnik korespondencji
seryjnej ( l u b w menu Narzędzia → Korespondencja seryjna) i przy Scalaj dane wciśnij przycisk
Scalaj.
<< >>
ABC
