Korespondencja seryjna programu Word —
kolejne kroki procesu

Dotyczy:

Microsoft Office Word 2003

Dotyczy programów:

Microsoft Office Word 2003
Microsoft Word 2002

Niniejszy tekst stanowi wprowadzenie do serii artykułów, które opisują podstawowe kroki w procesie tworzenia

korespondencji seryjnej, na przykład używanie listów seryjnych. Jest to dobra okazja, aby uzyskać ogólny obraz

procesu. Seria obejmuje:

Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego

Krok 2. Łączenie z plikiem danych i wybieranie rekordów

Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego

Krok 4. Wyświetlanie podglądu scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania

Po wyświetleniu dużego obrazu można dowiedzieć się więcej na temat używania korespondencji seryjnej do

tworzenia etykiet, kopert, faksów, wiadomości e-mail i katalogów, klikając łącze w sekcji Zobacz też.

Możliwości korespondencji seryjnej

Korespondencja seryjna służy do tworzenia zestawu dokumentów, które są zasadniczo takie same, ale każdy z

nich zawiera pewne unikatowe elementy. Na przykład w liście zapowiadającym wprowadzenie nowego produktu

logo firmy i tekst na temat produktu będą jednakowe w każdym egzemplarzu listu, natomiast adres i wiersz

powitania będą się zmieniać.

Przy użyciu korespondencji seryjnej można utworzyć:

Zestaw etykiet lub kopert Adres zwrotny jest taki sam na wszystkich etykietach i kopertach, ale

adres docelowy jest na każdej z nich unikatowy.

Zestaw listów seryjnych, wiadomości e-mail lub faksów Zasadnicza zawartość jest taka sama

we wszystkich listach, wiadomościach i faksach, ale każdy z nich zawiera informacje specyficzne dla

danego odbiorcy, na przykład nazwisko, adres lub inne dane osobowe.

Zestaw numerowanych kuponów Kupony są identyczne, ale każdy z nich ma unikatowy numer.

Oddzielne tworzenie każdego listu, wiadomości e-mail, etykiety, koperty lub kuponu zajęłoby wiele godzin. W

takich sytuacjach przydaje się korespondencja seryjna. Używając korespondencji seryjnej, wystarczy utworzyć

jeden dokument zwierający informacje jednakowe dla wszystkich kopii. Następnie należy dodać kilka symboli

zastępczych dla informacji, które będą inne w każdym egzemplarzu. Resztą zajmie się program Word.

Rozpoczynanie procesu tworzenia korespondencji
seryjnej

Aby rozpocząć proces korespondencji seryjnej:

1.

Uruchom program Word.

Domyślnie zostanie otwarty pusty dokument. Pozostaw go otwarty. Jeśli go zamkniesz, nie będzie można

wykonać kolejnego kroku.

2. W

menu

Narzędzia wskaż polecenie Listy i dokumenty wysyłkowe, a następnie kliknij polecenie

Korespondencja seryjna.

UWAGA

W programie Word 2002 wskaż w menu Narzędzia polecenie Listy i dokumenty wysyłkowe, a

następnie kliknij polecenie Kreator korespondencji seryjnej.

Zostanie otwarte okienko zadań Korespondencja seryjna. Poruszanie się w procesie tworzenia korespondencji

seryjnej umożliwiają hiperłącza w okienku zadań.

Porada

Korespondencję seryjną można tworzyć przy użyciu przycisków na pasku zadań Korespondencja seryjna (w

menu Widok wybierz podmenu Paski zadań, a następnie wybierz polecenie Korespondencja seryjna).

Używanie okienka zadań jest jednak łatwiejsze dla użytkowników, którzy nie są jeszcze dobrze zaznajomieni z

procesem.

Krok 1 scalania korespondencji seryjnej.
Wybieranie typu dokumentu i dokumentu
głównego

Dotyczy programów:

Microsoft Office Word 2003

Microsoft Word 2002

Omówienie procesu scalania korespondencji seryjnej w programie Word

Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego

Krok 2. Łączenie z plikiem danych i wybieranie rekordów

Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego

Krok 4. Wyświetlanie podglądu scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania

W pierwszym kroku procesu scalania korespondencji seryjnej są do podjęcia dwie decyzje. Najpierw należy

wybrać

typ dokumentu,

do którego zostaną wstawione scalane informacje. Potem należy wybrać

dokument

główny,

który będzie używany w scalaniu.

Wybieranie typu dokumentu, do którego zostaną
wstawione scalane informacje

Zostanie otwarte okienko zadań Korespondencja seryjna z pytaniem, jakiego typu dokument korespondencji

seryjnej chcesz utworzyć. Po wybraniu typu dokumentu kliknij przycisk Dalej u dołu okienka zadań.

Uwaga Jeśli masz na komputerze skonfigurowaną obsługę faksów i zainstalowany faks-modem, zobaczysz na

liście typów dokumentów też pozycję Faksy.

Wybieranie dokumentu głównego, który będzie używany
w scalaniu

Jeśli dokument główny (nazywany w okienku zadań dokumentem początkowym) jest już otwarty albo jeśli

zaczynasz pracę od pustego dokumentu, możesz kliknąć przycisk radiowy Użyj bieżącego dokumentu.

W przeciwnym razie kliknij przycisk radiowy Rozpocznij od szablonu lub Rozpocznij od istniejącego

dokumentu, a następnie zlokalizuj dokument, którego chcesz użyć.

Porada

Po kliknięciu przycisku radiowego Rozpocznij od szablonu i kliknięciu łącza Wybierz szablon w okienku zadań

zostanie otwarte okno dialogowe Wybierz szablon. Z tego okna można otworzyć jeden z wielu szablonów

instalowanych z programem Word. Możliwy jest także dostęp do setek szablonów dostępnych w witrynie

Microsoft Office Online w sieci Web.

Krok 2 scalania korespondencji seryjnej.
Łączenie z plikiem danych i wybieranie
rekordów

Dotyczy programów:

Microsoft Office Word 2003

Microsoft Word 2002

Omówienie procesu scalania korespondencji seryjnej w programie Word

Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego

Krok 2. Łączenie z plikiem danych i wybieranie rekordów

Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego

Krok 4. Wyświetlanie podglądu scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania

Aby przeprowadzić scalanie unikatowych informacji z dokumentem głównym, należy

nawiązać połączenie

z

plikiem danych zawierającym unikatowe informacje (albo utworzyć taki plik i nawiązać z nim połączenie). Aby nie

korzystać podczas scalania ze wszystkich danych z pliku, można

wybrać

rekordy, które będą używane w

scalaniu.

Łączenie z plikiem danych

W tym kroku procesu scalania korespondencji seryjnej jest tworzone połączenie z plikiem danych zawierającym

unikatowe informacje, które mają zostać umieszczone w scalanych dokumentach.

Lista kontaktów z programu Microsoft Office Outlook®, zwłaszcza gdy zawiera kompletne i aktualne informacje,

stanowi znakomity plik danych, idealnie nadający się do tworzenia korespondencji seryjnej w postaci listów do

klientów czy wiadomości e-mail. Wystarczy kliknąć przycisk radiowy Wybierz z kontaktów programu Outlook w

okienku zadań, a następnie wybrać folder Kontakty.

Jeśli dysponujesz arkuszem kalkulacyjnym programu Microsoft Office Excel lub bazą danych programu Microsoft

Office Access z informacjami o klientach, kliknij przycisk radiowy Użyj istniejącej listy, a następnie kliknij

przycisk Przeglądaj, aby zlokalizować plik.

Jeśli nie masz jeszcze pliku danych, kliknij przycisk radiowy Wpisz nową listę, a następnie utwórz listę za

pomocą formularza, który zostanie otwarty. Lista zostanie zapisana jako plik bazy danych wysyłki (mdb), z

którego będzie można w przyszłości ponownie korzystać.

Uwaga W przypadku tworzenia scalanych wiadomości e-mail lub faksów plik danych powinien zawierać kolumnę

odpowiednio z adresem e-mail lub numerem faksu. Kolumna ta będzie potrzebna w dalszej części procesu.

Wybieranie z pliku danych rekordów, które mają być
używane

Z nawiązana połączenia z pewnym plikiem danych nie wynika wcale, że z dokumentem głównym muszą być

scalane informacje ze wszystkich rekordów (wierszy) z tego pliku.

Po nawiązaniu połączenia z odpowiednim plikiem danych lub utworzeniu nowego pliku danych jest otwierane

okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej. Umożliwia ono wybranie podzbioru rekordów do procesu

scalania korespondencji seryjnej oraz sortowanie i filtrowanie listy.

Wykonaj dowolną z następujących czynności:

Aby posortować rekordy w wybranej kolumnie rosnąco lub malejąco, kliknij nagłówek tej kolumny.

Aby przefiltrować listę, kliknij strzałkę obok nagłówka kolumny zawierającej wartość, względem której

chcesz przefiltrować listę. Następnie kliknij wybraną wartość. Ewentualnie, jeśli lista jest długa, kliknij

pozycję (Zaawansowane), aby otworzyć okno dialogowe, w którym można ustawić żądaną wartość. Kliknij

pozycję (Puste), aby wyświetlić tylko rekordy nie zawierające żadnych informacji, albo pozycję (Niepuste),

aby wyświetlić tylko rekordy zawierające informacje.

Porada

Po przefiltrowaniu listy możesz wyświetlić wszystkie rekordy ponownie, klikając strzałkę i wybierając

pozycję (Wszystkie).

Wyczyść pole wyboru obok dowolnego rekordu, aby go pominąć.

Wybierz lub wyklucz wszystkie rekordy albo znajdź konkretne rekordy za pomocą specjalnych

przycisków.

Porada

Jeśli plik danych został utworzony w ramach procesu scalania korespondencji seryjnej, w oknie dialogowym

jest dostępny przycisk Edytuj. W rekordach można wprowadzać zmiany, ale spowoduje to zaktualizowanie

pliku.

Po wybraniu odpowiednich rekordów możesz przejść do następnego kroku.

Krok 3 scalania korespondencji seryjnej.
Dodawanie pól do dokumentu głównego

Dotyczy programów:

Microsoft Office Word 2003

Microsoft Word 2002

Omówienie procesu scalania korespondencji seryjnej w programie Word

Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego

Krok 2. Łączenie z plikiem danych i wybieranie rekordów

Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego

Krok 4. Wyświetlanie podglądu scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania

Po połączeniu dokumentu głównego z plikiem danych możesz

dodać pola

wskazujące, gdzie będą się znajdowały

unikatowe informacje w każdym egzemplarzu dokumentu, który zostanie wygenerowany w wyniku scalania

korespondencji seryjnej. Aby program Word mógł znaleźć w pliku danych kolumny odpowiadające każdemu polu

adresu czy pozdrowień, trzeba

dopasować pola

.

Dodawanie pól

Jeśli dokument główny jest jeszcze pusty, wpisz informacje, które będą występowały w każdej kopii dokumentu.

Następnie dodaj pola, klikając hiperłącza dostępne w okienku zadań.

Pola to symbole zastępcze wstawiane do dokumentu głównego w miejscach, w których mają się pojawiać

unikatowe informacje. Klikając na przykład łącza Blok adresu i Wiersz pozdrowienia w okienku zadań, można

dodać specjalne pola w górnej części listu z informacjami o nowym produkcie, aby list do każdego adresata

zawierał spersonalizowane pozdrowienia i adres. Pola w dokumencie są ujęte między znakami cudzysłowu

ostrokątnego, na przykład «Blok adresów».

Klikając łącze Więcej elementów w okienku zadań, można dodać pola odpowiadające dowolnym kolumnom z

pliku danych. Plik danych może zawierać na przykład kolumnę o nazwie Uwaga osobista. Umieszczając pole

Uwaga_osobista w dolnej części listu seryjnego, można jeszcze bardziej spersonalizować każdą jego kopię.

Istnieje nawet możliwość dostosowywania kopert przez dodawanie pocztowego kodu paskowego — w przypadku

korzystania z programu Word w wersji angielskiej (USA) — lub elektronicznej opłaty pocztowej (konieczne jest

posiadanie zainstalowanego programu do obsługi elektronicznej opłaty pocztowej).

Dopasowywanie pól

Jeśli do dokumentu zostanie wstawione pole bloku adresu lub wiersza pozdrowień, konieczne jest wybranie

preferowanego formatu. Na ilustracji pokazano na przykład okno dialogowe Wiersz pozdrowienia otwierane po

kliknięciu łącza Wiersz pozdrowienia w okienku zadań. Preferowaną postać wiersza można określić za pomocą

list w obszarze Format wiersza pozdrowienia.

Jeśli będą problemy z dopasowaniem wszystkich elementów pozdrowień lub adresów do kolumn z pliku danych,

pozdrowienia i adresy nie zostaną poprawnie scalone. Aby uniknąć problemów, kliknij przycisk Dopasuj pola.

Zostanie otwarte okno dialogowe Dopasowywanie pól.

Z lewej strony znajduje się lista z elementami adresu i wiersza pozdrowień. Z prawej strony widać nagłówki

kolumn z pliku danych.

Program szuka kolumny odpowiadającej każdemu elementowi. Na ilustracji widać, że kolumna Nazwisko z pliku

danych zostało automatycznie dopasowane do pola Nazwisko. Jednak nie wszystkie elementy zostały poprawnie

skojarzone. W przypadku tego pliku danych nie powiodło się na przykład dopasowanie kolumn Imię i Adres 1.

Używając list z prawej strony, można wybrać z pliku danych kolumnę, która odpowiada elementowi z lewej strony.

Kolumna Nazwisko na ilustracji jest dopasowana do pola Imię, a kolumna Adres do pola Adres 1. Nie szkodzi,

że pola Tytuł grzecznościowy, Firma i Imię współmałżonka są niedopasowane, ponieważ w przypadku

tworzonych właśnie dokumentów są niepotrzebne.

Po zakończeniu dodawania i dopasowywania pól w dokumencie głównym możesz przejść do następnego kroku.

Krok 4 scalania korespondencji seryjnej.
Wyświetlanie podglądu scalonych dokumentów i
przeprowadzanie scalania

Dotyczy programów:

Microsoft Office Word 2003

Microsoft Word 2002

Omówienie procesu scalania korespondencji seryjnej w programie Word

Krok 1. Wybieranie typu dokumentu i dokumentu głównego

Krok 2. Łączenie z plikiem danych i wybieranie rekordów

Krok 3. Dodawanie pól do dokumentu głównego

Krok 4. Wyświetlanie podglądu scalonych dokumentów i przeprowadzanie scalania

Po dodaniu pól do dokumentu głównego możesz

wyświetlić podgląd

wyników scalania. Jeśli akceptujesz podgląd,

możesz

przeprowadzić

scalanie.

Wyświetlanie podglądu wyników scalania

Przed przeprowadzeniem samego scalania można wyświetlić podgląd scalonych dokumentów i wprowadzić w

nich zmiany.

Aby wyświetlić podgląd, wykonaj jedną z następujących czynności:

Przejrzyj scalone dokumenty strona po stronie, używając przycisków ze strzałkami w prawo i w lewo z

okienka zadań.

Przejrzyj konkretny dokument, klikając łącze Znajdź adresata.

Gdy uznasz, że nie chcesz użyć oglądanego w danej chwili rekordu, kliknij przycisk Wyklucz tego

adresata.

Jeśli zauważysz rekordy, których nie chcesz uwzględnić, kliknij łącze Edytuj listę adresatów, aby

otworzyć okno dialogowe Adresaci korespondencji seryjnej, w którym można przefiltrować listę.

Kliknij łącze Wstecz na dole okienka zadań, aby wrócić jeden lub dwa kroki wstecz i wprowadzić inne

zmiany.

Kiedy zaakceptujesz wyniki scalania, kliknij przycisk Dalej na dole okienka zadań.

Przeprowadzanie scalania

Czynności wykonywane na tym etapie zależą od typu tworzonego dokumentu. Jeśli scalasz listy, możesz je

wydrukować albo indywidualnie modyfikować. Jeśli wybierzesz modyfikowanie listów, zostaną wszystkie zapisane

w jednym pliku, po jednym na każdej stronie.

Nie zależnie od typu tworzonego dokumentu możesz wydrukować, przesłać lub zapisać wszystkie dokumenty

albo tylko ich podzbiór.

Porada dotycząca wiadomości e-mail

Scalane za pomocą korespondencji seryjnej wiadomości e-mail są wysyłane natychmiast po przeprowadzeniu

scalania. Dlatego po wybraniu wiadomości do wysłania pojawia się monit o wskazanie kolumny z pliku danych, w

której znajdują się adresy e-mail odbiorców. Dostępna jest także możliwość wpisania tematu wiadomości.

Należy pamiętać, że zapisywane scalone dokumenty są odrębne od dokumentu głównego. Warto zapisać też

sam dokument główny, jeśli jest przewidywane ponowne użycie go w innej sesji scalania korespondencji seryjnej.

Zapisując dokument główny, zapisujesz nie tylko jego zawartość i pola, ale także jego połączenie z plikiem

danych. Przy następnym otwarciu dokumentu głównego pojawi się pytanie, czy chcesz ponownie scalić

informacje z pliku danych z dokumentem głównym.

Jeśli klikniesz przycisk Tak, zostanie otwarty dokument ze scalonymi informacjami z pierwszego

rekordu. Jeśli otworzysz okienko zadań (menu Narzędzia, podmenu Listy i dokumenty wysyłkowe,

polecenie Korespondencja seryjna), znajdziesz się w kroku Wybierz adresatów. Możesz klikać

hiperłącza z okienka zadań i zmodyfikować plik danych, aby użyć innego zestawu rekordów, albo połączyć

się z innym plikiem danych. Następnie możesz kliknąć przycisk Dalej na dole okienka zadań, aby

przeprowadzić scalanie.

Jeśli klikniesz przycisk Nie, połączenie między dokumentem głównym a plikiem danych zostanie

przerwane. Dokument główny stanie się wtedy standardowym dokumentem programu Word. Pola zostaną

zastąpione unikatowymi informacjami z pierwszego rekordu.