Zastosowanie kreatora korespondencji seryjnej

Funkcja korespondencji seryjnej służy do przygotowywania ankiet, formularzy i etykiet adresowych, adresowania kopert, tworzenia list adresowych oraz masowego rozsyłania wiadomości e-mail i faksów. W procesie są używane trzy dokumenty: dokument główny, źródło danych i dokument scalony. Aby zrealizować pełny proces korespondencji seryjnej, wykonaj następujące czynności:

Otwórz lub utwórz dokument główny.

Dokument główny: w korespondencji seryjnej w programie Word jest to dokument zawierający tekst i grafikę wspólną dla wszystkich wersji scalonego dokumentu, na przykład adres zwrotny w ankiecie lub formularzu.

Otwórz lub utwórz źródło danych zawierające zindywidualizowane informacje o odbiorcach.

Źródło danych: plik zawierający informacje do umieszczenia w dokumencie. Na przykład listę nazwisk i adresów, które mają być użyte w korespondencji seryjnej. Ze źródłem danych należy się połączyć, zanim informacje zostaną użyte w procesie korespondencji seryjnej.

Dodaj lub zmodyfikuj pola korespondencji seryjnej w dokumencie głównym.

Pole korespondencji seryjnej: miejsce na dane wstawione do dokumentu głównego. Aby w programie Word wstawić na przykład nazwę miasta, powiedzmy „Paryż”, przechowywaną w polu danych Miasto, wstaw pole korespondencji seryjnej Miasto.

Scal dane ze źródła danych w dokumencie głównym, aby utworzyć nowy, scalony dokument.

Scalony dokument: wynikowy dokument uzyskiwany po scalaniu dokumentu głównego korespondencji seryjnej z listą adresową. Wynikowy dokument może zostać na końcu wydrukowany lub może być nowym dokumentem programu Word zawierającym scalone informacje.

Korespondencja seryjna w programie Word została ułatwiona dzięki zastosowaniu kreatora, który prowadzi użytkownika przez wszystkie kroki. Jeśli wolisz nie używać kreatora, możesz skorzystać z paska narzędzi Korespondencja seryjna. Oba sposoby prowadzą do tego samego wyniku, w którym każdemu wierszowi (lub rekordowi) źródła danych odpowiada jedna ankieta, formularz, etykieta adresowa, koperta lub pozycja listy adresowej.

Korespondencji seryjnej można używać także do tworzenia innych rodzajów dokumentów, w których pola są powiązane z danymi, a nie tylko dokumentów wysyłkowych lub katalogów. Nie musi to być korespondencja ani lista adresowa. Na przykład, jeśli masz zbiór kaset wideo spisany w arkuszu kalkulacyjnym, możesz użyć opcji Etykiety, aby utworzyć etykiety na kasety.