Korespondencja seryjna

Korespondencja seryjna to technika szybkiego tworzenia, różniących się tylko niektórymi elementami, szeregu identycznych dokumentów (seria), przy wykorzystania bazy adresowej np.: do drukowania kopert i etykiet itp.

Załóżmy, że musimy wysłać list identycznej treści do 100 różnych odbiorców. Np.: może to być zawiadomienie o zmianie numeru telefonu firmy, adresu, życzenia świąteczne czy zawiadomienie dla rodziców i zebraniu w szkole itp. Word oferuje w tym względzie bardzo prosty mechanizm rozwiązania powyższego zadania.

Algorytm postępowania przy tworzeniu LISTU SERYJNEGO może być następujący:

1. Tworzymy list, nazywany dalej dokumentem głównym (może to być aktualnie otwarty dokument worda).

1. Wybieramy kartę Korespondencja wstążkę Rozpoczynanie korespondencji seryjnej/Rozpocznij korespondencję seryjną/Kreator Korespondencji seryjnej

Zostanie wyświetlony kreator korespondencji seryjnej, który w 6 krokach poprowadzi nas przez tworzenie listów.

W pierwszym kroku Wybierz typ dokumentu określamy rodzaj dokumentu nad jakim pracujemy:

• Listy

W drugim kroku Wybierz dokument początkowy wybieramy:

• Użyj bieżącego dokumentu,

W kroku trzecim Wybierz adresatów zaznaczamy:

• Użyj istniejącej listy i klikamy Przeglądaj aby wyszukać na dysku w odpowiednim miejscu pliku z bazą danych

W kroku czwartym Napisz list wybierz

• Więcej elementów, możemy w miejsca dokumentu głównego, oznaczone jako pola korespondencji seryjnej (wyrazy w nawiasach) wprowadzić pola z bazy.

W kroku piątym Przejrzyj listy możemy kolejno podejrzeć jak dokument będzie wyglądał po wprowadzeniu danych z bazy. Klikając przyciski w lewą i prawą stronę Adresata możemy obejrzeć nasz dokument.

W kroku szóstym Ukończ scalanie korespondencja seryjna jest gotowa do wygenerowania listów. Aby połączyć listy, kliknij Edytuj poszczególne listy. Otworzy się nowy dokument ze scalonymi listami. Jeżeli chcesz jeszcze wprowadzić zmiany to przełącz się do dokumentu oryginalnego.

Algorytm postępowania przy tworzeniu KOPERTY:

Wybierz kartę Tworzenie/Koperty. Wpisz adres zwrotny, który będzie pojawiała się na każdej kopercie w lewym górnym rogu. Wybierając Opcje możemy ustalić rodzaj i kolor czcionki dla odbiorcy i adresu zwrotnego.

Po wyborze klikamy Dodaj do dokumentu.

1. Wybieramy kartę Korespondencja wstążkę Rozpoczynanie korespondencji seryjnej/Rozpocznij korespondencję seryjną/Kreator Korespondencji seryjnej

Zostanie wyświetlony kreator korespondencji seryjnej, który w 6 krokach poprowadzi nas przez tworzenie kopert.

W pierwszym kroku Wybierz typ dokumentu określamy rodzaj dokumentu nad jakim pracujemy:

• Koperty

W kroku drugim wybieramy sposób przygotowania koperty. Jeżeli mamy otwarty nowy pusty dokument to wybieramy Użyj bieżącego dokumentu.

Klikamy na Opcje kopert i wybieramy rodzaj koperty.

W kroku trzecim wstawiany pola adresu odbiorcy.

Krok piąty i szósty jest identyczny jak w przypadku tworzenia list seryjnych.

Zadanie 1

Wykonaj zawiadomienia, w którym powiadomisz absolwentów szkół średnich o przyjęciu na pierwszy rok studiów. W zawiadomieniu powinny się znaleźć następujące informacje: w lewym górnym rogu nazwa uczelni, po prawej stronie nazwisko i imię osoby oraz jej adres, do której wysyłamy zawiadomienie. Bazę do zawiadomienia znajdziesz w pliku baza do zadania 1.doc, dopisz swoje dane do bazy. Zawiadomienia mają być włożone do koperty, na której powinno znaleźć się imię, nazwisko i adres adresata. W adresie zwrotnym powinien być adres uczelni PWSZ w Płocku. Scalony dokument zapisz jako uczelnia_scalona.doc, a koperty koperty_scalone.docx

Zadanie 2

Utwórz wizytówki dla pracowników firmy SOFT-COMP. Wizytówka ma być wykonana w tabeli z niewidocznymi krawędziami i dowolnym kolorem wypełnienia. Komórki w tabeli wiersza 2 i 3 są scalone. Elementy podkreślone w dokumencie są polami korespondencji seryjnej. Baza danych do dokumentu znajduje się w pliku baza do zadania2.doc

Scalony dokument zapisz pod nazwą scalone_wizytówki.docx

Soft-Comp	Firma Handlowo Usługowa
Sergiusz Flanczewski
Właściciel
ul. 1 Maja 2/14 42-500 Będzin POLAND	tel.: [phone] tel./fax.: [phone] tel.kom.: 0 691 775 386 e-mail: [e-mail]

Zadanie 3

Sporządź umowę pomiędzy spółką Andromeda, a osobami zawartymi w bazie, o przystąpieniu do systemu AutoSysTak. Elementy umowy w nawiasach powinny zmieniać się dla poszczególnych osób..

Dla umowy zastosuj czcionkę Arial 14 pkt., akapit wyjustowany wcięcie 1-ego wiersza na 1,5cm. Nagłówek umowy ma być wyrównany do środka. Baza do dokumentu znajduje się w pliku baza do zadania 3.doc. Scalony dokument zapisz samochod.docx Treść umowy jest następująca

UMOWA Nr 1/2003

Zawarta w dniu 7 października 2003roku pomiędzy spółką Agora w Lublinie, a <Płeć> <Imię> <Nazwisko> zam. w <miasto_ulica>.

Kandydat zobowiązuje się wpłacać regularnych ratach pieniądze w celu zakupienia samochodu marki nieznanej, kolor <kolor>, <klimatyzacja>, model <ilość_drzwi>. Całkowity koszt inwestycji wynosi <koszt>.

Zadanie 4

Wpisz podany tekst i sformatuj go w podobny sposób. Wyrazy zawarte w nawiasach mają się zmieniać zgodnie z danymi z bazy, która znajduje się w pliku baza do zadania4.doc. Scalony dokument zapisz pod nazwą zaproszenie.docx

<Płeć>

<Imię> <Nazwisko>

Firma <nazwa firmy>

<Ulica>

<Kod pocztowy>

Mamy zaszczyt zaprosić Państwa firmę na bankiet z okazji 10-lecia istnienia Polskiego Towarzystwa Informatycznego.
Przyjęcie odbędzie się 14 kwietnia 2009r. w Warszawie w sali złotej Hotel Europejski

Program spotkania

Godzina Czynność Miejsce

9⁰⁰ - 11⁰⁰ zakwaterowanie recepcja

11⁰⁰ - 12⁰⁰ spotkanie z zarządem PtI sala srebrna

13⁰⁰ - 14³⁰ obiad Restauracja

Manu obiadu

1. danie główne

1. przepiórki po grecku

1. na zimno

2. karp po żydowsku

2. przystawki

---