Psychologia zarządzania

Wykład 4

10.04.06

Szkolenie i doskonalenie pracowników

Szkolenie i doskonalenie pracowników jest procesem uzupełniania wiedzy niezbędnej do prawidłowego wykonywania zadań na aktualnym stanowisku pracy oraz stworzenia możliwości dodatkowego rozwoju wiedzy, umiejętności i kompetencji pod kątem awansu, przesunięcia lub zmiany organizacyjnej.

Etapy opracowania programu (systemu) szkolenia i doskonalenia pracowników:

• Określenie potrzeb szkoleniowych

• Zorganizowanie szkolenia

• Wdrożenie planu kształcenia oraz jego ocena

Rodzaje potrzeb szkolenia:

• zadaniowo - strukturalne: określają jakie umiejętności i wiedzę musi posiadać pracownik lub grupa pracowników na określonym stanowisku by mógł (mogli) wykonywać swoje zadania

• organizacyjne: określają jakiego rodzaju wzajemne relacje panujące pomiędzy poszczególnymi pracownikami, działami pozwolą na optymalne działanie konkretnego przedsiębiorstwa

• indywidualne: dotyczące poszczególnych pracowników, część z nich wynika z porównania potrzeb zadaniowo - strukturalnych z faktycznymi umiejętnościami i wiedzą pracowników, część zaś jest ściśle związana zarówno z istniejąca kulturą organizacyjną jaki i indywidualnymi predyspozycjami i aspiracjami poszczególnych osób

Potrzeby szkoleniowe, patrząc z perspektywy przedsiębiorstwa, można podzielić na:

• stałe: wynikające z konieczności opanowania przez pracownika określonej wiedzy i umiejętności niezbędnych na poszczególnych etapach jego kariery

• tymczasowe: wynikające z niedoskonałości w działaniu, ze zmian organizacyjnych czy tez zastosowania nowych narzędzi i technologii

Zewnętrzne źródła informacji o potrzebach szkoleniowych:

• Oferty firm szkoleniowych

• Programy kształcenia szkół zawodowych różnych poziomów

• Programy lub plany szkoleń innych zaprzyjaźnionych organizacji

• Raporty dotyczące kształcenia kadr sporządzane przez wyspecjalizowane firmy doradztwa kadrowego

Wewnętrzne źródła informacji o potrzebach szkoleniowych:

• Okresowe oceny pracowników

• Opisy stanowisk

• Standardy kwalifikacyjne

• Wywiady z pracownikami, przełożonymi i klientami

• Testy wiedzy i umiejętności oraz testy psychologiczne

• Obserwacja pracowników

• Plan strategiczny organizacji i związane z nim plany operacyjne

• Dokumentacja tworzona w poszczególnych jednostkach organizacyjnych

• Strukturalne ankiety anonimowe lub jawne

Schemat badana i analizy potrzeb szkoleniowych:

1. Przygotowanie do badań potrzeb szkoleniowych

1. określenie celu

2. określenie zakresu

3. określenie profilu stanowisk

2. Przeprowadzenie badań w zakresie kształtowania kadr

1. wybór narzędzi badawczych

2. przeprowadzenie badań i opracowanie wyników

3. filtrowanie

Cel planowanych szkoleń:

• szkolenia nie są wygodnym, modnym panaceum na wszelkie dręczące organizację przypadłości. Szkolenia to przede wszystkim dodawanie wartości naszym pracownikom, to inwestycja w ich talenty

• szkolenie nie jest po to, żeby zaradzać bieżącym problemom, np. spadającej sprzedaży, fatalnej obsłudze, złej komunikacji, itp.; szkolenie jest elementem rozwoju pracowników, a przede wszystkim całej organizacji

• szkolenie ma podnosić niezbędne umiejętności wszystkich pracowników podnosząc tym samym jakość działania firmy

Metody wykorzystywane w procesie rozpoznawania i identyfikacji potrzeb szkoleniowych:

• opis zadań - często stanowi on podstawę decyzji szkoleniowych, technika ta jest skuteczna w odniesieniu do nowych pracowników oraz osób, które zostały przeniesione na nowe stanowiska

• ocena wykonania pracy - technika ta, o charakterze typowo kontrolnym, koncentruje się na określeniu stopnia wykonania pracy przez konkretnego pracownika oraz wskazaniu przyczyn rozbieżności pomiędzy rezultatami oczekiwanymi a osiąganymi

Pozostałe metody to: obserwacja, badania ankietowe, testy wiedzy, wywiady z pracownikami

Procedura dotycząca szkoleń:

Kogo szkolić?

• Polityka szkoleniowa powinna obejmować wszystkich bez wyjątku pracowników firmy

• Szkolenie winno być skierowane do średniej statystycznej pracowników (nie tylko dla najsłabszych ale i nie tylko dla najlepszych)

• Jeżeli jest to możliwe, należy tworzyć na szkolenia grupy „kolorowe” - zróżnicowane pod względem wieku, płci, doświadczenia; w takich zespołach proces grupowy przebiega dynamicznie i dzięki temu łatwiej jest osiągnąć wszystkie najważniejsze cele szkolenia (wiedze, umiejętności, doświadczenia, integracje czy identyfikację)

W USA 1 pracownik od spraw marketingu szkoli się ok. 65h/rok, w Polsce ok. 1h/rok

Jak szkolić?

Szkolenia wewnętrzne:

• szkolenia z oderwaniem od pracy

• i bez oderwania od pracy

Szkolenie z oderwaniem od pracy prowadzone jest przez wyspecjalizowane oddziały organizacji, które przeprowadzają kursy oraz opracowują własne programy szkolenia.

Często też sami pracownicy organizacji przygotowują i wygłaszają wykłady czy organizują pokazy warsztatowe

Szkolenie bez oderwania od pracy (w miejscu pracy) - jest najbardziej polecaną i pozwalająca na doskonalenie swoich umiejętności bezpośrednio w trakcie pracy

Najbardziej popularne metody szkoleń na stanowisku pracy:

• Trening przez pracę - jest to metoda prosta i mało kosztowna, stosowana w programach wprowadzania nowych pracowników na stanowisku pracy. Osoba szkolona może obserwować doświadczonego pracownika, a gdy sama rozwiązuje nowy problem może liczyć na rade osoby, której powierzone jest szkolenie

• Rotacja stanowisk - pracownicy uzyskują nowe spojrzenie na stare problemy, odmianą rotacji jest tzw. zarządzanie przez spacerowanie, gdyż następuje rotacja menedżerów na różnych stanowiskach

• Patronat - jest to proces, w którym jedna osoba (opiekun - mentor) ponosi odpowiedzialność za karierę i rozwój drugiej - podopiecznej (poza zwykłymi stosunkami między przełożonymi a podwładnymi), patronat pozwala przeciwdziałać dyskryminacji i przyspiesza karierę ludzi wybitnie uzdolnionych, jak tez pozwala efektywnie wprowadzić nowych pracowników w organizację. Uważa się, że opiekunem pracowników powinna być osoba znajdująca się co najmniej dwa szczeble wyżej w hierarchii organizacji i nie powinien to być bezpośredni zwierzchnik podopiecznego.

Kiedy stosuje się szkolenie w miejscu pracy?

1. szkolenie to może być stosowane jako narzędzie doraźne lub jako etap realizacji całego planu rozwoju danego pracownika

2. spełnia swoje funkcje w przypadku konieczności przeszkolenia jednej lub kilku osób dokooptowanych do istniejącego już zespołu

3. sprawdza się w przypadku pracowników, którzy przez awans zmienili zakres swoich obowiązków

Zalety:

• umożliwia dostosowanie programu do poziomu umiejętności szkolonego

• zapewnia elastyczność programu, dopuszcza rozwiązania ad hoc

• gwarantuje skuteczną komunikację między trenerem a szkolonym

• pomaga wypracować optymalna płaszczyznę porozumienia i zaufania

• daje możliwość precyzyjnego monitorowania poziomu rozwoju pracownika i dostosowania się do jego tempa wzrostu

• ukierunkowuje komentarz zwrotny i zwiększa jego akceptowalność

• pozostawia pracownika na stanowisku pracy

5

Oceń stopień wykonywania pracy

Oceń przyczyny rozbieżności

Czy pracownik zna normy?

Czy pracownik napotyka na obiektywne przeszkody w wykonywaniu pracy?

Czy pracownik posiada odpowiednia praktykę w wykonywaniu zadań?

Czy posiada motywację?

Czy nadal istnieje luka między rezultatami wymaganymi a osiąganymi?

Istnieje potencjalna potrzeba szkoleń

Przeprowadź analizę kosztów/korzyści szkolenia

Korzyści > koszty

Czy szkolenie danego pracownika jest dla niego niezbędne?

Szkolenie

TAK

Ustal normy

NIE

TAK

Wyeliminuj przeszkody w systemie

NIE

TAK

NIE

Treningi praktyczne

TAK

Umotywuj

NIE

Problem jest rozwiązany

TAK

NIE

NIE

TAK

Zmień zakres zadań pracownika

Przesuń pracownika na inne stanowisko

Zwolnij pracownika

TAK

---