Psychologia zarządzania
Wykład 4
10.04.06
Szkolenie i doskonalenie pracowników
Szkolenie i doskonalenie pracowników jest procesem uzupełniania wiedzy niezbędnej do prawidłowego wykonywania zadań na aktualnym stanowisku pracy oraz stworzenia możliwości dodatkowego rozwoju wiedzy, umiejętności i kompetencji pod kątem awansu, przesunięcia lub zmiany organizacyjnej.
Etapy opracowania programu (systemu) szkolenia i doskonalenia pracowników:
Określenie potrzeb szkoleniowych
Zorganizowanie szkolenia
Wdrożenie planu kształcenia oraz jego ocena
Rodzaje potrzeb szkolenia:
zadaniowo - strukturalne: określają jakie umiejętności i wiedzę musi posiadać pracownik lub grupa pracowników na określonym stanowisku by mógł (mogli) wykonywać swoje zadania
organizacyjne: określają jakiego rodzaju wzajemne relacje panujące pomiędzy poszczególnymi pracownikami, działami pozwolą na optymalne działanie konkretnego przedsiębiorstwa
indywidualne: dotyczące poszczególnych pracowników, część z nich wynika z porównania potrzeb zadaniowo - strukturalnych z faktycznymi umiejętnościami i wiedzą pracowników, część zaś jest ściśle związana zarówno z istniejąca kulturą organizacyjną jaki i indywidualnymi predyspozycjami i aspiracjami poszczególnych osób
Potrzeby szkoleniowe, patrząc z perspektywy przedsiębiorstwa, można podzielić na:
stałe: wynikające z konieczności opanowania przez pracownika określonej wiedzy i umiejętności niezbędnych na poszczególnych etapach jego kariery
tymczasowe: wynikające z niedoskonałości w działaniu, ze zmian organizacyjnych czy tez zastosowania nowych narzędzi i technologii
Zewnętrzne źródła informacji o potrzebach szkoleniowych:
Oferty firm szkoleniowych
Programy kształcenia szkół zawodowych różnych poziomów
Programy lub plany szkoleń innych zaprzyjaźnionych organizacji
Raporty dotyczące kształcenia kadr sporządzane przez wyspecjalizowane firmy doradztwa kadrowego
Wewnętrzne źródła informacji o potrzebach szkoleniowych:
Okresowe oceny pracowników
Opisy stanowisk
Standardy kwalifikacyjne
Wywiady z pracownikami, przełożonymi i klientami
Testy wiedzy i umiejętności oraz testy psychologiczne
Obserwacja pracowników
Plan strategiczny organizacji i związane z nim plany operacyjne
Dokumentacja tworzona w poszczególnych jednostkach organizacyjnych
Strukturalne ankiety anonimowe lub jawne
Schemat badana i analizy potrzeb szkoleniowych:
Przygotowanie do badań potrzeb szkoleniowych
określenie celu
określenie zakresu
określenie profilu stanowisk
Przeprowadzenie badań w zakresie kształtowania kadr
wybór narzędzi badawczych
przeprowadzenie badań i opracowanie wyników
filtrowanie
Cel planowanych szkoleń:
szkolenia nie są wygodnym, modnym panaceum na wszelkie dręczące organizację przypadłości. Szkolenia to przede wszystkim dodawanie wartości naszym pracownikom, to inwestycja w ich talenty
szkolenie nie jest po to, żeby zaradzać bieżącym problemom, np. spadającej sprzedaży, fatalnej obsłudze, złej komunikacji, itp.; szkolenie jest elementem rozwoju pracowników, a przede wszystkim całej organizacji
szkolenie ma podnosić niezbędne umiejętności wszystkich pracowników podnosząc tym samym jakość działania firmy
Metody wykorzystywane w procesie rozpoznawania i identyfikacji potrzeb szkoleniowych:
opis zadań - często stanowi on podstawę decyzji szkoleniowych, technika ta jest skuteczna w odniesieniu do nowych pracowników oraz osób, które zostały przeniesione na nowe stanowiska
ocena wykonania pracy - technika ta, o charakterze typowo kontrolnym, koncentruje się na określeniu stopnia wykonania pracy przez konkretnego pracownika oraz wskazaniu przyczyn rozbieżności pomiędzy rezultatami oczekiwanymi a osiąganymi
Pozostałe metody to: obserwacja, badania ankietowe, testy wiedzy, wywiady z pracownikami
Procedura dotycząca szkoleń:
Kogo szkolić?
Polityka szkoleniowa powinna obejmować wszystkich bez wyjątku pracowników firmy
Szkolenie winno być skierowane do średniej statystycznej pracowników (nie tylko dla najsłabszych ale i nie tylko dla najlepszych)
Jeżeli jest to możliwe, należy tworzyć na szkolenia grupy „kolorowe” - zróżnicowane pod względem wieku, płci, doświadczenia; w takich zespołach proces grupowy przebiega dynamicznie i dzięki temu łatwiej jest osiągnąć wszystkie najważniejsze cele szkolenia (wiedze, umiejętności, doświadczenia, integracje czy identyfikację)
W USA 1 pracownik od spraw marketingu szkoli się ok. 65h/rok, w Polsce ok. 1h/rok
Jak szkolić?
Szkolenia wewnętrzne:
szkolenia z oderwaniem od pracy
i bez oderwania od pracy
Szkolenie z oderwaniem od pracy prowadzone jest przez wyspecjalizowane oddziały organizacji, które przeprowadzają kursy oraz opracowują własne programy szkolenia.
Często też sami pracownicy organizacji przygotowują i wygłaszają wykłady czy organizują pokazy warsztatowe
Szkolenie bez oderwania od pracy (w miejscu pracy) - jest najbardziej polecaną i pozwalająca na doskonalenie swoich umiejętności bezpośrednio w trakcie pracy
Najbardziej popularne metody szkoleń na stanowisku pracy:
Trening przez pracę - jest to metoda prosta i mało kosztowna, stosowana w programach wprowadzania nowych pracowników na stanowisku pracy. Osoba szkolona może obserwować doświadczonego pracownika, a gdy sama rozwiązuje nowy problem może liczyć na rade osoby, której powierzone jest szkolenie
Rotacja stanowisk - pracownicy uzyskują nowe spojrzenie na stare problemy, odmianą rotacji jest tzw. zarządzanie przez spacerowanie, gdyż następuje rotacja menedżerów na różnych stanowiskach
Patronat - jest to proces, w którym jedna osoba (opiekun - mentor) ponosi odpowiedzialność za karierę i rozwój drugiej - podopiecznej (poza zwykłymi stosunkami między przełożonymi a podwładnymi), patronat pozwala przeciwdziałać dyskryminacji i przyspiesza karierę ludzi wybitnie uzdolnionych, jak tez pozwala efektywnie wprowadzić nowych pracowników w organizację. Uważa się, że opiekunem pracowników powinna być osoba znajdująca się co najmniej dwa szczeble wyżej w hierarchii organizacji i nie powinien to być bezpośredni zwierzchnik podopiecznego.
Kiedy stosuje się szkolenie w miejscu pracy?
szkolenie to może być stosowane jako narzędzie doraźne lub jako etap realizacji całego planu rozwoju danego pracownika
spełnia swoje funkcje w przypadku konieczności przeszkolenia jednej lub kilku osób dokooptowanych do istniejącego już zespołu
sprawdza się w przypadku pracowników, którzy przez awans zmienili zakres swoich obowiązków
Zalety:
umożliwia dostosowanie programu do poziomu umiejętności szkolonego
zapewnia elastyczność programu, dopuszcza rozwiązania ad hoc
gwarantuje skuteczną komunikację między trenerem a szkolonym
pomaga wypracować optymalna płaszczyznę porozumienia i zaufania
daje możliwość precyzyjnego monitorowania poziomu rozwoju pracownika i dostosowania się do jego tempa wzrostu
ukierunkowuje komentarz zwrotny i zwiększa jego akceptowalność
pozostawia pracownika na stanowisku pracy
5
Oceń stopień wykonywania pracy
Oceń przyczyny rozbieżności
Czy pracownik zna normy?
Czy pracownik napotyka na obiektywne przeszkody w wykonywaniu pracy?
Czy pracownik posiada odpowiednia praktykę w wykonywaniu zadań?
Czy posiada motywację?
Czy nadal istnieje luka między rezultatami wymaganymi a osiąganymi?
Istnieje potencjalna potrzeba szkoleń
Przeprowadź analizę kosztów/korzyści szkolenia
Korzyści > koszty
Czy szkolenie danego pracownika jest dla niego niezbędne?
Szkolenie
TAK
Ustal normy
NIE
TAK
Wyeliminuj przeszkody w systemie
NIE
TAK
NIE
Treningi praktyczne
TAK
Umotywuj
NIE
Problem jest rozwiązany
TAK
NIE
NIE
TAK
Zmień zakres zadań pracownika
Przesuń pracownika na inne stanowisko
Zwolnij pracownika
TAK