Psychologia zarządzania

Wykład 3

27/03/06

Problemy w Organizacji

Praca menedżera: poszukiwanie i rozwiązywanie problemów

Źródła problemów:

* Pracownicy

* otoczenie zewnętrzne

* funkcja zarządzania

Rozwiązując problem menadżerzy muszą dokonać identyfikacji problemu (odrzucenie pozornych problemów)

PROBLEM ≠ ZADANIE

Typowe sytuacje problemowe w firmie

1. Problem istnieje wówczas, gdy mamy do czynienia z różnicą pomiędzy warunkami oczekiwanymi (jak np. planem, celem czy normą) a warunkami rzeczywistymi

2. Problem pojawia się wtedy gdy istnieje zagrożenie osiągnięcia celów firmy (problem niebezpieczeństwa) lub gdy określona sytuacja wskazuje, że istnieje możliwość lepszego osiągnięcia celów (problem szansy)

Klasyfikacja problemów

Kryterium złożoności

1. Problemy płaskie:

(bieżące, zwyczajne) mające charakter operatywny, których rozwiązanie nie jest specjalnie pracochłonne, trudne lub kosztowne i nie wymaga dużej ilości informacji , uwzględnienia różnych aspektów i okoliczności oraz większej liczby pomysłów rozwiązań

2. Problemy złożone:

(zasadnicze, podstawowe) mające charakter ogólno zakładowy, są one czasochłonne, skomplikowane pod względem rzeczowym i organizacyjnym, wymagają wielostronnych informacji i poważnych nakładów finansowych

3. Problemy bardzo złożone:

(wyjątkowe, nadzwyczajne) zawierają dużą ilość zmiennych nie dających się rozwiązać jednocześnie w całości i wymagające najczęściej dłuższego okresu czasu na rozwiązanie, zależne od możliwości finansowych przedsiębiorstwa i źródeł jego zasilania

Kryterium ilości możliwych rozwiązań

• Konwergencyjne

(liczba właściwych, sensownych rozwiązań. Wiele problemów technicznych, logicznych, matematycznych na taką strukturę)

• Dywergencyjne

(wiele poprawnych rozwiązań. Problemy takie dają swobodę poszukiwań, nie krępują inwencji, oryginalności. Rozwiązujący je człowiek może poruszać się w różnych dziedzinach wiedzy i doświadczenia)

Kryterium charakterystyki problemów

1. Problemy dewiacyjne (dysfunkcji) - tego rodzaju problemy powstają wówczas, gdy w firmie pojawia się defekt „źle się dzieje”, a jego przyczyny nie są znane. Kierownik musi podjąć decyzję i przeprowadzić odpowiednie akcje, aby poprawić zaistniały stan. Może to zrobić szybko bez wnikania w przyczyny zaistniałej sytuacji, takie działanie ma jednak charakter doraźny i paliatywny, likwiduje skutki a nie przyczyny. Chcąc wyeliminować dewiację (odchylenie) trzeba dotrzeć do przyczyny zaistniałej sytuacji, a więc zebrać szczegółowe informacje i na ich podstawie ustalić sposób działania zapobiegający powstawaniu podobnej sytuacji w przyszłości.

2. Problemy optymalizacyjne - powstają w wyniku wprowadzenia w firmie zmian o charakterze adaptacyjnym (modyfikacyjnym) wymuszonych najczęściej przez zmiany w otoczeniu. Chodzi tutaj o udoskonalenie lub modernizację zarządzania lub organizacji, racjonalnego wykorzystania zasobów pracy, a więc o działania mające na celu podniesienie sprawności i efektywności firmy. Rodzajów takich działań może być wiele, lecz ich realizacja zależy od warstw kadrowych, materialnych i finansowych, które ograniczają możliwość wyboru.

3. Problemy innowacyjne (twórcze) - będące konsekwencją zmian innowacyjnych w otoczeniu oraz samego przedsiębiorstwa. Są to problemy powszechne, indukowane i generowane.

Skuteczne rozwiązywanie problemów:

1. Rozpoznanie problemu.

2. Określenie priorytetu w rozwiązaniu problemu.

3. Postawa kierownika wobec problemu (mniej ważne problem do podwładnych)

Stojąc wobec określonego problemu każdy menedżer powinien zadać sobie następujące pytania:

1. Czy sytuacja poznana jest problemem? O jakiego rodzaju problem chodzi? Gdzie on występuje? Kiedy się pojawił? Jaki jest jego zasięg?

2. Czy ten problem różni się od innych (podobnych)? W jakich sprawach (sferze) występuje i czy firma miała takie problemy w przeszłości?

3. Czy łatwo można sobie poradzić z tym problemem?

4. Czy ten problem może się sam rozwiązać?

5. Czy ten problem musi koniecznie rozwiązać sam kierownik?

Możliwości rozwiązywania problemów zależą zasadniczo od czterech podobnych czynników:

1. Rodzaje rozwiązywanych problemów tzn. od tego czy jest to problem prosty, niezbyt czasochłonny i nie wymagający specjalnych nakładów finansowych, złożony, bardzo złożony.

2. Sytuacja działania, która może być deterministyczna (określenie celu jest możliwe dzięki wiedzy menedżera), probalistyczna lub nieoznaczona

3. Świadomość działania - na którą składa się wiedza i system wartości; im większy jest zasięg świadomości menedżera tym szerszy krąg zależności może on sobie uświadamiać i tym efektywniejsze staje się jego działanie.

4. Możliwości działania - tzn. projektowanie i tworzenie nowych stanów rzeczy na podstawie posiadanych i możliwych do pozyskaniu zasobów finansowych, technicznych, kadrowych, materiałowych.

Sposób radzenia sobie z problemami:

• rutynowy

• twórczy

Termin „rutyna” oznacza:

• biegłość i wprawa nabyta przez długą praktykę

• wykonywanie jakichś czynności według utartych szablonów

• uleganie nawykom lub tradycji.

Myślenie i działanie rutynowe:

• koncentrowanie się na pracach formalnych i wzorcach postępowania utrwalonych wcześniej

• polega na wyborze rozwiązania spośród istniejącego zbioru sposobów.

• wymaga dyscypliny (samodyscypliny) i postępowania według opracowanego planu.

• często jest konieczne i efektywne, ale nie należy go nadużywać.

5 cech twórczości (E. Nęcka)

• TRAFNOŚĆ, czyli zaspokojenie określonych potrzeb materialnych lub intelektualnych człowieka, co pozwala nie uznawać za twórcze pomysłów i rozwiązań dziwacznych.

• ORYGINALNOŚĆ - czyli wolność od naśladownictwa, w tym do autoplagiatu.

• NIEZWYKŁOŚĆ - czyli rzadkość występowania podobnych pomysłów lub rozwiązań kręgu odbiorców.

• KONIECZNOŚĆ - czyli fakt, że wytwór taki wcześniej czy później musi się pojawić, choć niekoniecznie w jakiejś konkretnej postaci, czy dzieło konkretnego człowieka.

Schemat rozumowania według Dewey'a:

5 faz rozumowania

1. Przeszkoda - menedżer dążąc do celu napotyka przeszkody.

2. Diagnoza - zlokalizowane zostaje źródło problemu i rozwiązana jego struktura.

3. Hipoteza - etap formowania jednej lub wielu hipotez rozwiązania problemu

4. Dedukcja - zostaje podjęta próba analizy takiej konsekwentnie nasuwającej się hipotezy, która zachodzi pod warunkiem jej prawdziwości. Wykorzystuje się tutaj logikę i doświadczenie menedżera.

5. Weryfikacja - następuje konfrontacja przewidywanych konsekwencji z efektami. Jest to etap, w którym przeprowadzane są obserwacje i eksperymenty.

Proces twórczego myślenia ma charakter fazowy:

1. Preparacja - zebranie danych.

2. Inkubacja - poszukiwanie pomysłów.

3. Przełamywanie / olśnienie - narodzenie się pomysłu.

4. Weryfikacja - ocena i przygotowanie pomysłu do wdrożenia.

Myślenie lateralne - polega na poszukiwaniu nowego spojrzenia na sytuację, na próbie dostrzeżenia przez innych nie zauważonych możliwości, na przeformułowaniu tego, co inni postrzegają jako problem w szansę i rozwój.

Myślenie liniowe - do którego jesteśmy przyzwyczajeni; to tradycyjne podejście polega na rozłożeniu problemu na części składowe i poszczególnym rozwiązywaniu.

Myślenie liniowe

• wybiera

• poszukuje tego co słuszne

• jedno musi wynikać z drugiego

• koncentruje się na tym co jest blisko związane z tematem

• idzie tropem najbardziej prawdopodobnym

Myślenie lateralne

• zmienia

• poszukuje tego co inne

• celowo wykonuje skoki

• chętnie podąża przypadkowo napotkanym tropem

• bada to co najmniej prawdopodobne

Najważniejsze bariery hamujące zdolności twórczego myślenia (wg. M Amstronga):

• Krępowanie swobody myślenia przez sztywne ramy, traktowane jako warunki ograniczające

• Dwubiegunowość, czyli sprowadzanie każdej decyzji do „albo albo”, nawet gdy możliwe jest inne rozwiązanie

• Uleganie nawykowi myślenia sekwencyjnego, a więc zaniedbanie myślenia lateralnego i poszukiwanie jednego jedynego

• Łatwe i bezkrytyczne przyjmowanie rzeczy oczywistych, uleganie pokusie pójścia po linii najmniejszego oporu

• Konformizm, czyli udzielanie odpowiedzi jakich się od nas oczekuje

• Obawa, żeby nie wypaść niemądrze i nie zostać odrzuconym.

1

Sytuacja występująca wtedy gdy przyjmujemy 1 spośród stałych składników struktury poznawczej; nie jest jednoznacznie określony pod względem swej złożoności, niejasności , niepewności i dynamiki

Sytuacja poznawcza o zamkniętej i dobrze określonej strukturze; osoba rozwiązująca zadanie, wie jakimi regułami ma się posłużyć i które dane początkowe wykorzystać, aby osiągnąć cel w ramach istniejących opracowań

---