TECHNICZNE FORMY KSIĘGOWOŚCI
W skład ksiąg rachunkowych wchodzą następujące urządzenia księgowe:
dziennik, który przeznaczony jest do zapisów chronologicznych operacji gospodarczych (według kolejności ich wystąpienia); w dzienniku wpisuje się w odpowiednich kolumnach numer pozycji, datę zapisu, nazwę i numer dowodu księgowego, treść i kwotę operacji gospodarczej,
księga główna, zawierająca konta syntetyczne, na których dokonuje się zapisu systematycznego zgodnie z zasadą podwójnego księgowania,
księgi pomocnicze, służące do ewidencji analitycznej,
zestawienia obrotów i sald kont księgi głównej i ksiąg pomocniczych,
inwentarz, wykaz składników aktywów i pasywów.
Techniczne formy księgowości jest to zespół ściśle określonych urządzeń księgowych i zasad, zgodnie z którymi dokonuje się zapisów księgowych.
Dobór formy techniki księgowości zależy od rozmiarów przedsiębiorstwa, rodzaju jego działalności, zapotrzebowania na informację oraz wyposażenia w sprzęt techniczny ułatwiający prace księgowe.
Obecnie stosowane są następujące techniczne formy księgowości:
tabelaryczną,
przebitkową,
rejestrową,
informatyczną.
Tabelaryczna forma księgowości (amerykanka), powstała w XVIII wieku we Francji i polega na prowadzeniu oprawionej księgi, łączącej w sobie dziennik i księgę główną.
Zapis dokonywany jest liniowo w odpowiednich kolumnach dziennika (zapis chronologiczny),
a następnie na kontach syntetycznych księgi głównej (zapis systematyczny). Kwota operacji zapisana jest trzy razy: w dzienniku i po stronie Wn i Ma w księdze głównej. Dlatego ogólna suma kwot operacji gospodarczych z dziennika powinna być równa obrotom stron Wn i obrotom stron Ma kont syntetycznych księgi głównej. Zapis analityczny odbywa się w odrębnie prowadzonej księdze pomocniczej. Tabelaryczną formę księgowości stosują małe przedsiębiorstwa, które wykonują niewiele operacji w ciągu roku i stosują niewiele kont księgowych.
Zalety formy tabelarycznej:
przejrzystość,
łatwość odnalezienia błędu,
łatwy dostęp do informacji.
Wady formy tabelarycznej:
ograniczona ilość kont,
ograniczona możliwość podziału pracy.
Przebitkowa forma księgowości, powstała na początku XX wieku w Stanach Zjednoczonych
i w Niemczech, polega na równoczesnym dokonywaniu zapisów w dzienniku i na kontach księgi głównej, które występują w postaci luźnych kart. Ewidencja odbywa się kolejno na dwóch kartach kontowych, stąd suma obrotów debetowych dziennika równa się sumie obrotów debetowych wszystkich kont (dotyczy to również obrotów kredytowych).
Zalety formy przebitkowej:
możliwości podziału pracy,
dowolna ilość kont,
możliwość segregacji kont i dowolnych ich układów.
Wady formy przebitkowej:
mała przejrzystość,
trudności w wyszukiwaniu błędów.
W związku z wprowadzeniem do rachunkowości nowoczesnej techniki informatycznej, stosowanie formy przebitkowej obecnie zanika.
Rejestrowa forma księgowości powstała w Polsce w latach 1950-1952, polega na ewidencji operacji gospodarczych w rejestrach obejmujących wszystkie dowody księgowe dotyczące określonego przedmiotu ewidencji.
Do rejestrów dane wprowadzane są liniowo, co oznacza, że jeden wiersz przeznaczony jest do ewidencji jednej transakcji.
Sumy kolumn księgowane są na kontach syntetycznych raz w miesiącu na podstawie sporządzonego polecenia księgowania.
Najczęściej stosowane rejestry dotyczą operacji kasowych, bankowych, zakupu, sprzedaży, kosztów.
Zalety formy rejestrowej:
łatwy dostęp do informacji dotyczących rejestrowanego tematu,
lepsza przejrzystość na kontach syntetycznych,
możliwość podziału pracy,
ewidencja analityczna w rejestrach.
Wady formy rejestrowej:
niektóre rejestry mają skomplikowany układ,
brak systematycznego zapisu na kontach syntetycznych.
Informatyczna forma księgowości polega na prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera. Specjalnie opracowane programy komputerowe pozwalają na przetwarzanie danych księgowych i uzyskiwanie informacji o przedmiocie ewidencji.
Oprogramowanie powinno umożliwiać uzyskiwanie czytelnych informacji w odniesieniu do zapisów księgowych.
Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy pomocy komputera należy zapewnić automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Wydruki komputerowe muszą być ponumerowane i sumowane przez cały rok obrotowy. Treści ksiąg rachunkowych powinny być przechowywane w postaci tabulogramów (wydruków komputerowych) lub innych nośników danych, np. płyt CD, dyskietek, dyskietek ZIP, taśmy danych (streamer).
W celu zabezpieczenia danych przed zniekształceniem lub zniszczeniem zapis księgowy powinien posiadać dane pozwalające na ustalenie osoby odpowiedzialnej za treść zapisu.
Zaletą formy informatycznej jest sprawność, efektywność i użyteczność dla odbiorców informacji.
|