grzeczność w mailu, Filologia polska, Kultura języka polskiego

Każdy z nas wypracował sobie szablon wiadomości, który ułatwia codzienną pracę. Często zupełnie nieświadomie stosujemy stałe schematy powitań i pożegnań. Jesteśmy przekonani, że akurat te części wiadomości możemy spokojnie wpisywać mechanicznie w efekcie zawsze są takie same, dostosowane do naszych i firmowych przyzwyczajeń. Jeśli piszemy do ludzi, z którymi przeszliśmy na „ty”, stosujemy zwykle uniwersalny zdaniem wielu początek: „Witam!” Można go dostosować również do potrzeb korespondencji nieco bardziej formalnej i używany jest często nawet wtedy, gdy w dalszej części maila zwracamy się do adresata per „Pan”. Nie jest to zwykle najszczęśliwsze połączenie. Forma „Witam” jest zaczerpnięta z języka mówionego i w wersji pisemnej nadaje się raczej do nieformalnej korespondencji. Bardziej wrażliwi na formę adresaci z pewnością to zauważą i mogą uznać, jeśli nie za lekceważenie, to pewnością za brak taktu. Rozsądne wydaje się traktowanie maili jak elektronicznych listów i stosowanie w nich zasad stworzonych na potrzeby korespondencji papierowej. Innych dobrze ugruntowanych zasad jak na razie wypracować się nie udało.

Nauczeni, że e-maile powinny być jak najbardziej osobiste i że już na początku listu nasz adresat powinien zauważyć, że list kierowany jest bezpośrednio do niego, często zaczynamy maile na przykład tak: „Szanowna Pani Anno!” Wydaje nam się często, że taki początek jest zdecydowanie bardziej grzeczny niż suche i bezosobowe: „Szanowna Pani!” O tym jak niebezpieczne są takie początki przekonał się absolwent prawa, który w taki sposób rozpoczął e-mail, w którym przesyłał swoje dokumenty, aplikując na stanowisko w kancelarii adwokackiej. Stał się obiektem żartów, a jego życiorys wylądował w koszu. Dlaczego? Adresat maila poczuł się urażony taką formułą. Uznał ją za właściwą dla listów kierowanych do ludzi, których znamy i przede wszystkim do osób, które znajdują się w hierarchii na tym samym poziomie, co my. Za jedynie prawidłową uważał w tym przypadku formę: „Szanowny Panie Mecenasie!” „Witam!” prawdopodobnie również skazałoby aplikację na wyrzucenie do kosza. Możemy powiedzieć, że nadmierne przewrażliwienia na punkcie formuł, źle świadczy o człowieku. Nie warto jednak ryzykować, że adresata urazimy już w pierwszych słowach maila - szansa, że doczyta go do końca będzie w tym przypadku znikoma.

Poza prawnikami do osób przykładających olbrzymią wagę do tytulatury i form grzecznościowych są z pewnością pracownicy uniwersytetów. Pominięcie tytułu naukowego może zostać uznane za zniewagę. Pamiętajmy więc o nich w naszej korespondencji. Jasnym sygnałem, że tytuł jest istotny, jest uwzględnienie go na wizytówce lub w podpisie listu. O ile jednak warto pamiętać o tytułach doktora i profesora, nie piszmy nigdy: „Szanowny Panie Magistrze!” Taka forma mogłaby zostać uznana za niefortunną. Magister jest bowiem w tej hierarchii na samym dole i w tym przypadku z pewnością stanowczo wystarczyłoby zacząć od: „Szanowny Panie”.

Wszystkie podane wyżej formy to chleb powszedni każdego autora e-maili. Jednak nawet wieloletnia rutyna nie uchroni nas przed niespodziankami. Czas na zadanie dla zaawansowanych: Jak należy zatytułować e-mail do księdza? Podpowiedź: nie warto eksperymentować - księża należą do grup niezwykle czułych na punkcie właściwej tytulatury...

Prawidłowe rozwiązanie: „Przewielebny Księże!” Warto w formule grzecznościowej uwzględnić również takie tytuły jak proboszcz lub kanonik.

Grzeczność w Internecie rządzi się tymi samymi prawami, co w świecie realnym: jej podstawą jest dostosowanie się do języka i oczekiwań odbiorcy. Pamiętajmy zatem o tym, że: „Witam!” może okazać się w wielu przypadkach niewystarczające.