Zaopatrzeniowiec

Kod klasyfikacji: 341601

Rozdział klasyfikacji: Handel, dziedziny pokrewene i usługi

Klasa klasyfikacji: Sprzedawcy, akwizytorzy

Zadania i czynności

Głównym celem pracy zaopatrzeniowca jest dokonywanie zakupu surowców, materiałów i wyrobów gotowych niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstw i innych organizacji (np. wojsko, służba zdrowia).

Podstawowym zadaniem zaopatrzeniowca jest określenie jakiej jakości towary są potrzebne w jego zakładzie pracy. ¬ródłem takiej informacji są użytkownicy tych materiałów zatrudnieni przy produkcji oraz dobry system kartotek materiałowych. Zaopatrzeniowiec najczęściej tworzy system kartotek w postaci skomputeryzowanych baz danych, by móc potem wyszukiwać interesujące go informacje. Do wykonania tej pracy potrzebny jest komputer i odpowiedni program, który uzyskane informacje tak przetworzy aby dały jak najwięcej materiału do przemyśleń. Zaopatrzeniowiec prowadzi wiele rodzajów kartotek. Między innymi teczki katalogowe, w których zbiera katalogi dostawców i literaturę promocyjną, kartoteki sprzedawców gromadzące wszelkie informacje i adnotacje o dotychczasowych kontaktach jakie firma miała z danym sprzedawcą, kartoteki towarowe, w których rejestrowane są nabywane wyroby.

Kolejnym zadaniem zaopatrzeniowca jest analiza potencjalnych dostawców towarów i usług. Odpowiednie i wyczerpujące informacje pozwalające na jej przeprowadzenie zaopatrzeniowiec uzyskuje korzystając jednocześnie z wielu źródeł informacji. Przede wszystkim korzysta z wydawanych branżowych katalogów firm działających na danym rynku, ale zawsze informacje te musi sprawdzić i uzupełnić. Jednocześnie zaopatrzeniowiec zbiera i analizuje informacje uzyskane z innych źródeł takich jak: targi i wystawy odwiedzane w czasie podróży służbowych. Bardzo ważne jest również przeglądanie ofert lub odpowiedzi na zapytania ofertowe; nawiązywanie kontaktów z instytutami i ośrodkami badawczymi mogącymi udzielić odpowiednich informacji oraz gromadzenie danych z wydawnictw statystycznych. Zbieranie i analizowanie tych informacji jest czynnością pracochłonną i również wymaga korzystania z komputera.

Kolejnym bardzo ważnym zadaniem zaopatrzeniowca jest opracowanie planu zakupów. Plan taki jest ustalany w porozumieniu ze służbami technicznymi (konstruktorami i technologami) przedsiębiorstwa i obejmuje rodzaje i szczegółowy asortyment niezbędnych materiałów i wyrobów. Następnie zaopatrzeniowiec przeprowadza wstępną selekcję otrzymanych ofert i przystępuje do negocjacji z wybranymi dostawcami, prowadząc z nimi bezpośrednie lub telefoniczne rozmowy. Przedmiotem negocjacji są: uzgodnienia techniczne, których efektem powinno być pełne przekonanie zaopatrzeniowca, że dostawca może dostarczyć potrzebne materiały i wyroby gotowe, następnie uzgodnienia organizacyjne dotyczące terminów dostaw oraz najtrudniejsze w negocjacjach - uzgodnienia cenowe.

Obok „tradycyjnego” zaopatrzeniowca w zawodzie tym coraz częściej można spotkać się ze specjalistą do spraw logistyki zaopatrzenia. Osoba zatrudniona na tym stanowisku zajmuje się problemami zaopatrzenia w sposób kompleksowy, tzn. zarządza całym skomplikowanym łańcuchem dostaw towarów do przedsiębiorstwa. W szczególności specjalista ds. logistyki uczestniczy w opracowaniu planu zakupów. Zatwierdza ten plan w oparciu o zgłoszone i przeanalizowane zapotrzebowanie wydziałów przedsiębiorstwa. Współpracując z kompetentnymi komórkami organizacyjnymi firmy, uczestniczy w planowaniu produkcji i wielkości zapasów. Specjalista ten organizuje i nadzoruje: transport surowców i materiałów od dostawcy; przyjmowanie i magazynowanie towarów; dostarczanie produktów do pierwszego stanowiska produkcyjnego oraz gospodarkę zapasami w zakładach.

Środowisko pracy

materialne środowisko pracy

Zaopatrzeniowiec pracuje przede wszystkim w pomieszczeniach biurowych jednak musi być przygotowany na wizyty w magazynach i halach produkcyjnych w czasie organizowania dostaw. Spędza również dość dużo czasu w samochodzie ze względu na dojazdy na negocjacje z dostawcami.

warunki społeczne

Zaopatrzeniowiec i logistyk wykonują swoją pracę przede wszystkim w zespole, jednak część obowiązków mogą wykonywać samodzielnie (analiza dostawców, zbieranie informacji) a dopiero wyniki konsultować z innymi pracownikami. W pracy tej kontakty z ludźmi są bardzo intensywne i niezbędne, co wiąże się zwłaszcza z prowadzeniem negocjacji.

warunki organizacyjne

Zaopatrzeniowiec pracuje 8 godzin dziennie i ma stałe godziny pracy. Jednak w niektórych sytuacjach (np. negocjacje z kontrahentami) osoba zatrudniona w tym zawodzie musi być przygotowana na dłuższy czas pracy i wyjazdy poza miejsce zamieszkania, nawet kilkudniowe w zależności od sytuacji. Funkcja i zależności organizacyjne w tym zawodzie wiążą się z wykształceniem, doświadczeniem oraz wielkością firmy, dlatego też osoby zatrudnione jako zaopatrzeniowcy, a w szczególności logistyk, mogą pełnić funkcję kierowników działów Zaopatrzenia lub Logistyki.

Wymagania psychologiczne

Najważniejszą cechą jaką powinna posiadać osoba chcąca pracować w zawodzie zaopatrzeniowca jest umiejętność nawiązywania kontaktów z innymi ludźmi. Ponieważ na każdym etapie swojej pracy - czy to z pracownikami innych wydziałów, czy z dostawcami w czasie negocjacji - musi porozumiewać się z innymi osobami. Bardzo ważna w tym zawodzie jest również umiejętność podejmowania szybkich i trafnych decyzji, co przydatne jest szczególnie gdy toczą się rozmowy z dostawcami i wymagana jest decyzja o zakupie niezbędnych dla przedsiębiorstwa towarów lub usług. Zaopatrzeniowiec powinien także podejmować działania z własnej inicjatywy, gdyż często samodzielnie podejmuje decyzje o zakupach. Powinien posiadać również zdolność przekonywania do swoich racjach innych ludzi. Praca zaopatrzeniowca w bardzo dużym stopniu koncentruje się na kontaktach z innymi osobami dlatego też ważne jest jasne i poprawne formułowanie i wypowiadanie swoich myśli. Inną niezbędną cechą w tym zawodzie jest dobra pamięć (zapamiętywanie dużej liczby szczegółów w trakcie prowadzonych rozmów).

Osoby pracujące w tym zawodzie powinny posiadać zainteresowania menedżerskie, to znaczy poszerzać swoją wiedzę w zakresie ekonomii, handlu i biznesu. Przydatne w tej pracy jest zainteresowanie takimi przedmiotami jak: matematyka, ekonomia, języki obce i obsługa komputera.

Wymagania fizyczne i zdrowotne

Pracę zaopatrzeniowca pod względem obciążenia fizycznego zalicza się do prac lekkich. Największe znaczenie w tym zawodzie ma ogólna dobra sprawność fizyczna, gdyż czasami prowadzone wielogodzinne negocjacje, oprócz odporności emocjonalnej, wymagają również dobrej kondycji fizycznej. Istotne znaczenie ma również sprawność narządów wzroku i słuchu (zbieranie informacji ustnych i pisemnych w czasie rozmów).

Warunki podjęcia pracy w zawodzie

Do podjęcia pracy w zawodzie zaopatrzeniowca niezbędne jest posiadanie średniego wykształcenia o profilu ekonomicznym. Osoba chcąca pracować w tym zawodzie może kształcić się w technikach, liceach lub pomaturalnych szkołach handlowych i ekonomicznych najlepiej o specjalności ekonomika i organizacja przedsiębiorstw. Jednak gdy chce podjąć pracę na stanowisku specjalisty ds. logistyki, to niezbędne jest wykształcenie wyższe ekonomiczne o specjalności logistyka.

Zaopatrzeniowiec powinien posiadać prawo jazdy, gdyż jak wspomniano praca ta wymaga częstych wyjazdów. Bardzo przydatna jest również znajomość języków najlepiej angielskiego lub niemieckiego.

Możliwości awansu w hierarchii zawodowej

W zawodzie zaopatrzeniowca istnieją duże możliwości rozwoju kariery zawodowej. Zdolny pracownik, chcący pracować może już po kilku latach zostać kierownikiem działu Zaopatrzenia lub Logistyki. Dość często w tym zawodzie spotyka się osoby trzydziestoletnie pełniące już odpowiedzialne funkcje kierownicze.

Możliwości podjęcia pracy przez dorosłych

W zawodzie zaopatrzeniowca mogą podjąć pracę osoby starsze, pod warunkiem jednak, że posiadają doświadczenie i wykształcenie predysponujące je do wykonywania tego typu pracy. Górna granica wieku dla tych osób nie powinna przekraczać 40 roku życia.

Polecana literatura

Abt. S., Woźniak H., „Podstawy logistyki”, Gdańsk 1993.

Beier F.J., Rutkowski K., „Logistyka”, SGH Warszawa 1993.

Skowronek Cz., Sarjusz - Wolski Z., „Logistyka w przedsiębiorstwie”, PWE Warszawa 1995.

„Gospodarka Materiałowa i Logistyka” Czasopismo (miesięcznik)

„Ekonomia i Organizacja Przedsiębiorstwa” czasopismo (miesięcznik).

Źródło danych: Przewodnik Po Zawodach, wyd. II, MPiPS

1

---