Administracja wywodzi się od łacińskiego słowa „ministrare” czyli służyć, wykonywać, kierować, a przedrostek „ad” nadaje temu działaniu cechę działania celowego. To synonim prowadzenia, zarządu lub organizowania dla osiągnięcia zamierzonego celu.
Nauka prawa administracyjnego od samego początku usiłowała ująć pojęcie administracji publicznej w ramy definicji. Dzięki temu powstały dziesiątki definicji, które miały wartość poznawczą, ale nigdy nie osiągnięto definicji pełnej i doskonałej.
Uznana dzisiaj za klasyczną jest definicja O. Mayera bazująca na trójpodziale władz. Według O. Mayera oraz W. Jellinka administracją jest działalność państwowa, która nie jest ustawodawstwem, ani wymiarem sprawiedliwości. Definicja ta zwana jest definicja „wielkiej reszty” lub definicja negatywną. Nie zawiera ona żadnej cechy pozytywnej, podkreśla tylko odrębność władzy wykonawczej od dwóch pozostałych władz. Na jej podstawie powstały teorie pogłębiające to rozróżnienie. Wskazywały na to, że władza wykonawcza nie ma tak sprecyzowanej roli jak pozostałe władze, a charakter jej odpowiedzialności za państwo jest ogólny i praktyczny. Administracja wykonuje ustawy, organizuje życie ponosząc odpowiedzialność za stan spraw państwowych. Realizuje interes publiczny, a realizacja prawa publicznego jest dla niej środkiem do tego celu.
Bogatszy obraz administracji ujrzeć można w nurcie pozytywnych definicji, które próbowały zebrać najważniejsze jej cechy. Między innymi w polskich definicjach administracji zwracano uwagę, że jest ona „działalnością twórczą, a nie tylko wykonywaniem ustaw” (W.L. Jaworski).
Inna definicja podkreślała, że administracją jest „planowe zgrupowanie ludzi w służbie pewnej misji publicznej, a dopiero potem sumie urządzeń, którymi dysponują (J. Ś. Langrod).
Istotną rzeczą, na którą zwraca uwagę ta definicja to podstawowe znaczenie pierwiastka ludzkiego. W tym właśnie kierunku idą nowsze definicje głoszące, że administracja to „przyjęte przez państwo i realizowane przez jego zawisłe organy, a także przez organy samorządu terytorialnego zaspokajanie zbiorowych i indywidualnych potrzeb obywateli, wynikających ze współżycia ludzi w społecznościach” (J. Boc).
Współcześnie administracja publiczna to taka, która wyróżnia się tym, że jest sprawowana przez państwo lub przez upoważnione przez nie podmioty i realizuje ona dobro wspólne, czyli interes publiczny, po to aby przynieść jakąś korzyść ogółowi. Interesem publicznym jest bowiem relacja między pewnym stanem faktycznym, a jego oceną. Leżą w nim zatem postawy lub działania korzystne dla ogółu (społeczeństwa) i przeciwnie - działania dla ogółu niekorzystne są sprzeczne z interesem publicznym.
Administracja publiczna ma dbać o te korzyści i działać tak, aby je osiągać i pomnażać, i to jest właśnie jej podstawowym zadaniem.
Podmiotowe (organizacyjne) pojęcie administracji rozumiemy jako strukturę składającą się z organów administracyjnych i innych jednostek administracyjnych. Należą do niej uprawnienia ustawodawcze, do których zaliczamy wydawanie aktów wykonawczych, aktów prawa miejscowego. Obejmuje również uprawnienia sądowe administracji, takie jak: nakładanie kar administracyjnych, orzekanie o odszkodowaniu czyli działania należące do prawa cywilnego i karnego, ale z jakiś powodów przypisane organom administracji publicznej.
Administracja w znaczeniu przedmiotowym (funkcjonalnym) jest działalnością o charakterze administracyjnym, wykonywaną przez państwo lub przez wskazane przez państwo podmioty. Obejmuje uprawnienia administracyjne ustawodawstwa takie jak decydowanie o budżecie, oraz administrowanie sejmem. Zajmuje się organizacją sądownictwa.
Od formułowania zamkniętej definicji administracji pożyteczniejsze wydaje się przytoczenie jej cech. Oto najważniejsze z nich:
Administracja publiczna działa w imieniu państwa i na jego rachunek.
Działając w imieniu państwa, administracja publiczna może korzystać z przymusu państwowego i dysponować władztwem administracyjnym, a wymiar tego władztwa jest zawsze określony przez przepisy prawa.
Administracja dzieli się na administracje władczą (imperium) i na administracje niewładczą (zawiadowczą). Administracja władcza korzysta z w/w przymusu administracyjnego (wydawanie aktów jednostronnych), natomiast administracja zawiadowcza z tego przymusu nie korzysta, jako przykład działania administracji zawiadowczej można podać organizowanie pomocy dla powodzian lub prowadzenie rejestrów. Aktualnie jednak administracja władcza zajmuje się głownie wydawaniem nakazów i zakazów, pozwoleń.
Administracja publiczna działa w interesie publicznym.
Administracja publiczna działa na podstawie i w granicach prawa.
Administracja publiczna ma charakter wykonawczy, to znaczy, że organy administracji publicznej wykonują i konkretyzują prawo, a jeżeli same formułują prawo, to są to zawsze normy niższego rzędu, zależne od ustaw.
Administracja publiczna jest aktywna i sama inicjuje część swoich zadań i działań.
Administracja publiczna organizuje życie społeczne na terenie, który podlega jej kompetencji.
Administracja działa w sposób ciągły i stabilny.
Administracja działa przez kadrę urzędnicza, czyli zawodowy personel.
Administracja publiczna ma w państwie charakter monopolistyczny (jest jedna administracja publiczna w danym kraju, a kilkadziesiąt organów).