Zajęcia 26

Temat: Korespondencja osobowa - przyjmowanie pracownika do pracy.

Korespondencja w sprawach osobowych ma miejsce w momentach poszukiwania pracy, podczas zatrudnienia pracowników i rozwiązywania stosunku pracy. Można je umownie podzielić na cztery grupy :

Faza poszukiwania i nawiązywania stosunku pracy	Faza podczas trwania stosunku pracy	Faza rozwiązywania stosunku pracy	Sprawy ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych
podanie o pracę (list motywacyjny) życiorys (curriculum vitae) kwestionariusz osobowy zapytanie o udzielenie informacji o osobie umowa o pracę powołanie	przydział czynności pismo o awansie pismo o zmianie umowy o pracę zaświadczenie o pracy karta urlopowa zezwolenie na dodatkową pracę pisma z zakresu dyscypliny pracy	pismo o rozwiązaniu umowy o pracę za wypowiedzeniem pismo o rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia świadectwo pracy	formularze zgłoszeniowe ZUS Z** formularze rozliczeniowe ZUS R** oraz ZUS DRA

Pisma występujące w fazie poszukiwania i nawiązywania stosunku pracy

 Dokumenty, jakich może zażądać pracodawca od kandydata na dane stanowisko, określone są w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28 maja 1996 roku (DzU nr 62, poz.286). Należą do nich:

• Podanie o pracę lub list motywacyjny,

• Kwestionariusz osobowy (z niezbędną liczba fotografii),

• Świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy,

• Orzeczenie lekarskie, stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku

• Dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe, wymagane do wykonywania pracy (np. świadectwa ukończenia szkoły, kursów)

• Dokumenty potwierdzające umiejętności i osiągnięcia zawodowe np. referencje.

W przypadku świadectw najlepiej jest wcześniej wykonać ich kserokopie i dostarczyć jednocześnie z oryginałami. Pracodawca, po stwierdzeniu ich zgodności, oryginały może natychmiast zwrócić. Świadectwo pracy służy m.in. do ustalania uprawnień urlopowych czy naliczenia nagrody jubileuszowej. Pracodawca nie może żądać od kandydata zaświadczenia o stanie zdrowia, a tym bardziej informacji, czy kobieta jest w ciąży, czy też nie.

Na podstawie tzw. pism pierwszego kontaktu tj. podania, listu motywacyjnego czy curriculum vitae, pracodawca wyciąga wnioski nie tylko o wykształceniu, ale i o umiejętnościach, w tym niezwykle ważnej umiejętności redagowania pism.

Przed rozpoczęciem sporządzania pisma pierwszego kontaktu należy:

1. Wypisać na kartce dane o sobie i pracy. Dokładny opis wymagań znajduje się zwykle w ofercie pracy. Należy skompletować informacje o kandydacie: wykształcenie, uzdolnienia, przebieg pracy zawodowej, cele kariery zawodowej, listę dotychczasowych doświadczeń i osiągnięć, osiągnięć także informacje o pracy: wymagane wykształcenie, wymagane doświadczenie zawodowe, zakres obowiązków, układ godzin i zmian.

2. Ustalić imiona, nazwisko i oficjalny tytuł stanowiska szefa firmy, aby prawidłowo zaadresować list motywacyjny.

3. Sprawdzić jakie są wymagania danej firmy, jeśli chodzi o sposób sporządzania listu motywacyjnego i curriculum vitae - odręcznie czy też za pomocą komputera.

4. Odpowiednio nastawić się psychicznie. Trzeba być przekonanym o swej przydatności na to stanowisko. Jedynie takie nastawienie umożliwia napisanie odpowiedniego listu motywacyjnego. Brak wiary siebie może tylko zaszkodzić.

Kwestionariusz osobowy jest to formularz, który zawiera usystematyzowane pytania dotyczące kandydata i wolne miejsca na udzielenie odpowiedzi. Do kwestionariusza wpisuje się m.in.: imiona i nazwisko, datę i miejsce urodzenia, miejsce zameldowania, numer telefonu PESEL, NIP, stan cywilny, stan rodzinny, obywatelstwo, przebieg dotychczasowego zatrudnienia, umiejętności, np. znajomość języków obcych, stosunek do powszechnego obowiązku obrony, dane osoby, którą należy powiadomić w razie wypadku w pracy.

Podanie o pracę można przedłożyć nawet wtedy, gdy nie ma pewności, iż jednostka poszukuje pracowników. Sporządza się je zgodnie z typowym układem graficznym pisma. W polu nagłówkowym umieszcza się informacje o kandydacie do pracy: imiona, nazwisko, adres i numer telefonu. W prawym górnym rogu umieszcza się miejscowość i datę sporządzenia podania. Podanie może być zaadresowane zarówno do firmy, jak i jej szefa. Określenie sprawy to podanie o pracę. Treść podania rozpoczyna się zwykle od prośby o przyjęcie do pracy na określonym stanowisku:

• Uprzejmie proszę o przyjęcie mnie do pracy na stanowisko….

• Proszę o wzięcie mojej kandydatury przy obsadzaniu stanowiska….

• Zgłaszam chęć podjęcia pracy na stanowisku….

Dalsza treść powinna zawierać informacje o wykształceniu i dotychczasowej pracy kandydata. Szczególnie trzeba podkreślić te elementy wykształcenia i praktyki, które maja wpływ na wykonywanie pracy na stanowisko o które się kandydat ubiega. Treść powinna kończyć się podsumowaniem i podkreśleniem istoty sprawy np.:

• Biorąc powyższe pod uwagę, uprzejmie proszę o pozytywne rozpatrzenie mojego podania i przyjęcie mnie do pracy na stanowisko…

• Podsumowując powyższe, uprzejmie proszę o pozytywne załatwienie mojego podania i przyjęcie mnie do pracy na stanowisko…

Załącznikami są kwestionariusz osobowy, świadectwa i dyplomy potwierdzające kwalifikacje, orzeczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku, świadectwa z poprzednich miejsc pracy i zdjęcia. Koniecznym elementem jest podpis - własnoręczny i pełny.

Część korespondencji związanej z przyjmowaniem pracownika do pracy jest sporządzana przez pracownika, część przez pracodawcę.

Wykonywanie  niektórych prac przez pracownika możliwe jest tylko wtedy gdy pracownik nie był wcześniej karany. Pracodawca zwraca się wtedy do Krajowego rejestru Karnego z zapytaniem o udzielenie informacji o osobie z Rejestru. Biuro Informacyjne KRK przesyła przedsiębiorcy informację na specjalnym formularzu jeżeli osoba była karana i jest w bazie Rejestru. Jeżeli osoba nie znajduje się w Rejstrze bo nie była karana, to na formularzu umieszczana jest adnotacja "nie figuruje". Za taką informację płacą tylko przedsiębiorcy, wszystkie inne podmioty uprawnione do otrzymywania informacji otrzymują ją bezpłatnie.

W niektórych przedsiębiorstwach wystawiany jest "wniosek w sprawie zatrudnienia pracownika". Sporządzany jest on przez kierownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony będzie przyszły pracownik. W przedsiębiorstwach w których nie stosuje się takiego formularza, przełożony wpisuje na podaniu pracownika swoje propozycje dotyczące: wysokości proponowanego wynagrodzenia, stanowiska oraz okresu zatrudnienia.

Umowa o pracę jest zgodnym oświadczeniem woli pracownika i pracodawcy, na mocy której pracownik zobowiązuje się do świadczenie na rzecz pracodawcy określonego rodzaju pracy, w określonym miejscu i czasie, a pracodawca - do zatrudniania pracownika za wynagrodzeniem. przygotowywana jest przez pracodawcę, ale podpisywana przez obie strony. Wyróżnia się następujące rodzaje umów o pracę:

• umowa na czas nieokreślony,

• umowa na czas określony,

• umowa na czas wykonania określonej pracy,

• umowa o pracę w zastępstwie,

• umowa na okres próbny.

Rodzaj umowy musi być wyraźnie zaznaczony w tym dokumencie.

Po podpisaniu umowy o pracę pracodawca zakłada dla każdego pracownika teczkę osobową, której oprócz dostarczonych przez pracownika dokumentów przechowuje się:

• kopię umowy o pracę

• potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy

• potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z zakresem informacji objętych tajemnicą państwową i służbową

• potwierdzenie pracownika o zapoznaniu się z treścią regulaminu organizacyjnego.

Zadanie

W pliku L26 napisz podanie ze swoimi danymi. Zwróć się do  dyrektora naszej szkoły z prośbą o staż po ukończeniu szkoły. Zaproponuj stanowisko pomocnika magazyniera. Zaproponuj załączniki.

 

Powinieneś umieć:

• umieć wymienić dokumenty występujące w korespondencji osobowej

• umieć wypełnić kwestionariusz osobowy

• umieć napisać podanie o pracę

---