Rola controllingu w zarządzaniu produkcją

W dobie nowoczesnego zarządzania produkcją nie może zabraknąć tak ważnego instrumentu tegoż zarządzania, jakim jest controlling. W dzisiejszych czasach sterowanie zarówno procesami produkcyjnymi, jak i całą działalnością przedsiębiorstwa musi wykorzystywać wszystkie dostępne instrumenty zarządzania. Controlling
to nie tylko kontrola w pełnym tego słowa znaczeniu, to kontrola czynna.

W ostatnich latach, w związku z coraz większym wykorzystywaniem systemów produkcyjnych opartych na HT, czyli wysokiej technologii wytwarzania, a szczególnie na technice komputerowego wspomagania, sam proces zarządzania produkcją uległ istotnemu przeobrażeniu. Można dostrzec nie tylko orientację do zmiany zakresu liczby funkcji zarządzania, ale również całego systemu zarządzania. Obserwuje się coraz większy udział funkcji podmiotowych załogi (personelu), a jednocześnie ograniczeniu ulega funkcja przedmiotowa.

Wyrazem tego jest radykalna zmiana zarówno funkcji planowania,
jak i organizowania. Najbardziej jednak na przestrzeni kilku ostatnich lat uległa zmianie funkcja kontroli. Stosowanie kontroli czynnej, czyli controllingu powoduje zdecydowaną poprawę jakości wytwarzanych produktów, istotnie wpływa na obniżenie stanu zapasów magazynowych, co w konsekwencji zdecydowanie poprawia produktywność oraz obniża koszty własne produkcji. Kontrola to etap, który w każdej produkcji musi być uwzględniony, nie można go pominąć.

Controlling to instrument zarządzania, który ma za zadanie wspierać zarówno dyrekcję przedsiębiorstwa jak i pracowników przy podejmowaniu decyzji. Rozwinięty controlling musi być stosowany na każdym etapie procesu produkcyjnego. Jednakże właściwe kierowanie przedsiębiorstwem zakłada, że istnieje w nim planowanie, którego cele określone są wspólnie przez dyrekcję i zarząd firmy. Porównując ustalone
przez dyrekcję cele ze stanem faktycznym wykrywa się w zestawieniach poszczególnych jednostek organizacyjnych odchylenia od planu. Dyrekcja winna
na podstawie tych odchyleń dokonać korekty, aby mimo wszystko doszło
do osiągnięcia ustalonych wcześniej celów. Dlatego też w każdym przedsiębiorstwie jedynym gwarantem wysokiej jakości produkcji jest nieustanne sprzężenie zwrotne będące wynikiem działania uzgodnionych struktur kontrolnych.

Podstawą istnienia controllingu w przedsiębiorstwie jest dziś stworzenie odpowiednio rozbudowanego systemu informacyjnego. Ciągłe harmonogramowanie produkcji, nieustanna kontrola zapasów oraz kosztów używanych czynników produkcji, jak również kontrola jakości wytwarzanych produktów jest dziś filarem działalności produkcyjnej każdego przedsiębiorstwa. Dzięki bieżącej kontroli i ciągłemu porównywaniu zaplanowanych celów z osiąganymi wynikami można na czas wykryć wszelkie uchybienia występujące w przedsiębiorstwie.

Zakres zadań controllingu obejmuje planowanie (czyli ustalanie celów przedsiębiorstwa), kontrolę (porównanie stanu faktycznego firmy z zamierzeniami)
oraz kierowanie (czyli przeprowadzanie działań korygujących). Controlling wyróżnia kierowanie przedsiębiorstwem, jednakże nie da się właściwie kierować przedsiębiorstwem bez posiadania odpowiednio ustalonego planu działania i bieżącej kontroli zachodzących w nim procesów. System controllingu umożliwia zorientowanie się dyrekcji na wiele zróżnicowanych treści (orientacja na cele, na przyszłość, na wąskie gardła, na rynek i na klienta). Dlatego też przy wdrażaniu controllingu
w przedsiębiorstwie należy uwzględniać różne jego elementy.

Bardzo ważna z punktu widzenia zarządzania produkcją jest orientacja na cele. Jasno i wyraźnie wyznaczone cele są podstawą funkcjonowania przedsiębiorstwa
i określają jego taktykę działania zarówno w danej chwili, jak i w przyszłości. Celów jest tak wiele, jak wiele jest przedsiębiorstw działających na rynku. Główne cele produkcyjne stawiane przez przedsiębiorstwa to m.in. : zwiększenie skali produkcji, zmniejszenie kosztów produkcji, poprawa jakości produkowanych wyrobów. Cele należy formułować jednoznacznie; dla jak najefektywniejszego wykonania trzeba dokonać ich klasyfikacji.

Bardzo silnie związaną z orientacją na cele związana jest orientacja
na przyszłość. Pozwala ona na opracowanie i wdrożenie nowych pomysłów, instrumentów i narzędzi, które dostarczą szczegółowych informacji o przyszłym rozwoju firmy, dzięki czemu będzie można udoskonalić planowanie strategiczne.

Kluczową koncepcją controllingu jest zorientowanie na tzw. „wąskie gardła”. Wąskie gardło to najsłabsze ogniwo w przedsiębiorstwie, które w przypadku pojawienia się niespodziewanych obciążeń będzie źródłem problemów. Wąskie gardło może obejmować problemy z istnieniem przedsiębiorstwa na danym rynku (z jego konkurencyjnością względem innych firm), problemy z produkcją, z wytwarzaniem wysokiej jakości wyrobów, wąskim gardłem mogą być również problemy
z zaopatrzeniem rynku. Jeżeli przedsiębiorstwo nie jest w stanie sfinansować swojej działalności, to jego wąskim gardłem jest płynność finansowa.

Orientacja na rynek oraz orientacja na klienta mają ze sobą wiele wspólnego. Zarówno wg jednej jak i drugiej przedsiębiorstwo może odnieść sukces, jeżeli jego działania będą uwzględniały potrzeby rynku i klientów. W dzisiejszych czasach
w związku z szybko zmieniającym się otoczeniem controlling powinien zwracać większą uwagę na proces kreacji produktów - od konstrukcji w sferze badań i rozwoju, poprzez proces produkcji, na sprzedaży kończąc. W wyniku bezpośredniej konfrontacji z rynkiem i z konkurencją przedsiębiorstwo ma możność testowania oraz poprawy
na bieżąco konkurencyjności swoich produktów. Ważne w tej sytuacji jest dogłębne poznanie potrzeb klientów; działalność przedsiębiorstwa powinna opierać się
na zaspokajaniu tych potrzeb. Myślenie zorientowane na klienta pozytywnie oddziałuje także na jakość wytwarzanych produktów; dzięki temu mogą być one udoskonalane
i taniej wytwarzane.

Controlling dzięki różnym punktom widzenia pozwala na przeprowadzenie dogłębnej analizy procesów zachodzących w przedsiębiorstwie. Jego wprowadzenie
do przedsiębiorstwa głównie ułatwia zarządzanie produkcją, pozwala bardzo efektywnie sterować procesami produkcyjnymi, gospodarką zapasami, dystrybucją wyrobów. Rolą controllingu jest takie kierowanie firmą, aby mogła ona bez zbędnych problemów funkcjonować na rynku. Taki controlling to system samoregulacji, dzięki której wiązane są ze sobą wszystkie części składowe controllingu. Według tego systemu każdy pracownik w przedsiębiorstwie ma określone pole działania. Dyrekcja przedsiębiorstwa ma za zadanie wytyczać cele, do osiągnięcia których winno dążyć przedsiębiorstwo, kierownictwo musi dbać o to, aby wszystkie działania firmy korzystnie wpływały

na osiąganie zamierzonych celów; w przypadku wystąpienia odchyleń, kierownictwo powinno natychmiast podjąć środki zaradcze w celu utrzymania kierunku działań firmy. Ważną rolę odgrywają także zwykli, szeregowi pracownicy, którzy wykonują wszelkie prace związane z prowadzeniem działalności przez przedsiębiorstwo. Wytworem ich pracy są produkty, które są przekazywane do otoczenia, czyli na rynek. Nie zawsze jednak spotykają się one z chęcią nabywców na ich kupno. Zadaniem controllera jest wyszukanie jak najlepszej drogi do osiągnięcia celów firmy. Controller ma za zadanie przekazać osobom podejmującym decyzję informacje, które zostały uzyskane

przez porównanie stanu faktycznego z założeniami oraz ma służyć radą, jak najlepiej

w danej sytuacji można osiągnąć wytyczone wcześniej cele. Analiza taka może zostać wykonana poprzez wykorzystanie ciągłego sprzężenia zwrotnego występującego

przez cały czas w przedsiębiorstwie. Istnienie stałego sprzężenia zwrotnego zmusza kierownictwo do nieustannego podejmowania decyzji, które zapewniają osiągnięcie celów. Controlling jest nastawiony na przyszłość. Wszelkie regulacje występujące

w systemie cybernetycznym w istotny sposób organizują i ułatwiają funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Ciągła kontrola i porównywanie wyników pracy z ustalonymi wcześniej celami pozwala na efektywniejsze zarządzanie produkcją.
Trzeba tu rozważyć, że nie wszystkie przedsiębiorstwa mają rozbudowaną sieć między pracownikami a zarządem firmy. Często zdarza się, że w małych przedsiębiorstwach controller i kierownictwo oraz zarząd to jedna osoba. Jest to właściciel przedsiębiorstwa, który osobiście dba o wykonanie ustalonych wcześniej przez siebie celów. Osoba taka sama podejmuje decyzje dotyczące kierunków produkcji, rodzaju produkcji, określa stany zapasów magazynowych. Kontrola zapasów, bieżąca kontrola produkcji wymaga od zarządzającego posiadania szerokich umiejętności. Wraz
z rozwojem komputerów umiejętności te są uzupełniane przez coraz większą liczbę programów komputerowych wspomagających zarządzanie produkcją. Wielu menedżerów w celu jak najlepszego podejmowania decyzji wykorzystuje możliwości jakie dają komputery, głównie właśnie do koordynacji rozwoju w dziedzinach zarządzania produkcją. Controlling wspomagany przez rozbudowany system informatyczny efektywniej wpływa na zarządzanie procesami produkcyjnymi.
W dzisiejszych czasach poważne przedsiębiorstwo produkcyjne nie może istnieć
bez rozwiniętego systemu informatycznego. Ogólny model współczesnego zarządzania operatywnego w warunkach wspomagania komputerowego przedstawia schemat.

Przedsiębiorstwa mając na celu maksymalizację zysku, muszą tak dostosować swoje działania, aby klienci mogli otrzymać wyroby, które zaspokoją ich potrzeby.
Nie jest to łatwe, gdyż trudno zapewnić prawidłowe proporcje między dwoma procesami - wytwarzaniem wyrobów a ich dystrybucją (sprzedażą). Sprzedaż wyrobów przez przedsiębiorstwa musi być tak zorganizowana, aby klienci mogli je bez trudu nabyć. Poza tym proces produkcji powinien być elastyczny, aby można było łatwo dokonywać korekt, które są efektem zmian wymagań rynku. W procesie produkcji bardzo ważne jest uwzględnienie przez przedsiębiorstwo w swych planach pewną liczbę roboczogodzin, aby ograniczyć przez to liczbę zatrudnionych. Konieczne jest stałe śledzenie zapasów magazynowych oraz kontrolowanie wydajności maszyn. Wszystko to zmusza do znalezienia optymalnego rozwiązania problemu zarządzania produkcją. Dlatego też niezbędne jest wykorzystanie w zarządzaniu szeregu powiązanych ze sobą programów komputerowych. Komputerowo wspomagane wytwarzanie CAM wykorzystywane jest w rozbudowanych zakładach produkcyjnych. Jest to system przygotowania programów procesu wytwarzania, sterowania, rejestrowania danych
o wynikach tegoż procesu. Obejmuje on także działania organizatorskie, takie jak: planowanie produkcji, ustalanie terminów dostaw materiałów oraz terminów przekazania wytworzonych wyrobów na rynek.

W ostatnich latach, kiedy zastosowanie komputerów we wszystkich rodzajach produkcji przemysłowej ciągle wzrasta, stosuje się komputerowo zintegrowane systemy wytwórcze CIM. Jest to połączone wykorzystanie komputerów, maszyn, urządzeń transportowych we wszystkich działach przedsiębiorstwa. CIM obejmuje również zadania związane z planowaniem, sterowaniem produkcją, opracowywaniem ofert
dla klientów, umożliwia również przeprowadzenie kalkulacji kosztów. Bardzo ważną funkcją komputerowo wspomaganej produkcji jest także zapewnienie jakości wytwarzanych wyrobów.

Jak pokazano na schemacie komputer steruje wszelkimi procesami produkcyjnymi w przedsiębiorstwie. Przy wykorzystaniu zintegrowanych programów komputerowych następuje przetworzenie wszelkich dostępnych informacji.
Przy pomocy programu komputerowego kierownictwo określa cele, planuje rozmiary produkcji, rodzaj produkcji - czy będzie to produkcja masowa, indywidualna,
na zamówienie, czy też na zapasy. Komputer steruje organizacją produkcji. Polega
to na planowaniu i zamawianiu materiałów, zarządzaniu tymi materiałami, sterowaniu ilością wytworzonych produktów, sterowaniu zapasami, jakością, kontami wytworzenia wyrobu.

Controlling to kontrola całej produkcji. Efekty tego całego procesu przetworzenia uzyskuje się na wyjściu, czyli na monitorze. Wtedy controller otrzymuje informacje dotyczące wytworzonego produktu. Na wyjściu prowadzone są pomiary produktu końcowego, dlatego też właśnie w tym momencie można wychwycić wszelkie nieprawidłowości, ewentualne odchylenia od planu lub uchybienia w produkcji. Poprzez sprzężenie zwrotne dokonuje się działań korygujących w zakresie cech
i jakości produktu. Controller po stwierdzeniu odchyleń ma za zadanie nawiązać kontakt z kierownikami odpowiedzialnymi za te odchylenia w celu wyszukania możliwości wprowadzenia działań korygujących.

Niezbędnym instrumentem controllingu, który wspomaga zarządzanie produkcją jest analiza „wąskich gardeł”. Planowanie całego procesu produkcji zależy
przede wszystkim od określenia rodzaju i ilości „wąskich gardeł” na wydziałach produkcyjnych. Przeprowadzenie analizy prowadzi do ulepszenia planowania procesów produkcji i chroni przedsiębiorstwo przed trwonieniem marż pokrycia. Aby można było wygospodarować optymalny wynik produkcji należy określić jakie produkty będzie
się wytwarzać, w jakich ilościach, przy zastosowaniu jakich procesów czy technologii, jakie będą przewidywane przychody ze sprzedaży. Pozwala na uniknięcie wielu kłopotów związanych z błędnym odczytaniem potrzeb nabywców. Analiza „wąskich gardeł” pomocna jest przy ustalaniu optymalnego programu produkcji; dba ona
o to aby w jak największym stopniu określić ostateczny rodzaj i pomiar produkcji.

Ważnym instrumentem, który pozwala na dokładne wyliczenie efektywności produkcji jest analiza break-even. Za jej pomocą można lepiej ocenić możliwości osiągnięcia zysku. Pozwala na dokonanie wyboru produkcji takiej grupy produktów, która przyniesie przedsiębiorstwu jak największe zyski. Zastosowanie analizy
break-even w dziedzinie zarządzania przedsiębiorstwem umożliwia wykrycie słabych
i mocnych stron całej produkcji, produkowanych wyrobów.

Dla sprawnego przeprowadzenia procesów produkcyjnych w przedsiębiorstwie niezbędne jest dbanie o odpowiedni poziom zapasów magazynowych umożliwiających niezawodne i bezkonfliktowe realizowanie produkcji. Pomocnym instrumentem
w kontroli struktury i wielkości zamówień jest analiza optymalizacji wielkości zamówień. Pozwala ona na natychmiastowe dostosowanie rozmiaru produkcji
do przeciętnej wielkości zamówień. Jeżeli stosunek ten jest zachwiany, to mogą nastąpić przerwy w produkcji spowodowane niewystarczającą wielkością materiałów potrzebnych w produkcji. Powoduje to zmniejszenie się efektywności produkcji,
a co za tym idzie - zmniejszenie przychodów ze sprzedaży. Ustalenie optymalnej ilości zamawianych surowców zależy głównie od zapotrzebowania materiałowego produkcji, wymogów magazynowania oraz sytuacji na rynku zaopatrzeniowym. Przy ustalaniu ilości zamawianych materiałów można stosować zakup dużych partii w dużych odstępach czasu. Zakup taki stosowany jest z powodu niskich cen i niskich kosztów zakupu. Daje on relatywnie większe bezpieczeństwo bieżącej produkcji, jednakże związane jest to z wysokim zaangażowaniem kapitału oraz zwiększonymi kosztami składowania.

Można także stosować zakupy mniejszej ilości materiałów w stosunkowo krótkim czasie. Dzięki szybkiemu obrotowi magazynowemu mniejsze jest zaangażowanie kapitału, a co za tym idzie mniejsze są koszty magazynowania. Zmniejsza się także ryzyko zepsucia, starzenia się materiałów długo przechowywanych. Jednakże przy zamawianiu małych partii materiałowych przedsiębiorstwo traci korzystne ceny i warunku dostawy. Dlatego zadaniem controllingu w instrumencie optymalizacji wielkości zamówień jest doprowadzenie do zrównoważenie tych dwóch przeciwstawnych tendencji. Aby dokonać minimalizacji stałych kosztów zamówień należy w przedsiębiorstwie ustalić optymalną wielkość zamówień. Pozwoli
to na efektywniejsze wykorzystanie istniejących zasobów magazynowych i przyczyni się do poprawienia efektywności procesu produkcyjnego.

Jak pokazano na schemacie, współczesny model zarządzania operatywnego produkcją widzi cały proces produkcyjny jako celowo zaprojektowany i zorganizowany system, który wykorzystując dostępną wiedzę, technologię oraz materiały służy
do produkcji określonych produktów w celu zaspokojenia różnorodnych potrzeb klientów. Na wejściu X znajdują się wszelkie czynniki produkcji, czyli środki techniczne produkcji, materiały, półwyroby przeznaczone do dalszej produkcji, czynniki energetyczne, czyli woda, energia elektryczna. Kluczowymi czynnikami są tutaj informacje, jak również załoga przedsiębiorstwa oraz kapitał, którym dysponuje przedsiębiorstwo. Czynniki te podlegają procesowi przetworzenia, po wykorzystaniu planowania oraz organizowania. Tutaj kluczową rolę odgrywa także controlling, który koordynuje sprawne przetworzenie materiałów w produkty wyjściowe. Są nimi wyroby przemysłowe, produkcyjne. Elementami wyjścia Y są takie informacje o jakości wyrobu, o jego faktycznym koszcie własnym, o tym jak przebiegał proces produkcyjny. Porównanie produktów wyjściowych do materiałów będących na wejściu ma istotne znaczenie organizatorskie i określane jest mianem produktywności. Dlatego
też podstawowym celem organizacji, planowania produkcji jest takie ukształtowanie warunków w przedsiębiorstwie, aby spowodowały one wzrost tej produktywności.

Niezbędnym instrumentem controllingu, który przy pełnym zintegrowaniu procesów obejmuje wszystkie dziedziny działalności przedsiębiorstwa, od wejścia X
do wyjścia Y jest system BAAN IV. Jest to ściśle powiązana ze sobą rodzina programów stworzonych do zarządzania przedsiębiorstwem. Realizuje on zasadę Dynamicznego Modelowania Przedsiębiorstwa.

Zarządzanie produkcją wspiera BAAN Manufacturing, który pozwala
na opracowanie takich strategii jak produkcja na zlecenie, montaż na zlecenie, produkcja na magazyn, produkt na zlecenie. BAAN Manufacturing opera się na punkcie oddzielenia zamówienia klienta. Pozwala on na określenie różnych typów produkcji. Podejście to umożliwia zdefiniowanie momentu, w którym produkcja zmienia się
ze standardowej na zorientowaną na określonego klienta. Przedsiębiorstwo może także łączyć różne zlecenia produkcyjne i wytwarzać jeden produkt przy pomocy kilku odrębnych metod. Dzięki temu przedsiębiorstwo produkcyjne jest w stanie dostosować swoje metody wytwarzania do zmieniających się stale oczekiwań w obrębie cyklu życia produktu. System BAAN Manufacturing pozwala przełożyć cele ekonomiczne przedsiębiorstwa na plany produkcyjne. Ułatwia on wprowadzanie danych
przez personel i daje jednocześnie pełny wgląd w działania produkcyjne. Umożliwia on dokonanie wpływu zmieniających się planów produkcyjnych na potrzeby finansowe, zdolność produkcyjną oraz zapasy materiałowe. Pozwala to na bieżące śledzenie
przez kierownictwo controllerów całego procesu produkcji.

System BAAN IV stworzony jest do wykorzystywania we wszystkich aspektach działalności przedsiębiorstwa: w zarządzaniu finansami, prognozie sprzedaży,
w zamówieniach, w zarządzaniu zapasami, przy kontroli produkcji, w logistyce, dystrybucji, serwisie. Dla każdego z tych aspektów tworzone są odpowiednie pakiety systemu BAAN IV. Widać więc, że system ten jest niezbędnym instrumentem wspomagającym zarządzanie produkcją. Przy wykorzystaniu komputerów o wysokiej technologii, system BAAN IV pozwala sprawnie i dynamicznie zarządzać produkcją
w przedsiębiorstwie.

Rola controllingu w dzisiejszych czasach jest nie do ocenienia. Controlling kieruje całą produkcją, wspomaga efektywne zarządzanie przedsiębiorstwem. Najważniejszym zadaniem controllera powinno być zagwarantowanie ciągłości
i wydajności procesu produkcyjnego. Każde jego działanie musi być nastawione
na zapewnienie wytworzenia produktów o jak najwyższej jakości. Controlling głównie zorientowany jest na „wąskie gardła” przedsiębiorstwa. Dzięki temu przedsiębiorstwo jest w stanie uniknąć wielu nieporozumień i nieprawidłowości w działaniu systemu produkcyjnego. Można śmiało powiedzieć, że controlling pozwala na sprawne funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa produkcyjnego.

Literatura:

1. Ireneusz Durlik: „Inżyniera zarządzania” tom I

2. Hilmar J. Vollmuth: „Controlling - planowanie, kontrola, kierowanie”

3. Hilmar J. Vollmuth: „Controlling - instrumenty od A do Z”

1

Proces przetwarzania

controlling

planowanie

organizowanie

Wejście X

Wyjście Y

komputer sterujący

sprzężenie zwrotne

monitor

---