DOKUMENTACJA KSIĘGOWA

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, sporządzone w sposób rzetelny i prawidłowy.

Dowody księgowe, poza spełnianiem roli uzasadnienia zapisów księgowych, pełnią rolę kontrolną
i informacyjną.

Dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

1. określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

2. określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

3. opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

4. datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę spo­rządzenia dowodu,

5. podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

6. stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), a także podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Wartość może być w dowodzie pominięta, jeżeli w toku przetwarzania w rachunkowości danych wyrażonych w jednostkach naturalnych następuje ich wycena, potwierdzona stosownym wydrukiem.

Dowody księgowe, które po raz pierwszy rejestrują dokonanie danej operacji gospodarczej, noszą nazwę dowodów źródłowych.

Przyjmując za kryterium jednostki wystawiające, dowody księgowe można podzielić na:

1. dowody własne - wystawione przez komórki organizacyjne danej jednostki:

• wewnętrzne - przeznaczone do udokumentowania operacji gospodarczych wewnątrz jednostki, np. dowody wydania materiałów do produkcji,

• zewnętrzne - przeznaczone do udokumentowania operacji wynikających z transakcji zawieranych z kontrahentami zewnętrznymi lub z rozrachunków o charakterze publicznoprawnym, np. faktury VAT;

2. dowody obce - wystawione dla jednostki przez jej kontrahentów, banki, urzędy i instytucje oraz inne osoby prawne i fizyczne, wchodzące w stosunki umowne z jednostką.

Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe:

1. zbiorcze - służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione,

2. korygujące poprzednie zapisy,

3. zastępcze - wystawione w przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania ze­wnętrznych obcych dowodów źródłowych do czasu ich otrzymania mie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podat­kiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności).

4. rozliczeniowe - ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyj­nych.

Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach.

Dowody księgowe powinny być rzetelne, to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, którą dokumentują, kompletne, zawierające co najmniej dane określone wyżej, oraz wolne od błędów rachunkowych.

W celu zagwarantowania wymaganych przepisami: rzetelności, kompletności i zgodności, dowody księgowe powinny być sprawdzone pod względem formalno-rachunkowym oraz pod względem merytorycznym.

Błędy w dowodach źródłowych zewnętrznych obcych i własnych można korygować jedynie przez wysłanie kontrahentowi odpowiedniego dokumentu zawierającego sprostowanie, wraz ze stosownym uzasadnieniem.

Błędy w dowodach wewnętrznych mogą być poprawiane przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, z utrzymaniem czytelności skreślonych wyrażeń lub liczb, wpisanie treści poprawnej i daty poprawki oraz złożenie podpisu osoby do tego upoważnionej.

Niedopuszczalne jest dokonywanie w dowodach księgowych wymazywania i przeróbek. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr.

Po przeprowadzeniu kontroli dokonuje się dekretacji dowodu księgowego, która polega na nadaniu numeru oraz określeniu sposobu jego ewidencji w księgach rachunkowych. Część dokumentów posiada gotowy nadruk przeznaczony na dekretację, na innych można umieścić stempel dekretacyjny.

Przykładowy wzór dekretu na stemplu dekretacyjnym:

Kwota	Konto
		Wn	Ma

Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala sposób postępowania z każdym z nich i wskazuje, który dowód lub jego egzemplarz będzie podstawą do dokonania zapisu.

Przykłady najczęściej stosowanych dowodów księgowych dokumentujących zaistnienie ope­racji gospodarczych przedstawia poniższa tabela:

Tabela. Dowody księgowe dokumentujące operacje gospodarcze

Lp.	Obszar stosowania	Symbol dowodu	Nazwa dowodu/przykład zastosowania
	Obrót zapasami: towarów, materiałów, produktów	Fa	Faktura (kopia, oryginał) - dowód zakupu i sprzedaży towarów, materiałów, usług itp.
				Pz	Przyjęcie z zewnątrz - dowód przyjęcia zakupionych składników do magazynu
				Rw	Pobranie materiałów - rozchód wewnętrzny, np. do produkcji
				Pw	Przyjęcie wyrobów gotowych z produkcji do magazynu
				Mm	Przesunięcie międzymagazynowe
				Zw	Zwrot wewnętrzny, np. materiałów nie zużytych w produkcji
				Wz	Wydanie na zewnątrz, np. materiałów, towarów, środków trwałych do sprzedaży
			Obrót gotówkowy	KP	Dowód wpłaty - przyjęcie gotówki do kasy
				KW	Dowód wypłaty - rozchód gotówki z kasy
				RK	Raport kasowy - dokument zbiorczy operacji kasowych w ciągu określonego okresu
				Czek gotówkowy	Czek upoważniający do podjęcia gotówki z banku
			Obrót bezgotówkowy	WB	Wyciąg bankowy - stwierdzający dokonanie operacji zleconych poleceniami przelewu, czekami rozrachunkowymi
				Polecenie przelewu	Polecenie do banku dokonania określonych przelewów środków na rachunku bankowym
				Dowód wpłaty	Dowód wpłaty gotówki, np. bankowy dowód wpłaty
				Czeki rozrachunkowe	Dokument upoważniający posiadacza do przelewu na rachunek bankowy
			Obrót środkami trwałymi	OT	Przyjęcie środka trwałego z budowy
				PT	Przyjęcie/Przekazanie środka trwałego, np. z zakupu
				LT	Likwidacja środka trwałego
				Fa	Faktura (kopia, oryginał) - dowód zakupu i sprzedaży
			Rozrachunki z pracownikami	Lista płac	Dokument ustalający wysokość wynagrodzenia oraz potrącenia z wynagrodzeń, jest podstawą wypłaty wynagrodzeń
				Wniosek o zaliczkę	Dokument wypłaty zaliczki z kasy na zakupy, podróż służbową itp.
				Polecenie wyjazdu służbowego	Dokument podróży służbowej i jej rozliczenie
				Lista zasiłków	Dokument określający rodzaj i wielkość wypłacanych zasiłków, np. macierzyńskich, opiekuńczych
	_____________	PK	Polecenie księgowania - dowód wewnętrzny wystawiany w przypadku braku dowodów źródłowych

---