Rachunkowość - uporządkowany i ściśle określony system ciągłego i systematycznego gromadzenia i przetwarzania oraz prezentacji informacji ekonomicznych wyrażonych wartościowo w zakresie stanu majątkowego jednostki gospodarczej oraz zjawisk gospodarczych zmieniających ten stan, dotyczących w szczególności kierunku wykorzystania posiadanych środków, kosztów i efektów ekonomicznych realizowanych procesów gospodarczych oraz wszystkich pozostałych zjawisk.
Jest to więc szczególny rodzaj ewidencji gospodarczej stanowiącej system ciągłego w czasie obserwowania, mierzenia, rejestrowania, prezentowania i interpretowania wyrażonych w mierniku pieniężnym i bilansujących się ogólnych i szczegółowych danych o działalności gospodarczej i sytuacji majątkowej oraz finansowej podmiotu gospodarczego.
Cechy szczególne rachunkowości:
l/ wszystkie operacje gospodarcze będące przedmiotem ewidencji wymagają
udokumentowania,
21 operacje gospodarcze wyrażone są w mierniku pieniężnym,
3/ zaszłości gospodarcze ujmowane są na kontach wg zasad podanych w
obowiązujących planach kont,
4/ ewidencja operacji gospodarczych w systemie kont dokonywana jest przy
zastosowaniu metody bilansowej / zgodnie z dwoistą ich treścią ekonomiczną/,
51 znaczny stopień sformalizowania / zasady dokumentacji, ewidencji,
sprawozdawczości i inwentaryzacji są regulowane odpowiednimi aktami
prawnymi/.
Funkcje rachunkowości /jako podstawowego źródła informacji o zdarzeniach i procesach gospodarczych z punktu widzenia potrzeb zarządzania/:
1. ogólna - informacyjna
Polega na tworzeniu informacji dotyczących zjawisk i procesów gospodarczych i ich dostosowaniu do potrzeb informacyjnych użytkowników wewnętrznych oraz zewnętrznych z otoczenia instytucji. Spełnianie przez rachunkowość tej funkcji wymaga realizacji funkcji:
a/'rejestracyjnej - dokumentowanie operacji gospodarczych poprzez chronologiczny zapis w księgach rachunkowych oraz na odpowiednich kontach,
b/ klasyfikacyjnej - związanej z realizacją zasady metody bilansowej /odrębnie ustala się zwiększenie i zmniejszenie danego składnika/poprzez dokonywanie zapisów księgowych związanych z operacjami gospodarczymi na odpowiednich kontach wyszczególnionych w zakładowym planie kont,
c sprawozdawczej - sporządzanie raportów sprawozdań finansowych i statystycznych /końcowy produkt procesu przetwarzania danych w systemie rachunkowości /.
2. szczegółowe:
analityczna - badanie i interpretacja informacji o operacjach gospodarczych w celu oceny sytuacji majątkowej i efektywności funkcjonowania jednostki gospodarcze
optymalizacyjna - dostarczanie informacji o kosztach, które stwarzają motywację do minimalizacji kosztów i maksymalizacji zysków
kontrolna - dostarczanie różnym szczeblom zarządzania informacji ekonomicznych w celu oceny stopnia osiągnięcia wyznaczonych zadań i stopnia wykorzystania postawionych do dyspozycji środków, a także kontroli poziomu poniesionych kosztów. Rachunkowość umożliwia dokonywanie kontroli wstępnej /przed rozpoczęciem działalności gospodarczej/, bieżącej /w trakcie realizacji procesu gospodarczego/ oraz wynikowej / po zakończeniu określonej działalności gospodarczej/ dotyczącej kosztów faktycznie poniesionych oraz przychodów i zysków faktycznie osiągniętych.
FUNKCJE RACHUNKOWOŚCI
Rozliczeniowa funkcja rachunkowości polega na tym, że zapisy księgowe
umożliwiają ścisłe ustalenie kwot pieniężnych stanowiących należności i
zobowiązania w stosunku do innych jednostek uczestniczących w procesie
gospodarowania, pozwalając na rozliczenie się z:
• budżetem państwa - z tytułu wykorzystania przydzielonych środków
produkcji oraz osiągniętych wyników finansowych,
• innymi jednostkami gospodarującymi - z tytułu dostaw, usług i innych
świadczeń
• instytucjami finansowymi i innymi - z tytułu udostępniania kredytów,
pożyczek, udziałów, dzierżawy,
• własnymi pracownikami - z tytułu wykonywania przez nich pracy.
Dowodowa funkcja rachunkowości wyraża się w prowadzeniu rachunkowości
w sposób umożliwiający wykorzystanie różnych urządzeń księgowych / dokumentów, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych/jako wiarygodnych dowodów w postępowaniach sądowych i podatkowych przez sądy i organy ścigania oraz urzędy kontroli skarbowej.
Kategorie użytkowników informacji dostarczanych przez rachunkowość
II grupa wewnętrzna / w obrębie firmy / 21 grupa zewnętrzna / poza firmą /.
Rachunkowość finansowa ma za zadanie dostarczenie informacji grupie zewnętrznej.
Rachunkowość zarządcza zajmuje się dostarczaniem informacji wewnętrznej grupie użytkowników, mając na celu pomoc w podejmowaniu trafnych decyzji.
Różnice miedzy rachunkowością finansową a zarządcza:
Wymagania prawne / sporządzanie rocznych sprawozdań okresowych jest wymogiem ustawowym, prowadzenie rachunkowości zarządczej jest dowolne/.
Dokładność /informacje rachunkowości finansowej w sprawozdaniach muszą być dokładne, aby zewnętrzni użytkownicy informacji mieli zaufanie do sprawozdań, informacje dla zarządu instytucji niezbędne do podjęcia decyzji mogą być przybliżone, albowiem często są przygotowywane w pośpiechu/.
Zakres / sprawozdania opisuj ą instytucję jako całość, rachunkowość zarządcza koncentruje się na poszczególnych jej ogniwach /.
Przyjęte zasady rachunkowości / sprawozdania są przygotowywane zgodnie z powszechnie przyjętymi zasadami rachunkowości, umożliwiającymi porównywanie danych, kierownictwo firmy może korzystać z dowolnych, bardziej użytecznych w procesie podejmowania decyzji zasad rachunkowości/.
Wymiar czasowy /rachunkowość finansowa opisuje zdarzenia przeszłe, rachunkowość zarządcza koncentruje się na informacjach przeszłych i przyszłych /.
Częstotliwość sporządzania sprawozdań / szczegółowe raporty rachunkowości finansowej są publikowane rocznie i półrocznie, zarząd instytucji oczekuje informacji w krótkim czasie - codziennie, co tydzień lub co miesiąc /.
Rola rachunkowości zarządczej w poszczególnych etapach procesu zarządzania:
Planowanie
Rachunkowość zarządcza pomaga tworzyć przyszłe plany przez dostarczanie
informacji na temat przeszłych działań, które mogłyby być użyteczne jako
wskazówki dla przyszłych działań. Ponadto tworzy ona procedury
preliminowania oraz koordynuje plany krótkookresowe wszystkich odcinków
działania.
Kontrola
Rachunkowość zarządcza wspomaga proces kontroli poprzez dostarczanie
raportów kontrolno - wynikowych, które zawieraj ą porównanie aktualnych
rezultatów z planowanymi wynikami dla każdego ośrodka odpowiedzialności
/część firmy, za którą odpowiada indywidualny kierownik /, zwracając
kierownikom uwagę na określone działania, które nie są dostosowane do planu.
Organizowanie
„ Dopóki struktura organizacyjna jest dostosowana do władzy,
odpowiedzialności i specjalizacji, aby zapewnić efektywną działalność,
rachunkowość zarządcza przedstawia zamierzenia i zastosowania systemu
rachunkowości w celu lepszego zdefiniowania i konsolidowania tych relacji"
Komunikowanie
Wprowadzając i utrzymując systemy przekazywania informacji i
sprawozdawczości / np. raporty kontrolno - wynikowe / rachunkowość
zarządcza komunikuje kadrze kierowniczej ważne informacje - wskazuje
efektywność kierowania i podkreśla te obszary, które wymagają szczegółowego
badania za pomocą zarządzania przez wyjątki.
Motywowanie
Budżety / kwantytatywne wyrażenia planu działania / opisują bodźce
motywujące kierowników do dokładania starań aby zrealizować założenia
firmy, raporty kontrolno - wynikowe mają na celu motywowanie pożądanych
indywidualnych osiągnięć, przez porównanie ich z założonym celem.