Wykład 6

• KONTROLA

• Pojęcie i cele kontroli

Kontrola jest działaniem polegającym na nadzorowaniu i korygowaniu stanów rzeczy oraz regulowaniu procesów realizowanych dla zapewnienia ich przyszłej sprawności. Najwyraźniejszy jest jej związek z planowaniem.

Celem kontroli jest pomaganie organizacji w osiągnięciu celów, ale pojawia się też jej nowe zadanie polegające na dostarczaniu danych umożliwiających dostatecznie wczesne ich korygowanie, zgodnie z wymaganiami stawianymi przez zmieniające się otoczenie i uwarunkowania wewnętrzne.

• Rodzaje kontroli

1. operatywna - w kontroli operatywnej punkt ciężkości leży jednoznacznie na kontroli realizacji w postaci kontroli wyników i postępu planu. Opiera się na idei sprzężenia zwrotnego i obejmuje zarówno kontrolę końcowych wyników działania jak również ingerencję w przebieg procesów i strukturę środków realizacji zadań

1. końcowa - każda kontrola musi opierać się na kontroli wyniku końcowego. Polega cna na pomiarze parametrów wyniku końcowego, porównaniu tych wyników z wzorcem oraz selekcji wytworów działania na zgodne i niezgodne z obowiązującymi normami ilościowymi i jakościowymi. Następnym zadaniem kontroli jest ustalenie przyczyn niezgodności wyniku z normą wtedy też niezbędna jest korekta. Kontrola końcowa jest kontrolą której skutki dadzą odczuć się dopiero w przyszłości, podczas realizacji następnych zadań tego samego rodzaju. Nie ma ona natomiast znaczenia dla sprawności działań których bezpośrednio dotyczy

2. akceptująca lub odrzucająca - jest kontrolą międzyoperacyjną. Jest, więc albo kontrolą końcową operacji poprzedzającej, albo kontrolą wstępną etapu następującego. Występuje wówczas, gdy nie jest stosowana w szerszym zakresie kontrola sterująca, a więc tam, gdzie funkcję kontrolną spełniają osoby spoza grup wykonawczych. Ten typ kontroli stosowany jest jako instrument kontroli inspekcyjnej. Zmniejsza przede wszystkim zakres strat, ograniczając je do poniesionych nakładów na realizację fragmentu całej sekwencji działań

3. sterująca (kontrola procesów) - jest realizowana w czasie rzeczywistym. Polega na wykryciu zagrożeń, które mogą doprowadzić do odchyleń od obowiązujących procedur a następnie na dokonaniu niezbędnych korekt. Oprócz możliwości korygowania błędów, pozwala kierownikom na wykorzystanie nieoczekiwanych okazji

4. wstępna (wyprzedzająca) - podobnie jak sterująca jest zaliczana do kontroli aktywnej. Ze względu na jej wyprzedzający charakter zwana jest prewencyjną lub ąntycypacyjną. Jej zadaniem jest stwierdzenie przed podjęciem działania, czy przewidziane procedury i warunki dają pożądany poziom pewności osiągnięcia założonych wyników, np. okresowy przegląd maszyn i urządzeń

2. strategiczna - służy realizacji postawionych celów. Można ja zdefiniować jako działania polegające na ciągłej weryfikacji aktualności planów strategicznych, aby zawczasu
   sygnalizować zagrożenia i konieczność dokonania zmiany kursu strategicznego. Kontrola
   strategiczna ma za zadanie zabezpieczyć organizację przed skutkami selektywności planowania.

Trzy typy kontroli strategicznej:

1. strategiczna kontrola założeń

2. strategiczna kontrola realizacji

3. nadzór strategiczny

controling - wiązany jest z założeniami i celami kontroli strategicznej. Jest to proces kompleksowy, w którym dochodzi do scalenia czynności koordynacyjnych, kontrolnych, informacyjnych i planistycznych. System controlingu nie służy jedynie kontrolowaniu, lecz w większym stopniu zapobieganiu.

3. finansowa - opiera się przede wszystkim na sprawozdaniach finansowych, budżetowaniu, oraz tworzeniu środków odpowiedzialności za gospodarowanie zasobami organizacji.

Sprawozdania finansowe - służą do sprawdzania przepływu wartości pieniężnej dóbr materialnych i usług między organizacją i jej otoczeniem.

Bilans -jest dokumentem przedstawiającym sytuację finansową organizacji w określonym momencie.

Rachunek wyników - pozwala skontrolować efektywność finansową organizacji w okresie podlegającym, ocenie. Rachunek ten zaczyna się od podania wielkości przychodów, czyli sprzedaży brutto. Następnie obejmuje się w nim wszystkie koszty związane z realizacją tej sprzedaży, a to co pozostaje stanowi dochód netto.

Sprawozdania z przepływów pieniężnych - zawierają informację skąd pochodzi gotówka lub fundusze uzyskane w ciągu roku, oraz jak je wykorzystano. Przedstawia sposób wykorzystania pieniędzy (a nie wielkość osiągniętych zysków czy poniesionych strat).

Ośrodki odpowiedzialności:

1. ośrodek zysku - jest to wyodrębniona organizacyjnie część przedsiębiorstwa ponosząca
   odpowiedzialność za uzyskiwane przychody (wyniki) i koszty (nakłady). Za ich całość lub
   część

2. ośrodek przychodów - ośrodkami przychodów są te jednostki organizacyjne, w których
   wyniki mierzy się w kategoriach pieniężnych, nie ma jednak bezpośredniego związku między skalą tych przychodów a kosztami ich osiągania, np. dział sprzedaży

3. ośrodek kosztów - w systemie kontroli ośrodków kosztów mierzy się w kategoriach
   pieniężnych poniesione przez nie nakłady, a nie osiągnięte wyniki. Przyczyną jest to, że
   ośrodki nie uzyskują żadnych przychodów, np. działy konserwacyjno- remontowe,
   administracyjne, usługowe, badawcze

• Zadania kontroli wobec działań kierowniczych

Funkcja sygnalizująca (informacyjna) - sygnalizacja stopnia realizacji zadań, efektów i
nieprawidłowości. Polega na informowaniu kierownictwa różnych szczebli zarządzających o
zjawiskach, które spowodowały lub mogą spowodować nieprawidłowości w funkcjonowaniu
kontrolowanego obszaru

Funkcja profilaktyczna (prewencyjna) - ułatwienie uniknięcia nieprawidłowości. Jej zadaniem
jest przede wszystkim zapobieganie niekorzystnym zjawiskom. Poprzez kontrolę mogą być
ujawnione nieprawidłowości w skutkach lub sposobach działania

Funkcja pobudzająca - wywoływanie zamierzonych zmian w osobowości kontrolowanych

Funkcja instruktażowa - wskazanie jak likwidować odchylenia i podpowiadanie rozwiązań. Funkcja ta jest realizowana przez doradztwo i pomoc kontrolującego udzielane kontrolowanemu w formie porady, interpretacji przepisów, instruowania itp.

Funkcja korygująca (ochronna) - przywracanie stanu pożądanego. Polega na prowadzeniu analizy przyczyn występujących odstępstw od obowiązujących standardów postępowania i norm wyników, a następnie na podjęciu starań zmierzających do przywrócenia pożądanego stanu i struktury środków działania oraz zapewnienia przebiegu procesów zgodnie z obowiązującymi normami.

• Przesłanki sprawności kontroli

Obiektywizm kontrolującego - kontroli powinny podlegać tylko te parametry procesu, które funkcjonują jako powszechnie znane i akceptowane normy przebiegu procesów lub normy warunków. Normy te muszą być znane nie tylko kontrolującemu lecz także kontrolowanemu. Niejasność norm umożliwiająca ich różnoraką interpretację, nie sprzyja obiektywności kontroli i prowadzi do obniżenia sprawności procesów.

Efektywność kontroli - można rozpatrywać albo w kategoriach pieniężnych albo w kategoriach prakseologicznych, w kategoriach pieniężnych chodzi o to, aby wymierne koszty funkcjonowania systemu kontroli nie były większe od sumy korzyści materialnych uzyskanych z istnienia danego rozwiązania. W kategoriach prakseologicznych po stronie kosztów należy wziąć pod uwagę wszystko co wiąże się z negatywnymi skutkami funkcjonowania systemu kontrolnego, po stronie korzyści zaś wszystko co wywiera jakikolwiek skutek pozytywny.

Warunkiem uzyskania wysokiej efektywności kontroli jest spełnienie:

• wymogu wykonalności kontroli - rozumianej jako dostępność i wystarczalność środków do skutecznej realizacji funkcji kontrolnej

• wymogu skuteczności prewencyjnej kontroli - kontrola jednej osoby ma powstrzymać od niewłaściwego postępowania inne działające w obszarze kontroli

• wymogu ekonomiczności kontroli - który nakłada konieczność właściwego doboru częstotliwości i momentu dokonania pomiaru kontrolnego

Elastyczność kontroli - dotyczy elastyczności całego systemu. Cechą dobrze skonstruowanego i właściwie funkcjonującego systemu jest jego stabilność. Sprzyja to umocnieniu pożądanych wzorów działania poprzez kształtowanie nawyków. Wzmacnia także poszanowana norm i wzorców zachowań przez osoby poddawane procesowi kontroli.

Strategiczne (kluczowe) punkty i parametry kontroli - kontrola powinna być usytuowana w punktach strategicznych tj. tam, gdzie istnieje największe prawdopodobieństwo, że wykryje ono istotne nieprawidłowości zanim wymkną się one spod kontroli oraz w tych kluczowych miejscach, które miały znaczący wpływ na powodzenie lub niepowodzenie działań.

Kontrola przez wyjątki - zasada ta dotyczy szczególnego obserwowania poważnych odchyleń. Im większe odchylenie, tym pilniej należy zająć się ich analizą i korektą wpływu na proces. Zasada kontroli przez wyjątki zakłada, że kierujący procesem będzie ingerował tylko wówczas, gdy parametry kontrolne przekroczą granice tolerancji.

Aktualność kontroli - skuteczny system kontroli musi dostarczać aktualnych informacji na temat obserwowanych wyników. Aktualność niekoniecznie musi być równoznaczna z szybkością; oznacza ona po prostu, że informacja jest dostarczana tak często, jak tego wymaga charakter kontrolowanej działalności.

Akceptacja kontroli - poważnym źródłem akceptacji kontroli jest sprawnie realizowany i wykorzystywany system zapisów wyników i parametrów kontrolowanych procesów. Precyzyjne i aktualne zapisy pozwalają na dość jasne stwierdzenie czy winę za odstępstwa ponosi kontrolowany czy też jego otoczenie.

Odpowiedzialność za wyniki kontroli przed przełożonym służbowym - za przestrzeganie norm i zasad działania opracowanych przez organy przedsiębiorstwa kontrolowany powinien odpowiadać jedynie przed przełożonymi służbowymi, niezależnie od tego kto dokonuje kontroli.

---