7. Funkcje zarządzania I
7.1. Pojęcia funkcji
Funkcja - . stanowisko; określona praca, obowiązki, które ktoś ma wykonać; rola, zadanie czegoś
7.2. Funkcje zarządzania
7.2.1. Planowanie
7.2.1.1 .Planowanie i poziomy zarządzania
Planowanie to określenie celów organizacji i działania podporządkowanego pewnej metodzie, planie czy logice, a następnie decydowanie o wyborze najlepszego sposobu realizacji założonego celu. Planowanie pozostaje w ścisłym związku z procesem podejmowania decyzji z określonego zbioru dostępnych rozwiązań.
Ramy czasowe planowania obejmują: długi okres (plany strategiczne), średni okres (plany taktyczne) oraz krótki okres (plany operacyjne).
Podczas ustalania siatki celów zalecana jest koncentracja na takich obszarach jak: tworzenie i dostarczanie wartości, pozycja na rynku, rentowność oraz jakość.
7.2.1.2. Decyzje
Decyzja - zobowiązanie do działania, postanowienie, że pewne sprawy powinny układać się tak a nie inaczej. Decyzje różnią się różnorodnością i znaczeniem.
7.2.1.3. Model procesu podejmowania decyzji 1. Obserwacja - Proces decyzyjny zaczyna się w momencie uświadomienia sobie potrzeb, które trzeba zaspokoić. Może to być wynik intuicji, szczęśliwego zbiegu okoliczności lub żmudnej pracy analitycznej czy badawczej. 2. Formalne rozpoznanie - Sformułowanie zadania lub celu, który ma być osiągnięty. Jest to wynik uświadomienia sobie, że problem nie może być zignorowany. 3. Interpretacja-diagnoza - Sformułowanie zadania lub celu, który ma być osiągnięty. Jest to wynik uświadomienia sobie, że problem może być zignorowany. 4. Definiowanie - Na tym etapie następuje wyjaśnienie wszystkich niejasności, określenie ograniczeń i próba formalizacji opisu sytuacji decyzyjnej. 5. Określenie celu(ów) - Ustalenie, co ma zostać osiągnięte w wyniku realizacji decyzji. 6. Określenie wariantów - Rozważenie różnych sposobów podejścia do rozwiązywania sytuacji problemowej. 7. Oszacowanie poszczególnych wariantów - Dokonuje się tego pod kątem stopnia osiągnięcia celu i wynikającej stąd satysfakcji. 8. Wybór wariantu - Proces oparty na indywidualnym, często subiektywnym wartościowaniu. W przypadku podmiotu decyzyjnego wybór wariantu jest rezultatem dyskusji, negocjacji itp. 9. Realizacja - Etap decydujący o ostatecznym powodzeniu wdrożenia; jego skuteczność zależy przede wszystkim od umiejętności i możliwości decyzyjnych decydenta. 10. Monitorowanie - Pozwala ocenić trafność podjętych decyzji i ewentualne bieżące ich korygowanie, a w przypadku niedostatecznych wyników - wycofanie się.
albo 1. identyfikacja sytuacji decyzyjnej 2. sformułowanie problemu decyzyjnego 3. zbudowanie modelu decyzyjnego 4. wyznaczenie decyzji dopuszczalnych i decyzji wystarczających lub decyzji optymalnych
5. podjęcie ostatecznej decyzji
7.2.1.4. Znaczenie planowania w organizacjach
System planowania ma za zadanie nie tylko określenie celów organizacji i sposobu ich realizacji, ale także czynności koordynacyjnych. Gdy nie ma systemu planowania, poszczególne czynności są wzajemnie izolowane i podejmowane w sposób spontaniczny, co może być ryzykowne dla przedsiębiorstwa. Analiza, ocena i selekcja systemów planowania pozwalają na wybór programów, które będą umożliwiały realizację celów przedsiębiorstwa.
Planowanie umożliwia utrzymanie właściwych proporcji między różnymi czynnościami kierowniczymi (np. odpowiedniego udziału pracy koncepcyjnej w całości prac) oraz selekcję, czy eliminację zadań i czynności niezbędnych lub mniej użytecznych z punktu widzenia przyszłej działalności przedsiębiorstwa.
Planowanie usprawnia także współdziałanie z innymi kierownikami i pracownikami oraz ułatwia im pracę własną.
Ponadto planowanie jest pomocne w utrzymaniu higieny pracy umysłowej poprzez rozłożenie jej w czasie i ustalenie właściwej struktury zaplanowanych czynności (wiadomo, że wykonywanie przez dłuższy pewnych czynności nuży i prowadzi do wyjałowienia umysłowego).
Pojęcie strategii
Strategia - to program ogólny działalności przedsiębiorstwa ukierunkowany na wykorzystanie potencjału produkcyjnego i zasobów dla osiągnięcia zamierzonych celów.
Różnice między planami strategicznymi a planami operacyjnymi
Plan strategiczny - ogólny plan decyzyjny dotyczący alokacji zasobów, priorytetów i działań niezbędnych do osiągnięcia celów strategicznych. Plany te są ustalane przez zarząd i najwyższe kierownictwo. Długi czas realizacji. Planowanie operacyjne - realizacja planów taktycznych dla osiągnięcia celów operacyjnych. Plany te ustalane są przez kadrę niższego kierownictwa i mają wąski zasięg. Krótki okres realizacji.
Plany strategiczne i plany operacyjne różnią się pod trzema głównymi względami.
HORYZONT CZASU. Plany strategiczne dotyczą wielu lat, a nawet dziesięcioleci. Plany operacyjne często obejmują jeden rok. Plan strategiczny firmy, dotyczący nowych rodzajów usług, może obejmować np. pięć lat. Przykładem planu operacyjnego sieci handlowej jest plan uzupełniania zapasów, zajmujący się tym jaki ma być poziom zapasów dzisiaj, jutro i w następnym tygodniu.
ZAKRES. Plany strategiczne wywierają wpływ na działalność organizacji w szerokim zakresie. W palach organizacyjnych zakres ten jest węższy i bardziej ograniczony. Główna różnica polega na liczbie wzajemnych stosunków, których dotyczą. W Federal Express plan strategiczny zajmuje się obecnością firmy na wybranych rynkach światowych, jej celami finansowymi i niezbędną wielkością zatrudnienia. W małej pizzerii plan operacyjny może obejmować rodzaje i ilości składników do każdej pizzy.
STOPIEŃ SZCZEGÓŁOWOŚCI. Często plany strategiczne są formułowane w taki sposób, że sprawiają wrażenie uproszczonych, ogólnikowych stwierdzeń. Jednakże takie uogólnienie jest konieczne, aby skłonić ludzi w organizacji do myślenia o całości jej operacji. Natomiast plany operacyjne, pochodne planów strategicznych, są formułowane w sposób bardziej szczegółowy. Różnica ta jest wyraźna w przypadku firmy Federal Express. “Dostarczanie informacji” jest takim poziomem uogólnienia, jakiego możemy się spodziewać w planie strategicznym. “Przesyłanie x pakunków na godzinę” jest takim stopniem szczegółowości, jakiego możemy oczekiwać w planie operacyjnym.
Wdrażanie strategii
Organizowanie
Organizowanie, jako element zarządzania, obejmuje strategię organizacji i wszystkie jej cele. W zakresie przedmiotowo-czynnościowym, organizowanie to tworzenie organizacji (projektowanie struktury organizacyjnej). Są powszechnie stosowane metody projektowe: prognostyczna i diagnostyczna. Klasyczne typy struktur organizacyjnych obejmują: strukturę liniową, sztabową, funkcjonalną oraz macierzową.
7.2.2.1. Cztery podstawowe elementy budowania organizacji
7.2.2.2. Władza i autorytet
Władza - to stosunek zachodzący między jednostkami lub grupami, w którym jedna ze stron tego stosunku ma możliwość w sposób trwały i uprawniony narzucania własnej woli drugiej stronie, nawet pomimo jej oporu, i ma środki zapewniające kontrolę tego postępowania; tak pojęte stosunki władzy występują w każdej grupie społ., w której ktoś wydaje polecenia, a ktoś inny je wykonuje. Ważne jest, że władza istnieje także wtedy, gdy możliwość ta nie jest realizowana.
Autorytet - osoba lub instytucja ciesząca się uznaniem, mająca kredyt zaufania co do profesjonalizmu, prawdomówności i bezstronności w ocenie jakiegoś zjawiska lub wydarzenia.