Wykład 2011-04-02

Spotkanie z mediami- kontakt bezpośredni.

Wyznaczenie celu spotkania i odpowiadamy krótko i merytorycznie na temat, unikamy rozmów na boku , pół prywatnie.

Spotkanie powinno przebiegać w niezakłóconej atmosferze.

Wypowiedź- albo my jesteśmy stroną sprawy, albo wypowiedź ekspercka, instytucja powinna reagować pozytywnie na prośbę mediów. W przypadku rozmowy pracownika nie związanego PR należy brać w tym udział i kontrolować rozmowę , po to że by nie zeszła ona na manowce.

Należy prosić o autoryzację

Wywiad- cel, przesłanie pytań, czas na przygotowanie,

należy sprawdzić dwa elementy-

co dziennikarz pisze, jakie zajmuje stanowisko , czy jest obiektywny, itp.

sprawdzić prasówkę w danym temacie- jakie informacje ukazały się w mediach na temat rozmowy którą mamy przeprowadzić.

Komunikat werbalny musi być zgodny z komunikatem nie werbalnym

Konferencja prasowa

Przygotowanie profesjonalne jest niezbędne

Temat konferencji musi być nośny dla mediów, profesjonalne służby prasowe starają się wyręczyć przygotowuje się teczki prasowe, które zawierają informacje bezpośrednio związane z tematem konferencji- wykaz osób biorących udział w konferencji, teksty oświadczeń, cel mieć wpływ na przekaz mediowy. Informacje o szerszym charakterze o naszej instytucji, które mogą zainteresować dziennikarza, nasze sukcesy, plany, zamierzenia, czym jest nasza instytucja, czym się zajmuje itp. Naszym celem jest pośredni wpływ na przekaz mediowy.

Odmianą konferencji jest BRIEFING- czyli bardzo krótka konferencja, wygłoszenie komentarza na bieżący temat ,jest ona zainscenizowana, jest bieżący przekaz w sytuacji gdy nie ma czasu na zwołanie konferencji.

Cechy komunikatu- musi być nasycony informacjami, miarę krótki, dużo merytorycznej treści, przekaz jak najprostszy i przejrzysty, unikamy słownictwa o charakterze czysto ekonomicznych, prawniczych, informacja musi byś świeża, musimy mówić prawdę.

Drugi instrument- system informacji

Obsługa klienta

Wydawnictwa

Internet

Jest to system przekazywania informacji, są to kanały którymi możemy dotrzeć do petenta, publiczności.

Obsługa klienta-

1. system opieki i wsparcia- każdy petent chciałby czuć że jest opieka nad nim i w razie problemów uzyska wsparcie,. Recepcja w której uzyskamy pierwszej informacji , fachowej informacji, duża wiedza pracownika na temat spraw jakie załatwia się w urzędzie po to żeby odciążyć pracowników na piętrach, o ile to możliwe petent powinien wszystko załatwić w recepcji. W recepcji muszą być wszelkie podstawowe dokumenty, druki. system nawigacji- jasne oznaczenie pokoi wydziałów, pięter

2. pracownicy - merytoryczne przygotowanie, znajomość struktury całego urzędu,

miła obsługa, te elementy muszą istnieć równocześnie. Cechy osobowości- zawsze otwarty i wykazywać chęć niesienia pomocy, stanowczy i odporny na stres, samodzielny, odpowiedzialny, cierpliwy, wysoki poziom etyki zawodowej.

3. warunki obsługi- oznakowanie zewnętrzne i wewnętrzne budynku, wystrój i wyposażenie pokoi,

Wydawnictwa ustawowe,

poglądowe, informatory

Informatory- notka, plakat, przedstawienie procesu decyzyjnego, wzory druków

Informacja bieżąca i dokumentacja

Informacja poprzez informatory na temat bieżących działań urzędu i sektora

Dokumentacja

1. zbiory wielo tematyczne- wszelkie wydawnictwa które przedstawiają w sposób gruntowny i wieloaspektowy działalności urzędu, miesięczniki, kwartalniki

2. zbiory monotematyczne- dorobek instytucji wykorzystując wiedzę specjalistyczną pracowników,

Internet - bardzo istotne medium , pierwszy kontakt z naszą instytucją .zmiejsza ilość kontaktów bezpośrednich z instytucją

zalety

1. informacje dostępne przez całą dobę

2. możliwość samodzielnego wybierania i selekcji informacji oraz pobierania tych informacji, druki, akty prawne, itp.

3. pozwala na umieszczanie treści z pominięciem mediów

minimalny zakres informacji który powinien się znaleźć na stronie internetowej

1. dane teleadresowe

2. informacje o urzędzie, struktura, pracownicy, służby podległe,

3. przewodnik- procedury realizacji spraw w urzędzie

4. wykaz podstawowych aktów prawnych

5. serwis prasowy

Internetowa strona musi być zawsze aktualizowana

Strona graficzna musi być tożsama z czynnikiem wizualnym wizerunku, logo, nazwa, barwy

Sponsoring i wsparcie instytucjonalne

Wsparcie instytucjonalne- patronaty, udostępnienie infrastruktury, pomieszczenia, środki transportu

Wsparcie merytoryczne- porady prawne, eksperckie

Wspólne działanie z instytucjami społecznymi.

Zagrożenia

1. nie wystarczająca kontrola udzielanego wsparcia - musi być umowa na dane wsparcie

2. nierzetelność partnera-

3. ryzyko egzekucji zobowiązań

Zapisy w umowie sponsoringowej

1. rodzaj i zakres wsparcia

2. budżet z limitem

3. sprawdzanie realizacji budżetu na każdym etapie inicjatywy

4. wskazanie osoby odpowiedzialne za realizację umowy

5. stały nadzór nad realizacją projektu

6. analiza skutków realizacji projektu

Lobbing

Jest to wywieranie wpływu na podmioty posiadające określone kompetencje i uprawnienia decyzyjne.

Grupa nacisku- jest to organizacja mająca wpływ na politykę państwa oraz decyzję organów państwowych, ich celem nie jest bezpośredni udział w sprawowaniu władzy lecz reprezentowanie potrzeb określonych grup

Lobbing jest rzeczą naturalną i wskazaną

Podział form organizacyjnych grup nacisku

1. grupy sformalizowane- organizacje zrzeszające podmioty o podobnym charakterze działania, zrzeszenie , porozumienie ,izby, ich struktura jest jawna i interesy są jawne.

2. Koalicje okresowe- powstają do rozwiązania konkretnej sprawy, sformalizowane , jawne

3. Porozumienia nie formalne - wszelkie grupy, osoby które wykorzystują nie oficjalnie swoje kontakty ale wciąż możemy określić krąg zleceniodawców, w czyim imieniu działają

4. Grupy nie jawne- wszelkie grupy których struktura, członkowie i zleceniodawcy są nie znani.

Lobbysta reprezentuje pewną grupę, zrzeszenie on reprezentuje te osoby oficjalnie i legalnie

1) Lobbing wpływa integrująco na społeczeństwo

2) daje mechanizm docierania do urzędników w sposób legalny eliminując podejrzenia o korupcje, protekcje, nie jasne powiązania

3) lobbing pomaga dostrzec do różnych środowisk tworzących opinię publiczną

Sformalizowanie grup nacisku wymusza prowadzenie z nimi konsultacji, czyli wysłuchiwania ich postulatów

Oficjalne i szeroko podjęte konsultacje społeczne przed podjęciem ważnych społecznie decyzji

Procedura zgłaszania opinii

Zasady spotykania się z urzędnikami,

System sprawdzania stanu prac w toku rozpatrywania danej sprawy

Wprowadzenie kontroli wewnętrznej monitorującej załatwiania spraw

Zarządzanie sytuacją kryzysową

Sytuacja kryzysowa jest to zwykła nagłe i nieoczekiwane niepożądane wydarzenie zakłócające równowagę instytucji i stanowiące zagrożenie dla dowolnej sfery jej działalności

Kryzys pojawia się w momencie oburzenia opinii publicznej,

Charakterystyka sytuacji kryzysowej

1. ciężka sytuacja kryzysowa nie musi przydarzyć się rzadko

2. kryzys nie rozwiąże się sam

3. nikt za nas nie rozwiąże kryzysu

4. kryzysu nie da się efektywnie rozwiązać reagując dopiero w chwili jego wystąpienia, do kryzysu trzeba się przygotować

5. w kryzysie najważniejsza jest szybkość reakcji

6. kryzysy przydarzają się również dużym, dobrze zarządzanym instytucją

7. w czasie kryzysu otoczenie nie jest nam przychylne

8. w otoczeniu często zachodzą zmiany grożące kryzysem do których można się przygotować

9. organizacja nie może wpływać na media

10. błędem jest stosowanie blokady informacyjnej

11. instytucje dotyczą wszystkie rodzaje sytuacji kryzysowych

12. nie można bezgranicznie ufać pracownikom

4

---