Transakcje w handlu zagranicznym

Realizacja wymiany z zagranicą następuje w wyniku zawierania różnego rodzaju umów. Z prawnego punktu widzenia umowa jest zgodnym oświadczeniem woli dwóch lub większej liczby osób, wywołującym zamierzone skutki prawne. W obrocie towarowym dotyczy to przeniesienia prawa własności oraz wykonania świadczeń wzajemnych. Charakterystyczne dla obrotu zagranicznego jest to, że strony (partnerzy), które uczestniczą w tym obrocie, mają swój domicyl w różnych krajach. Wykonanie umowy zagranicznej może wymagać zawarcia jeszcze innych umów zarówno w kraju eksportu, jak i kraju importu. Niektóre z nich mogą mieć podstawowe znaczenie dla wykonania umowy zagranicznej, inne - jedynie pomocnicze.

Transakcja to wiele powiązanych ze sobą działań, których wynikiem jest osiągnięcie zamierzonych przez strony biorące w niej udział określonych celów handlowych. Transakcja w handlu zagranicznym to działanie, które zmierzają do zawarcia kontraktu i jego realizacji. Obejmuje ona wiele umów, takich jaki umowa podstawowa czyli kontrakt, umowa między dostawcą a ewentualnym pośrednikiem, umowa spedycji, transportu, umowa ubezpieczeniowa i umowa kontroli ilościowej i jakościowej towaru.

Transakcja to zbiór porozumień/umów takich jak umowa główna i umowy dodatkowe, które umożliwiają ich realizację. Na transakcje składają się następujące umowy:

- kontrakt

- Umowa z wywiadownią gospodarczą dostarczającą informacji na temat potencjalnych kontrahentów

- Umowa z pośrednikiem handlowym (np. z agentem, komisantem)

- umowa ze spedytorem odpowiedzialnym za zorganizowanie przewozu towaru

- umowa z przewoźnikiem odpowiedzialnym za transport

- umowa z agencją celną obsługującą odprawę celną towaru

-umowa z bankiem finansującym transakcję, dokonującym lub biorącym udział w płatności

- umowa z ubezpieczycielem,

- umowa z instytucją świadczącą profesjonalne usługi kontroli towarów

Dokumenty te nie występują w każdej transakcji szczególnie wtedy gdy:

- stali partnerzy rzadko korzystają z usług pośredników

-w obrocie wewnątrzunijnym przeważnie nie ma potrzeby korzystania z usług np. agencji celnych

- w przypadku transakcji o wartości do 10 tys. EUR płatność może się odbyć bezpośrednio między stronami bez udziału banków

- gdy strona posiadająca gestię transportową posiada własną organizację transportu

Transakcje dzielimy na:

- klasyczne - do nich zalicza się eksport, import i handel tranzytowy

- specyficzne (ze względu na charakter prawny lub specyfikę przebiegu) obrót uszlachetniający, licencje, franchising, leasing itd.

Działania, które są podejmowane w transakcji handlu zagranicznego, nie mają jednakowej intensywności w ciągu całego czasu jej trwania. Od momentu nawiązania przez strony kontaktów do chwili zawarcia kontraktu i ewentualnego zawarcia przez zawodowego kupca handlu zagranicznego umowy z kontrahentem krajowym, narasta aktywność stron uczestniczących w transakcji. Następnie wykonuje się wiele czynności o charakterze techniczno - handlowym, które nie wymagają większego wysiłku ze strony eksportera i importera, a następnie znowu wzmaga się intensywność działań, które są związane z dostawą towaru i płatnościami za towar. Można więc stwierdzić, że działalność dotycząca prowadzenia transakcji w handlu zagranicznym przejawia się w formie cyklicznej.

Cykl transakcji można podzielić na trzy lub cztery fazy, w zależności od sposobu pogrupowania czynności transakcyjnych.

Rysunek 1. Cykl transakcji w handlu zagranicznym

Źródło: Opracowanie własne

Pierwszą fazą jest przygotowanie transakcji handlu zagranicznego. Do podstawowych czynności w tym okresie zalicza się: zebranie informacji dotyczących potencjalnych nabywców lub sprzedawców danego towaru za granicą (badanie popytu, podaży, dystrybucji i innych elementów o charakterze marketingowym), przygotowanie i wysłanie materiałów reklamowych w przypadku eksportu lub zapytań ofertowych w przypadku importu, porównanie ofert przysłanych przez zagranicznych dostawców, wysłanie w razie potrzeby kontroferty, wykonanie odpowiednich kalkulacji i przeprowadzenie wstępnych rozmów handlowych.

Drugą fazą jest zawarcie transakcji handlu zagranicznego. W tej fazie są przeprowadzone ostateczne negocjacje handlowe, dotyczące ustalenia poszczególnych klauzul kontraktowych, następnie podpisuje się kontrakt z zagranicznym eksporterem lub importerem towaru i ewentualnie zawiera się umowę z krajowym dostawcą lub odbiorcą towaru będącego przedmiotem transakcji.

Trzecią fazą jest realizacja transakcji, do której zalicza się zlecenie spedycyjne, gdy korzysta się z usług wyspecjalizowanej firmy spedycyjnej, zawarcie umowy ubezpieczeniowej z ubezpieczycielem, uzyskanie pozwolenia na wywóz lub przywóz towarów oraz uzyskanie niezbędnych świadectw i zaświadczeń niezbędnych do wywozu i przywozu, a także przygotowanie towaru do wysyłki, dostarczenie towaru do miejsca ustalonego w kontrakcie lub jego odbiór, wystawienie faktury (w eksporcie) i zapłata za towar lub jego przyjęcie.

Czwartą fazą, która w podziale na trzy fazy łączy się z trzecią, to faza kontroli transakcji. Polega ona na ustaleniu zgodności dokumentów ze stanem faktycznym, np. czy wpłynęła zapłata za towar, oraz na przeprowadzeniu analizy prawidłowości decyzji podjętych w poprzednich fazach transakcji. Do tej fazy zalicza się również reklamacje oraz spory z zagranicznymi oraz krajowymi partnerami.

Każda z faz transakcji handlu zagranicznego ma na celu doprowadzenie do właściwego przygotowania, podpisania i realizacji kontraktu. Ważnym elementem jest zebranie niezbędnych danych o rynkach i partnerach, gdyż zarówno eksporter jak i importer musi dokonać kalkulacji opłacalności ewentualnej transakcji. Istotny jest także sposób przeprowadzenia realizacji kontraktu, jego rozliczenie i jego kontrola. Najistotniejszym elementem transakcji jest zawarcie umowy podstawowej (kontraktu), w której poprzez prawidłowe sformułowanie warunków kontraktu można niejednokrotnie uchronić się przed niesolidnością i nieuczciwością partnera, dlatego temat tego rozdziału związany jest z drugą fazą transakcji czyli zawarciem kontraktu.

Przebieg transakcji eksportowej

Zawarcie transakcji eksportowej może być przedstawione w dziewięciu etapach:

1. Działania marketingowe, zwłaszcza promocyjne, związane z rozpoznaniem rynku.

Etap ten obejmuje czynności, które mają na celu najpełniejsze rozpoznanie rynku a także działania marketingowe, które ten rynek identyfikują i ewentualnie kształtują. Pełne rozpoznanie rynku, miejsca na nim, najistotniejszych jego uczestników stwarza większą szansę osiągnięcia sukcesu.

2. Ustalenie rozmiarów i struktury produkcji mogącej być przedmiotem sprzedaży.

Etap ten polega na obliczeniu, co i w jakich ilościach, często wymiennie, można sprzedać oraz w jakim okresie i według jakiego harmonogramu. Określa się zdolność produkcyjną (technologiczną) zakładu, następnie uwzględnia realne możliwości zaopatrzenia (kooperacji) i dzięki temu powstaje tzw. poziom wyjściowej oferty sprzedaży.

3. Sporządzenie tzw. kalkulacji wstępnej

Etap ten polega na sporządzeniu kalkulacji wstępnej, która obejmuje zestawienie nakładów związanych z produkcją (najczęściej jest to rachunek niepełny) i wyznaczenie ceny wyjściowej do ofert.

4. Sporządzenie oferty eksportowej.

5. Negocjowanie tzw. ostatecznych warunków.

6. Zawarcie kontraktu.

Etap ten polega na formalnym zawarciu kontraktu, czyli wyrażeniu woli zaakceptowania warunków umowy i złożeniu podpisów.

7. Realizowanie transakcji eksportowej.

Etap ten obejmuje następujące czynności:

- ustalenie numeru ewidencyjnego kontraktu, aby cała dokumentacja z nim związana była jednoznacznie identyfikowana,

- uzyskanie pozwolenia na wywóz towaru,

- przesłanie dostawcy krajowemu zamówienia na towar,

- wydanie dyspozycji dotyczącej spedycji (tzw. zlecenia spedycyjnego),

- ubezpieczenie towaru,

- wezwanie importera do otwarcia akredytywy (jeśli taka forma płatności została

uzgodniona),

- odpowiednie opakowanie towaru,

- zapewnienie właściwej jakości eksportowanego towaru,

- załadowanie towaru (wysłanie awiza wysyłkowego),

- skompletowanie dokumentów umożliwiających zapłatę za niego,

8. Rozliczenie transakcji eksportowej

9. Formalna i rachunkowa kontrola likwidacyjna transakcji.

Przebieg transakcji importowej

Zawarcie transakcji importowej może być przedstawione w piętnastu etapach:

l. Wysłanie do potencjalnych eksporterów zapytania ofertowego z podaniem towaru i

ewentualną ilością.

2. Pisemne potwierdzenie otrzymania ofert, dokonanie ich porównania i analizy w celu

wybrania najkorzystniejszej.

3. Po wybraniu oferenta podjęcie dalszych negocjacji.

4. Podpisanie kontraktu.

5. Wystąpienie o pozwolenie przywozu, jeśli taki dokument jest wymagany.

6. Poinformowanie dostawcy o uzyskaniu pozwolenia przywozu.

7. Przekazanie zlecenia spedycyjnego oraz innych niezbędnych dokumentów, które są

podstawą przewozu towaru, spedytorowi.

8. Ubezpieczenie towaru, jeśli wynika to z klauzuli handlowej kontraktu.

9. Ewentualne otwarcie akredytywy - na żądanie eksportera.

10. Po otrzymaniu dokumentów załadowczych, tj. informacji o gotowości towaru do wysyłki, udzielenie

dyspozycji płatniczych bankowi dokonującemu rozliczenia transakcji.

11. Po nadejściu towaru do polskiej granicy celnej podjęcie czynności celnych przez

spedytora w imieniu importera.

12. Przeprowadzenie kontroli jakościowej towaru (przed przekroczeniem granicy

polskiej).

13. W przypadku wad towaru, usterek, uszkodzeń lub niezgodności dostawy z

dokumentami zgłoszenie eksporterowi ewentualnej reklamacji.

14. Ostateczne rozliczenie transakcji importowej oraz przeprowadzenie tzw. kalkulacji

wynikowej.

15. Dokonanie kontroli likwidacyjnej.

Cykle transakcji importowej

FAZA 1- przygotowanie transakcji:

- otrzymanie zapotrzebowania na towar lub usługę (lub sprecyzowanie własnej potrzeby),

- poszukiwanie zagranicznego dostawcy,

- wybór dostawcy, prowadzenia analizy i porównania ofert,

- ewentualne dodatkowe pertraktacje z wybranym dostawcą,

- sporządzenie kalkulacji importowej i złożenie ofert krajowemu nabywcy jeśli jesteśmy pośrednikiem w imporcie),

- otrzymanie zamówienia od krajowego nabywcy.

FAZA II - zawarcie transakcji:

- sformułowanie warunków kontraktu, jego negocjowanie i zawarcie (podpisanie), - uzyskanie pozwolenia przywozu,

- wydanie zleceń spedycyjno - transportowych,

- potwierdzenie krajowemu nabywcy przyjęcia do wykonania jego zamówienia.

FAZA III - wykonanie transakcji:

- dopilnowanie terminowości dostawy,

- wydanie dyspozycji płatniczych,

- nadzór nad prawidłowością wysyłki towaru,

- badanie związanych z dostawą dokumentów (faktury, listu przewozowego, dokumentów

ubezpieczeniowych itp.) pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym,

- dopilnowanie zorganizowania i przeprowadzenia odbioru ilościowego i jakościowego,

- załatwienie ewentualnych reklamacji,

- ostateczne rozliczenie transakcji,

- zamknięcie transakcji, sporządzenie jej kalkulacji wynikowej, uporządkowanie dokumentacji, przygotowanie do jej archiwizowania.

7

przygotowanie transakcji

zawarcie transakcji

realizacja transakcji

kontrola transakcji

---