Sterowanie to wszelkie celowe oddziaływanie jednego systemu na inny w celu otrzymania takich zmian przebiegu procesu zachodzącego w przedmiocie sterowania lub stanu sterowanego systemu w danej chwili, które uważa się za pożądane.

Sterowanie ma miejsce wówczas, gdy zachowanie obiektu sterującego jest celowe. Gdy obiekt sterujący obdarzony jest świadomością, sterowanie będzie miało charakter działania, zaś w przypadku tzw. sterowania zautomatyzowanego, obiekt sterujący będzie jedynie zachowywał się, mimo celowości jego funkcjonowania.

Cele sterowania:

• działanie zmierzające do zmiany jednego wyróżnionego stanu układu w inny stan wyróżniony, bardziej odpowiadający sterującemu,

• wywieranie na zdarzenie wpływu pożądanego do utrzymania kierunku zmian zdarzeń wytyczonego przez kierującego.

Kierowanie jest procesem dobrowolnego lub wymuszonego ograniczania swobody działań ludzi, realizowanym dla osiągnięcia powodzenia działania zbiorowego. Istotą tego procesu jest koordynacja zbiorowych wysiłków na pożądanym poziomie.

Zakres niezbędnej koordynacji działań wykonywanych przez kierującego zależy od:

• charakteru procesu działania zespołowego (jest on zdeterminowany celami działania, ich skalą i warunkami technicznymi, kadrowymi itp.),

• poziomu i struktury motywacji uczestników działania zespołowego,

• poziomu i struktury kwalifikacji członków zespołu.

Kierowanie kojarzy się z bezpośrednim oddziaływaniem i kontaktem kierownika z pracownikami, poprzez przekazywanie im zleceń, tworzenie klimatu wewnętrznego organizacji, system nadzoru.

Zarządzanie to:

• działalność kierownicza polegająca na ustalaniu celów i powodowaniu ich realizacji w organizacjach podlegających zarządzającemu na podstawie własności środków produkcji i dyspozycji nimi,

• zarządzanie przedsiębiorstwem to dysponowanie jego majątkiem i wyznaczanie mu celu gospodarczego.

Charakteryzuje się ono:

• prawem zarządzającego do decydowania lub współdecydowania o misji i celach organizacji działania zespołowego,

• prawem zarządzającego do decydowania lub współdecydowania o kierunkach i sposobach wykorzystania zasobów organizacji działania zespołowego (materialnych, finansowych, ludzkich),

• tworzeniem materialnych, finansowych, kadrowych i organizacyjnych warunków realizacji misji, celów i zadań.

Zarządzający jest kierownikiem o szczególnym zakresie uprawnień i odpowiedzialności. Jego zachowania koordynujące odnoszą się nie tylko do zachowań ludzi, lecz także do „zachowań” organizacji rozumianej jako twór złożony z ludzi i technicznych środków działania.

W zarządzaniu oddziałuje się bezpośrednio ale i pośrednio - poprzez tworzenie materialnych i finansowych warunków pracy, formalne ustalanie zakresu uprawnień, obowiązków i odpowiedzialności, tworzenie standardów postępowania.

Administrowanie to ograniczenie uprawnień kierowniczych zarządzającego/kierującego dotyczących przede wszystkim pozbawienia go prawa do decydowania o celach i sposobach wykorzystania zasobów organizacji. Kierujący jest wykonawcą decyzji narzuconych przez organ zwierzchni, instytucję nadrzędną, która określa precyzyjnie standardy wyników i procedury zachowań.

Rządzenie - organ kierujący jest instytucją zewnętrzna w stosunku do organu kierowanego. Organ rządzony jest niezależnym ekonomicznie, samodzielnym podmiotem prawa, a organ rządzący wpływa na jego funkcjonowanie poprzez kształtowanie warunków zewnętrznych, tworzenie praw powszechnie obowiązujących, a nie adresowanych do poszczególnych organizacji, kształtuje parametry decyzyjne w obszarze rządzenia. Z chwilą gdy organ rządzący w sposób jednostkowy ingeruje w funkcjonowanie organu rządzonego staje się jego organem zarządzającym lub administrującym. Z roli „otoczenia” dla samodzielnej organizacji staje się jej składową jako organ hierarchicznie zwierzchni.

Zarządzanie, administrowanie, rządzenie są odmianami kierowania, które nie różnią się co do istoty, lecz co do zakresu i form oddziaływania organu kierującego na organ kierowany.

Organizacja to:

• wyodrębniona całość lub wyodrębnione z otoczenia, wewnętrznie uporządkowane i powiązane między sobą zbiory elementów,

• grupa ludzi, którzy współpracują ze sobą w sposób uporządkowany i skoordynowany, aby osiągnąć pewien zestaw celów,

• współdziałanie ludzi, które jest rozmyślne, świadome i celowe.

Cechy charakterystyczne dla organizacji:

• cele,

• programy lub sposoby realizowania celów,

• plan działania,

• zdobycie i rozdzielenie środków potrzebnych do realizacji celów,

• istnienie w otoczeniu innych organizacji,

• posiadanie przywódców lub kierowników odpowiedzialnych za to, by ułatwić organizacjom realizację ich celów.

Sposób uporządkowania i powiązania części przesądza o strukturze organizacji, dzięki której ten układ elementów może funkcjonować jako całość, jako system.

System to wyodrębniona część otaczającej nas rzeczywistości, mająca pewną wewnętrzną strukturę, a więc składająca się z części uporządkowanych według ustalonych reguł, określających ich wzajemne relacje.

Organizacja jako system:

wejście przetworzenie wyjście

(zasoby materialne, informacje, czas) planowanie (produkty i usługi)

organizowanie

motywowanie

kontrola

• jest ściśle powiązana z otoczeniem - z niego czerpie bowiem zasoby (ludzie, surowce, informacje, urządzenia, itp.),

• jest systemem otwartym, ponieważ otoczenie wywiera wpływ na jej funkcjonowanie i odwrotnie,

• musi być systemem adaptującym się, co oznacza, że musi przystosowywać się do zmian w zachodzących w jej otoczeniu, odpowiednio na nie reagować, wykorzystując pojawiające się szanse i unikając zagrożeń, działa zatem w warunkach dużej niepewności, aby odpowiednio szybko reagować musi posiadać odpowiednie informacje,

• powinna efektywnie wykorzystywać tkwiące w jej wnętrzu siły i niwelować negatywne skutki wewnętrznych słabości.

Sprawność to robienie rzeczy we właściwy (poprawny) sposób, umiejętność właściwego działania. Odnosi się ona do stosunku między nakładami a wynikami. Możemy zwiększać sprawność poprzez uzyskiwanie większego wyniku z danego nakładu, albo takiego samego wyniku z mniejszego nakładu. Ma ona trzy postaci: skuteczność, korzystność i ekonomiczność. Podstawą sprawności działania organizacji jest stopień realizacji celu.

Skuteczność to robienie właściwych rzeczy, umiejętność wyboru właściwych celów. Jest ona warunkiem niezbędnym sprawnego działania, choć nie zawsze wystarczającym. Obrazuje tylko wynik nie pokazując kosztów realizacji celu.

Ze względu na poziom skuteczności wyróżniamy działania:

• w pełni skuteczne - osiągnięty cel,

• częściowo skuteczne - nie zrealizowaliśmy celu, ale przybliżyliśmy się do niego, gdy nie osiągniemy dolnego progu (dolnej granicy) skuteczności działanie takie uznane będzie za nieskuteczne,

dolny próg (dolna granica) skuteczności inaczej zwane progową cennością celu to określenie poziomu realizacji celu, poniżej którego działanie jest nieskuteczne

• obojętne - nasze działanie nie wpływa na osiągnięcie celu,

• przeciwskuteczne - oddalają nas od realizacji celu.

Korzystność to różnica pomiędzy uzyskanym wynikiem użytkowym (W) a kosztami działania (K).

korzystność = wynik użytkowy (W) - koszty działania (K)

- działania korzystne W - K > 0

- działania obojętne W = K

- działania niekorzystne W < K

Pomiędzy skutecznością a korzystnością mogą zachodzić następujące relacje:

• działanie skuteczne, ale niekorzystne,

• działanie nieskuteczne, ale korzystne,

• działanie skuteczne i korzystne, czyli sprawne,

• działanie nieskuteczne i niekorzystne, czyli w pełni niesprawne.

Ekonomiczność to stosunek wyniku użytkowego (W) do kosztów działania (K).

wynik użytkowy (W)

ekonomiczność =

koszt działania (K)

- działanie obojętne W / K = 1

- działanie nieekonomiczne W / K < 1

Aby działanie mogło być uznane za sprawne, musi być przynajmniej w minimalnym stopniu skuteczne, a ponadto korzystne i ekonomiczne.

Ekonomizacja działań to zwiększanie ekonomiczności, czyli znalezienie bardziej ekonomicznego sposobu działania. Jest to dążenie do maksymalizacji stosunku W / K.

Jest pięć dróg ekonomizacji:

1. W pozostaje na niezmienionym poziomie, zaś K maleją - forma alternatywna, droga oszczędnościowa

2. W maleje i K maleją ale w szybszym tempie - droga oszczędnościowa

3. W rośnie, zaś K pozostaje na niezmienionym poziomie - forma alternatywna, droga wydajnościowa

4. W rośnie w szybszym tempie niż K rosną - droga wydajnościowa

5. W rośnie, K maleją - forma niealternatywna

Dobrze zorganizowane działanie to czynność, która odznacza się tym, że poszczególne jej fragmenty następują po sobie we właściwej kolejności: nie wykonuje się nic, co by nie służyło jasno określonemu celowi danej czynności i zarazem wykonuje się wszystko, co jest potrzebne tak, iż każdy fragment służy całości. Czynność źle zorganizowaną poznamy po tym, iż co chwila okazują się jakieś braki.

Cykl działania zorganizowanego Le Chatelier'a

Faza I - preparacja (przygotowanie)

1. postawienie sobie jedynego, ścisłego, ograniczonego i użytecznego celu

Według reguły SMART cele powinny być:

S specyficzne

M mierzalne (wymierne)

A akceptowalne

R realne

T z wyraźnym terminem realizacji (zakończenia)

2. zbadanie wszystkich warunków i środków niezbędnych do osiągnięcia celu

3. przygotowanie niezbędnych warunków i środków (zaplanowanie w jaki sposób działanie będzie przebiegać, od kogo będą potrzebne zasoby, w jakim czasie, podpisanie umów, przyjęcie środków, ich kontrola jakościowa i ilościowa)

Faza II - realizacja

4. realizacja zamierzonego działania stosownie do powziętego celu

Faza III - kontrola

5. kontrola osiągniętych wyników i wyciągnięcie wniosków (zwykle ex post - po działaniu)

Kryteria jakie muszą być spełnione w działaniu zorganizowanym:

• trzeba mieć zawsze jeden nadrzędny dobrze sprecyzowany cel, ścisły, ograniczony i użyteczny,

• zachowywać te same warunki, zjawiska, wtedy będziemy mogli być pewni, że otrzymamy zawsze takie same wyniki,

• należycie przygotować ludzi i środki rzeczowe,

• wykonywać zadania zgodnie z przyjętym, ściśle określonym planem,

• konfrontować uzyskane wyniki z założonym celem.

---