PROBLEMY W DZIAŁANIACH ORGANIZACJI

Spis treści

Rozdział I Przeszkody w skutecznym ustalaniu

celów i planowaniu w organizacji

1. Niechęć do ustalania celów.

2. Przezwyciężanie niechęci do ustalania celów.

Rozdział II Zmiany w organizacji i przeszkody w ich

wprowadzaniu

1. Rodzaje zmian w organizacji.

2. Bariery we wprowadzaniu zmian w organizacji.

3. Opór wobec zmian i jego przezwyciężanie.

Rozdział III Rozwiązywanie problemów zarządzania

w organizacji

1. Model racjonalny, a model kierowniczy podejmowania

decyzji.

2. Problemy zarządzania organizacją i metody ich

rozwiązywania.

Rozdział IV Bardzo szybki wzrost organizacji i związane z nim

problemy

Podsumowanie

Bibliografia

Rozdział I . Przeszkody w skutecznym ustalaniu celów i planowaniu

w organizacji

1. Niechęć do ustalania celów

Efektywne funkcjonowanie każdej organizacji wiąże się z planowaniem. „Skuteczne wytyczenie celów sprzyja dobremu planowaniu, a ono z kolei ułatwia ustalanie celów w przyszłości”^1/. Ustalanie celów jest pierwszym etapem planowania i już na tym etapie może wystąpić problem w postaci niechęci kierowników do ustalania celów. Jej przyczyną jest najczęściej niechęć do rezygnowania z celów dotychczasowych, brak wiary w sukces czy obawa przed niepowodzeniem. Również brak znajomości organizacji jako całości i znajomości jej otoczenia powoduje, że kierownicy niechętnie wytyczają nowe cele. Barierą dla ustalania celów jest też niewłaściwy system wynagradzania polegający na tym, że nagradza się kogoś za mało sprawne wyznaczanie celów, a ktoś kto to robi prawidłowo, pozostaje bez nagrody.

2. Przezwyciężanie niechęci do ustalania celów.

Jednym ze sposobów sprostania problemowi niechęci do ustalania celów jest zrozumienie ich roli. Ani ustalanie celów, ani planowanie nie rozwiąże wszystkich problemów organizacji i nie gwarantuje jej powodzenia. Istotne jest także, aby w procesie opracowywania planów uczestniczyli ludzie odpowiedzialni za ich realizację oraz kierownicy wszystkich szczebli zarządzania. Wszyscy powinni mieć świadomość konsekwencji, jakie niesie ze sobą ustalanie nowych celów dla organizacji. Ważne jest również to, aby uświadomić wszystkim członkom organizacji, że nie zawsze nie osiągnięcie celu wiąże się z określonymi sankcjami. W przezwyciężaniu niechęci do ustalania celów pomaga skuteczny i sprawiedliwy system nagradzania.

1/ J. Stoner, Ch. Wankel, Kierowanie, Warszawa 1997, s. 201.

Rozdział II. Zmiany w organizacji i przeszkody w ich wprowadzaniu

1. Rodzaje zmian w organizacji.

Aby organizacja mogła realizować wyznaczone przez siebie cele, musi współdziałać z ulegającym ciągłym przemianom otoczeniem. Każdy element otoczenia, który w jakikolwiek sposób zmienia możliwości organizacji w kwestii chociażby pozyskania potrzebnych jej zasobów ludzkich i materialnych, wywołuje zmiany w organizacji. Ze względu na ich zasięg w organizacji wyróżniamy zmiany niewielkie, nie wywołujące trwałych efektów, ale mające wpływ na funkcjonowanie organizacji. Kolejną grupą są zmiany o szerszym zasięgu i trwałych rezultatach oraz zmiany powstałe w wyniku działań rozłożonych na długi okres czasu dotyczących bardzo skomplikowanych przedsięwzięć. Takie zmiany stanowią przedmiot strategii przedsiębiorstwa.

Ze względu na charakter zmian można je podzielić na zmiany innowacyjne, adaptacyjne, regresyjne.

2. Bariery we wprowadzaniu zmian w organizacji.

Bez względu na to, jakie zmiany są wprowadzane w organizacji, wymaga to z jej strony uruchomienia różnych środków i nakładów w sferze technicznej, ekonomicznej, organizacyjnej i społecznej. I tu pojawiają się problemy i bariery we wprowadzaniu zmian w organizacji. Są to najczęściej bariery techniczno-ekonomiczne, wynikające z konieczności dostosowania się organizacji w krótkim czasie do wymogów konkurencyjnego rynku. Przestawienie się na inny rodzaj działalności, unowocześnienie dotychczasowych technologii wymaga niejednokrotnie ogromnych nakładów finansowych i inwestycji. Przykładem na to są polskie przedsiębiorstwa, które w nowe warunki polityczno-ekonomiczne weszły z przestarzałym parkiem maszynowym, przestarzałymi procesami technologicznymi i nieatrakcyjnymi wyrobami. Sposobem na poprawę sytuacji mocno zadłużonych polskich przedsiębiorstw państwowych jest komercjalizacja i prywatyzacja oraz związanie się ich z kapitałem zagranicznym.

Konsekwencją wszelkich zmian technicznych i ekonomicznych w organizacji są zmiany w jej strukturach i organizacji pracy. Bariery organizacyjne wynikają z niewłaściwego podziału pracy i z mało nowoczesnej jej organizacji. Często bardzo prosta reorganizacja w jednej tylko strukturze organizacji pociąga za sobą szereg pozytywnych zmian w innych jej obszarach.

3. Opór wobec zmianom i jego przezwyciężanie.

Opisane wyżej zmiany techniczne i organizacyjne mają ogromny wpływ na członków wszystkich szczebli danej organizacji i często natrafiają na ich opór. Opór wobec zmian wynika najczęściej z obawy członków organizacji o swoją pracę i swoje życie. Są niepewni przyczyn i skutków określonych zmian. Niejednokrotnie opierają się zmianom z powodu lęku przed utratą posiadanych przez nich przywilejów lub po prostu dlatego, że inaczej niż wprowadzający zmiany oceniają sytuację organizacji.

Często proponowane zmiany w organizacji wymuszają na ich członkach zdobywanie nowych kwalifikacji i umiejętności. Kłopoty w ich podnoszeniu powodują powstawanie barier społecznych i psychologicznych, a co za tym idzie opór wobec zmian.

W przezwyciężaniu oporu wobec zmian skutecznym środkiem jest współuczestnictwo wszystkich członków organizacji w planowaniu i wdrażaniu zmian. Pozwala to na uświadomienie pracownikom potrzeby wprowadzania zmian. Kolejnym środkiem są tak zwane procedury ułatwiające, polegające na łagodzeniu procesu zmian, wczesne uprzedzanie o planach ich wprowadzenia, emocjonalne wsparcie i zrozumienie.

Rozdział III. Rozwiązywanie problemów zarządzania w organizacji

1. Model racjonalny, a model kierowniczy podejmowania decyzji.

Opisane przeze mnie w poprzednich rozdziałach sytuacje powodują zakłócenia w funkcjonowaniu organizacji, stwarzają problemy w działaniach organizacji, których rozwiązanie wymaga podjęcia odpowiednich decyzji. W wybranej przeze mnie literaturze opisywane są dwa modele podejmowania decyzji: racjonalny i opisowy zwany inaczej kierowniczym. Model racjonalny występuje w praktyce niezwykle rzadko, gdyż pełna racjonalność jest prawie niemożliwa do osiągnięcia chociażby ze względu na niemożność przewidzenia wszystkich możliwych konsekwencji każdej decyzji. Model kierowniczy podejmowania decyzji zakłada, że kierownicy chcą być racjonalni, ale posiadają też wiele ludzkich niedoskonałości. Podejmowane przez nich decyzji maja charakter ograniczonej racjonalności ze względu na brak dostatecznej wiedzy, brak czasu, niepewność. Wybrane przez nich rozwiązania są jedynie zadowalające, a nie idealne.

2. Problemy zarządzania organizacją i metody ich rozwiązywania.

Problemy organizacji i zarządzania dotyczą ludzi, podstawowego elementu każdego działania.

Decyzje podejmowane w celu rozwiązania tych problemów dotyczą właśnie ludzi i to im powinny ułatwiać pracę i osiąganie celów.

Ze względu na charakter, problemy w zarządzaniu organizacją dzielimy na dewiacyjne, optymalizacyjne i innowacyjne.

Problemy dewiacyjne zaczynają się wówczas, gdy w organizacji pojawi się jakiś defekt, odchylenie od pożądanej normy, gdy na jakimś obszarze organizacji „źle się dzieje”. Często źródłem dewiacji jest sama norma. Rozwiązaniem dla tego rodzaju problemów jest ustalenie przyczyn odchyleń i ich likwidacja. Następnym krokiem jest ustalenie takiego sposobu działania, aby w przyszłości ustrzec się podobnych błędów.

Problemy optymalizacyjne pojawiają się w momencie wprowadzania w organizacji zmian o charakterze modyfikacyjnym, spowodowanym zmianami w otoczeniu. Przy w miarę harmonijnym funkcjonowaniu organizacji zmieniają się wymogi i oczekiwania otoczenia. Rozwiązaniem dla tego rodzaju problemu jest modernizacja zarządzania przy bardziej skutecznym wykorzystaniu kwalifikacji członków organizacji.

Problemy innowacyjne, inaczej zwane twórczymi, dotyczą przede wszystkim konieczności rozwoju organizacji i są konsekwencją zmian w otoczeniu. Rozwijająca się określona dziedzina wiedzy, pojawienie się na rynku nowych produktów czy zmieniające się gusty i wymagania odbiorców zmuszają organizację do wprowadzenia innowacji. Przy rozwiązaniu takich problemów przydatne są techniki pobudzające twórcze myślenie.

Problemy organizacji i zarządzania można poddać jeszcze innemu podziałowi, a mianowicie ze względu na stopień złożoności przedsięwzięć. I tak wybrana przeze mnie literatura wyróżnia przedsięwzięcia stosunkowo proste, związane z niewielkimi zmianami, przedsięwzięcia złożone o znacznie szerszym zasięgu, wymagające pomocy specjalistów i przedsięwzięcia wysoce skomplikowane o dużym stopniu złożoności, których realizacja odbywa się w długim okresie czasu.

Inną kategorią problemów są problemy zarządzania operacyjnego i strategicznego. Pierwsze z nich dotyczą wszystkich funkcji podstawowych organizacji począwszy od planowania. Przy rozwiązywaniu tego typu problemów niezbędna jest rzetelna wiedza o zarządzaniu, doświadczenie w zarządzaniu i pomoc specjalistów.

Problemy zarządzania strategicznego dotyczą długofalowych celów organizacji i jej zadań w przyszłości. Aby uniknąć takich problemów istotne jest stworzenie w organizacji odpowiednich warunków i metod pracy, szkolenie i doskonalenie kadr, sprawny system informacji i komunikowania, style zarządzania.

Kolejnym rodzajem problemów są problemy związane z podstawową działalnością organizacji i z organizacją zarządzania. Pierwsze z nich dotykają działań organizacji przy realizacji jej funkcji podstawowych i zależą od celu lub celów organizacji. Przy rozwiązywaniu tych problemów skuteczne jest badanie metod i mierzenie pracy, analiza wartości.

Problemy organizacji zarządzania dotyczą zmian w organizacji formalnej, które są podyktowane zmianami w otoczeniu i koniecznością dostosowania się do nich struktur organizacyjnych. Dotyczy to dostosowania się do potrzeb otoczenia, konieczność rozwijania działalności marketingowej. Istotną kwestią jest też uwzględnienie zmian społecznych i politycznych w otoczeniu. Problemy organizacji zarządzania to również problemy wewnątrz przedsiębiorstwa. Dotyczą one administracji wewnętrznej organizacji, spraw pracowniczych zarówno ekonomicznych jak i finansowych, dostosowania działalności specjalnych służb w organizacji do wymaganych standardów. Do rozwiązywania problemów organizacji zarządzania niezbędne jest wykorzystanie szczególnych technik, wiedzy prawniczej oraz wspomagania komputerowego.

Rozdział IV. Bardzo szybki wzrost organizacji i związane z nim problemy

Gdy określona organizacja zdoła przezwyciężyć opisane w poprzednich rozdziałach problemy, najczęściej następuje jej szybki wzrost. Z szybkim wzrostem organizacji związane są określone problemy w zarządzaniu zasobami ludzkimi organizacji. W organizacji o bardzo szybkim wzroście sprawniej trzeba podejmować wszelkie decyzje, poszczególni pracownicy coraz częściej przedstawiają rosnące wymagania pracy. Występują większe potrzeby doboru i szkolenia kadr. Liczne i szybkie zmiany wymagają od członków organizacji umiejętności radzenia sobie z nimi. Wszystkie te elementy powodują znaczne przeciążenie zasobów ludzkich i finansowych organizacji. Aby sprostać tym wszystkim problemom niezbędna jest staranna selekcja przy zatrudnianiu pracowników w celu wyodrębnienia najbardziej wykwalifikowanych i pracowitych. Stosowne struktury organizacji powinny mieć charakter zespołowy lub macierzowy. Potrzeby kadrowe organizacji powinny być przewidywane z dalekim wyprzedzeniem. Zasoby ludzkie powinny być dostosowywane do potrzeb organizacji poprzez odpowiedni dobór i szkolenie pracowników. Z bardzo szybkim wzrostem organizacji wiążą się liczne napięcia i stresy. Aby pomóc w ich przezwyciężaniu organizacja powinna wyodrębnić do tego celu efektywny wydział zasobów ludzkich. Naczelne kierownictwo organizacji powinno liczyć się z ludzkimi potrzebami jej członków i sprawnie rozwiązywać wszelkie problemy.

Podsumowanie

Funkcjonowanie każdej organizacji powoduje wzajemne oddziaływanie na siebie jej poszczególnych struktur i zatrudnionych w niej pracowników, zarówno wewnątrz organizacji jak i poza nią. Otoczenie organizacji charakteryzuje się dość skomplikowaną sytuacją społeczną i ekonomiczną. Zmieniają się systemy polityczne i systemy zarządzania. Wszystko to prowadzi do powstawania problemów w działaniach organizacji. Przedstawiona w mojej pracy klasyfikacja tych problemów jest umowna i nie wyczerpuje w pełni tematu. Powodem tego jest wielka różnorodność i niepowtarzalność sytuacji, w jakich powstają problemy w działaniach organizacji. Każdemu opisanemu tu problemowi przypisałam określony rodzaj postępowania, co nie oznacza jednak, że zakres rozwiązywania tych problemów nie może być znacznie szerszy. Wiele organizacji w celu dostosowania się do ciągle zmieniających się warunków otoczenia unika zbytniego rozczłonkowania swoich struktur. W celu zmniejszenia oporu wobec zmian i nie elastyczności organizacje odchodzą od typowego modelu biurokratycznego. Wiele z nich działa w tak zwanych zespołach projektowych, co pozwala szybko zmieniać ich kierunek i wypróbowywać nowe metody działania, bez całego dość sztywnego systemu biurokratycznego.

Na koniec chciałabym zasygnalizować tylko jeszcze jeden problem, a mianowicie tendencje organizacji do umiędzynarodowienia swojej działalności. Jest to problem struktury organizacyjnej i polega na takim jej zaprojektowaniu, aby organizacja mogła skutecznie reagować na elementy międzynarodowe i konkurować na rynkach globalnych.

Bibliografia

1. Ricky W. Graffin, Podstawy zarządzania organizacjami, Warszawa 1998.

2. James A.F. Stoner, Charles Wankel, Kierowanie, Warszawa 1996.

3. Zofia Mikołajczyk, Techniki organizatorskie w rozwiązywaniu problemów zarządzania, Warszawa 1998.

4. Jerzy Supernat, Decydowanie w zarządzaniu. Problemy, metody, techniki, Wrocław 1997.

10

---