10 przykazań dla auditorów:
1.Miej na uwadze cele realizowane przez auditowana komórkę. Sprawdź czy takie cele SA określone i zgodne z celami firmy , czy są znane ogółowi pracowników i czy przewidziano wystarczające środki do ich realizacji.
2.ustal zakres prowadzonych badań. oceń i zwróć uwagę na brakujące badania.
3. Ustal kryteria kwalifikacyjne. Przed rozpoczęciem auditu zdecyduj jakie stwierdzenia powodują + a jakie -
4. Określ reakcje miedzy zakresem auditu a auditowanym obszarem. Zdecyduj na temat jakich operacji i czy można się wypowiedzieć w czasie auditu a jakie nie mieszczą się w jego ramach.
5. Formułując stwierdzenia opieraj się na faktach stwierdzenia muszą być poparte dowodami. Swoją ocenę formułuj na bazie tego co sam zobaczyłeś.
6.Ustal przyczyny. Celem auditu jest wyeliminowanie źródeł wad a nie tylko stwierdzenie ich występowania.
7.Koncentruj się na sprawach najistotniejszych. Niezgodności nie wywołujące żadnych skutków nikogo nie interesują a tym bardziej samego kierownictwa.
8.staraj się o utrzymywanie stosunków partnerskich. Nie odgrywaj roli policjanta. Swoim zachowaniem nadaj auditowi charakter wspólnej pracy. Doceniaj pozytywy.
9.Zwracaj uwagę na właściwą komunikację .Zawsze zaczynaj od rozmowy wprowadzającej. Zadawaj jasno sformułowane pytania. Zwięźle sprecyzuj wynik. Przedyskutuj działania korygujące z kierownikiem auditowanej komórki. Opracuj raport z jednoznacznymi stwierdzeniami.
10. Bądź zawsze na bieżąco zbieraj informacje na temat metod i środkow stosowanych aktualnie w auditowanej przez Ciebie komórce. Dostosuj metody auditowania do aktualnego stanu wiedzy.
Roczny program auditu.
Plan auditu - zaakceptowany przez klienta i podany do wiadomości audytorom i auditowanemu. Plan powinien być przygotowany elastycznie w sposób umożliwiający:
- dokonywanie zmian wynikających z informacji zebranych w trakcie auditu.
- położenie nacisku w kwestii innej niż pierwotne planowanie.
Umożliwienie efektywnego wykorzystania dostępnych środków.
Określone szczegóły dotyczące planu nie mogą być przekazywane auditowanemu inaczej niż podczas trwania auditu gdyż ich przedwczesne ujawnienie może utrudnić zebrania obiektywnych dowodów.
Plan auditu powinien zawierać:
- cele i zakres auditu.
- identyfikacje osób bezpośrednio odpowiedzialnych za dziedziny związane z celami i zakresem auditu.
- identyfikacja odnośnych dokumentów takich jak właściwa norma systemu jakości , księgi jakości auditowanego.
-identyfkacje członków espołu auditorów.
- jezyk w jakim będzie on przeprowadzony.
- datę i miesiąc wykonywana auditu.
- identyfikację komórek organizacyjnych objętych auditem.
- przewidywany czas rozpoczęcia i trwania każdej ze znaczniejszych czynności podczas trwania auditu
- harmonogram spotkań z kierownictwem auditowanej komórki.
- wymagań dotyczących poufności.
- rozdzielnik raportu z auditu i przewidywana datę rozesłania raportu.
Dokumenty i zapisy potrzebne do przeprowadzenia auditu:
norma systemów jakości
Księga jakości
Procedura
Instrukcje ( robocze, stanowiskowe, kontrolne)
Opisy funkcji i stanowisk
Schematy organizacji
Raporty i protokoły z poprzednich auditów
Protokół i zapisy działań korygujących
Zapisy dotyczące jakości z obszarem auditowanym
Sporządzenie listy pytań auditowych
Ustalić reprezentatywną próbę
( jakie SA poboczne funkcje działu)
Czemu się przyjrzeć ?
Czego poszukiwać?
O co pytać? ( znajomości, zrozumienie)
Co notować? ( odpowiedzi obserwacje fakty)
Lista pytań auditowych:
Skąd pochodzą pytania? Z norm
Z procedur ,instrukcji systemu jakości
Z poprzednich auditów
Ze znajomości wyrobów procesów, usług
Z doświadczenia auditora.
Z informacji o przedsiębiorstwie
Od odbiorców
Korzyści:
Jasne określenie celu auditu
Dowód planowania
Utrzymywania temoa i ciągłości auditu
Redukcja stronniczości auditora
Zmniejszenie obciążenia podczas auditu
Zapewnienie auditowanego o fachowości auditora.
Lista pytań auditujących:
1.Elementarne
a. Badanie dokumentacji systemu
- czy działanie na rzecz jakości jest przedstawione właściwie i wystarczająco?
- czy treść merytoryczna znalazła by odbicie w wiażących działaniach?
b. Badania auditowanych
- czy ustalone działnie jest znane wszystkim ?
- czy działanie to jest realizowane?
- czy realizacja tego działania jest właściwie dokumentowana?
2. merytoryczne
- W jaki sposób zapewnia się że….
- jaka stosuje się metodę ?
- jakie działanie jest dokumentowane?
- dlaczego wykonuje się to tak ?
Pytania:
Co ?
Dlaczego /
Gdzie /
Kiedy ?
Jak ?
Kto? Pokaż mi .. proszę
Przykłady:
Czy zostały wszystkie procesy zidentyfikowane?
W jaki sposób procesy są obsługiwane ?
W jaki sposób są one powiązane?
W jaki sposób mierzy się skuteczność i efektywnego procesu ?
Jakie odpowiedzialności i uprawnienia posiada właściciel lub koordynator procesu.
Stosowana lista pytań auditowanych i formularz nie może ograniczyć zakresu działań auditowych które może się zmieniać w trakcie zdobywania informacji.
Techniki i metody badania
- wywiad auditowy ( pytania,oświadczenia postawy zaangażowanie)
Obserwacje
Oceny
Analizy
Poszukiwanie dowodów
Selekcja informacji
SPOSTRZEŻENIE - DOWÓD - NIEZGODNOŚĆ