Nauka administracji z dnia 04.06.2004 r.

Wyposażenie materialne administracji każda administracja posiada środki materialne lub techniczne, zasoby rzeczowe, które zostały postawione do dyspozycji administracji, ale również pewne umiejętności, technologie, techniki sposoby wykożystywania tych środków.

Z prawnego punktu widzenia wyposażenie materialne administracji używa się określenia majątek administracyjny - jest to mienie, jakie jest wykożystywane przez administrację w bezpośredni sposób do wykonywania zadań tej administracji.

Składniki tego mienia są zróżnicowane są to: nieruchomości, budynki, wyposażenie biurowe. Natomiast do wyposażenia administracji zaliczamy: maszyny, urządzenia, które służą bezpośrednio do realizacji pewnych zadań.

Do wyposażenia biurowego zaliczamy: meble biurowe, maszyny do pisania, komputery, drukarki, telefony, faksy itp.

Postęp techniczny w dziedzinie biurowej ma duże znaczenie do wykonywania zadań przez administrację.

Zmiana pewnych narzędzi w pracy biurowej może się przekładać na zmianę sposobu funkcjonowania administracji i znajdować odbicie w zakresie zadań danej grupy organu administracji.

Nie, które narzędzia w pracy biurowej pozwalają na wprowadzenie nowej jakości, nowych działań administracji są do rejestry prowadzone przez administrację. Administracja gromadzi informację w różnych dziedzinach np. ewidencja ludności. Następuje zjawisko wprowadzania elektronicznej formy tych rejestrów.

Zaletą jest zwiększenie szybkości dostępu do zebranych danych z tym wiąże się możliwość przetwarzania danych i uzyskiwania w ten sposób informacji, których by się nie uzyskało przy rejestracji ręcznej rejestru np. w USA, Japonii czy Europie zach. o komputerowej metodzie analizy podatników.

Kataster - chodzi o stworzenie zintegrowanego systemu informacji w terenie o nieruchomościach jest to system informacji, który do tej pory był prowadzony w ramach różnych systemów czy rejestrów, które nie były powiązane ze sobą. Taki system stanowi podstawę do wprowadzenia podatku katastralnego od nieruchomości.

Podatek katastralny bierze pod uwagę wartość nieruchomości tzn. podatek do zapłaty przez właściciela nieruchomości jest proporcjonalny do wartości tej nieruchomości. Jest to podatek bardziej sprawiedliwy. Wprowadzenie tego rodzaju podatku jest możliwe dopiero wtedy, jeżeli stworzy się zintegrowany system informacji o terenie, w którym będą informacje o nieruchomościach, o ich właścicielach oraz informacje o różnego rodzaju obiektach znajdujących się na tych nieruchomościach oraz o ich wartości szacunkowej. Zebranie tych informacji razem pozwala na wprowadzenie podatku katastralnego.

Relacje między wyposażeniem materialnym administracji a innymi składnikami organizacji

Inne składniki organizacji są to struktura organizacyjna, personel, zadania, kompetencje.

Możliwe jest zwiększenie efektywności działania w organizacji wyłącznie w skutek wyposażenia tej organizacji w nowoczesne środki pracy, np. wprowadzenie komputerów. Wprowadzenie komputerów powinni być powiązane różnego rodzaju działaniami dotyczącymi innych elementów organizacji możliwość zmiany wyposażenia, unowocześnienia. Podejście systemowe zwraca się uwagę na powiązania między różnego rodzaju elementami organizacji i to powiązanie istnieje przeciwko wykorzystaniu środków technicznych przez organizację.

Co należy zrobić, jakie działania powinny być podjęte, aby zmiany dotyczące wyposażenia technicznego administracji zakończyły się sukcesem?

Jeżeli chodzi o strukturę organizacyjną jest ona dostosowana do określonego sposobu pracy, należy zastanowić się nad tym, w jaki sposób powinna być zmieniona struktura organizacyjna danej administracji, danej jednostki, danego urzędu czy administracji jako całości, aby możliwe stało się wykorzystanie nowych środków technicznych. Wprowadzenie środków na komunikację na odległość np. pocztę elektroniczną pozwala to na centralizację administracji na zwiększenie odległości między organem administracji a klientem - obywatelem.

PERSONEL

Relacje między personelem a wyposażeniem technicznym.

Środki techniczne zawsze są wykorzystywane przez personel danej organizacji. Te środki są to przedmioty, ale również wiedza, w jaki sposób te przedmioty mogą być i powinny być wykorzystywane. Wprowadzenie nowego wyposażenia technicznego jest to opracowanie tego wszystkiego, co wiąże się z jego wykorzystaniem, czyli przygotowanie personelu do posługiwania się nowymi maszynami, przeszkolenie personelu.

Wprowadzenie komputerów pozwala na ułatwienie pisania różnego rodzaju pism.

Komputeryzacja w miejscu pracy oznacza podwojenie ilości pracy wykonywanej przez danego pracownika. Z punktu widzenia organizacji jako całości komputeryzacja była działaniem przeciw skutecznym nie przyniosła zwiększenia sprawności działania, ale odwrotnie zmniejszyła sprawność działania na tych stanowiskach pracy, co zostały skomputeryzowane.

Rozróżnia się dwa zjawiska dotyczące zadania komputerów w administracji:

1. Komputeryzacje

2. Informatyzacje

Komputeryzacja jest to pierwszy początkowy etap wprowadzania komputera, polega to na tym, że są wprowadzane komputery jako narzędzie pracy.

Informatyzacja oznacza dostosowanie całości organizacji funkcjonowania danej instytucji do faktu wykorzystywania komputerów. Informatyzacja pozwala na wnoszenia podań przez obywateli w formie poczty elektronicznej jest to z drugiej strony możliwość wydawania decyzji przez administrację w postaci dokumentów elektronicznych. Dokument czy decyzja jest plikiem elektronicznym, ten plik dokument w elektronicznej postaci ma prawne znaczenie.

Sama komputeryzacja oznacza wykorzystywanie komputera.

Informatyzacja jest to wyciągnięcie różnego rodzaju konsekwencji wynikających z faktu posługiwania się komputerami przez organizację, administrację.

Standaryzacji, normalizacji wyposażenia administracji

Z punktu widzenia administracji jako całości pewna standaryzacja wprowadzenia aktu pewnych norm ma fundamentalne znaczenie. Chodzi o pewne standardy wzory odpowiedzi, formularze, znormalizowanych zasadach papieru biurowego, kopert. Są stosowane w szerokim zakresie w administracji różnego rodzaju normy, standardy, które dotyczą wyposażenia materialnego administracji.

Budynki zajmowane przez administrację powinny być dostosowane do potrzeb tej administracji, np. urząd, biura obsługi klienta. Budynek zajmowany przez urząd musi być dostosowany do struktury organizacyjnej, czyli przy wejściu na parterze musi być pomieszczenie, w którym mogłoby funkcjonować takie biuro obsługi klientów.

PERSONEL

Jakość kadr ma fundamentalne znaczenie na funkcjonowanie administracji. W interesie administracji leży to, aby pracownicy administracji mieli jak najwyższy poziom.

Podstawowe znaczenie ma rozróżnienie między pracownikiem administracji a urzędnikiem.

Pracownik - jest to osoba zatrudniona w administracji na podstawie umowy o pracę.

Urzędnik - jest to taki pracownik administracji, którego stosunek prawny wynika z faktu prawa publicznego z decyzją o mianowaniu, powołaniu o charakterze jednostronnym. Jest to osoba biorąca udział w wykonywaniu władzy publicznej.

Można wyróżnić trzy kategorie pracowników administracji:

1. Są to pracownicy zatrudnieni w urzędach w klasycznej administracji publicznej tzn. administracja rządowa, samorządową, pracowników sądu, prokuratury chodzi o pracowników obsługi biurowej czy technicznej zalicza się też pracowników zatrudnionych w kancelariach parlamentu, prezydenta, sejmu, senatu, pracownicy zatrudnieni w urzędach organów władzy publicznej, którzy wykonują administrację w sposób samodzielny i niezależny od administracji rządowej.

2. Są to funkcjonariusze instytucji bezpieczeństwa publicznego tzn. wojsko, policja, straż graniczna, instytucje wywiadowcze (Urząd Ochrony Państwa, Agencja Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencja Wywiadu). Są to instytucje specyficzne, zmilitaryzowane inaczej służby mundurowe. Pracownicy tych instytucji są pracownikami administracji są funkcjonariuszami publicznymi ich status prawny rożni się od statusu prawnego cywilnych pracowników administracji.

3. Są to funkcjonariusze służb publicznych np. pracownicy Banku Emisyjnego, pracownicy Zakładów Administracyjnych, służby zdrowia, szkolnictwa.

Polityka kadrowa w administracji

Polityka kadrowa - jest to pewien zespół środków oddziaływania, które są stosowane w celu zapewnienia dopływu do administracji publicznej wysoko kwalifikowanych doświadczonych pracowników. Polityka kadrowa ma na celu utrzymanie tych pracowników w administracji i właściwe wykorzystanie ich potencjału, o rozmieszczenie pracowników na odpowiednich stanowiskach.

Polityka kadrowa jest sprowadzana do kwestii rekrutacji urzędników.

Sposoby selekcji kandydatów do pracy w administracji:

• W Holandii - przyjęto taki system, że jest publikowana lista wolnych stanowisk w administracji i wówczas zgłaszają się wszyscy chętni, przeprowadza się rekrutację.

• W USA - jest to model rekrutacji automatyczny polega to na tym, że jest stosowany jeden formularz ujednolicony standartowo kwestionariusz wypełniany przez kandydatów do pracy w administracji federalnej. Informacje zebrane przy pomocy takiego kwestionariusza są przetwarzane w sposób mechaniczny, są to informacje różnego rodzaju mające charakter ilościowy. Kandydaci są szeregowani w sposób automatyczny i są przedstawiane propozycje zatrudnienia tym osobom, które uzyskały najwyższą liczbę punktów. Istnieją wymagania dotyczące odpowiedniej struktury w administracji ze względu na płeć, pochodzenie rasowe, niepełnosprawność są to kwestie bardzo ważne, ponieważ istnieją ustawy nakazujące kształtowanie struktury personelu w sposób zapewniające reprezentowanie wszystkich grup zapewniających różne kryteria do pracy w administracji. Referencje mają: kobiety, murzyni, osoby niepełnosprawne, osoby posługujące się językiem hiszpańskim, samotne matki, weterani wojenni.

• Model Brytyjski - jest wynikiem istnienia służby cywilnej w administracji brytyjskiej i przyjęcia założenia, że od urzędnika jest wymagana wiedza ogólna tzn. osobowości, podstaw wykształcenia, które by umożliwiły zdobycie konkretnej wiedzy już podczas pracy na określonym stanowisku. Jest niezależna komisja rekrutacyjna służby cywilnej, która przeprowadza konkursy dla urzędników, jeżeli kandydat pomyślnie przejdzie przez postępowanie konkursowe, otrzyma odpowiedni certyfikat i może ubiegać się o zatrudnienie w administracji.

• Model Niemiecki - jest modelem specyficznym dla Europy środkowej, przyjęto założenie, że dla urzędnika podstawowe znaczenie ma wiedza prawnicza. Najlepszym urzędnikiem jest absolwent studiów prawniczych i ten system rekrutacji do pracy w administracji jest zorientowany na preferowanie prawników. Ten model jest zorganizowany w ten sposób, że kandydat na urzędnika zdaje egzaminy przed komisjami państwowymi. W skład komisji wchodzą: urzędnicy, pracownicy uniwersyteckich wydziałów prawa. Odbywają się egzaminy przed komisjami. Komisje mają za zadanie wybrania grupy kandydatów następnie jest przeprowadzone szkolenie rodzaj aplikacji administracyjnej i to szkolenie kończy się egzaminem państwowym. Osoba, która zda taki egzamin może ubiegać się o zatrudnienie w administracji.

• Model Francuski - jest to model, który pierwotnie opierał się na systemie konkursów tzn. administracja francuska przeprowadzała konkursy na poszczególne stanowiska. Raz w roku był ogłaszany taki konkurs wszyscy chętni mogli startować w tym konkursie. Pracownikiem administracji był ten, który wygrywał konkurs. Równocześnie rozwinęła się druga metoda rekrutacji tzn. tworzono system specjalnych szkół administracyjnych były tworzone w XVIII wieku. Natomiast w XX w. została utworzona szkoła kształcąca przyszłych urzędników, nabór do tych szkół ma charakter konkursowy.

Dwa sposoby naboru do pracy w administracji

1. Zawód urzędnika oznacza, że możliwe jest nauczenie zawodu urzędnika poza administracją. System rekrutacji w administracji jest otwarty na wszystkich poziomach, tzn. że rekrutacja osób zewnątrz jest możliwa do pracy na każdym stanowisku w administracji. Jeżeli znajdzie się kandydat posiadający odpowiednie kwalifikacje to jest możliwość zatrudnienia go od razu na którymś z najwyższych stanowisk w administracji. Jest to mechanizm, który funkcjonuje we Francji w odniesieniu do szkolnictwa administracyjnego.

2. Droga kariery - zwraca się uwagę na to, że pracownik administracji uzyskuje pewne umiejętności. Te umiejętności są nabywane przez daną osobę pod warunkiem, że zacznie ona od najniższych stanowisk w administracji i potem będzie piąć się do góry przez wszystkie szczeble. Droga kariery prowadzi do skonstruowania systemu naboru, który mógłby prowadzić do obsadzenia najniższych stanowisk w administracji.

Są wady i zalety tych dwóch sposobów.

Wady: droga do zawodu nie zawsze taki urzędnik przygotowany na zewnątrz w szkole będzie przygotowany w należyty sposób do pracy na tym stanowisku, na które trafi. Jest to osoba nieznająca administracji od wewnątrz potrzebująca pewnego czasu na zaznajomienie się z administracją na zorientowanie się jak to wszystko funkcjonuje. Zawsze osoba nowo przyjęta będzie musiała w pierwszym początkowym okresie zapoznać się z daną instytucją i nie będzie w pełni wydajnym pracownikiem..

Droga zawodu ma zaletę, że trafiają do pracy w administracji osoby przygotowane do zajmowania określonych stanowisk. Wymagania od osób zajmujące określone stanowiska są zróżnicowane, osoba, która byłaby świetnym referentem nie nadaje się na stanowisko kierownicze.

Stworzenie pewnej ścieżki awansu i redukowanie na wyższe stanowiska osób zajmujących stanowiska niższego stopnia prowadzi do sytuacji, że stanowiska są obsadzane przez osoby niewłaściwe.

W biurokracji awansuje się za działalność a nie za wyniki.

Prawo do awansu są pewne kategorie stanowisk urzędniczych i osoba, która jest niższej kategorii po pewnym czasie pracy na danym stanowisku uzyskuje prawo awansu, może ubiegać się o stanowisko wyższej kategorii.

Wadą drogi kariery jest to, że osoby niekompetentne trafiają na stanowisko.

Zaletą jest to, że lepiej awansować swojego pracownika niż pozyskać pracownika zewnątrz.

Kwalifikacje wymagane od urzędników:

• wiedza profesjonalna,

• umiejętność organizatorska

• kwalifikacje społeczne

Z prawnego punktu widzenia znaczenie mają kryteria formalne, które są określone w przepisach np.

Wykształcenie, jakie powinien posiadać kandydat na urzędnika: wyższe wykształcenie czy wykształcenie w określonej specjalności, określony staż pracy, obywatelstwo polskie, niekaralność, wymogi posiadania określonych uprawnień czy złożenie egzaminu kwalifikacyjnego.

Wiedza profesjonalna

Umiejętności organizatorskie - ma olbrzymie znaczenie dla urzędników, którzy zajmują stanowiska kierownicze Organizowanie szkoleń dla tych osób, nauczenie ich przekazanie im wiedzy merytorycznej przekazanie tym osobom wiedzy na temat mechanizmów funkcjonowania administracji i wykształcenie u nich umiejętności kierowniczych.

Kwalifikacje społeczne - chodzi o umiejętność funkcjonowania zespołu ludzkiego, ale również o umiejętności w sferze kontaktów z klientami. Urzędnik powinien być osobą, która umie pracować zespołowo, stworzenie dobrej atmosfery pracy, umiejętność nawiązywania właściwych kontaktów z klientami, wczucie się w ich nastrój - prowadzenie rozmowy żeby osiągnąć porozumienie zorientować się, o co chodzi drugiej osobie, czego ona chce, oczekuje od urzędnika.

Kształcenie urzędników

Celem polityki kadrowej jest utrzymanie w administracji oraz podnoszenie kwalifikacji urzędników, rozwój pracowników stałego dokształcania urzędników na wszystkich poziomach administracji.

Szkolenia dla kierowników dostarczenie wiedzy na temat kierowania zespołami ludzkimi przekazanie umiejętności. System kształcenia urzędników musi być rozbudowany i wielostopniowy.

Przenoszenie urzędników na inne stanowiska pracy, praca przez długi czas na jednym stanowisku powoduje zjawisko jałowości swojej pracy, bez sensu powoduje to, że ta osoba jest nie efektywnym pracownikiem, wolniej wykonuje swoje obowiązki poziom satysfakcji z wykonywanej pracy jest niski, pojawia się uczucie rutyny. Wówczas przeniesienie takiej osoby na inne stanowisko powoduje korzystny wpływ, ta osoba znowu mobilizuje się do pracy i z tego powodu warto dokonywać przesunięć pracowników. Przenoszenie na inne stanowisko jest formą edukowania urzędnika, formą rozwoju zawodowego.

Systemy motywacyjne

• wynagrodzenie jest to podstawowy czynnik motywujący do pracy.

Mogą być systemy wynagrodzeń, które zniechęcają do wytężonej pracy np. zrównanie wynagrodzeń wszystkich urzędników powoduje, że ci, którzy więcej pracują osiągają większe rezultaty po pewnym czasie czują się zniechęceni.

System wynagrodzeń powinien być skonstruowany w taki sposób, aby premiować pracowników wydajnych podnoszących swoje kwalifikacje oraz z drugiej strony powinien sankcjonować tych pracowników, którzy są złymi pracownikami.

Są bodźce poza ekonomiczne, które są stosowane wobec poszczególnych urzędników czy całych instytucji administracyjnych są wynagradzani urzędnicy różnego rodzaju nagrodami, tytułami chonorowymi czy urzędy np. najbardziej przyjazny urząd.

Są też sankcje bodźce negatywne np. odpowiedzialność dyscyplinarna urzędników.

Ocena urzędników - konieczne jest stałe ocenianie urzędników przez przełożonego nie powinny być to cykliczne oceny raz na rok czy raz na dwa lata.

Metody oceny pracowników - Czy należy oceniać pracownika czy efekty jego pracy?

Należy oceniać pracownika jego możliwości rozwoju, jego kwalifikacje. Albo też nie jest ważne, co sobą reprezentuje urzędnik ważne jest to czy wykonuje należycie zadania i czy osiąga to, co powinien zrobić czy jego praca przynosi oczekiwane efekty. Są stosowane te obydwa efekty.

Metody oceny pracowników są one zróżnicowane:

• Ocena pewnych stopni, ocena w ramach określonej skali ocen jest to syntetyczna ocena.

• Kryteria oceny są brane pewne czynniki brane pod uwagę np. to, jakie urzędnik powinien mieć kwalifikacje do pracy na danym stanowisku, umiejętności, wiedza.

W przypadku tego rodzaju metod przełożony analizuję tego rodzaju kwestie, czynniki i dokonuje na tej postawie oceny pracownika.

• Urzędnik jest oceniany przez grupę osób przez przełożonego czy komisję np. na przedstawicieli związków zawodowych czy przedstawicieli ogółu pracowników danej instytucji osoby cieszące się zaufaniem pracowników. Jest to ocena dokonywana w sposób bardziej obiektywny niż ocena formułowana przez samego przełożonego.

• Incydentów krytycznych zwraca się uwagę na pewne wydarzenia, które świadczą o jakości pracy urzędnika np. liczba skarg, jakie są kierowane na danego pracownika przez klientów, odwołań, które zostały wniesione w sprawach załatwianych przez tego urzędnika czy liczba uchylonych decyzji. Te wszystkie sytuacje są to okoliczności świadczące o tym czy dany urzędnik pracuje dobrze czy źle np. duża liczba skarg świadczy o kłopotach porozumiewania się z klientem czy liczba odwołań przy małej liczbie uchylonych decyzji wskazuje, że pojawiają się problemy z przekonywaniem klientów a duża liczba uchylonych decyzji świadczy o tym, że urzędnik podejmuje wadliwe rozstrzygnięcia.

• Cele polega na tym, że są wyznaczane cele przez samych zainteresowanych pracowników i ocenia się czy ten cel został zrealizowany przez pracownika czy nie. Metoda ta może być zawodna, ponieważ pracownicy mogą wyznaczać cele w taki sposób, aby zapewnić sobie ich wykonanie.

• Perspektywy rozwoju pracownika mają znaczenie kryteria nie wymierne stwierdzenie czy dany urzędnik dysponuje potencjałem rozwojowym czy ma sens inwestowanie w niego czy jest to urzędnik, który się nie rozwinie nie powinien być brany pod uwagę, jeżeli chodzi o kwestię awansowania.

5

---