Kryteria auditu i dowody
Kryteriami auditu mogą być wymagania zawarte w dokumentacji systemu zarządzania jakością. Może nią być także bezpośrednio sama norma do której odnosi się obowiązujący w firmie SZJ. W auditach wewnętrznych rzadko stosuje się normę jako kryterium. Nie sposób wymagać od wewnętrznego auditora dogłębnej znajomości normy. Jeżeli jednak masz w swojej firmie auditora dobrze znającego normę (być może byłego pełnomocnika z innej firmy) spróbuj dokonać z nim przeglądu obowiązującej u Ciebie dokumentacji SZJ.
Wiadomo, że zapisów z takiego przeglądu dokonuje się podczas przeglądu zarządzania, z reguły jednak na samym przeglądzie nie ma czasu na wnikliwe analizowanie poszczególnych procedur. Warto w porozumieniu z dobrym auditorem dokonać od czasu do czasu przeglądu obowiązującej dokumentacji SZJ. Można to zrobić podczas auditu pełnomocnika. Wyniki bywają zaskakujące! Jeżeli gwarantujesz, że Twoja dokumentacja jest dostosowana do Twojej firmy i spełnia wszystkie wymagania normy odniesienia, możesz przyjąć, że dla potrzeb auditów wewnętrznych niezgodności odnoszone będą tylko do wewnętrznej dokumentacji SZJ. Dla potrzeb tego materiału będziemy prowadzić audit na zgodność z normami. Nie ma bowiem możliwości aby przytoczyć całą dokumentację fikcyjnej firmy będącą kryterium auditu wewnętrznego. Odwołanie do kryterium innego niż norma zastanie zasygnalizowane.
Powszechna definicja dowodów auditowych mówi, że są to wyniki obserwacji, rozmów, pobranych próbek, zapisów i zachowań odnoszące się do prowadzonego auditu. Dowody muszą być namacalne - istniejące (co nie znaczy że muszą być rzeczowe), niezależne od emocji, uprzedzeń i oparte na obserwacji.
Aby dowód był obiektywny musi być zweryfikowany. Jak dokonać weryfikacji? Pobrać wiele próbek: rozmawiać z kilkoma osobami, obejrzeć kilka wyników i zapisów odnoszących się do badanej sprawy. Wniosek wyciągnięty na podstawie obserwacji w jednym miejscu może okazać się niesłuszny w odniesieniu do całego procesu. Dowody powinny być na bieżąco, podczas trwania auditu odnoszone do kryteriów. Daje to możliwość rozwiania wszelkich wątpliwości, dopytania o szczegóły, a przede wszystkim pozwala iść auditorowi tropem pozyskanej informacji w celu jednoznacznego zakwalifikowania zjawiska jako zgodnego lub nie.