Dowody księgowe

Wykład 3

W Polsce podstawowym aktem prawnym,

który reguluje prowadzenie ksiąg

rachunkowych jest obowiązująca Ustawa

o rachunkowości.

Zgodnie ustawą każdy podmiot jest

zobowiązany do prowadzenia

księgowości. Może tego dokonać

wybierając wersję uproszczoną lub pełną

księgowość.

Pełna księgowość.

Do jej prowadzenia zobowiązane są

podmioty gospodarze, które w roku

poprzednim osiągnęły przychód z

działalności przekraczający 800 tys.

EURO, natomiast niezależnie od wielkości

przychodu księgi handlowe muszą

prowadzić osobowe spółki kapitałowe

takie jak spółka jawna, partnerska,

komandytowa i komandytowo-akcyjna

Operacje gospodarcze zachodzące w

jednostce podlegają chronologicznym i
systematycznym zapisom w określonych
urządzeniach ewidencyjnych, przy
zastosowaniu wybranej formy i techniki
zapisu. Podstawowym urządzeniem
ewidencyjnym są księgi rachunkowe

Zgodnie z Ustawą o rachunkowości do ksiąg

rachunkowych zalicza się: dziennik, konta
księgi głównej (ewidencja syntetyczna),
konta księgi pomocniczej (ewidencję
analityczną), zestawienie obrotów i sald
kont księgi głównej oraz zestawienie
obrotów i sald kont ksiąg pomocniczych
oraz wykaz składników aktywów i
pasywów (inwentarz)

Dziennik jest urządzeniem, które służy do

ewidencji operacji gospodarczych jakie wystąpiły
w danym okresie sprawozdawczym, w porządku
chronologicznym, czyli od dat ich wystąpienia.
Podstawę zapisów w dzienniku stanowią
sprawdzone i zatwierdzone dowody księgowe.
Zapisy operacji gospodarczych muszą
obejmować: numer pozycji w dzienniku, datę
zapisu, oznaczenie dowodu księgowego
stanowiącego podstawę zapisu (nazwę, symbol,
numer), a także treść, numer operacji
gospodarczej oraz jej kwotę.

Dziennik zawiera całość zapisów i jest podstawą

do sprawdzenia zapisów w innych księgach,
dlatego muszą być one dokonane najpierw w
dzienniku a potem dopiero na kontach księgi
głównej. Zapisy dokonywane w dzienniku muszą
być kolejno numerowane, a sumy zapisów
muszą być liczone w sposób ciągły. Postać
graficzna dziennika jest różna, w zależności od
formy prowadzenia ksiąg rachunkowych

Przykładem dzienników mogą być: dziennik

materiałowy, dziennik kasowy, dziennik
bankowy, dziennik sprzedaży, dziennik
zakupów. Jeżeli jednostka gospodarcza
stosuje dzienniki częściowe to koniecznym
jest sporządzenie zestawienia obrotów
tych dzienników za dany okres
sprawozdawczy

Księgę główną tworzą konta syntetyczne

ujęte w zakładowym planie kont, na
których księguje się operacje gospodarcze
zgodnie z zasadą podwójnego zapisu,
zarejestrowane uprzednio lub
równocześnie w dzienniku

• Konta księgi głównej służą do ujęcia

zapisów w ujęciu systematycznym na
kontach przewidzianych w zakładowym
planie kont. Otwarcie ksiąg rachunkowych
następuje poprzez wpisanie salda
początkowego na kontach aktywów i
pasywów, a następnie dokonuje się
chronologicznie zapisów operacji
gospodarczych.

W przypadku, gdy jednostka gospodarcza

prowadzi księgi rachunkowe przy
zastosowaniu komputera, zapisy te muszą
być na koniec roku wydrukowane, albo też
przeniesione na inny trwały nośnik Jeśli
chodzi o postać graficzną konta księgi
głównej to zależy ona od przyjętej przez
jednostkę formy prowadzenia ksiąg
rachunkowych

Księgi pomocnicze tworzą konta

analityczne i służą do uszczegółowienia i
uzupełnienia zapisów dokonanych w
księdze głównej. Prowadzi się je w ujęciu
systematycznym jako wyodrębniony
system ksiąg, kartotek, komputerowych
zbiorów danych, uzgodniony z zapisami i
saldami na kontach księgi głównej.
Ewidencja na kontach analitycznych
prowadzona może być ilościowo,
ilościowo-wartościowo lub tylko
wartościowo.

Konta ksiąg pomocniczych według Ustawy o

rachunkowości prowadzi się w szczególności dla
środków trwałych oraz środków trwałych w
budowie, wartości niematerialnych i prawnych,
odpisów amortyzacyjnych (umorzeniowych)
środków trwałych lub wartości niematerialnych i
prawnych, rozrachunków z dostawcami i
odbiorcami, rozrachunków z pracownikami,
operacji zakupu i sprzedaży materiałów,
towarów i produktów, kosztów i innych istotnych
dla jednostki składników majątkowych, a także
dla operacji gotówkowych w przypadku
prowadzenia kasy

Zestawienie obrotów i sald dla kont księgi

głównej sporządza się nie rzadziej niż na
koniec miesiąca sprawozdawczego na
podstawie zapisów na kontach księgi
głównej. Celem zestawienia obrotów i sald
jest sprawdzenie czy wszystkie operacje
księgowe były zaksięgowane zgodnie z
zasadą podwójnego zapisu i wykrycie
błędów, które naruszają tą zasadę,
uzgodnienie obrotów kont księgi głównej z
obrotami dziennika, uzyskanie danych
dotyczących kosztów, przychodów i stanów
składników majątkowych za wybrany okres i
na dany dzień w postaci trwałego zapisu, jak
również przygotowanie danych do
sporządzenia bilansu końcowego

Wykaz składników aktywów i pasywów zwany

również inwentarzem sporządzają te jednostki,
które uprzednio nie prowadziły ksiąg
rachunkowych w sposób określony ustawą.
Zgodnie z przepisami ustawy o rachunkowości
dotyczy to nowo powstałych podmiotów
gospodarczych, które mają obowiązek
prowadzenia ksiąg rachunkowych z dniem
rozpoczęcia działalności lub tych podmiotów,
które prowadził podatkową księgę przychodów i
rozchodów a w skutek przekroczenia obrotów
mają obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg
rachunkowych.

Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego

należy wprowadzić każde zdarzenie
gospodarcze w postaci zapisu księgowego.
Zapis księgowy dokonywany może być ręcznie,
albo maszynowo w sposób trwały. Nie należy
pozostawiać wolnych miejsc pozwalających na
jakieś późniejsze zmiany, czy dopiski. W
przypadku prowadzenia ksiąg przy użyciu
komputera powinny być one zabezpieczone
przed zniszczeniem, modyfikacją lub ukryciem
zapisu.

Każdy zapis księgowy dotyczący operacji

gospodarczej powinien zawierać takie
elementy jak datę dokonania operacji
gospodarczej, określenie rodzaju, numeru
dowodu księgowego, który stanowi
podstawę zapisu oraz jego datę, w
przypadku, gdy jest ona inna niż data
dokonania operacji, krótki opis operacji
gospodarczej, skrót lub kod opisu operacji,
z tym, że należy posiadać ich pisemne
objaśnienie, kwotę operacji, a także
oznaczenie kont, których dotyczy
określona operacja

Księgi rachunkowe, bez względu na formę i

technikę jej prowadzenia, muszą spełniać
określone wymogi formalne, do których zalicza
się trwałe oznaczenie nazwą jednostki, której
dotyczą, trwałe oznaczenie nazwą danego
rodzaju księgi rachunkowej, wyraźne
oznaczenie roku obrotowego, okresu
sprawozdawczego i daty sporządzenia oraz
automatyczne numerowanie kolejnych stron i
stwierdzenie ich liczby na ostatniej karcie,
natomiast w przypadku ksiąg wiązanych - datą
ich otwarcia i zamknięcia, w przypadku
wydruków komputerowych - datą sporządzenia

Prowadzenie ksiąg rachunkowych odbywa się w

języku polskim i w walucie polskiej, w złotych i
groszach. Wymóg ten oznacza, że zapisy, które
są dokonywane w księgach rachunkowych
muszą zawierać treść wyrażoną w języku polski,
co nie wyklucza możliwości prowadzenia
równoległych zapisów w języku obcym w
sytuacji, gdy właścicielem jest osoba
zagraniczna. Jeżeli natomiast zapis dotyczy
operacji wyrażonej w walucie obcej, to wartość
tej operacji powinna być przeliczona na złote
polskie według odpowiedniego kursu
walutowego

Księgi rachunkowe prowadzi się oddzielnie

za poszczególne lata obrotowe, w
przekroju okresów sprawozdawczych.
Przez rok obrotowy należy rozumieć rok
kalendarzowy lub okres 12 kolejnych
miesięcy kalendarzowych, stanowiących
rok podatkowy. W sytuacji, gdy jednostka
rozpoczęła swoją działalność w drugiej
połowie roku obrotowego może księgi
rachunkowe i sprawozdanie finansowe za
ten okres połączyć z księgami
rachunkowymi i sprawozdaniem
finansowym za rok następny.

Otwarcie ksiąg rachunkowych powstaje w

przypadku nowo powstałych jednostek na dzień
rozpoczęcia działalności, w przypadku
jednostek, które kontynuują swoją działalność
na początek każdego roku obrotowego, z dniem
zmiany formy prawnej, w przypadku, gdy
powstała nowa jednostka, na dzień wpisu do
rejestru połączenia lub podziału jednostek lub z
dniem rozpoczęcia likwidacji lub postępowania
upadłościowego w stosunku do jednostki. W
ciągu 15 dni od wyżej wymienionych zdarzeń
musi nastąpić otwarcie ksiąg rachunkowych

Bieżące prowadzenie ksiąg wymaga, aby

informacje pochodzące z ksiąg rachunkowych
umożliwiały sporządzenie w terminie
obowiązujących jednostkę sprawozdań
finansowych i innych sprawozdań, deklaracji
podatkowych i rozliczeń finansowych,
zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej
były sporządzane za poszczególne okresy
sprawozdawcze, ale nie rzadziej niż na koniec
miesiąca, a za rok obrotowy nie później niż do
85 dnia po dniu bilansowym, a także, aby wpłaty
i wypłaty gotówką, czekami i wekslami obcymi
oraz obroty detaliczne i gastronomiczne były
ujmowane w dniu ich dokonania

Księgi rachunkowe zamyka się na dzień

zakończenia działalności, co przykładowo może
być związane z likwidacją lub upadłością, na
dzień kończący rok obrotowy, na dzień
poprzedzający zmianę formy prawnej, na dzień
poprzedzający dzień podziału jednostek,
połączenia jednostek w sytuacji gdy w wyniku
podziału lub połączenia powstaje nowa
jednostka, w jednostce przejmowanej na dzień
połączenia związanego z przejęciem jednostki
przez inną jednostkę, na dzień poprzedzający
postawienia jednostki w stan likwidacji lub
upadłości albo na inny dzień bilansowy
określony innymi przepisami, ale nie może to
nastąpić później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia,
na który księgi są zamykane

Dowody księgowe

Zgodnie z wymogami ustawy o

rachunkowości każdy dowód księgowy
musi zawierać takie elementy jak
określenie rodzaju dowodu poprzez
podanie pełnej nazwy dowodu lub też jego
symbolu, przykładem może być Faktura
VAT, RW, WZ, KP, KW, wskazanie
wystawcy i określenie nazwy i adresu
stron, które uczestniczą w danej
transakcji, operacji czy osób, których
dowód dotyczy.

Dowód księgowy musi zawierać również

datę wystawienia dowodu, jak i datę lub
okres dokonania operacji gospodarczej,
której dotyczy dowód. W przypadku, gdy
obydwie daty są takie same, to
wystarczające jest podanie tylko jednej
daty. Ważne jest, aby dowód księgowy
zawierał datę, ponieważ jest ona
niezbędna do chronologicznego ujęcia
wszystkich zdarzeń gospodarczych, jakie
miały miejsce w danej jednostce
gospodarczej.

Dowody księgowe sporządza się w języku polskim.

Może być sporządzony w języku obcym w
przypadku, gdy dotyczy rozliczeń z
kontrahentami zagranicznymi. W takiej sytuacji
na żądanie organów kontroli lub biegłego
rewidenta jednostka powinna zapewnić
wiarygodne przetłumaczenie treści zawartych w
dowodzie księgowym. Wartość operacji
gospodarczej w dowodzie księgowym powinna
być wyrażona w walucie polskiej. W treści
dowodu księgowego dopuszcza się
zastosowanie ogólnie przyjętych skrótów

• Dowody księgowe powinny być rzetelne,

kompletne i wolne od błędów
rachunkowych. Rzetelny dowód to taki,
który zawiera prawdziwe treści i
odzwierciedla rzeczywisty przebieg
operacji gospodarczej. Kompletnym
dowodem natomiast jest dokument, który
zawiera co najmniej elementy wymienione
w art. 21 ust. 1 Ustawy o rachunkowości.

•

Nieodłącznym elementem każdego

ludzkiego działania jest
prawdopodobieństwo popełnienia błędu

• Błędy w dowodach księgowych należy poprawić

poprzez skreślenie nieprawidłowo napisanego
tekstu, bądź też liczby. Skreślenia takiego
dokonać należy w sposób, aby możliwe było
odczytanie tekstu lub pierwotnej liczby. Przy
poprawce tekstu lub liczby należy zaopatrzyć
dokument w podpis lub parafkę osoby
upoważnionej oraz datę dokonanej poprawki.
Nie można natomiast poprawiać pojedynczych
liter lub cyfr. Zasady te stosuje się tylko do tych
dowodów księgowych, dla których nie został
ustalony szczegółowymi przepisami zakaz
dokonywania jakichkolwiek poprawek, a także
nie stosuje się ich do dowodów wystawionych
przez inne podmioty gospodarcze

Błędy w zapisach księgowych można

podzielić na dwie grupy, a mianowicie na
błędy naruszające równowagę bilansową,
albo błędy nie naruszające równowagi
bilansowej.

Charakterystyczną cechą błędów naruszających

równowagę bilansową jest to, że można je
stwierdzić za pomocą zestawienia obrotów i
sald. Wówczas występuje sytuacja, w której
strona Winien nie równa się stronie Ma. W
przypadku błędów nie naruszających równowagi
bilansowej znacznie trudniej je wykryć,
ponieważ przy księgowaniu operacji
gospodarczych na kontach była przestrzegana
zasada bilansowego ujmowania zdarzeń.
Powstałe błędy są często wynikiem księgowaniu
operacji na niewłaściwych kontach lub na
niewłaściwych stronach kont.

Błąd tego typu może też powstać w sytuacji,

gdy operacja zostanie prawidłowo
zewidencjonowana na właściwych kontach
i po właściwych stronach, lecz w
niewłaściwej kwocie. Błędy te można
ujawnić w toku uzgadniania ewidencji
szczegółowej z ewidencją analityczną lub
w wyniku okresowego porównywania
stanów ewidencyjnych ze stanami
faktycznymi środków gospodarczych,
funduszów i rozrachunków oraz w trakcie
inwentaryzacji

Można wyróżnić dwa rodzaje storna, storno czarne

i storno czerwone. Storno czarne, zwane też
zwykłym, które polega na dokonaniu zapisu
korygującego wykorzystując liczby dodatnie.
Można wyróżnić storno czarne całkowite i
częściowe. Storno czarne całkowite to takie,
które polega na likwidacji błędnego zapisu
poprzez powtórne zaksięgowanie danej operacji
gospodarczej. Zapisu tego dokonuje się po
przeciwnych stronach w stosunku do błędnego
zapisu. Po zlikwidowaniu skutków błędnego
zapisu należy poprawnie zaksięgować operację,
natomiast storno czarne częściowe wykorzystuje
się w sytuacji, gdy błędny zapis występuje na
jednym niewłaściwym koncie

Natomiast storno czerwone to takie, które

polega na wpisaniu pozycji korygującej po
tych samych stronach konta, na których
wykryto błąd kolorem czerwonym, albo też
w postaci ujemnych liczb. Pozycje
zapisane na koncie kolorem czerwonym
(albo oznaczone znakiem minus) mają
wartość ujemną, dzięki czemu zlikwidują
błędny zapis. Ponieważ storno czerwone
w całości likwiduje błędny zapis następnie
należy dokonać prawidłowego zapisu
kolorem powszechnie stosowanym

Różnica między stornem czarnym a

czerwonym polega na tym, iż storna
czarne zwiększa sumę obrotów na
kontach, a storno czerwone takich
skutków nie wywołuje

Klasyfikacja dowodów księgowych.

• Klasyfikację dokumentów, będących

dowodami księgowymi, można
przeprowadzić według różnych kryteriów.

•

Ze względu na jednostkę wystawiającą

dowody księgowe dzieli się na dowody
obce i dowody własne

Dowody obce to dowody, które są wystawiane

przez zewnętrznych kontrahentów, które
jednostka otrzymała od nich jako potwierdzenie
zaistnienia operacji zakupu składników
majątkowych, czy też wykonania danej usługi, a
także dowody wystawiane przez inne
zewnętrzne jednostki. Przykładem dowodów
obcych mogą być otrzymane faktury VAT,
faktury korygujące, polisy ubezpieczeniowe,
weksle obce, wyciągi bankowe. Warto
zauważyć, że dowody obce są jednocześnie
dowodami zewnętrznymi

Dowody własne to dowody, które zostały

sporządzone w danej jednostce. Dowody
własne mogą być zewnętrzne lub
wewnętrzne, podział ten został dokonany
na podstawie kryterium odbiorcy
dokumentu.

Dowody własne wewnętrzne są dowodami

wystawionymi w danej jednostce na
własne potrzeby dla potwierdzenia
operacji wewnątrz jednostki. Przykładem
może być wydanie materiałów do zużycia,
czy też likwidacja środka trwałego.

Natomiast dowody własne zewnętrzne obejmują

wszystkie dokumenty sporządzone w danej
jednostce i w oryginale przekazywane innym
jednostkom. Przykładem takich dowodów mogą
być faktury potwierdzające sprzedaż składników
majątkowych, bądź wykonanie dla innych
jednostek usług, faktury korygujące, a także
dowody rozliczeń z innymi jednostkami, jak
polecenia przelewu, czeki rozrachunkowe, czy
weksle własne

Ze względu na etapy sporządzenia wyróżnia

się dowody źródłowe (pierwotne) oraz
dowody wtórne (zbiorcze).

Dowody źródłowe to wszystkie te dowody, które

stanowią pierwsze pisemne stwierdzenie faktu
dokonania operacji gospodarczej. Powstają one
przeważnie bezpośrednio po dokonaniu danej
operacji, a także często w miejscu jej dokonania,
natomiast podstawą wystawienia dowodu jest
obserwacja procesu, jego pomiar, a także odczyt
czy obliczenie. Do tych dowodów można
zaliczyć dowody wpłaty i wypłaty gotówki,
przychodu i rozchodu materiałów, karty pracy,
faktury sprzedaży, bądź faktury zakupu

Dowody zbiorcze to dowody, które są

sporządzane na podstawie kilki dowodów
źródłowych. Przykładem tych dowodów
mogą być raport kasowy, sporządzany na
podstawie źródłowych dowodów wpłaty i
wypłaty gotówki, rozdzielniki zużytych
materiałów, sporządzane na postawie
źródłowych dowodów pobrania
materiałów.

Ze względu na liczbę operacji ujętych w

dowodzie księgowym wyróżnia się dowody
pojedyncze i dowody zbiorcze.

Dowody pojedyncze to dowody

potwierdzające zaistnienie jednej operacji
gospodarczej. Przykładem może być
dowód kasowy, który potwierdza wpłatę
gotówki przez pracownika.

Dowody zbiorcze natomiast ujmują kilka

jednorodnych operacji gospodarczych,
które zwykle często się powtarzają.
Dowody te pozwalają na ograniczenie
liczby operacji księgowanych na kontach,
ponieważ służą dokonaniu łącznych
zapisów zbioru dowodów źródłowych,
które musza być w dowodzie zbiorczym
pojedynczo wymienione.

Podstawą zapisu w księgach rachunkowych

jednostki mogą być również sporządzone
przez jednostkę dowody zastępcze,
dowody korygujące, albo dowody
rozliczeniowe

Dowody zastępcze są wystawiane za

zgodą kierownika danej jednostki w
sytuacji uzasadnionego braku możliwości
uzyskania zewnętrznych obcych dowodów
źródłowych. Są one wystawiane do czasu
otrzymania obcego dowodu. W sytuacji
otrzymania obcego dowodu należy
porównać jego treść z dowodem
zastępczym i w przypadku ujawnienia
ewentualnych różnic skorygować
wcześniej dokonane zapisy w księgach
tak, aby doprowadzić je do stanu
zgodnego z tym dowodem.

Dowody korygujące wystawia dana

jednostka w celu poprawienia błędnego
zapisu wykazanego w księgach
rachunkowych, albo też wyeliminowania
zapisów zawyżających obroty na kontach,
a także w celu zmiany wcześniej
wystawionych dowodów księgowych.
Przykładem takiego dowodu może być
faktura VAT korygująca, albo nota
korygująca

dowody rozliczeniowe wystawia jednostka

w celu ponownego ujęcia dokonanych już
zapisów według nowych kryteriów
klasyfikacyjnych

Rodzaje dowodów księgowych za dwa

tygodnie