I CEL I ZASADY OGÓLNE SPORZĄDZANIA

SPRAWOZDAŃ FINANSOWYCH

1. Zakres rocznego sprawozdania finansowego

Zgodnie z znowelizowaną ustawą z dnia 29.09.1994r. o rachunkowości (Dz. U. Nr 76/2002 poz.64 jednostki prowadzące i zamierzające kontynuować działalność gospodarczą zobowiązane są sporządzić na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych roczne sprawozdanie finansowe za rok obrotowy który powinien pokrywać się z rokiem podatkowym w języku polskim i w walucie polskiej.

Na roczne sprawozdanie finansowe składają się:

1. wprowadzenie do sprawozdania finansowego

2. bilans

3. rachunek zysków i strat

4. dodatkowe informacje i objaśnienia

Większe jednostki podlegające obowiązkowi rocznego badania sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, działającego z upoważnienia podmiotu uprawnionego, do takiego badania sporządzają dodatkowo:

5. zestawienie zmian w kapitale- funduszu własnym

6. rachunek przepływów pieniężnych

Wzory w/w formularzy stanowią załączniki do ustawy o rachunkowości, które wypełnia się w złotych lub w zaokrąglonych do tysięcy złotych z jednym znakiem po przecinku (patrz art.45 ust.5 ustawy). Przyjęty jednak sposób musi być konsekwentnie stosowany we wszystkich wzorach. Wypełnienie formularza GUS F-02, statystyczne sprawozdanie finansowe na dzień 31.12.2003r. sporządzony zarówno przez jednostki, w którym rok obrotowy = rok kalendarzowy, jak i stosując inny okres kolejnych 12 m-cy w tysiącach złotych- nie zwalnia jednostki od sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego wg wzorów załączonych do ustawy.

2. Obowiązek publikacji rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe większych jednostek podlega ogłoszeniu w

M.P. „B” z wyjątkiem spółdzielni, które ogłasza się w „Monitorze Spółdzielczym”. Większymi jednostkami są:

1. wszystkie kontynuujące działalność S.A, banki, zakłady ubezpieczeń do których zalicza się jednostki działające na podstawie przepisów prawa o publicznym obrocie papierami wartościowymi, funduszach powierniczych oraz przepisów o funduszach inwestycyjnych i emerytalnych

2. pozostałe, prowadzące działalność gospodarczą i kontynuujące ją na dzień sporządzenia sprawozdania finansowego jednostki, posiadające jak i nieposiadające osobowości prawnej w tym S.P.Z.O.Z, które w roku obrotowym poprzedzającym rok, za który sporządzono sprawozdanie finansowe, czyli w 2002r. osiągnęły lub przekroczyły granicę dwóch z trzech wartości:

• średnioroczne zatrudnienie 50 osób, przeliczone na osoby pełnozatrudnione

• suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego wynosi równowartość w walucie polskiej 2.500.00 EURO tj. przy zastosowaniu kursu NBP na 31.12.2002r. piątek 4,0202 10.050.500 zł

• przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy wynosi równowartość w walucie polskiej 5.000.000 EURO 20.101.000 zł

Ustalając przychód netto ze sprzedaży bierze się pod uwagę:

• przychody ze sprzedaży towarów a więc bez materiałów

• przychody ze sprzedaży produktów tj. wyrobów, robót i usług przy czym nie koryguje się zwiększenia lub zmniejszenia wartości zmiany stanu produktów i kosztu wytworzenia świadczeń na własne potrzeby

• przychody z operacji finansowych

Przychód netto nie obejmuje VAT i jest obniżany o rabaty, upusty. Nie zmniejsza się natomiast przychodów o podatek akcyzowy. W przypadku różnic kursowych oraz sprzedaży papierów wartościowych netto oznacza saldo przychodów kosztów.

Nie uwzględnia się w obliczeniu pozostałych przychodów operacyjnych oraz zysków i strat nadzwyczajnych.

3. Łączne roczne sprawozdanie finansowe

Łączne sprawozdanie finansowe wg art.51 ustawy sporządzają jednostki posiadające osobowość prawną w skład której wchodzą jedna lub więcej wew. jednostek mające siedzibę w kraju lub za granicą. Łączne sprawozdanie finansowe powstaje drogą sumowania odpowiednich danych rocznych sprawozdań finansowych jednostki statutowej i jej zakładów. Z łącznej sumy wyłącza się:

1. aktywa i fundusze wydzielone

2. wzajemne należności i zobowiązania oraz inne podobne rozrachunki wewnątrzzakładowe

3. przychody i koszty z tyt. dostaw i usług dokonywanych wewnątrz jednostki

4. ewentualnych zysków i strat powstałych na operacjach dokonanych wewnątrz jednostki

Okoliczność, że jednostka wydzieliła wchodzące w jej skład zakłady jako samodzielnie się bilansujące wynika z decyzji, która to nie może skutkować na zewnątrz, a wiec nie może powodować zmian treści poszczególnych pozycji sprawozdania finansowego. Treść rocznych sprawozdań finansowych, jednostek jedno i wielozakładowych musi być identyczna, stąd konieczne wyłączenie jw. Jeżeli zakład znajduje się za granicą to dane jego sprawozdania finansowego wyrażone w walucie obcej włącza się do:

1. bilansu, przeliczając dane jego bilansu po obowiązującym kursie na dzień bilansowy średnim ustalonym przez NBP

2. rachunku zysków i strat, przeliczając dane po kursie stanowiącym średnią arytmetyczną średnich kursów na dzień kończący każdy miesiąc roku obrotowego, ustalony dla danej waluty przez NBP. Dopuszcza się uproszczenie podlegające na przyjęciu do przeliczenia danych ze średnich kursów na dzień kończący poprzedni i bieżący rok obrotowy.

Powstała różnica z tych przeliczeń między wynikiem wykazanym w bilansie oraz roku zysków i strat wykazuje się jako składnik kapitału (funduszu) z aktualizacji wyceny w odrębnej dodatniej lub ujemnej pozycji. „Różnica kursowa z przeliczenia” łącznego sprawozdania finansowego.

Przedmiotem badania, zatwierdzania i ogłaszania jest łączne roczne sprawozdanie finansowe a nie jego składowe. Badający łączne sprawozdanie, musi sam zdecydować czy i w jakim stopniu podda badaniu księgi rachunkowe oraz roczne sprawozdanie finansowe określonego zakładu aby uzyskać pogląd pozwalający na wydanie miarodajnej opinii o łącznym sprawozdaniu finansowym.

4. Roczne sprawozdanie finansowe mniejszych jednostek

Do mniejszych jednostek zalicza się te jednostki, które w roku obrotowym za jaki sporządza się sprawozdanie finansowe, a więc 2003r. nie osiągnęły dwóch z trzech wielkości

1. średniorocznego zatrudnienia 50 osób

2. sumę aktywów bilansu na koniec roku obrotowego- równowartość w walucie polskiej 2.000.000 EURO wg kursu NBP na 31.12.2002r. lub inny późniejszy dzień bilansowy

3. przychód netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji finansowych za rok obrotowy rozpoczęty w 2003r. stanowi równowartość w walucie polskiej 4.000.000 EURO

Bilans oraz rok zysków i strat jednostki te mogą wykazywać tylko dane dotyczące pozycji oznaczonych cyframi rzymskimi. Uproszczenie stosuje się również w dodatkowych informacjach i objaśnieniach.

5. Sprawozdanie z działalności

S.A., Sp. z o.o., P.P i inne jednostki, spółdzielnie zobowiązane są na podstawie odrębnych przepisów lub z własnej woli, dołączyć do sprawozdania finansowego- sprawozdania z działalności, które to nie stanowi składnika rocznego sprawozdania finansowego.

6. Sankcje

Osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierowania jednostką odpowiada za:

1. niesporządzenie sprawozdania finansowego

2. sporządzenie go niezgodnie z ustawą o rachunkowości

3. zawarcie w sprawozdaniu nierzetelnych danych

natomiast kierownik jednostki odpowiada ponadto za:

• niezłożenie rocznego sprawozdania do właściwego sądu rejestrowego tj. Krajowego Rejestru Sądowego

• niepoddaniu rocznego sprawozdania finansowego badaniu, jeżeli taki obowiązek istniał

• niezłożenia rocznego sprawozdania do ogłoszenia

Nie jest natomiast zagrożone karą niezatwierdzenie sprawozdania finansowego w ciągu 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, przy czym do czasu zatwierdzenia go zysk nie może być dzielony.

7. Podstawy sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe powinno prawidłowo, rzetelnie i jasno przedstawiać sytuacje majątkową i wynik finansowy jednostki wg prawidłowo prowadzonych i zamkniętych ksiąg rachunkowych. Wymaga to:

1. uzgodnienia kont ksiąg pomocniczych tj. ewidencji analitycznej z właściwymi kontami księgi głównej tj. ewidencji syntetycznej zarówno pod względem formalnym i merytorycznym. Dotyczy to m.in. wyjaśnienia i rozliczenia salda kredytowe zasobów czy odbiorców lub debetowe salda dostawców

2. skompletowania i ujęcia w księgach zamykanego roku dokumentów dotyczących ogółu operacji dokonanych w tym roku głównie dostaw i usług lub wystawienia na te operacje dokumentów zastępczych przy uwzględnieniu wpływu na salda kont, zdarzeń jakie nastąpiły po zakończeniu roku ale przed zamknięciem ksiąg

3. ustalenie rzeczywistych stanów kont bilansowych drogą przeprowadzonej w obowiązujących terminach, inwentaryzacji a więc spisu z natury zasobów, jeśli na rok sprawozdawczy przypadał obowiązek inwentaryzacji danej ich grupy oraz uzgodnienia stanów kont bankowych i rozrachunków, weryfikacji merytorycznej i formalnej poprawności sald pozostałych aktywów i pasywów przy przeprowadzeniu inwentaryzacji na inny dzień nie dzień bilansowy zwiększając lub zmniejszając o obroty jakie nastąpiły między dniem inwentaryzacji a dniem bilansowym

4. przeliczenia płatne w walucie obcej aktywa i pasywa na obowiązujący kurs na dzień bilansowy

5. zaktualizowania wartości aktywów, które utraciły wartość po której dotychczas figurowały w księgach, co odnosi się do zapasów uszkodzonych, niechodliwych, nieprzydatnych, wycofanych z użytkowania środków trwałych, wygasłych praw, obniżonych wartości papierów wartościowych z należności przedawnionych, umorzonych lub których ściągalność budzi zastrzeżenia

6. naliczania odsetek

7. dokonania księgowań związanych z zamknięciem roku w tym na właściwym rozgraniczeniu kosztów tj. podatku dochodowego i przychodów między rokiem zamykanym a latami następnymi

8. uzgodnienia na dzień bilansowy

1. sald kont księgi głównej z saldami kont księgi pomocniczych

2. sald i obrotów kont księgi głównej syntetycznych z zestawieniem ich obrotów i sald

3. obrotów dziennika z obrotami wynikającymi z zestawienia obrotów i sald

Po dokonaniu tych prac zamknięte księgi rachunkowe powinny zawierać salda lub obroty wykazywane w sprawozdaniu finansowym na formularzach bilansu oraz zysków i strat przy uwzględnieniu, że stany:

• zasobów pomniejszono o ich umorzenia i odpisy aktualizujących

• zapasów materiałów i towarów zwiększają dotyczące ich koszty zakupu oraz korygują odchylenia od cen ewidencyjnych i odpisy aktualizujące

• należności pomniejszają dotyczące ich odpisy aktualizujące

• należności i zobowiązania dzielimy na długo i krótkoterminowe

Winno też nastąpić uporządkowanie dostosowane do sposobu prowadzenia ksiąg w podziale na miesiące dowodów księgowych i ich odłożenia w tym urządzeń składających się na księgi rachunkowe oraz dokumentów z inwentaryzacji w sposób przyjętych w jednostce.

8. Dane porównawcze

Porównując dane porównawcze analizujemy stany na koniec ubiegłego roku w zgodności ze stanem na początek roku w ramach zachowania ciągłości bilansowej a także stany na koniec ubiegłego i roku sprawozdawczego w zakresie trendów zwiększenia lub zmniejszenia składników sprawozdania finansowego. Ma to charakter analizy ekonomicznej pozwalającej na ocenę kontynuacji działalności jednostki.

Należy tu podkreślić szczególne przypadki uzasadniające zmiany w zamkniętych księgach rachunkowych w przypadku gdyby:

• do jednostki dotarły informacje o zdarzeniach jakie nastąpiły po dacie bilansu i zamknięcie ksiąg w myśl art.54 ustawy (wystąpią dodatkowe zapisy) mające istotny wpływ na wynik firmy

• na akceptowany przez jednostkę wniosek biegłego rewidenta badającego księgi w sprawozdaniu mogą nastąpić zmiany pozwalające na bardziej prawidłowe i rzetelne przedstawienie sytuacji ekonomiczno finansowej jednostki

• rada nadzorcza lub walna zgromadzenia uchwaliły zmiany w niebadanym przez biegłego sprawozdaniu finansowym akceptowane przez zarząd, który odpowiada za prawidłowość ksiąg i sprawozdań finansowych

W każdym z tych przypadków konieczne jest wprowadzenie do już zamkniętych ksiąg odpowiednich dodatkowych zapisów i ponowne ich zamknięcie oraz dokonanie odpowiednich zmian w ostatecznym rocznym sprawozdaniu finansowym. Ostateczne zamknięcie ksiąg polegająca na nieodwracalnym wyłączeniu możliwości dokonania w nich zapisów winno nastąpić w ciągu 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

8. Podpisywanie rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe sporządzone nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, podpisuje podając datę podpisu osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych i kierownik jednostki. Jeżeli jednostką kieruje organ wieloosobowy- wszyscy członkowie tego organu, oznacza to w stosunku do osób prawnych że sprawozdanie finansowe podpisują wszyscy członkowie zarządu.

Podpisy te poświadczające autentyczność przedkładanych informacji liczbowych i słownych są stawiane na każdym wzorze wchodzącym w skład sprawozdania finansowego. Obowiązek taki wynika z art.45 ust.2 i 3 ustawy i art.52 ust.2

Sprawozdanie finansowe spółek cywilnych, jawnych, partnerskich i komandytowych- podpisują wszyscy jej właściciele. Jednostek postawionych w stan likwidacji lub upadłości- ich likwidator lub syndyk. Jeżeli w spółce partnerskiej powołano zarząd- to jego członkowie a nie właściciele podpisują sprawozdanie finansowe.

W spółkach komandytowych sprawozdanie podpisują komplementariusze. Odmowa podpisu wymaga pisemnego uzasadnienia załączonego do sprawozdania finansowego. Roczne sprawozdanie finansowe przed zatwierdzeniem należy przedłożyć właściwym organom nadzorującym tj.: komisji rewizyjnej, radzie nadzorczej, radzie pracowniczej.

II Zatwierdzanie rocznego sprawozdania

finansowego

1. Podział zysku

Wykazany w rocznym sprawozdaniu finansowym zysk może być dzielony, pod warunkiem jego uprzedniego zatwierdzenia tj. zaakceptowania tego sprawozdania przez właścicieli. W myśl zapisów Kodeksu cywilnego, Kodeksu spółek handlowych, Prawa Spółdzielczego podziałowi podlega aprobowana przez właścicieli kwota zysku za rok obrotowy. W przypadku osób prawnych zobowiązanych do badania swego sprawozdania przez biegłego rewidenta, warunkiem jest wydanie przez podmiot uprawniony do badań sprawozdań finansowych opinii bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniem. W razie poniesienia straty właściciela jednostki decyduje o sposobie jej pokrycia.

2. Organ zatwierdzający

Roczne sprawozdanie finansowe zatwierdza właściwy organ, który wynika z przepisów prawa obowiązujących jednostkę, statutu, umowy lub na mocy własności, jest do tego uprawniony nie później niż 6 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego. Zatwierdzenie ma postać uchwały walnego zgromadzenia, decyzji organu założycielskiego, „klauzuli zatwierdzeń” zamieszczonej na wzorach sprawozdania finansowego wraz z datą i podpisami właścicieli- osób fizycznych.

3. Badanie rocznego sprawozdania finansowego

Roczne sprawozdanie finansowe podlegające ogłoszeniu w M.P. „B” lub w Monitorze Spółdzielczym, wymaga przed zatwierdzeniem zbadania przez podmiot uprawniony. Przepisy ustawy o rachunkowości w brzmieniu obecnie obowiązującym, nie nakazuje już badania raz na 3 lata sprawozdań finansowych nie podlegających corocznemu badaniu.

Nie oznacza to, że badanie takie, któremu poddaje się jednostka dobrowolnie, nie jest celowe, ponieważ:

1. upewnia się, że dane wykazane w sprawozdaniu są poprawne

2. następuje zweryfikowanie i ewentualne usprawnienie systemu księgowości

3. ułatwia rozmowy z bankami i dostawcami

Jednostka wtedy nie sporządza zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów środków pieniężnych. Opinie i raport z takiego badania sporządza biegły rewident wg tych samych zasad i kryteriów co z badania obowiązkowego. Sprawozdanie takie nie podlega publikacji w M.P. „B”, opinia nie musi być złożona do rejestru sądowego. Koszty badania stanowią koszt uzyskania przychodu.

Warto tu zwrócić uwagę, ze biegły rewident nie bada sprawozdania z działalności, a stwierdza jedynie, że omówione w nim zagadnienia określone w art.49 ust.2 ustawy, ze zawarte w nim dane liczbowe z dziedziny finansów są zgodne ze sprawozdaniem finansowym (art.65 ust.2 pkt.4)

4. Udostępnianie rocznego sprawozdania finansowego

Jednostka udostępnia roczne sprawozdanie finansowe poprzez:

1. Składa w sądzie rejestrowym właściwym dla danej jednostki:

1. roczne sprawozdanie finansowe

2. opinię biegłego rewidenta- jeżeli sprawozdanie podlegało badaniu

3. uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego

4. sprawozdanie z dz. jednostki wymaganego w stosunku do spółek z o.o., S.A, spółdzielni oraz przedsiębiorstw państwowych w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego.

Jeżeli jednak sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone w terminie 9 miesięcy od dnia zakończenia roku obrotowego, to należy złożyć je w Krajowym rejestrze Sądowym w ciągu 15 dni, po tym terminie załączając:

• sprawozdanie finansowe oraz sprawozdanie z działalności

• opinie biegłego rewidenta, jeżeli badanie zostało zakończone

2. Jeśli jednostka jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych składa do właściwego urzędu skarbowego wraz z zeznaniem ostatecznym wysokości dochodu pełne, zatwierdzone, roczne sprawozdanie finansowe, ale bez sprawozdania z działalności, a także opinię i raport biegłego rewidenta, jeżeli sprawozdanie finansowe podlegało badaniu. Spółki kapitałowe przedkładają także odpis uchwały walnego zgromadzenia zatwierdzającego sprawozdanie finansowe- w ciągu 10 dni od daty zatwierdzenia rocznego sprawozdania finansowego, nie później niż przed upływem 9 miesięcy od zakończenia roku obrotowego.

3. Jeżeli jest podatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych, przekazuje współwłaścicielom pełne roczne sprawozdanie finansowe, które stanowią załącznik do ich zeznania o wysokości dochodu składanego we właściwym urzędzie skarbowym do 30.04.roku następnego. Większe jednostki zobowiązane do publikacji swego rocznego sprawozdania finansowego składają ponadto 15 dni od daty zatwierdzenia sprawozdania do:

1. Wydziału Wydawnictw i Poligrafii Gospodarstwa Pomocniczego Urzędu Rady Ministrów, wymagające publikacji w M.P. „B” w odniesieniu do innych jednostek niż spółdzielnie

2. Krajowej Rady Spółdzielczej- Redakcji Monitora Spółdzielczego dotyczącego spółdzielni- pełnego sprawozdania finansowego lecz bez dodatkowych informacji i objaśnień, opinie biegłego rewidenta, odpis uchwały bądź postanowienia organu zatwierdzającego sprawozdanie finansowe z podziałem zysku lub pokryciem straty

Dotyczy to jednak wyłącznie jednostkę podlegających obowiązkowi corocznego badania, jednostki, które badają na życzenie, nie mają obowiązku ich publikowania.

III INWENARYZACJA

1. Istota i zadania inwentaryzacji

Punkt wyjścia dla określenia właściwej wartości poszczególnych składników aktywów i pasywów wykazywanych w bilansie stanowią dane stwierdzone lub potwierdzone drogą inwentaryzacji. Inwentaryzacja polega na ustaleniu w sposób udokumentowany stanu aktywów i pasywów na określony dzień. Cele mogą być:

1. za pomocą inwentaryzacji ustalany jest składnik aktywów, gdy nie wynika on z bieżąco prowadzonej przez jedn. Ewidencji. Dotyczy to zapasów odpisywanych w koszty pod datą ich przychodu lub produkcji w toku. Inwentaryzacja dostarcza w tym przypadku danych o składnikach majątku nie figurujących dotąd w księgach, wymagających ich wprowadzenia do ksiąg rachunkowych. Powinna być przeprowadzona na dzień bilansowy. Inwentaryzacja na ten dzień podlega również w myśl ustawy stan środków pieniężnych i papierów wartościowych choć są one nie objęte bieżącą ewidencją.

2. stan składników majątkowych jest ustalony drogą inwentaryzacji po to aby porównać go ze stanem wynikającym z ksiąg rachunkowych. Pozwala to urealnić dane księgowe, wyjaśnić przyczyny powstania różnic między stanem rzeczywistym i ewidencyjnym, podjęcie decyzji, czy od sprawców powstania zawinionych różnic będą dochodzone odpowiednie kwoty. Ten typ inwentaryzacji może nastąpić na dzień inny niż bilansowy. W bilansie wykazuje się stan sprawdzony drogą inwentaryzacji, po wyksięgowaniu ewentualnych różnic, skorygowany o wynikające z ewidencji księgowej przychody i rozchody, jakie nastąpiły między dniem, na który przeprowadzono inwentaryzacje, a dniem bilansowym. Im bliższe są te daty, tym większa wiarygodność bilansu.

2. Ogólne zasady inwentaryzacji

Inwentaryzacja aktywów i pasywów może nastąpić drogą spisu z natury, uzgodnienia lub weryfikacji. Bez względu na postać powinno nastąpić ustalenie także poprawnej, realistycznej wartości aktywów i pasywów. Oznacza to dla aktywów, że ich wartość nominalna, ustalona drogą inwentaryzacji, wymaga urealnienia przez odpis aktualizacyjny.

Inwentaryzacja powinna spełniać wymóg rzetelności, zgodnością z prawdą, prawidłowości, kompletności, bezbłędności i sprawdzalności. Rzeczowe składniki majątku znajdujące się w jednostce, podlegają spisowi z natury, w tym toku wymogami jest ustalenie ilości i przydatności dla jednostki danego składnika majątku, następnie drogą wyceny- jego wartość. Udokumentowaniem spisu z natury są formularze spisowe tj. arkusze i karty spisowe oraz ich zbiorcze zestawienia.

Zapasy materiałów, towarów, produktów, półproduktów magazynowane na strzeżonych stanowiskach i objęte bieżącą ewidencją ilościowo-wartościową mogą być spisane z natury raz na 2 lata. Środki trwałe z wyjątkiem gruntów i budowli podziemnych, inwestycje w nieruchomościach- podlegające spisowi z natury, raz na 4 lata. Rozrachunki z kontrahentami: bankami, dostawcami podlegają inwentaryzacji drogą uzgodnienia, które obejmują etapy:

1. poinformowanie kontrahenta o wysokości i sumach składowych salda należności od niego

2. potwierdzenie przez kontrahenta tego salda lub wskazanie różnic (przesunięcie w czasie, brak dokumentu, kwestie sporne)

W kontaktach z bankiem za miarodajne przyjmuje się zwyczajowo saldo z wyciągu z rachunku bankowego, w razie niezgodności różnice wymagają pisemnego wyjaśnienia.

3. Organizacja i dokumentacja inwentaryzacji

Dokumentacje przeprowadzonej inwentaryzacji drogą uzgodnień stanowią wysłane przez jednostki wyciągi z kont wraz z ich potwierdzeniem przez kontrahenta, wyciągi bankowe oraz otrzymane od dostawców i innych wierzycieli, wyciągi z kont, potwierdzone przez jednostkę z ewentualnym wskazaniem różnic.

Brak odpowiedzi na wezwanie do uzgodnienia nie może być równoznaczne z uzgodnieniem salda. Za poprawny przyjmuje się wtedy stan zgłoszony do uzgodnienia. Nie jest celowe uzgadnianie sald tych o których wiadomo, że się ich uzgodnić nie da, gdyż kontrahent nie prowadzi ksiąg rachunkowych. Dotyczy to także U.S. i ZUS, kupców, osób fizycznych. Nie jest też celowe uzgadnianie sald zerowych oraz drobnych z wyjątkiem sald z kontrahentami z którym obroty są znaczne. Inwentaryzacje droga uzgodnień dokonuje się co roku.

Weryfikacje w ramach inwentaryzacji, polega na poddawaniu wszystkich sald aktywów i pasywów, które nie mają postaci rzeczowej lub rozrachunków (wartości niematerialne i prawne, fundusze, kapitały, rezerwy, rozliczenia m/o, salda składników majątkowych, które nie da się spisać z natury:

• środki trwałe oddane do remontu, budowle podziemne, zapasy u obcych (w przerobie, komisie, magazynach) a jednostką w której dyspozycji się znajdują wbrew obyczajom, nie potwierdziła ich stanu

• należności i zobowiązania osób fizycznych

Weryfikacji dokonuje się również stanów rzeczowych składników majątku, jeżeli na dany rok nie przypada termin spisu z natury oraz grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, spółdzielcze prawa do lokali, budynki i budowle w toku budowy.

Weryfikacja polega na sprawdzeniu poprawności i realności każdego objętego nią salda, przez jego porównanie z dokumentami, stanowiącymi podstawę zapisu na właściwym koncie- poprawność ujęcia ze stanem faktycznym w zakresie dalszej przydatności.

Fakt przeprowadzenia weryfikacji sald powinien być potwierdzony adnotacją na danym koncie lub protokółem, z którego wynika jakie salda poddano weryfikacji i w rezultacie jej, jakie nastąpiły zmiany sald.

Inwentaryzacje drogą weryfikacji sald przeprowadza się corocznie.

4. Ustawowe uregulowanie inwentaryzacji

Ustawodawca w rozdziale III ustawy, szczegółowo omówił zasady i metody przeprowadzenia inwentaryzacji, w celu ustalenia w sprawozdawczości i księgach rachunkowych faktycznych stanów aktywów i pasywów. Określił też, że inwentaryzacja w znaczeniu rachunkowości to ogół czynności zmierzających do ustalenia rzeczywistego stanu aktywów i pasywów danej jednostki na określony moment i porównanie tego stanu ze stanem księgowym, ustalenia i wyjaśnienie stwierdzonych różnic, rozliczenia osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia oraz oceny przydatności inwentaryzowanych składników majątku.

5. Określenie czynności inwentaryzacyjnych

Czynności dotyczące przeprowadzenia inwentaryzacji obejmują ustalenia rozliczenia ocenę i decyzję oraz wyeliminowanie powstałych różnic między stanem ewidencyjnym i faktycznie stwierdzonym z przeprowadzenia spisu z natury bądź ustalenia sald z kontrahentami. Czynności te polegają na:

1. ustaleniu stanu faktycznego objętych inwentaryzacją składników aktywów i pasywów

2. ustalenie i wyjaśnienie przyczyn powstałych różnic miedzy stanem rzeczywistym a ewidencyjnym

3. rozliczenie osób odpowiedzialnych z powierzonego im mienia

4. ocenę przydatności inwentaryzowanych składników majątkowych

5. podjęcie decyzji w sprawie stwierdzonych różnic między stanem rzeczywistym a ewidencyjnym

6. wyeliminowanie powstałych różnic

6. Zasady przeprowadzenia inwentaryzacji

Przeprowadzenie inwentaryzacji winno być dokonywane wg zasad ustalonych w przepisach prawa oraz uszczegółowionych w instrukcjach bądź zarządzeniach kierownika jednostki, w sprawie przeprowadzania inwentaryzacji. Zawsze jednak dotyczą zasad, które należy bezwzględnie przestrzegać. Dotyczą one:

1. terminowości i częstotliwości wynikających z planów jednostki oraz norm ustawowych

2. podwójnej kontroli polegającej na pomiarze składników aktywów przez dwie osoby dla uniknięcia niedokładności

3. zamkniętych drzwi co oznacza ze w czasie przeprowadzenia spisu z natury nie powinno się dokonywać obrotu magazynowego

4. rzetelnego obrazu polegającego na dokładnym pomiarze, identyfikacji symboli oraz wartości poszczególnych składników zapasów rzeczowych aktywów

5. kompletności i kompleksowości polegającego na objęciu spisem z natury wszystkich składników objętych bilansem własnych a także nie objętych bilansem składników majątkowych obcych jednostek

6. kolejnych czynności : spis z natury, wycena, analiza różnic, decyzja o sposobie rozliczenia różnic, wyksięgowanie różnic

7. uczestnictwo w spisie osoby materialnie odpowiedzialnej

8. dokonywanie inwentaryzacji komisyjnie zarówno w zakresie spisu z natury jak i przy rozpatrywaniu różnic między stanem faktycznym a ewidencją księgową

9. fachowości komisji spisowej polegającej na oddelegowaniu do spisu z natury osób znających przedmiot składowania

10. zaskoczenia który odnosi się w zasadzie do przeprowadzenia inwentaryzacji nie zapowiedzianej głównie w zakresie kasy

7. Metody przeprowadzenia inwentaryzacji

Inwentaryzacje przeprowadza się poprzez:

1. drogą spisu z natury, rzeczowych i finansowych składników majątkowych

2. otrzymania od banków finansujących i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń stanu środków pieni8ężynych bądź należności i rozrachunków

3. porównania danych z ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami źródłowymi a następnie weryfikacja realnej wartości aktywów i pasywów

8. Etapy przeprowadzenia inwentaryzacji rocznej

1. Organizacyjne przygotowanie inwentaryzacji obejmujące:

1. Plan, zakres i terminy inwentaryzacji

2. Wydanie zarządzenia lub polecenia kierownika jednostki

3. Powołanie komisji i grup spisowych

4. Uporządkowanie sklepów, magazynów, składowisk, wydziałów itp.

5. Uzgodnienie ewidencji magazynowej (sklepowej) z księgowością

6. Ustalenie zasad przeprowadzenia inwentaryzacji

7. Wydanie zakładowej instrukcji inwentaryzacyjnej

8. Instruktaż, przygotowanie druków, przyrządów pomiarowych

9. Powiadomienie biegłego rewidenta o terminach inwentaryzacji

2. Spis z natury dotyczący:

1. Zebranie oświadczeń od osób odpowiedzialnych materialnie

2. Zabezpieczenie ewidencji magazynowej

3. Wydanie formularzy spisowych

4. Przeprowadzenie spisu z natury

5. Kontrola spisów z natury

6. Weryfikacji sald składników, zasobów nie objętych spisami z natury

7. Przekazanie formularzy spisu z natury komisji inwentaryzacyjnej a następnie do księgowości

8. Zwolnienie ewidencji magazynowych

9. Sprawozdanie grup spisowych

3. Ustalenie, weryfikacja i rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych w zakresie:

1. Sprawdzenie dokumentacji inwentaryzacji w księgowości

2. Wyprowadzenie różnic inwentaryzacyjnych

3. Wyjaśnienie przyczyn powstania różnic przez osobę materialnie odpowiedzialną

4. Weryfikacja nadwyżek i niedoborów

5. Wniosek komisji inwentaryzacyjnych, zaopiniowanej przez radcę prawnego i głównego księgowego, a następnie decyzja kierownika jednostki

6. Księgowe rozliczenie różnic inwentaryzacyjnych wynikające z decyzji kierownika jednostki

7. Właściwe przechowywanie przez 5 lat dokumentacji inwentaryzacyjnej

4. Wykorzystanie inwentaryzacji do poprawy gospodarki i ochrony majątku dotyczące:

1. Analiza przeprowadzonej inwentaryzacji z punktu widzenia gospodarności

2. Rozliczenie osób odpowiedzialnych

3. Decyzja kierownika jednostki dotycząca poprawy gospodarności

11

---