Organizacja jest to system, którego uporządkowanie polega przede wszystkim na tym, że funkcjonalnie zróżnicowanie jego części w zasadzie współprzyczyniają się do powodzenia całości, a powodzenie całości jest istotnym warunkiem powodzenia części.
Organizacja społeczna jest to względnie stały system zróżnicowanych i skoordynowanych działań ludzkich, wykorzystujących, przekształcających i zespalających celowo ustrukturyzowany zbiór zasobów ludzkich, kapitałowych, ideowych i naturalnych, pozostających we wzajemnym oddziaływaniu z innymi systemami działalności ludzkiej i zasobami otoczenia.
Cechy organizacji:
Warunki zaistnienia organizacji:
Organizacja gospodarcza jest jednostką techniczną, w której odbywa się proces fabrykacji dóbr i usług, polegający na wykorzystaniu przestrzeni, gdzie dokonuje się transformacja o charakterze mechanicznym lub fizyko-chemicznym wykorzystując budowle, budynki, maszyny, urządzenia i narzędzia używane przez pracowników.
Podstawowe cechy zasobów organizacji to:
Dla oceny siły (słabości kultury organizacyjnej) zazwyczaj wykorzystuje się następujące kryteria:
Efekt organizacyjny zestawienie dwóch lub większej ilości elementów, by ich oddziaływanie dawało skutek większy niż suma skutków wywoływanych przez każdy z elementów oddzielnie.
Efekt organizacyjny (organizacji społecznej) to nadwyżka przypadająca na jednego członka grupy w działaniu zorganizowanym w porównaniu z korzyściami, jaką mógłby osiągnąć podmiot działania indywidualnego.
Cel oznacza antycypowanie przez podmiot działający stan jakichś rzeczy pod pewnymi względami cenny (pożądany) i przez to wyznaczający kierunek i strukturę działania tego podmiotu.
Zarządzanie jest to działalność lub proces polegający na stałej koordynacji i integracji użytkowanych zasobów dla osiągnięcia celów organizacyjnych, przy zachowaniu zasady racjonalnego zachowania.
Istota funkcji zarządzania - względnie stale powtarzające się czynności wykonywane przez podmiot zarządzania (kierownika) w drodze podejmowania decyzji dotyczących działania podporządkowanych jemu podmiotów zarządzania.
Funkcje zarządzania:
Strategia - koncepcyjny wzorzec funkcjonowania organizacji i jej rozwoju w zmieniającym się otoczeniu. Wzorzec ten konstruuje się na podstawie danych otrzymywanych w wyniku analizy celów i zasobów organizacji oraz stanów jej otoczenia. |
W otoczeniu organizacyjnym wyróżnić można:
Struktura systemu celów organizacji obejmuje:
Formułowani organizacji to taki proces rodzaj działalności polegający na:
Analiza strategiczna organizacji polega na diagnozie stanu organizacji jako całości oraz sytuacji w jej mikro (otoczenie dostawców, odbiorców, substytutu, nowych konkurentów, branży - 5 sił Potera) i makro otoczeniu (otoczenie polityczne, ekonomiczne, społeczne technologiczne - PEST).
Podstawowymi metodami opracowania strategii są:
Metoda SWOT - istota tej metody jest udzielenie odpowiedzi na pytanie, jaka jest pozycja strategiczna organizacji. Identyfikacja pozycji strategicznej może być następująca:
jeśli dominują słabe strony i zagrożenia, to organizacja pozostaje w strategicznej pozycji mini-mini. |
Analiza kształtowania się kosztów cen w realizacji do wielkości sprzedaży (efekt cenowy wzrostu produkcji) wykazuje występowanie 4 faz, z których, występuje faza:
System strategii przedsiębiorstwa:
Strategia wielka - plan podstawowej reakcji strategicznej przedsiębiorstwa zajmującą określoną pozycję strategiczną, wytyczna kierunek działalności dla całego przedsiębiorstwa i w jakich dziedzinach należy konkurować.
Strategie generalne przedsiębiorstwa mogą być:
Portfel typu BGC - środki finansowe zdobyte przez dojne krowy oraz pozyskiwane przez likwidację znaków zapytania i biednych psów należy używać do finansowania gwiazd i wybranych znaków zapytania. Portfel produktów tworzą:
Aby zapewnić organizacji zrównoważony wzrost, należy maksymalizować dochody ze sprzedaży „dojnych krów” oraz eliminować z programy działalności wyroby niedochodowe, czyli „kule u nogi” i czasem dylematy. Zwolnione dzięki temu zasoby można przeznaczyć na poszukiwane nowych „dylematów” i „gwiazd” oraz przekształcenie dylematów w gwiazdy, a następnie w „dojne krowy”.
Portfel McKinseya:
Portfel Artura D. Little`a (ADL) opiera się na założeniu, że kluczowym czynnikiem wyznaczającym pozycję strategiczną i pożądaną reakcję strategiczną przedsiębiorstwa jest faza cyklu życia, w jakiej znajduje się dana dziedzina aktywności strategicznej |
Informacja to dane przetworzone do postaci zrozumiałej dla osób, które wykorzystują, zatem posiadają one relatywną wartość dla decyzji i działań tych osób.
Funkcje informacji:
System informacji jest zbiorem aparatury i procedur służących do przekazywania uczestnikom instytucji opisów jej stanu i działalności, a także charakterystyk jej więzi z otoczeniem i sposobu postrzegania instytucji w tymże otoczeniu.
Funkcje systemu informacji:
Podejmowanie decyzji jest procesem, w którym dokonuje się świadomego, czyli nielosowego, wyboru jednego, spośród co najmniej dwóch uznanych za możliwie do realizacji wariantów działania.
Wyróżnić w nim następujące procesy:
Proces podejmowania decyzji. Pojęcie decyzji nie oznacza tylko samego aktu wyboru, lecz zawiera także przygotowanie wyboru. „Decyzja” jest równoznaczna zatem z procesem rozwiązywania problemów, podczas którego dokonywane są najpierw wstępne rozstrzygnięcia a później następuje właściwy wybór: możliwie (potencjalne) rozwiązania problemu decyzyjnego reprezentowane są przez rozważne warianty działania, natomiast rzeczywiste (faktyczne) rozwiązania przez wariant wybrany.
Określenie wariantów działania. Przekształcenie stanu istniejącego w pożądany stan przyszły wymaga realizacji określonych przedsięwzięć. Z tym związane są trzy problemy cząstkowe:
H. Simon i A. Newell możliwe decyzje podzielili na: mające dobrze określoną i znaną strukturę; częściowo znaną strukturą i nie mające albo mające jedynie minimalnie znaną charakterystykę struktury. Im mniej znana struktura decyzji, tym większa niepewność proponowanych rozwiązań. Przewidywanie jest tym trafniejsze, im większy jest zasób informacji z przeszłości, na których opiera się szacunki prawdopodobieństwa.
Wybór wariantu działania jest końcową fazą procesu decyzyjnego, w której także podejmowane są stale decyzje. Wynika to z tego, że w poszczególnych etapach procesu decyzyjnego nie jest możliwe ustalenie wszystkich szczegółów. Działania charakterystyczne dla jednej fazy uzależnione są od przebiegu czynności w innych fazach. Zbędne jest bowiem formułowanie problemu, jeśli decydent stwierdzi brak możliwości realizacji wariantów rozwiązujących problem. |
Racjonalność decyzji. Teoria informacji dowodzi, że brak wiedzy o wybranym fragmencie rzeczywistości rośnie tym szybciej, im bardziej różnorodna jest sytuacja, którą interesujemy się. W związku z tym pojawia się luka informacyjna między pełną wiedzą o rzeczywistości a wiedzą dostępną o niej. Ekonomista F. Knight zaproponował przeprowadzenie klasyfikacji warunków podejmowania decyzji, niejako w nawiązaniu do faktu, że mogą one być podejmowane w warunkach pewności, ryzyka i niepewności.
Najmniej ogólną tendencją w działalności kierowników jest dążenie do minimalizacji niepewności i unikania zbędnego ryzyka. J. K. Galbraith twierdzi, że rozwój organizacji może być interpretowany jako wysiłek zmierzający do zmniejszenia ryzyka działalności. W pewnym momencie decydent staje przed koniecznością ustalenia listy wariantów, spośród których będzie dokonywał wyboru. Im bogatsza to będzie lista, tym większe oczywiście prawdopodobieństwa trafnego wyboru decyzyjnego. Decydent napotyka na kolejną trudność związaną z tworzeniem nowych pomysłów, na moment twórczego myślenia. Zasadami i procedurami twórczego myślenia zajmuje się dyscyplina zwana heurystyką. Heurystyka jest to dyscyplina zajmująca się metodami rozwiązywania problemów w warunkach niepełnej informacji.
Czynniki hamujące twórcze myślenie:
Proces twórczego myślenia wymaga przejścia przez kilka charakterystycznych faz:
Metody twórczego myślenia:
Funkcja planowania służy do ustalania celów i kierunków działalności organizacji oraz środków niezbędnych do realizacji.
Podstawowa charakterystyka planu wyznaczana jest:
Zadania kierownicze polegają na kierowaniu i podejmowaniu decyzji, powodowaniu realizacji dokonanych wyborów oraz sterowaniu tą realizacją i jej kontrolą. Zadania wykonawcze pozostają ściśle związane z realizację planów i podjętych decyzji. Zaliczyć do nich można wytwarzanie, przygotowanie, wzbogacanie ewentualnie usuwaniu produktów lub usług oferowanych otoczeniu.
|
Wyróżnia się trzy kluczowe typy zadań stanowiących podwalinę tzw. koncepcji SOS która zawiera zadania:
Na organizację składają się:
Wyróżnia się więzy organizacyjne:
Więzi funkcjonalne charakteryzują się tym że:
więź funkcjonalno-hierarchiczna daje możliwość podejmowania decyzji, ale tylko w ramach określonej funkcji. |
Kryteria rozczłonkowania organizacji. Zalicza się do nich: kryterium funkcjonalne, obiektowe (dywizjnalne, regionalne), czynnościowe, projektowe.
Kryterium funkcjonalne rozczłonkowanie organizacji dokonuje się wg wyodrębnionych celów obszarów działań. Ich wykonanie jest niezbędne by zrealizować zadania i osiągnąć cele. Wyróżniamy typowe obszary działań zwane też funkcjami: pozyskiwanie zasobów rzeczowych i zarządzanie nimi, pozyskiwanie zasobów ludzkich i zarządzanie nimi, badanie i rozwój, produkcja, sprzedaż.
Dominacja kryterium funkcjonalnego na drugim szczeblu hierarchii organizacyjnej. Wiąże się z tym wybór następujących modeli struktur:
Dominacja kryterium obiektowego na drugim szczeblu hierarchii organizacyjnej. Wiąże się z tym wybór następujących modeli struktur:
Uwzględnienie dwóch i więcej kryteriów rozczłonkowania. Możliwe jest grupowanie zadań przy równoczesnym uwzględnieniu na tym samum szczeblu dwóch - struktura macierzowa i więcej - struktura tensorowa kryteriów. W strukturach takich na normalną pionową strukturę organizacyjną nakład się system więzi poziomych.
Wyróżnia się następujące czynniki kształtujące strukturę organizacyjną:
|
Dywersyfikacja polega na rozszerzeniu dotychczasowego programu produkcji o produkty Podobne lub zupełnie nowe. W przypadku produktów podobnych pojawia się problem ingerencji nowych zadań wynikających z rozszerzenia programy produkcji z zadaniami, już przez organizację realizowanymi. Nie jest celowe tworzenie nowych jednostek organizacyjnych. Należy włączyć nowe zadania do zadań wykonywanych przez jednostki już istniejące. Jeśli wprowadza się wyroby zupełnie nowe, ich realizacja wymaga utworzenia nowych jednostek organizacyjnych i włączenia do istniejącej hierarchii organizacyjnej.
Kryteria oceny struktury organizacji (D. S. Pugha):
Nowoczesne postulaty organizacji. Odchudzone przedsiębiorstwo to nowa filozofia, której elementami są:
Projektowanie struktury organizacyjnej jest to twórcze działanie zmierzające do sformułowania koncepcyjnego modelu organizacji na podstawie wcześniejszych ustaleń badawczo - poznawczych, oraz do wdrożenia tego modelu do praktyki organizacji i zarządzania. Istnieją dwa podstawowe typy kryteriów optymalizacji projektów: kryterium skuteczności (liczy się stopień osiągnięcia celów a nie ich koszty) kryterium nadwyżki nabytków nad kosztami ich osiągnięcia. Wyróżnia się trzy główne wzorce projektowania:
Niezależnie od przyjętego paradygmatu projektowania projektant może zastosować metody:
Cykl projektowania organizacji składa się z:
(ewentualnie) wdrożenia projektu |
Kierowanie podwładnymi. Wpływać w instytucji na innym mogą tylko ci, którzy mają do tego prawo, czyli posiadają władzę. Wpływ wyraża się w modyfikacji postępowania lub postawy podwładnego jako reakcji na postępowanie przełożonego. Władza natomiast tonic innego, jak możność wybierania wpływu:
J. Kotter zespół cech występujących u kierowników skutecznie sprawujących władzę. Skuteczni kierownicy są wrażliwi na źródło swej władzy i troszczą się by ich działania były zgodne z oczekiwaniem innych. Skuteczni kierownicy rozumieją pięć podstaw władzy i wiedzy, z której z nich należy korzystać w różnych sytuacjach i w odniesieniu do różnych osób. Skuteczni kierownicy mają świadomość tego, że wszystkie podstawy władzy wykazują zalety w określonych warunkach. Skuteczni kierownicy mają osobiste cele zawodowe pozwalające im na stosowanie lub rozszerzenie władzy. Skuteczni kierownicy tonują władzę dojrzałością i opanowaniem. Skuteczni kierownicy rozumieją, że władza jest konieczna, aby doprowadzić do zamierzonych skutków.
Styl kierowania odnoszony jest do relacji przełożony - podwładny. Podwładni okazują przyzwolenie do sprawowania władzy nad nimi i jest to warunek konieczny zaistnienia procesu kierowania. Styl kierowania związany jest z nierównym podziałem uprawnień: kierujący posiada władze a podwładni są zobowiązani do jej respektowania.
Typy zachowań kierowniczych:
K. Lewin wyodrębnił dwa style kierowania: Styl zorientowany na zadania. Kierownik ściśle nadzoruje podwładnych, aby wywiązywali się z zadań ku jego zadowoleniu. Ustala sztywne normy pracy i całość jest ściśle nadzorowana. Styl zorientowany na pracowników. Kierownik zachęca do udziału w ustalaniu celów i podejmowaniu decyzji utrzymuje przyjazne i pełne zaufania stosunki.
R. Likert wyodrębnił cztery tzw. systemy kierowania (system 4). System 1 (opresyjny) - kierownik samodzielnie podejmuje decyzje i nakazuje podwładnym bezwzględne ich wykonanie. Procedury działania są sztywne i sformalizowane. System 2 (paternalistyczny) - decydentami nadal pozostają kierownicy, ale podwładni mają możliwość ich komentowania. System 3 (konsultatywny) kierownik podejmuje decyzje po uprzednim ich omówieniu z podwładnymi. System ten opiera się na szerokim zaangażowaniu się pracowników w proces pracy. System 4 (partycypacyjny) - system idealny, w którym cele są formułowane przez grupę i grupa podejmuje decyzje związane z pracą.
F. Fiedler jego założeniem jest to, że kierownikom trudno jest zmieniać style kierowania i dlatego próby dostosowania stylu kierownika do danej sytuacji jest porażką. Przeciwdziałać temu można albo dobierając kierownika do sytuacji albo sytuację do kierownika, można wybrać autokratycznego kierownika na stanowisko wymagające przywódcy dyrektywnego, albo zmienić sytuację tak, aby autokratyczny kierownik uzyskał większą władzę formalną na podwładnymi. |
Sytuacyjna teoria stylów kierowania rozwijana jest P. Herseya i K. H. Blancharda w ramach „ewolucyjnej teorii przywództwa”. Skuteczność stylu uzależniona jest od stopnia dojrzałości podwładnych. Wyróżnia się cztery style kierowania: styl autorytarny - niska dojrzałość podwładnych - przełożony definiuje role swoich podwładnych i mówi im, co, jak, kiedy i gdzie ma być zrobiona (wejście pracowników do organizacji). Styl integrujący - dojrzałość niska do umiarkowanej - pracownicy nauczyli się już swoich zadań, ale nie chcą brać na siebie odpowiedzialności. Wyraźny wzrost zaufania. Styl partycypacyjny - dojrzałość umiarkowana do wysokiej - większa umiejętność pracowników i ich motywacja skłania ich do aktywnego przejmowania na siebie części odpowiedzialności. Styl delegujący - wysoka dojrzałość - kierownik ogranicza swoją rolę do przypadkowej kontroli a ze strony podwładnych mamy pełną motywację, wysoki poziom wiedzy i umiejętności zawodowych.
Motywowanie jest to takie oddziaływanie w procesie zarządzania na pracownika, które ukierunkowuje jego działania na realizację celów organizacji.
Dwuczynnikowa teoria motywacji F. Harzberga oparta jest na dwóch klasach czynników:
A. Maslow formułuje 2 zasady wyznaczające mechanizm motywacji działania członków na:
Koncepcja C. P. Alderfera, który wyróżnia tylko trzy typy motywacji (tzw. ERG - Existence, Reletedness, Growth):
Motywacyjna teoria osiągnięć D. C. McClellanda. Formułuje on trzy zasady działalności:
Funkcja kontrolowania polega na ustaleniu wyników i postępu działalności, interpretowaniu stwierdzonych faktów i ewentualnym przedsiębraniu środków niezbędnych do eliminacji niepożądanych zjawisk powstałych w trakcie działalności.
Najważniejsze zasady funkcji kontroli to:
zasada korygowania stanowiąca, że kontrola może być statyczna, tzn. ograniczać się tylko do wzorców (planów, norm, przepisów itp. Ale powinna być dynamiczna, a więc wskazywać środki zaradcze, które pozwolą na zmniejszenie lub eliminację powstałych odchyleń. |
Controlling jest określany jako podsystem zarządzania koordynujący procesy planowania, kontroli oraz zasilania w informacje i umożliwiając tym samym sterowanie całą instytucją z punktu widzenia wyznaczanych celów.
Formalizacja organizacji system wzorców działań będący zbiorem norm i dyrektyw wyznaczających pożądane przez organizacje zachowania ludzi określonych sytuacjach organizacyjnych. Zwiera w sobie:
Dzięki formalizacji możliwe jest:
Najczęściej spotykaną formą rejestracji wzorców działania jest zapis pisemny - wzorce te noszą nazwę przypisów organizacyjnych a ich zbiór tworzy dokumentację organizacyjną.
Ogół zjawisk organizacyjnych nie włączonych do organizacji formalnej można podzielić na:
Organizacja formalna, nieformalna i niesformalizowana tworzą organizację rzeczywistą. Organizację nierzeczywistą wyznaczają tzw. martwe przepisy.
Miernikami stopnia sformalizowania są: liczba przepisów organizacyjnych obowiązujących w organizacji, stopień ich szczegółowości oraz rygorystyczność ich przestrzegania.
Stopień sformalizowania instytucji, który jest niższy od pożądanego nazywamy: niedoformalizowaniem organizacji, a przypadek odwrotny przeformalizowaniem. Stan przeformalizowania powoduje, że organizację cechuje sztywność swoboda działania uczestników jest mocno ograniczana przez dużą liczbę przepisów. W przypadku niedoformalizowania nadmierny zakres swobody pozostawiony członkom organizacji oznacza, że organizacja formalna jest zbyt luźna.
Typowymi przejawami przeformalizowania są:
W ramach dokumentacji organizacyjnej wyróżniamy: akt erekcyjny, statut, regulamin i schemat organizacyjny, regulamin pracy, księgę jakości, instrukcję organizacyjną. |
|
4