Praca z Excelem - 100 porad i tricków

Część I

Excel to prawdopodobnie najbardziej rozbudowany, a zatem i przysparzający najwięcej trudności, program z pakietu biurowego MS Office. Jednocześnie to właśnie arkusz kalkulacyjny stanowi podstawę wykonywania wielu zawodów, jak również jest niezastąpiony w wielu prywatnych zastosowaniach.

Niniejszy artykuł stanowi wprowadzenie do naszego nowego cyklu - kursu Excela. Użytkowników tego programu podzieliłbym na trzy obozy. Do pierwszego należą te osoby, które mają w pamięci naukę ze szkoły średniej i Excela traktują jako nieco bardziej rozbudowany kalkulator, z możliwością tworzenia tabelek. Do drugiego należą osoby np. rozpoczynające pracę zawodową, które mają z tym programem nieco więcej do czynienia, i które z każdym dniem przekonują się, jak potężne jest to narzędzie. Do trzeciego należą zaś osoby zaawansowane, które - mimo doświadczenia - w dalszym ciągu uczą się nowych funkcji i poznają nowe możliwości, ale robią to już często "na logikę" i bez strachu.

Nasz cykl 100 porad do pracy z Excelem dedykujemy wszystkim trzem grupom. Osoby zaawansowane być może docenią możliwość usystematyzowania pewnych zagadnień lub też - na co mam szczególną nadzieję - po prostu nauczą się kilku nowych rzeczy.

Najwięcej skorzystają jednak osoby mniej doświadczone, ale - co ważne - z nastawieniem i chęcią do nauki. I nie mam tu na myśli wkuwania na pamięć poszczególnych porad - nie będę one miały charakteru teoretycznego. Większość zagadnień postaram się tłumaczyć na przykładach z życia wziętych. Część porad dotyczyć będzie wyjaśnienia najbardziej ogólnych mechanizmów programu, które wystarczy po prostu zrozumieć. W części sugerować będę wyrobienie nawyku wykorzystywania takiego lub innego skrótu - z czasem zostanie on wpisany w pamięć "palcową". Pamiętajcie jednak, że poradnik zawsze będzie widniał na stronie do waszej dyspozycji, a zatem będziecie do niego mogli wrócić. Postarałem się, by poszczególne jego części były do siebie zbliżone i składały się w pewną logiczną całość. Dodatkowo wraz z ostatnim artykułem z cyklu - a będzie ich w sumie pięć - przygotuję dla Was ściągawkę w formacie PDF z najbardziej przydatnymi skrótami.

Jak wspomniano, niniejszy artykuł stanowi jedynie wprowadzenie. W 20 pierwszych poradach i trickach zostaną omówione zagadnienia stosunkowo podstawowe. Będzie mowa o wielu przydatnych skrótach, o pracy na datach i z formatami tekstowymi. Moim założeniem jest, by poziom trudności wzrastał wraz z każdym kolejnym artykułem. W kolejnych odsłonach powiemy sobie nieco więcej o filtrach, tabelach przestawnych, formułach, w tym statystycznych i finansowych.  Będzie mowa o pracy na danych, tworzeniu korespondencji pomiędzy poszczególnymi programami pakietu biurowego. Pokażemy sobie, jak pobierać dane z internetu, które same się aktualizują. Ostatecznie przejdziemy też przez rozwiązania częstych problemów.

A teraz już bez przedłużania - oto pierwsze z cyklu 20 porad.

#1 Szybkie poruszanie się po arkuszu

Jeżeli macie w perspektywie intensywną pracę z Excelem, to musicie nauczyć się wykonywać podstawowe czynności w możliwie najszybszy sposób. Jedną z tych czynności, czysto technicznych, która zabierać może jednak sporo czasu, jest zaznaczanie poszczególnych komórek, kolumn, wierszy i tabel. Wykonywanie tego zabiegu przy użyciu myszki zabiera sporo czasu. Zalecam dlatego możliwie najszybsze przyswojenie poniższych skrótów. Przydadzą się one z pewnością każdemu.

CTRL + strzałki - ten skrót przeniesie Was do krawędzi danej tabli lub całego arkusza.

SHIFT + strzałki - trzymając SHIFT zaznacza się kolejne komórki, zgodnie ze wskazaniami strzałek.

CTRL + SHIFT + strzałki - ta kombinacja pozwoli Wam zaznaczać całe wiersze lub kolumny od wybranej komórki, a wewnątrz tabeli skrót umożliwi zaznaczenie w pionie lub poziomie całego zakresu danych.

SHIFT + Spacja - zaznaczenie całego wiersza.

CTRL + Spacja - zaznaczenie kolumny.

CTRL + A - zaznaczenie całego arkusza lub obszaru danych (np. tabeli).

PAGE UP/DOWN - przesuwanie góra/dół arkusza.

CTRL + PAGE UP/DOWN - przechodzenie między arkuszami.

F2 - pozwala na edytowanie treści komórki (bez potrzeby podwójnego kliknięcia).

Bardzo przydatne są również:

CTRL + SHIFT + = - (przy zaznaczonym całym wierszu/kolumnie) dodawanie wierszu/kolumny

CTRL + - - (przy zaznaczonym wierszu/kolumnie) usuwanie wierszu/kolumny

Pamiętajcie też, że część z powyższych skrótów możecie z powodzeniem aplikować również w pozostałych programach z pakietu biurowego, jak i środowisku Windows w ogóle. Na przykład SHIFT i strzałki w Wordzie pozwolą na zaznaczanie tekstu, bez wykorzystania myszki!

#2 W Excelu na wszystko jest skrót

Z czasem w waszej pamięci zapadnie z pewnością kilkadziesiąt skrótów, a i tak jest to zaledwie ułamek wszystkich aktywnych. Warto jednak pamiętać, że w Excelu naprawdę na wszystko jest skrót i bynajmniej nie trzeba daleko go szukać. Wystarczy wcisnąć i przytrzymać klawisz ALT. Nad każdą formatką górnego panelu pojawi się wówczas niewidoczna wcześniej literka lub cyfra, której wciśnięcie spowoduje przejścia do danego zbioru opcji. Na przykład: ALT + U przeniesie nas do zakładki "Dane", a jeżeli dodatkowo mamy zaznaczony pewien zakres danych i wciśniemy T (ALT+U+T), to na daną tabelę zostanie nałożony filtr. Bez choćby jednego kliknięcia myszką.

#3 Naucz się wklejać dane

CTRL + C i CTRL + V wydają się być skrótami powszechnie znanymi. W przypadku Excela wklejanie nie jest jednak tak oczywistą sprawą. Zacznijmy od tego, że pod wklejonym obszarem (tabelą lub komórką) pojawia się ikonka z dopiskiem "(Ctrl)". Po wciśnięciu CTRL wyświetla się dodatkowe menu z różnymi opcjami wklejania (Wklej, Wklej wartości, Inne opcje wklejania). Podobnie w zakładce "Narzędzia główne" w lewym górnym rogu widnieje opcja "Wklej", po której rozwinięciu uzyskujemy dostęp również do opcji "Wklej specjalnie", o której powiemy sobie w dalszej części.

Poszczególne opcje różnią się od siebie tym, że pozwalają na wklejenie wartości, funkcji i formatowania - w różnych kombinacjach. Wklejenie wartości oznacza, że element zostanie wklejony "na twardo", tj. jeżeli wcześniej kopiowaliście liczbę będącą wynikiem działania jakiejś funkcji (np. sumy), to w nowe miejsce zostanie wklejona jedynie wartość. Wklejenie funkcji przenosi również jej treść, z układem pobieranych do wyliczenia komórek. Możecie do tego też przekopiować formatowanie - np. ramki i tło komórek - lub nie. Na powyższym zrzucie ekranu przedstawiono wyniku różnego rodzaju wklejania.

#4 Dodawaj komentarze

Czytelność to pożądana cecha każdego arkusza kalkulacyjnego. Niezwykle użyteczną, ale i wprowadzającą pewien ład do pliku, funkcją jest możliwość tworzenia komentarzy, wyświetlanych w formie pola tekstowego, "chmurki" przypisanej do danej komórki (komórka z komentarzem jest oznaczona czerwonym trójkątem). Dodać komentarz możecie na kilka sposobów:

• poprzez ścieżkę - Recenzja -> Nowy komentarz,

• skrótem - ALT + R + M lub SHIFT + F2,

• Prawym przyciskiem myszy kliknąć komórkę i z menu podręcznego wybrać polecenie Wstaw komentarz.

#5 Zarządzaj komentarzami

Warto pamiętać, że Excel posiada sporo opcji służących radzeniu sobie z komentarzami - wszystkie znajdują się w formatce "Recenzja".

Gdy komentarze są ukryte, łatwo można przeglądnąć jeden po drugim wciskając klawisze "Następny" i "Poprzedni". Jest to zresztą o tyle przydatne, że czasem komentarze do naszego arkusza może dodać inna osoba - np. przełożony.

Istnieje też możliwość odkrycia wszystkich komentarzy - Pokaż wszystkie komentarze. Przydatne może się też okazać edytowanie formatu tekstu w komentarzach (prawy klawisz - Formatuj komentarz).

#6 Formatowanie danych

Obiecałem, że w tym wpisie zajmować się będziemy głównie podstawowymi trickami i poradami, mającymi na celu usprawnienie i przyspieszenie pracy z Excelem. Kolejną czynnością, która zabiera wiele czasu, a jednocześnie nie jest ani priorytetowa, ani tym bardziej nie wymaga szczególnego zaangażowania myślowego, jest zmiana formatu komórek. Również na to są skróty, które naprawdę warto przyswoić. Niejako "automatyczne", mimowolne ich używanie, nie tylko przyspieszy pracę, ale i sprawi, że arkusze będą po prostu czytelniejsze.

Podstawowymi skrótami są tu: CTRL + ' (apostrof) oraz CTRL + 1. Pierwszy uruchamia okno dialogowe Style, drugi zaś, nieco węziej, przeniesie nas do panelu wybierania formatu komórek. Większość formatów można jednak ustawić korzystając z dedykowanych im skrótów, tj.:

CTRL + SHIFT + ~ - format liczbowy "Ogólne"

CTRL + SHIFT + $ - format liczbowy walutowy, z dwoma miejscami po przecinku.

CTRL + SHIFT + % - format "Procentowe"

CTRL + SHIFT + ! - tworzy separator tysięczny, np. liczbę 22214 zamieni na 22 214,00. Bardzo przydatny!

CTRL + SHIFT + # - data dzień-miesiąc-rok

Ponadto nieco bardziej standardowe i powszechnie znane:

CTRL + B - pogrubienie

CTRL + I - kursywa

CTRL + U - podkreślenie

#7 Daty w arkuszu kalkulacyjnym - jak sobie z nimi radzić?

Daty w arkuszu kalkulacyjnym odgrywają ważną rolę. Warto zatem wiedzieć, że twórcy Excela przewidzieli kilka usprawnień, dzięki którym praca staje się wygodniejsza. Ważnym skrótem jest:

CTRL + ;

wprowadza on do zaznaczonej komórki bieżącą datę - na twardo.

Chcąc wprowadzić bieżącą datę do arkusza, która jednak będzie się aktualizowała wraz z każdym otwarciem arkusza, należy użyć jednej z poniższych funkcji. Uwaga - są one jednak nietypowe. Standardowo formuły w Excelu mają następującą formę: znak "=", nazwa formuły, nawias otwierający, argument pierwszy, średnik oddzielający argumenty, argument 2 (itd.) i domknięcie nawiasem (np. =SUMA(A1:A5)). Nietypowość poniższych funkcji wynika z tego, że nie posiadają one żadnych argumentów. Muszą jednak zawierać nawias otwierający i zamykający, jak również znak równości:

=TERAZ() - zwraca bieżącą datę i godzinę.

=DZIŚ() - zwraca bieżącą datę.

Przydatną funkcją może być również: =MIESIĄC. Pozornie jej zastosowanie jest trywialne - na podstawie daty w formacie rozpoznawalnym przez program Excel, zwraca ona jedynie wartość od 1 do 12, odpowiadającą poszczególnym miesiącom. Jest ona jednak bardzo pomocna, np. w sytuacji, kiedy tworzymy tabelę, w której elementem jest data. Mając dodatkową kolumnę z numerem miesiąca, możemy łatwo użyć filtra by odszukać wyłącznie wartości - np. osiąganej sprzedaży - w poszczególnych miesiącach na przestrzeni lat. Chcąc zrobić to samo wykorzystując filtr, musielibyśmy wybierać dany miesiąc dla każdego roku z osobna, a tu już łatwo jest się pomylić i jest to czasochłonne.

#8 Działania na datach - różnica dni

Każda data jest w Excelu zapamiętywana jako kolejna liczba. Z tego względu bardzo łatwo jest obliczyć różnicę dni. Załóżmy, że - tak jak pokazano to na poniższym zrzucie ekranu - w komórce A2 wpiszemy datę 75 maja 2015, a interesuje nas, ile pozostało dni do 24 września 2016 (komórka A3). Wystarczy w osobnej komórce (A4) policzyć prostą różnicę pomiędzy tymi dwiema powyższymi wartościami:

=A3-A2.

Podobnie działa to w drugą stronę - mając podaną datę możemy dodać do niej dowolną ilość dni. Może być to pomocne chcąc uzyskać np. datę płatności za fakturę, która została określona np. jako 35 dni od daty jej wystawienia. Do daty wystawienia wystarczy dodać 35.

Jeżeli natomiast naszym założeniem jest, że rok trwa 360 dni (często przyjmowane w finansach i bankowości), wówczas do wyliczenia różnicy pomiędzy datami wykorzystamy funkcję:

=DNI.360

#9 Działania na datach - różnica dni z uwzględnieniem dni roboczych

Jeżeli zależy nam na określeniu różnicy w dniach pomiędzy poszczególnymi datami, jednakże zadanie wymaga uwzględnienia wyłącznie dni roboczych, wówczas wyżej opisane metody nie okażą się wystarczające. Potrzebna nam będzie funkcja DNI.ROBOCZE.

Argumentami tej funkcji jest data początkowa, data końcowa, a także święta. Te ostatnie należy wypisać osobno do wyliczeń, w formacie daty rozpoznawalnej przez program Excel. Weekendy są domyślnie uwzględniane.

#10 Działania na datach - wyszukiwanie daty przypadającej po upływie określonej liczby dni roboczych

Czasem możemy potrzebować wyliczenia daty przypadającej po upływie określonej liczby dni roboczych. Można tu zmodyfikować przykład z fakturą - załóżmy, że w warunkach handlowych założono termin płatności po upływie 30 dni - uwaga - roboczych po dacie wystawienia faktury. Temu zadaniu sprosta funkcja DZIEŃ.ROBOCZY.

Argumentami tej funkcji są: dzień początkowy (w naszym przykładzie data wystawienia faktury), ilość dni roboczych, które muszą upłynąć (u nas 30), święta (daty świąt wypadających w tygodniu).

http://www.conowego.pl/porady/praca-z-excelem-100-porad-i-trickow-czesc-i-13184/?tx_ttnews[page]=1

---