WYŻSZA SZKOŁA INFORMATYKI
W ŁODZI

KOMPUTEROWA INTEGRACJA ORGANIZACJI DZIAŁAŃ

Gr. Inżynieria audiowizualna
Temat główny: Sieciowa medialna wizytówka cyfrowa

Temat dla grupy inżynierii audiowizualnej: Budowa systemu sporządzania notatek cyfrowych opartych na podstawie dokumentów źródłowych

Opracowanie tematu Budowa systemu sporządzania notatek cyfrowych opartych na podstawie dokumentów źródłowych należy rozpocząć od wyjaśnienia pojęć zawartych w temacie.

Dokument źródłowy jest to dokument, w którym dane zebrane i zarejestrowane zostały po raz pierwszy. Przykładami dokumentów źródłowych są:

• Pierwopisy, pierwsze wersje każdego z dokumentów

• Wyniki badań laboratoryjnych

• Pierwsze wersje stron internetowych

• Fotografie archiwalne

Notatka jest to tekst o charakterze informacyjnym, nastawiony na przekaz danych, wyróżniający się zrozumiałością przedstawianych wiadomości: rzeczowością i zwięzłością. W notatce umieszczane są najważniejsze informacje w sposób uporządkowany. Gatunek ten przedstawia jakiś fakt, zawiera elementy streszczenia, opisu, opowiadania i charakterystyki. Tekst spójny i logiczny.

Pod pojęciem systemu sporządzania takowych notatek należało by rozumieć wykorzystanie wszelkich możliwych narzędzi to jest: skaner, aparat, komputer, kamera do stworzenia cyfrowej wersji notatki w oparciu o dokument źródłowy czyli ten na podstawie którego tworzymy ową notatkę.

Standardowe wykorzystanie i tworzenie dokumentów tekstowych np. na papierze wiąże się z wieloma niedogodnościami archiwa są pełne szaf i półek, a pracownicy całymi godzinami borykają się ze znalezieniem jakiejś niezbędnej faktury lub dokumentu.

Problem ten rozwiązuje sporządzeni dokumentów w formie cyfrowej. Dzięki niej wszystkie faktury, umowy, zamówienia, uzgodnienia, protokoły i inne dokumenty źródłowe można przechowywać w formie cyfrowej. W ten sposób zaoszczędzimy czas, pieniądze i ludzką pracę. 

Systemy archiwizacyjne sporządzające dokumenty cyfrowe wyposażone są w efektywne mechanizmy umożliwiające szybkie wyszukiwanie potrzebnych materiałów, uwalniając pracowników od konieczności przeglądania setek tysięcy kartek. Dzięki technice cyfrowej oszczędzamy cenną powierzchnię biurową i cenny czas pracowników, a dodatkowo zyskujemy możliwość szybszego działania. Cyfrowe sporządzanie danych jest szczególnie skuteczna w sytuacji szybkiego przyrostu danych. Zarówno wymagania biznesowe, jak i względy prawne powodują potrzebę dostępu do większości danych nawet po upływie długiego czasu. 

Ponadto konwersja papierowych dokumentów do postaci cyfrowej powoduje zmniejszenie zajmowanej przez nie fizycznie objętości. Zamiast szafy wypchanej po brzegi segregatorami możemy mieć małą płytę CD-ROM na której zmieścimy informacje zawarte przeciętnie na 20 tys. stron A4. Cyfrowego dokumentu nie można przez pomyłkę przełożyć do niewłaściwego segregatora. Aby jednak zminimalizować ryzyko zagubienia nośnika, warto utworzyć kopię zapasową. Czynność ta powinna zająć zaledwie kilka minut. Ogromne znaczenie ma fakt, że dyski CD-ROM są przez organy fiskalne w Polsce uznawane za dokument. 

Dostępnych na rynku systemów cyfrowej archiwizacji (sporządzania) dokumentów jest bardzo wiele. Jako przykład posłużyć może usługa EDDM wprowadzona przez Krajową Izbę Rozliczeniową (KIR). Usługa ta łączy funkcje podpisu elektronicznego i systemu elektronicznej (cyfrowej) archiwizacji dokumentów.

W skład narzędzi i możliwości tworzenia dokumentów cyfrowych wchodzi również wykorzystanie skanera do digitalizacji dokumentów tekstowych oraz zdjęć. Archiwizację rozpoczynamy od zeskanowania dokumentu papierowego. Do czynności tej możemy wykorzystać praktycznie każdy skaner płaski lub rolkowy. 

Dalszy obieg tych dokumentów może być realizowany całkowicie w sposób elektroniczny. Cyfrowe archiwum umożliwia lepsze zarządzanie informacją. Z zebranych w jednym miejscu informacji mogą w jednym czasie korzystać pracownicy znajdujący się nawet w bardzo odległych miejscach.

Dla rozwinięcia można podać przykład zbioru fotografii który stał się medialną wizytówką Archiwum w Zamościu Ewidencja fotografii polega na przyporządkowaniu działowym i tematycznym zdjęcia i jego zwięzłym opisie. Tymczasowo są to pliki WORD. Dane te zostaną w przyszłości przeniesione do powstałej w NDAP komputerowej bazy fotograficznej. Digitalizacja fotografii wykonywana jest skanerem EPSOM 4800 Photo, w zależności od rozmiarów zdjęć w rozdzielczościach 800-2400, w formacie TIFF (do celów użytkowych JPEG).

Aspekt konstrukcyjno-technologiczny, systemu związany jest z procesem przetwarzania danych, tj. danymi źródłowymi, nośnikami informacji, procedurami przetwarzania informacji oraz danymi wyjściowymi. Warunkiem koniecznym stanowiącym bazę procesów integracyjnych jest posiadanie dokumentów źródłowych które mają brać udział w obiegu informacji w systemie.

Tworzenie dokumentów cyfrowych z wykorzystaniem źródłowych może odbywać się również poprzez połączenie różnorodnych urządzeń odległych od siebie terytorialnie. Łączenie takie, uwzględniając obecny rozwój technologiczny, należy utożsamiać nie tylko z sieciami komputerowymi czy bazami danych, ale przede wszystkim z najnowszymi osiągnięciami, jak klastry czy GRID

Sposób integracji systemów informatycznych zaprezentowany np.: przez J.Ochmana można przedstawić w formie struktury reprezentowanej przez trzy poziomy: systemowy, programowy i organizacyjny. Poziom systemowy dotyczy komunikacji pomiędzy systemami, tj. mechanizmów łączących i umożliwiających wymianę informacji. Poziom programowy dotyczy współdziałania aplikacji działających na różnych platformach sprzętowych, korzystających ze wspólnego meta repozytorium danych. Integracja tego rodzaju odbywa się z użyciem specjalistycznych środowisk przetwarzania, gromadzenia i wymiany danych.

Każdy z wymienionych szczebli integracji systemów informatycznych doczekał się już technologicznych rozwiązań, znakomicie ułatwiających realizację poszczególnych celów integracji. Przykładami specjalistycznych narzędzi, wspomagających integrację systemową są kompleksowe sieci komputerowe oraz bazy i hurtownie danych

Budowę każdego systemu informatycznego można podzielić na kilka etapów:

• faza strategiczna, w której m.in. określa się studium wykonalności projektu, określenie wymagao oraz przeprowadzenie analiza systemowej (docelowa ilośd użytkowników, zadania SI, obciążenie SI, obsługa (domyślny interfejs), etc), projektowanie systemu, niekiedy też nazywane modelowaniem systemu. Tą częśd budowy SI, bardzo często pochłaniającą najwięcej czasu i środków, określa się mianem fazy projektowej

• faza tworzenia, czyli: a) implementacja zaprojektowanych rozwiązao, b) tworzenie dokumentacji SI c) testowanie

• faza wdrożenia: instalacja SI u klienta oraz ewentualne przeszkolenie osób mających zajmowad się jego obsługą

• faza użytkowania, w skład której wchodzą konserwacja systemu, a także jego rozwój

Przeprowadzone zostały badania mające na celu ukazanie efektów wykorzystania systemów pozwalających na tworzenie i wykorzystanie notatek cyfrowych ich wyniki pokazały, że różne narzędzia  zmieniły sposób w jaki uczniowie robili notatki, ale stwierdzają one również że, funkcjonalność każdych sporządzonych przy pomocy takich systemów notatek należy rozważyć bardzo ostrożnie. Najbardziej znane badania związane z praca w tej dziedzinie prowadzone są przez Aaron Bauer iKenneth Koedinger. Są one projektem prowadzenia notatek aplikacji oraz ustaleń jakie każda  z funkcji systemu oferuje studentom oraz refleksjami na temat studiowania w taki sposób. Badania ukazały że wielu studentów woli jeszcze korzystać z tradycyjnych form prowadzenia notatek czyli z wykorzystaniem papieru i długopisu. Metoda ta dla wielu jest jeszcze łatwiejsza w użyciu, dość powszechna, a ponadto własnoręczne notowanie pomaga w zapamiętaniu notowanych treści. Z drugiej strony, cyfrowe notatki są łatwiejsze w utrzymaniu, mogą być formatowane lepiej i łatwo zmienić się w czasie. Cyfrowy systemy odnotowania może dostarczyć wiele narzędzi, które nie są dostępne w tradycyjny sposób. Rozwój nowych narzędzi w przypadku prowadzenia notatek cyfrowych może prowadzić do zmiany zachowań studentów np. zmniejszenia uwagi ale mogą mieć również aspekt pozytywny poprawiając przejrzystość notatek ułatwiając w ten sposób ich przyswajanie.

Jedną z najważniejszych kwestii przydatności i użyteczności notatek cyfrowych jest ich odporność na utratę całkowitą, w przypadku braku zabezpieczeń takich jak kopie zapasowe istnieje duże ryzyko całkowitej utraty sporządzonych notatek, dlatego wyposażenie systemów w takowe systemy jest niezbędne.

Po drugie, system powinien być pomocny, zapewniając prosty interfejs do korygowania swoich błędów ortograficznych które mogą się pojawiać coraz częściej podczas pisania w pośpiechu. Taka funkcja będzie pomocna szczególnie dla tych osób, które prowadzą notatek w innym języku niż ich języku ojczystym.

Ważna jest również funkcjonalność systemu która powinna zapewnić również bezproblemową obsługę od pierwszego uruchomienia. Można rozważyć użycie funkcji wykorzystywanych podczas tworzenia wiadomości sms czyli np. słownika który pomaga w szybszym pisaniu, a także funkcja kopiuj wklej choć w przypadku tej drugiej należy zastanowić się nad tym czy w nie zbyt dużym stopniu sprawia wykluczenie procesów pamięciowych podczas kopiowania notatek ze źródła do własnych. Umiejscowienie funkcji kopiuj wklej należało by bardzo ostrożnie rozważyć gdyż badania wykazały że może mieć ona wpływ na zmniejszenie koncentracji i uwagi co prowadzi do pogorszenia wyników w nauce. Kolejnym rozwiązaniem prowadzącym do pozytywnych efektów według badań może być udostępnienie jednego pliku do edycji i pracy nad nim dla wielu studentów. Swoista praca w grupie prowadzi do stworzenia jednej bardzo efektywnej notatki dla każdego ze studentów. Wszystkie funkcjonalności i opcje danego systemu należało by rozważyć i ewentualnie wprowadzenie któregoś z nich podeprzeć przeprowadzonymi badaniami. Dlatego też stworzenie takiego systemu nie należało by do łatwych zadań.

 

Ponadto można dodać treści nie związane ściśle z naszym tematem ale gdyby było za mało to nadają się świetnie do uzupełnienia kartki

Mówiąc o integracji technicznej należy zwrócić uwagę na jej aspekt technologiczny.

Poniżej przedstawiono niektóre z technik integracyjnych, jakie można wykorzystać do integracji systemów informatycznych:

• integracja programistyczno-operacyjna, umożliwiająca „naturalny” tryb przetwarzania (on-line i real-time), wykorzystująca połączenia synchroniczne i asynchroniczne, łącza programistyczne tradycyjne(API) lub obiektowe,

• połączenia integracyjne w czasie pseudorzeczywistym (w zadanych interwałach czasowych) poprzez pliki transakcyjne spełniające wymagania formatowe aplikacji,

połączenia integracyjne poprzez wsadowe mechanizmy eksportowo-importowe, zwykle operujące na plikach tekstowych (ASCII), uruchamiane na żądanie w ciągu dnia,

• zgadnianie jednorodnych rozproszonych baz danych w drodze wsadowo uruchamianych replikacji,

• połączenia integracyjne wykonywane w nocy w ramach tzw. zamykania dnia,

• scalanie informacji w skali banku za pomocą hurtowni danych, w tym za pośrednictwem specjalizowanego oprogramowania typu ETL (Extraction, Transformation, Loading),

• konwersja danych na wspólny format danych za pomocą serwerów integracyjnych (np. Microsoft Biztalk Server),

• stosowanie specjalizowanych serwisów (protokołów) dostępowych typu LDAP (Lightweight Directory Access Protocol),

• stosowanie dokumentów elektronicznych opartych o EDI(Edifact), standardowe języki znaczników (HTML, XML),

• łączenie systemów poprzez repozytorium metadanych (samodzielnie lub w ramach hurtowni danych) lub poprzez różnego rodzaju słowniki danych.

Podobnie ma się sytuacja z danymi wyjściowymi, które poddawane są analogicznej inwentaryzacji, w wyniku której ustala się zakres, treść i formę prezentacji informacji. Każdy z możliwych wynikowych zbiorów informacji powinien mieć ściśle określonego odbiorcę, ustalonego na podstawie analizy powiązań pomiędzy procesami informacyjnymi a ich zapotrzebowaniami na informację. Istota tej integracji(zarówno danych wejściowych, jak i wyjściowych) polega na zaspokojeniu wszystkich potrzeb informacyjnych za pomocą minimalnej liczby rodzajów dokumentów. Proces integracyjny w przypadku integracji zbiorów wynikowych powinien:

• eliminować powtarzające się informacje w różnych zestawieniach wynikowych, wykorzystując do tego celu integrację poziomą i pionową,

• za pomocą integracji poziomej i pionowej dążyć do zmniejszenia liczby sprawozdań i zestawień,

• likwidować zestawienia wynikowe, na które rzeczywiście nie ma zapotrzebowania,

• integrować zestawienia wynikowe spełniające funkcje sprawozdawcze, planistyczne, kontrolne i przez tę integrację funkcji zmniejszać liczbę sprawozdań i innych tabulogramów wynikowych.

---