System Informatyczny Lasów Państwowych

zeszyt 6

Rozliczanie usług wewnętrznych

Podręcznik użytkownika

Warszawa - 2001

Dyrekcja Generalna Lasów Państwowych

Opracował zespół w składzie:

Krzysztof Jarosz (redaktor), Stanisława Linhard (3÷5), Anna Paszkiewicz (6÷9; 35), Irena Hoffer (15÷23; 36), Jerzy Jaszczyk (22; 24; 25), Artur Królicki (26÷29), Mariusz Błasiak (30÷34; 39; 40), Marek Jaskólski (38), Krzysztof Taraszkiewicz (37), Artur Andrzejewski (opracowanie graficzne; 39; 40; 42), Jacek Gałuszka (2), Zbigniew Gróżdź (1), Wojciech Górka (10÷14), Tadeusz Nadolny (38a; 41; 41a)

Spis treści

1. Wstęp

W

cyklu podręczników dotyczących obsługi programów wchodzących w skład Systemu Informatycznego Lasów Państwowych opisano następujące zagadnienia:

1. Ogólne zasady komunikacji z systemem LAS

2. Podstawy administracji systemem operacyjnym HPUX oraz bazami danych

Finanse i księgowość:

3. Wprowadzanie danych stałych

4. Ewidencja procesów gospodarczych

5. Analiza zobowiązań i należności

6. Rozliczanie usług wewnętrznych

7. Zamykanie okresów obrachunkowych

8. Prowadzenie ewidencji pozabilansowej

9. Ewidencja prowadzenia inwestycji

Infrastruktura:

10. Ewidencja środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz pozostałych obiektów

11. Ewidencja eksploatacji wyposażenia

12. Rezerwacja wyposażenia

13. Ewidencja remontów i napraw

14. Świadczenia stałe

Gospodarka towarowa:

15. Wprowadzanie artykułów

16. Wprowadzanie stanu początkowego drewna (BO)

17. Ewidencja przychodu drewna

18. Rozchód drewna

19. Ewidencja stanu i obrotu produktami użytkowania ubocznego

20. Ewidencjonowanie obrotu materiałami i towarami

21. Fakturowanie

22. Gospodarka łowiecka

23. Inwentaryzacja

Las:

24. Aktualizacja stanu posiadania

25. Ewidencja stanu posiadania

26. Planowanie

27. Analiza wykonanych zadań

28. Szkółki

29. Punkty próbne

Kadry i płace:

30. Ewidencjonowanie danych o pracowniku

31. Ewidencja czasu pracy

32. Sporządzanie wykazu robót WR

33. Prowadzenie karty deputatowej

34. Ustalanie wysokości wynagrodzeń

35. Rozliczenia z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych

Pozostałe

36. Marketing

37. Raporty SILP

38. ACER v.2.23 - Planowanie pozyskania drewna

Zeszyt 38a RACER v.2.22 - Planowanie pozyskania drewna w rdLP

39. Leśnik v.2.0 - Podręcznik dla leśniczego

40. Rejestrator leśniczego - Techniczne zagadnienia komunikacji, Administrowanie programem, Transmisja danych do i z systemu LAS

41. DŁUŻNIK v. 1.12 - Inwentaryzacja i monitorowanie należności w nadleśnictwie

Zeszyt 41a. DŁUŻNIK v. 1.12 - Inwentaryzacja i monitorowanie należności w rdLP

42. BRAKARZ v.1.0 - Instrukcja użytkownika

Poszczególne tematy zostały przedstawione w kontekście stanu prawnego obowiązującego na dzień 31 maja 2000.

Dla zachowania przejrzystości tekstu przyjęto we wszystkich zeszytach następującą konwencję opisu:

• opisy pogrupowano w rozdziały dotyczące poszczególnych elementów obsługi,

• w punktach wymieniono funkcje i pokazano ekran do wprowadzania danych,

• za ekranem następuje w formie tabelarycznej opis znaczenia pól.

Symbol	Znaczenie
Czcionką pochyłą	oznaczono teksty, które pojawiają się na ekranie (nazwy pól i ekranów)
Czcionką „pochyłą w cudzysłowie”	teksty, które wpisywane są z klawiatury i komunikaty błędów i inne komunikaty systemowe,
Czcionką pogrubioną	oznacza się szczególnie ważne pojedyncze teksty oraz nazwy pól opisywanych w tabelach,
W nawiasach „<>”	klawisze oraz funkcje menu oznaczone są, np.: <ESC>, <Dodaj>, <Transfer>, <+>.

W tekście znajdują się „ikony”, które mają następujące znaczenie:

Tu znajdziesz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania

Zwróć szczególną uwagę, aby uniknąć nieoczekiwanych rezultatów

Cenne informacje skróty i sugestie, które zaoszczędzą czas

1

1. Wstęp

W rozdziale tym przedstawiono ogólne uwagi dotyczace rozliczenia usług wewnętrznych.

Z

eszyt „Rozliczanie usług wewnetrznych” obejmuje proces rozliczenia kosztów bezpośrednich działalności pomocniczej.

Koszty prowadzonej działalnosci pomocniczej, i ich rozliczenie, maja istotny wpływ na kwotę kosztów działalnosci podstawowej, ubocznej, dodatkowej i bytowej.

W programie LAS do ewidencji kosztów działalności pomocniczej przewidziano konta:

• 5401-transport mechaniczny,

• 5402-transport konny,

• 541 -eksploatacja sprzętu,

• 542 -warsztaty,

• 543 -stolarnie,

• 544 -roboty budowlano-montażowe,

• 545 -pozostała działalność pozostała.

Proces rozliczenia usług wewnętrznych dokonywany jest wg. następującej procedury. Koszty zaewidencjonowane na poszczególnych kontach działalności pomocniczej, dzielone są przez ilość przepracowanych godzin w danym miesiącu a następnie, w ten sposób otrzymany średni koszt jednej godziny pracy mnożony jest przez ilość godzin przepracowanych na rzecz danego działu (pozycji planu).

Rozliczenia kosztów dokonuje się w okresach miesięcznych, z wyjątkiem tej części działalności pomocniczej, która została sprzedana na zewnątrz jednostki, a przez to stała się działalnością dodatkową. Rozliczenie działalności pomocniczej sprzedanej na zewnątrz opisane jest w zeszyycie Fakturowanie.

2

2. Proces rozliczenia usług wewnętrznych

W rozdziale tym przedstawiono sposób rozliczenia usług wewnętrznych w podsystemie Finanse i księgowość.

1. Wprowadzenie danych do rozliczenia usług wewnętrznych

Rozliczenie usług wewnętrznych można przeprowadzić w oparciu o wydruk z Raportów SILP, który tworzony jest na podstawie danych z podsystemu Infrastruktura (patrz zeszyt Ewidencja eksploatacji wyposażenia). Zestawienie obejmuje rozmiar świadczeń wydziału pomocniczego, wyrażonych w roboczogodzinach, na rzecz poszczególnych odbiorców (pozycji planu).

Otrzymane zestawienie z Raportów SILP wprowadza się w podsystemie Finanse i księgowość (Finanse i księgowość→Zarządzanie księgowością→Usługi wewn.i ark.kal.→Przeksiegowanie MPK) -patrz Ekran 1.

W wyniku przeksięgowania do podsystemu Las nie są przenoszone informacje dotyczące wykonania zadań rzeczowych. Wartość usługi własnej zapisuje się automatycznie w pozycji planu jako czynność „RUW” (Rozliczenie Usług Wewnętrznych).

Przeksięg.MPK: Szuk Nast Poprz Wy¶w Dod Kor Usuń Y_Wydruk Exit

Szukanie danych

+------------------------------------------------------------------------------+

| PRZEKSIĘGOWANIE MIEJSC POWSTAWANIA KOSZTÓW |

+------------------------------------------------------------------------------+

| Data : (2000.05.14) |

| |

| Czynno¶ć : (ORKA-UC ) |

| Konto : (5401 ) (Działalno¶ć pomocnicza - trans) |

| ¦wiadcz±ce m.powst.k. : (611 ) |

| |

| Godziny : ( 10.00) |

| Jędnostka : (HA ) |

| Ilo¶ć : ( 2.00) |

| |

| Pozycja planu : (200000031) |

| Odbieraj±ce m.powst.k. : (22 ) |

| |

| Numer inwentarza : ( ) |

+- w_sp_acc $Header: w_sp_acc.4gl,v 1.1 99/09/16 16:22:30 forest Exp $ --------+

1. Przeksięgowanie między miejscami powstawania kosztów

1. Opis pól ekranu „Przeksięgowanie miejsc powstawania kosztów”

Nazwa pola	Opis	Uwagi
Data	Wprowadza się datę pod którą ma być zaksięgowana operacja
Czynność	Pole pozostawia się puste lub wpisuje się czynność, którą należy zaksięgować łącznie z wykonaną ilością zadań rzeczowych (patrz rozdział 2.3).	Podpowiedź <F4>
Konto	Wprowadza się konto działalności pomocniczej, która świadczy usługi.	Podpowiedź <F4>
Świadczące m.powst.k.	Pozostawia się proponowane miejsce powstawania kosztów.
Godziny	Wprowadza się liczbę godzin świadczonych usług. Na podstawie tego pola jest skalkulowana stawka jednostkowa do rozliczenia usług wewnętrznych.
Jednostka	Pole to pozostawia się puste. Użytkownik może podać kod jednostki miary świadczonych usług (np. hektary ). Pole to pełni rolę informacyjną, nie jest wykorzystywane w procesie rozliczenia usług wewnętrznych.	Podpowiedź <F4>
Ilość	Pole to pozostawia się puste. Użytkownik może podać ilość jednostek miary podanych wyżej. Informacja ta może być wykorzystana tak jak informacja z pola Czynność.
Pozycja planu	Wprowadza się numer pozycji planu która przyjmuje świadczone usługi.
Odbierające m.powst.k.	Pozostawia się proponowane miejsce powstawania kosztów.	Podpowiedź <F4>
Numer inwentarza	Pole to pozostawia się puste. Użytkownik może podać numer inwentarzowy tych środków trwałych, na rzecz których świadczono usługi remontowe. Po rozliczeniu usług wewnętrznych koszty remontów wprowadza się ręcznie w podsystemie Infrastruktura (Infrastruktura→Naprawy) patrz zeszyt Ewidencja remontów i napraw	Podpowiedź <F4>

Funkcje ekranu „Przeksięgowanie miejsc powstawania kosztów” wykorzystywane przy wprowadzaniu danych niezbędnych do rozliczenia usług wewnętrznych:

• <Dod> - wprowadza się dane zgodnie z opisem pól ekranu tyle razy dla jednego konta świadczącego usługi, ile jest pozycji planu przyjmujących usługi

1. Rozliczenie usług wewnętrznych.

Po wprowadzeniu danych (jak opisano w rozdziale 2.1) należy przeprowadzić rozliczenie usług wewnętrznych.

(Finanse i księgowość→Zarządzanie księgowością → Usługi wewn. i ark.kal. → Przeksięgowanie usług w.).

Po wybraniu punktu Przeksięgowanie usług w. pojawia się Ekran 2. System podpowiada wybór okresu (zawsze bieżący miesiąc i rok). Należy wpisać miesiąc i rok za który przeprowadza się rozliczenie usług wewnętrznych. Rozliczenie przeprowadza się po okresie, a więc za miesiąc poprzedni. Możliwe jest, jeśli zachodzi taka potrzeba, przeprowadzenie ponownego rozliczenia. (przy kolejnym rozliczeniu wcześniej rozliczonego miesiąca wprowadza się tylko te dane, które wcześniej nie zostały wprowadzone). Korekta wcześniej skalkulowanej stawki jednostkowej dokona się automatycznie.

<Y_wydruk> - polecenie pozwala wydrukować wprowadzone dane w celu ich sprawdzenia przed rozliczeniem usług.

Proces : Koniec : <ESC> Przerwa : <DEL>

1 1999 2 << 3 < 4 05/2000 5 > 6 >> 7 8 2000

+-----------------------------------------------------------------------------+

| PRZEKSIĘGOWANIE KOSZTÓW POMIĘDZY ICH MIEJSCAMI POW |

+-----------------------------------------------------------------------------+

+----------------------------------------+------------------------------------+

| Wybór okresu mies./ rok | |

| | |

| Pocz±tek : ( 5) / (2000) | |

| | |

| Koniec : ( 5) / (2000) .| |

| | |

+----------------------------------------+ |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

+-----------------------------------------------------------------------------+

2. Ekran do przeksięgowania usług wewnętrznych - wybór okresu.

Nie jest możliwe rozliczenie łącznie więcej niż jednego miesiąca. Pola Początek i Koniec muszą być zgodne. W przeciwnym razie otrzymuje się błędne rozliczenie.

Potwierdzając wybór okresu (klawisz <Esc>) przechodzi się do wyboru funkcji ekranu:

Wydruk: Drukowanie Global Wyb.druk Ilo¶ć Okres Exit

Drukowanie zestawień

+-----------------------------------------------------------------------------+

| PRZEKSIĘGOWANIE KOSZTÓW POMIĘDZY ICH MIEJSCAMI POW |

+-----------------------------------------------------------------------------+

+-----------------------------------------------------------------------------+

| |

| |

| |

| 05/2000 - 05/2000 |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

| |

+-----------------------------------------------------------------------------+

3. Ekran do przeksięgowania usług wewnętrznych.

• <Drukowanie> - polecenie pozwala na wydrukowanie danych przed przystąpieniem do rozliczenia usług, możliwe jest sprawdzenie stawki kalkulacyjnej uzyskanej w wyniku rozliczenia.

• <Global> - polecenie uruchamia proces rozliczenia usług wewnętrznych. Należy po uruchomieniu tej funkcji twierdząco odpowiedzieć na pytanie „Utworzyć operacje księgowe” Po wykonaniu tej funkcji utworzy się zespół operacji księgowych (Finanse i księgowość→Zarządzanie księgowością→Księgowanie).

Zespoły księgowań: Szuk Nast Poprz Wy¶w Dod Kor Op.księg Bilans ...

Szukanie danych

+------------------------------------------------------------------------------+

| Z E S P O Ł Y K S I Ę G O W A Ń |

+------------------------------------------------------------------------------+

+------------------------------------------------------------------------------+

| |

| Numer : ( 567) Podsystem : (A) |

| Nazwa : (RUW 05/2000 - 05/2000 ) Księgować : (N) |

| Poprawno¶ć: (?) |

| Data księgowań: (2000.05.31) (N) |

| Kod księg. : ( ) |

| |

| Nr.konta 'Wn' : ( ) Strona : (T) |

| Nr.konta 'Ma' : ( ) |

| Strategia kon.: (0) |

| Suma kontr.1 : ( 0.00) |

| Suma kontr.2 : ( ) Wprowadził: (ANIA ) |

| Konto kontrol.: ( ) Data zał. : (2000.05.14) |

| Przyporz±dk. : (0) Data kor. : (2000.05.14) |

+------------------------------------------------------------------------------+

a_bgrp $Header: a_bgrp.4gl,v 1.1 99/09/16 16:21:19 forest Exp $

4. Automatycznie utworzony zespół księgowań.

Utworzony automatycznie zespół przekazuje się dla innych podsystemów i na konta poprzez uruchomienie następujących funkcji ekranu „Zespoły księgowań”:

• funkcja <Bilans> - dokonuje sprawdzenia poprawności dokonanych księgowań (Ekran 4)

• funkcja <Global> - dopuszcza lub blokuje zespół do przekazania dla innych podsystemów i na konta.

• funkcja <Zak> - zakańcza proces przekazania zespołu dla innych podsystemów i na konta.

Zespoły księgowań: ... Y_Wydruk Inf_op.księg Global Zak ...

Dopuszczenie/blokowanie zespołu operacji księgowych do przekazania

+------------------------------------------------------------------------------+

| Z E S P O Ł Y K S I Ę G O W A Ń |

+------------------------------------------------------------------------------+

1. Ewidencja wykonania zadań rzeczowych

W celu uzyskania pełnej informacji dotyczącej pozycji planu o kosztach i zadaniach rzeczowych wykonanych przez własne wydziały pomocnicze, należy uzupełnić automatycznie zaksięgowane wartości usług o dane rzeczowe.

Możliwe są dwa sposoby uzupełnienia danych ilościowych:

• ewidencjonowanie w podsystemie Finanse i księgowość,

• sporządzenie wykazu robót (WR) w podsystemie Płace i kadry.

Sporządzając wykaz robót (patrz zeszyt: Sporządzanie wykazu robót - WR) w pozycji planu zapisze się informacja, że prace zostały wykonane przez pracowników „własnych”, dlatego proponuje się sporządzenie wykazu robót.

Sporządzając wykaz robót na prace wykonane bez kosztów należy w polu Ilość aktua. podać ilość wykonanych zadań rzeczowych (porównaj Ekran 1).

Płace-kadry→WR

Nagł_WR: Szuk Nast Poprz Wy¶w Dod Kor Usuń Artykuł Rozl.poz ...

Szukanie danych

Dane zostały przyjęte

+------------------------------------------------------------------------------+

| W R - G Ł O W K A ( 123)|

+------------------------------------------------------------------------------+

|WR: (2000)/( 5) Poz.plan:(200000031) Powierzch. :(11-19-2-03-290 -a -00)|

| Wsp.zwiększ:( 1.00) Strefa tr: (1 )|

| |

|Czynno¶ć : (ORKA-UC ) (orka pełna ci±gnikiem upr. 235) Stawka wyj: (ROB) |

| |

|Ilo¶ć kalku: ( 0.00) (HA ) Pracochł.w/g tab.akord: ( 0.00) |

|Ilo¶ć aktua: ( 2.00) (HA ) Rzeczyw.pracochłonno¶ć: ( 0.00) |

|Wynagrodzen: ( 0.00) |

| |

|Uwaga:( )|

| |

|aut.kalk.akordu : (N) ( ) |

|Ľródło danych : (-) ( ) (-) ( ) |

|Aktualizacja : (N) |

|Odpow.ilo¶ć-LAS : (T) Wprowadził : (2000.05.14)/(ANIA )|

+------------------------------------------------------------------------------+

p_wr_head $Header: p_wr_head.4gl,v 1.1 99/09/16 16:22:27 forest Exp $

5. WR - przykład wprowadzenia zadań rzeczowych z rozliczenia usług wewnętrznych.

2. Opis pól ekranu „WR-główka”

Opis pól ograniczono tylko do tych, które są istotne przy wprowadzaniu danych o zadaniach rzeczowych wykonanych przez własne wydziały pomocnicze. Opis wszystkich pól ekranu patrz zeszyt: Sporządzanie wykazu robót (WR)

.

Nazwa pola	Opis	Uwagi
WR	Wprowadza się rok/miesiąc w którym wykonane były usługi. Domyślnie bieżący rok i miesiąc.
Poz.plan	Nr pozycji planu w której zapisze się informacja. Jeśli pozycja planu nie była udostępniona lub takiej pozycji nie ma, to wyświetlany jest komunikat błędu.	Podpowiedź <F4>
Powierzch.	Adres leśny. Pole wypełniane automatycznie po podaniu pozycji planu.	Bez możliwości edycji.
Wsp.zwiększ.	Współczynnik zwiększający. Zakres wartości od 0,10 do 9,90. Wartość podana w tym polu powoduje zmniejszenie lub zwiększenie wyliczonego wynagrodzenia. Pole wypełniane jest automatycznie po podaniu nr pozycji planu. Istnieje możliwość zmiany danych. Przy wprowadzaniu usług można pozostawić wartość proponowaną przez system.
Strefa tr.	Stopień trudności. Pole wypełniane jest automatycznie po podaniu nr pozycji planu. Możliwość zmiany danych. Przy wprowadzaniu usług pozostawić wartość proponowaną przez system	Podpowiedź <F4>
Czynność	Kod czynności, wraz z opisem, wykonywanej w pozycji planu. Po podaniu nr pozycji planu pole wypełniane jest automatycznie. Możliwość zmiany danych. Przy wprowadzaniu usług wprowadza się kod wykonanej czynności.	Podpowiedź <F4>
Stawka wyj	System podpowiada „ROB”. Przy wprowadzaniu usług pozostawia się kod proponowany.	Podpowiedź <F4>
Ilość kalku	System podpowiada „0,00”. Przy wprowadzaniu usług pozostawia się wartość proponowaną.
Ilość aktua	Wprowadza się ilość wykonanych jednostek. Wielkość podana w tym polu świadczy o wykonaniu rzeczowym planowanych zadań.
Wynagrodzen	System podpowiada „0,00”. Przy wprowadzaniu usług pozostawia się wartość proponowaną.
Pracochł. w/g tab. akord	System podpowiada „0,00”. Przy wprowadzaniu usług pozostawia się wartość proponowaną.
Rzeczyw. pracochłonność	System podpowiada „0,00”. Przy wprowadzaniu usług pozostawia się wartość proponowaną.
Uwaga	Możliwość wpisania dowolnego ciągu znaków.	do 70 znaków.
aut. kalk. akordu	Informacja o sposobie wyliczenia zarobku: (T) - przy pomocy tabel akordowych, (N) - w inny sposób,
źródło danych	Przy wprowadzaniu usług pozostawia się dane proponowane.
Aktualizacja	Informacja czy przekazano dane do aktualizowania systemu planów: (T) - dane zostały przekazane (N) - dane nie zostały przekazane (-) - dane nie podlegają przekazaniu. Transferowane są tylko te dane, które w tym polu mają zapisaną literę „N”. Po procesie przekazania danych jest ona automatycznie zamieniana na „T”.	możliwość korekty
Odpow. ilość - LAS	Przy wprowadzaniu usług pozostawia się dane proponowane.
Wprowadził	Wprowadzona programowo data i identyfikator osoby wprowadzającej dane do WR

1. Wydruki z rozliczenia usług wewnętrznych

Wydruk z rozliczenia usług wewnętrznych uzyskuje się po uruchomieniu funkcji <Drukowanie> ekranu „Przeksięgowanie kosztów między ich miejscami pow.” (Ekran 3).

Szczegółowy wydruk, pozwalający ustalić wszystkie wprowadzone zapisy przeprowadza się:

(Finanse i księgowość → Zarządzanie księgowością → Usługi wewn. i ark.kal. → Przeksięgowanie dokładn.) po wyborze okresu i funkcji <Drukowanie>.

Wydruki zawierające cenę (średni koszt jednej godziny) możliwe są do uzyskania tylko przed zaksięgowaniem zespołu księgowego (Ekran 4)

Spis ekranów

Ekran 1. Przeksięgowanie między miejscami powstawania kosztów

Spis tabel

Tab I. Opis pól ekranu „Przeksięgowanie miejsc powstawania kosztów”

Proces rozliczenia usług wewnętrznych[Author ID1: at Thu Jan 25 12:30:00 2001 ]Proces rozliczenia usług wewnętrznych[Author ID1: at Thu Jan 25 12:30:00 2001 ]

8

Spis tabel[Author ID1: at Thu Jan 25 12:30:00 2001 ]

B

---