Obraz1

80 3. Konto - podstawy ewidencji księgowej

dokumenty te muszą spełniać ściśle sprecyzowane wymogi co do treści, sposobu sporządzania, sprawdzania, poprawiania i przechowywania. Dowód księgowy powinien zawierać między innymi następujące dane:

• określenie rodzaju dowodu,

• określenie stron (ich nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczych,

• opis operacji oraz jej wartość,

• datę przeprowadzenia operacji oraz wystawienia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu.

Dowody księgowe należy sporządzać starannie, trwale, w języku polskim. Jeżeli dotyczą one operacji z kontrahentami zagranicznymi, jednostka gospodarcza musi liczyć się z tym, że na żądanie organów kontroli trzeba będzie dokonać wiarygodnego tłumaczenia dokumentu na język polski. Dowody księgowe dokumentujące operacje w walutach obcych powinny zawierać przeliczenie ich w-artości na walutę polską według odpowiedniego kursu.

Zanim na podstawie dowodu księgowego zostanie dokonany na koncie zapis operacji gospodarczej, dowód ten musi być sprawdzony pod względem merytorycznym, formalnym i rachunkowym.

Kontrola merytoryczna ma na celu stwierdzenie, czy wszystkie dane jakościowe, ilościowe i wartościowe w dowodzie księgowym są zgodne z rzeczywistością (np. czy wykazana w- fakturze dostawa materiałów oraz ich ceny odpowiadają cenom ustalonym we wcześniej zawartej umowie), czy operację gospodarczą przeprowadzono według obowiązujących przepisów' prawa, a nawet czy operacja ta była celow-a i uzasadniona gospodarczo.

Kontrola formalna polega na sprawdzeniu, czy dokument sporządzono zgodnie z przepisami prawnymi i regulacjami wewnętrznymi dotyczącymi przygotowywania dowodów księgowych.

Kontrola rachunkowa ma na celu sprawdzenie dowodu pod względem prawidłowości wykonanych obliczeń.

Jeśli został popełniony błąd w dowodzie księgowym, nie wolno dokonywać popraw-ek polegających na wymazywaniu lub przerabianiu. Błędy w dowodach wewnętrznych poprawia się przez skreślenie błędnej treści lub kwoty, tak aby zachowały czytelność, wpisanie właściwej treści albo wartości oraz umieszczenie daty poprawy oraz podpisu osoby do tego upoważnionej. Nie można poprawiać pojedynczych liter lub cyfr. W dowodach zewnętrznych własnych i obcych usunięcie błędu może nastąpić jedynie na podstawie odpowiedniego dowodu korygującego, przesłanego zainteresow-anym kontrahentom.

Po przeprowadzeniu kontroli jest dokonywana dekretacja dowodu księgowego, czyli zapisanie na dowodzie nadanego mu numeru oraz określenie kont, na których ma być zapisany (inaczej jest to określenie korespondencji kont). Następnie dowody księgowe są grupowane według rodzajów (np. dokumenty bankowe, dokumenty materiałowe) i księgowane. Jeżeli jedną operację dokumentuje więcej niż jeden dowód lub więcej niż jeden egzemplarz dowodu, kierownik jednostki ustala, co zrobić z każdym z nich, i wskazuje, który z dowodów lub jego egzemplarzy będzie podstawą dokonania zapisu na koncie.

Ze względu na moc dowodową dokumenty księgowe w jednostkach gospodarczych trzeba starannie przechowywać w odpowiednio pogrupowanych, jednorodnych pod względem tematycznym, właściwie oznaczonych zbiorach. Niektóre dokumenty muszą być archiwizowane trwale, na przykład roczne sprawozdania finansowe, i przekazywane do archiwów państwowych. Większość dokumentów należ)' przechowywać przez 5 lat, a tylko niektóre dłużej, szczególnie w wypadku wieloletnich inwestycji czy długoterminowych kredytów i pożyczek. Jeszcze inne przechowuje się do czasu rozliczenia osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek. Czas przechowywania dokumentów' określają przepisy prawne.

Dowody księgowe można klasyfikować według różnych kryteriów. Do najważniejszych należą niżej wymienione podziały.

1. Z punktu widzenia podmiotu wystawiającego dowód:

• dowody własne, wystawiane w danej jednostce gospodarczej,

• dowody obce, wystawiane przez kontrahentów zewnętrznych i od nich otrzymywane.

2. Z punktu widzenia odbiorcy dokumentu:

• zew-nętrzne, przekazywane kontrahentom w oryginale,

• wewmętrzne, podlegające obiegowi wewnątrz danej jednostki gospodarczej, dotyczące jej wewnętrznych operacji.

3. Ze względu na tryb sporządzania:

• pierwotne (źródłowe) - podstawy ich wystawienia są operacje gospodarcze,

• wtórne - podstawą ich wystawienia są dokumenty pierwotne, najczęściej obejmują dane z wielu dokumentów’ pierwotnych.

4. Ze względu na rodzaj operacji, do których się odnoszą: a), dotyczące obrotu zapasami:

Pz - przyjęcie z zewmątrz (np. materiału do magazynu),

Zw - zwrot wewnętrzny (np. nadmiaru materiału z produkcji do magazynu),

Pw - przyjęcie produktu z produkcji,