Obraz2 3

3. Konto - podstawy ewidencji księgowej

Rw - rozchód wewnętrzny (np. wydanie materiału do produk-

^cj')>-

Wz - wydanie na zewnątrz (np. towarów z magazynu dla odbiorców),

Mm - przesunięcie wewnętrzne (np. materiału między magazynami),

b) dotyczące obrotu rzeczowymi aktywami trwałymi:

OT - przyjęcie środka trwałego do użytkowania,

LT - likwidacja środka trwałego,

PT - nieodpłatne przekazanie środka trwałego,

MT - zmiana miejsca użytkowania środka trwałego,

c) dotyczące obrotu środkami pieniężnymi (dokumenty kasowe i dokumenty bankowe):

KP - kasa przyjęła, dowód wpłaty,

KW - kasa wypłaciła, dowód wypłaty, raport kasowy, wnioski o zaliczkę,

WB - wyciąg bankowy, polecenie przelewu, dow'ód wpłaty gotówkowej,

d) dotyczące płac: lista plac, karty pracy,

e) dotyczące rozrachunków z kontrahentami: faktury,

rachunki uproszczone, noty.

Wiele wyżej wymienionych dow-odów służy udokumentowaniu jednorodnych, wielokrotnie w ciągu okresu powtarzających się operacji gospodarczych, dlatego też często mają one znormalizow-any, jednolity wzór.

Szczególnym rodzajem dowodu własnego, wewnętrznego, jest polecenie księgowania (Pk), które wystawia się przede wszystkim po to, aby:

udokumentować takie zapisy na kontach, które nic odzwierciedlają operacji gospodarczych, na przykład poprawianie błędów księgowych czy ponowne zaksięgowanie już dokonanych zapisów według nowych kryteriów klasyfikacyjnych,

udokumentować dokonanie łącznego zapisu będącego sumą wartości jednorodnych dokumentów źródłowych.

Jeśli nie ma możliwości uzyskania obcych dowodów księgowych, poi staw;} dokonania zapisów operacji na kontach mogą być również - .» ceptowanc przez kierownika jednostki - tak zwane dowody zastępi; czyli oświadczenia pracowników dokonujących tych operacji.

Gdy do prowadzenia ksiąg rachunkowych używa się komputci zapisy na kontach mogą być wprowadzane automatycznie, za pośr* • nictwem urządzeń łączności, komputerowych nośników danych, lub twi rzonc według algorytmu na podstawie informacji zawartych już w ksi gach. Musi jednak istnieć możliwość uzyskania ich trwalej, czytelń postaci, stwierdzenia źródła ich pochodzenia oraz ustalenia osoby o* pow-iedzialnej za ich w-prowadzenic. Dane źródlow-c należy tak chroni aby zapewnić ich kompletność i niezmienność.

Wzory najczęściej stosowanych w praktyce dowodów księgowy* zamieszczono w załączniku nr 4.

Plan kont

Aby system rachunkowości prawidłowo pełnił wyznaczone mu funkcj i zaspokajał potrzeby użytkow ników', musi być odpowiednio zorganiz* w'any. Jednym z najważniejszych elementów organizacji rachunkowość jest opracowanie zakładowego planu kont.

Plan kont to usystematyzowany wykaz nazw i symboli numeryt. nych kont służących w jednostce gospodarczej do ewidencji ogółu |M siadanych zasobów gospodarczych i źródeł ich finansowania, wszelki* następujących w nich zmian oraz wyników- prowadzonej działalności W szczególności plan kont musi umożliwiać przygotowanie:

• prawidłow-ego sprawozdania finansowego,

• statystycznych sprawozdań finansowych ustalonych przez prezes GUS,

• deklaracji podatkowych.

Ustawowo obowiązek przygotowania planu kont dla danej jednostl gospodarczej spoczywa na kierow niku jednostki. Plan kont opracowali dla konkretnego podmiotu, uwzględniający' specyfikę jego działalność organizacji oraz potrzeb informacyjnych użytkowników jest nazywan zakładowym planem kont.

⁵ J. Matuszewicz, P. Matuszewicz, Rachunkowość od podstaw z uwzględnieniem postanowi. znowelizowanej ustawy o rachunkowości, Finanse-Serwis, Warszawa 2001, s. 76.