Scan0004

Metody planowania

Planowanie w różnych perspektywach czasu

•    Metoda Gantta Pięć etapów metody Gantta:

1.    Rozłożenie całego projektu na etapy i cele okresowe.

2.    Ustalenie czasu potrzebnego na realizację projektu i poszczególnych działań.

3. Ustalenie kolejności poszczególnych działań oraz dat ich rozpoczęcia i zakończenia.

4.    Określenie przestrzennej realizacji poszczególnych planów.

5.    Graficzne przedstawienie wszystkich czynności na planie

Wykresy Gantta mogą mieć zastosowanie przy efektywnym planowaniu dłuższych projektów z różnych dziedzin. Dzięki temu możemy widzieć:

•    Ile mamy działań do wykonania.

•    Ile czasu zajmują nam poszczególne działania.

•    W jakiej kolejności będą one wykonywane.

•    Kiedy będzie kończyć się i rozpoczynać realizacja poszczególnych działań.

•    Czy i jak realizacja niektórych działań będzie pokrywała się z realizacją innych zadań.

•    Czy wszystkie działania będą podejmowane w tym samym miejscu.

•    Ile osób będzie realizowało projekt.

•    Kto jest odpowiedzialny za dany projekt.

Wady metody Gantta

•    Brak możliwości konkretnego opisu czynności przy realizacji danego działania.

•    Ukazuje jedynie proces realizacji zadania.

•    Nie wyznacza najkrótszej ścieżki realizacji zadania.

•    Nie ukazuje optymalnego wykorzystania posiadanych zasobów.

Metoda planowania dnia

•    Alpen składa się z 5 etapów

1.    Zrobić listę zadań, na której powinny znaleźć się zadania z planu tygodniowego lub miesięcznego. Niezrealizowane czynności z dnia poprzedniego, które doszły dziś i są do załatwienia jutro. Zadania, które mają deadline jutro oraz zadania rutynowe.

2.    Oszacuj czas trwania - zapis szacunkowy czasu trwania każdej czynności oraz zsumowanie czasu wszystkich czynności. Przy określeniu czasu działania należy pamiętać o regule Parkinsona (daną czynność będziemy realizować tyle czasu ile zaplanowaliśmy na jej wykonanie).

3.    Zastosowanie reguły 60:40 oraz zaplanowanie czasu na rzeczy nieprzewidzialne - planujemy tylko 60% naszego czasu, czyli jeżeli pracujemy 8h dziennie należy zaplanować tylko 5h, aby plan był realny do spełnienia.

4.    Wyznaczenie priorytetów i delegowanie zadań - aby wyznaczyć priorytety należy zastosować metodę ABC, delegujemy zadania tylko te, które nie są dla nas strategicznie ważne.

5.    Kontynuacja realizacji działań. Jeżeli czegoś nie wykonamy w danym dniu, przeniesiemy zadania na kolejny dzień.

Zalety metody Alpen

1.    Pomaga uporządkować następny dzień.

2.    Nadaje jasną strukturę kolejnemu dniu.

3.    Pozwala zorientować się we wszystkich zadaniach danego dnia.

4.    Pomaga w realizacji celów zaplanowanych na każdy dzień.

5.    Pozwala na dobre rozróżnienie zadań ważnych od nieważnych.

6.    Pozwala zorientować się , jakie zadania można delegować w danym dniu.

7.    Pomaga w profilaktyce stresu.

8. Jest skuteczna przy eliminowaniu zakłóceń w pracy.

9.    Ułatwia pracę nad samokontrolą.

10.    Pozwala oszczędzać czas.

Metoda TRZOS alternatywny sposób planowania dnia albo tygodnia

T - terminu zadań spisać

R - ramy czasowe zadań należy określić według metody 60:40 Z - zaplanować rezerwy czasu

1