Witek EJ Tech biur str 091

• jedna sprawa - jedno pismo,

• wyróżnianie fragmentów,

• zwracanie się do adresata.

Przejrzystość - pismo powinno być przejrzyste grańcznie W t>m celu należy stosować odpowiedni układ graficzny pisma i odpowiedni układ jego treści.

Kompletność - pismo powinno być kompletne, czy i: zawierać wszystkie informacje niezbędne do załatwienia danej sprawy. Brak naw et drobnej informacji powoduje nieraz konieczność dodatkowej korespondencji, co wpływa na wydłużenie czasu załatwienia sprawy i tym samym obniża wydajność pracownika administracyjno--biurowego.

Sugestywność - pismo powinno sugerow ać odbiorcy konieczność jego pozytywnego rozpatrzenia, czyli powinno zawierać odpowiednie argumenty w uzasadnieniu

Zwięzłość - pismo powinno być sformułowane w sposób zwięzły i ścisły. Należy używać zdań prostych, niezłożonych. Nie należy stosować rozwlekłych opisów, porównań oraz zbędnych słów. Tego rodzaju zabiegi dopuszczalne są w korespondencji prywatnej, ale nic urzędowej.

Uprzejmość - pismo powinno być zredagowane w uprzejmej formie i w tym celu:

• należy używać zwrotów grzecznościowych, choć nie można również przesadzać, gdyż ich nadmiar razi:

- w polu adresata, pisząc do osoby fizycznej, można użyć zwrotów grzecznościowych, np. Szanow na Pani, Szanowny Pan,

- przed rozpoczęciem treści pisma, jeśli ma ono charakter listu, należy użyć zwrotów-grzecznościowych, np. Szanowna Pani Prezes, Szanowny Panie Dyrektorze, Szanowni Państwo. Szanowna Pani, Szanowny Panie,

- w treści pisma można używać zwrotów- w rodzaju: zwracamy się z uprzejmą prośbą, uprzejmie prosimy, serdecznie zapraszamy itp.,

- po zakończeniu pisma można użyć zw-rotów- pożegnalnych, np. 7. poważaniem. Z wyrazami szacunku,

• w żadnym wypadku nic należy używać słów obraźliwych i pogróżek, nawet jeśli sytuacja jest krytyczna; dozwolone jest natomiast używanie sformułowań kategorycznych oraz gróźb legalnych, czyli takich, w których nadawca odwołuje się do umów i obowiązujących przepisów, mówiących o konsekwencjach nieprawidłow-ego postę-powania, np.

IV wypadku nieuregulowania zaległości czynszowych w terminie do dnia 15 czerwca 2004 roku. zgodnie z § 31. ust. 9 Statutu Spółdzielni Mieszkaniowej, rozwiążemy z Panią umowę najmu lokalu użytkowego ze skutkiem natychmiastowym. Zrozumiałość - pismo musi być zrozumiałe dla adresata. Należy unikać wyrazów obcojęzycznych, jeśli znane są ich odpowiedniki w języku polskim. Nie należy też stosować terminów- fachowych, jeśli adresat może ich nie znać.

Używanie skrótów - w piśmie dozwolone jest stosowanie powszechnie używanych skrótów. Niedozwolone jest natomiast używanie skrótów myślowych lub też skrótów znanych i stosowanych wc własnym kręgu, gdyż mogą wtedy wystąpić nieporozumienia wynikające z niewłaściwego odczytania treści. Nie należy też skracać zwrotów- grzecznościowych ani nazwy firmy. Wyróżnia się kilka grup skrótów, których używanie jest dozwolone w korespondencji biurowej.