skanuj0002 (377)

2Q Część I. Podstawy komunikacji

Wtorek, godzina 13 - Lunch z Kwanem przebiegł spokojniej niż prezentacja. Kwan zastanawiał się nad przeniesieniem do innej uczelni. Kathryn bez trudności słuchała go, ale czuła się zakłopotana, gdy miała mu coś poradzić. W głębi ducha bardzo chciała, aby jej przyjaciel został, ale miała wrażenie, że mówiąc mu o tym, wywrze na niego dodatkową presję. Kathryn chciała powiedzieć Kwanowi, jak naprawdę się czuje, ale nie potrafiła znaleźć sposobu na wyrażenie swych uczuć słowami.

Wtorek, godzina 17 - Posiedzenie komitetu zbierającego fundusze wypadło bardzo dobrze. Kathryn usłyszała kilka pochwał od członków komitetu dotyczących dobrego przygotowania zebrania i jej skuteczności w przestrzeganiu tematu dyskusji. Warsztat, w którym dzień wcześniej brała udział, pomógł jej w dobrej organizacji i dał poczucie pewności oraz wiarę we własne umiejętności przewodzenia grupie.

Wtorek, godzina 20 - Kathryn wróciła do swego mieszkania wyczerpana po długim dniu. Spojrzała na automatyczną sekretarkę i zobaczyła, że ma 7 nowych wiadomości. Gdy otworzyła skrzynkę e-mallową, okazało się, że otrzymała 18 wiadomości. Spojrzała do kalendarza i zauważyła, że w środę ma dwa ćwiczenia i dwa inne zebrania. Jaki dzień będzie jutro?

Większość naszego czasu spędzamy na komunikowaniu się z innymi. Kiedy rozmawiamy z kimś przez telefon, przygotowujemy prezentację dla grupy, odpowiadamy na pocztę elektroniczną albo gawędzimy z przyjacielem, komunikujemy się i tworzymy związki z innymi ludźmi. Czasami liczba osób, z którymj musimy rozmawiać i zakres tematów, o których musimy dyskutować, stają się zbyt duże. Przytłacza nas to i stajemy się niepewni naszych zdolności komunikacyjnych. Niemniej, nawet jeśli chcemy wycofać się z komunikacji z innymi, sądząc, że może to stanowić skuteczny sposób poradzenia sobie z przeciążeniem informacjami, to realia naszego współczesnego życia zmuszają nas do ciągłych kontaktów z innymi po to, by pracować, budować związki i prowadzić zdrowe życie.

Kluczem jest jakość naszej komunikacji z innymi. Komunikacja o wysokiej jakości jest kompetentna - stosowna i skuteczna w określonej sytuacji. Stosowna komunikacja oznacza, że nasze działania są zgodne z normami i oczekiwaniami naszej grupy, organizacji i kultury. Komunikacja skuteczna pozwala osiągnąć pożądane cele w danej sytuacji. Kiedy potrafimy komunikować się w sposób stosowny i skuteczny, jesteśmy spostrzegani przez innych jako kompetentni. Poziom kompetencji komunikacyjnej może różnić się w zależności od sytuacji. Na przykład, Kathryn była postrzegana jako bardzo kompetentna przez swoich kolegów z komitetu, ale już jako mniej kompetentna przez swojego profesora i kolegów z grupy podczas prezentacji na zajęciach z marketingu.

Jakie czynniki wpływają na naszą zdolność do komunikowania się w sposób stosowny i skuteczny? W historii Kathryn można odnaleźć niektóre elementy, jakie wpływają na to, że inni odbiera ją nas jako osoby kompetentnie komunikujące się.

Jednym z możliwych wyjaśnień słabego przedstawienia prezentacji na zajęciach z marketingu jest fakt, że Kathryn odczuwała tremę. Napisała porządny konspekt wystąpienia, ujmując najważniejsze zagadnienia, ale hamował ją lęk przed wystąpieniami publicznymi. W czasie rozmowy ze swoim przyjacielem Kwanem nie była już zdenerwowana i zaniepokojona. Była raczej silnie zmotywowana, by pomóc Kwanowi w podjęciu trudnej decyzji - wiedziała, co chciała powiedzieć, ale nie umiała znaleźć sposobu wyrażenia tego bez wywierania jednocześnie presji. Prawdopodobnie zdolności Kathryn do komunikowania się na zebraniu komitetu przypisalibyśmy jej motywacji do przewodzenia grupie i dużemu doświadczeniu oraz treningowi w prowadzeniu zebrań.

Na podstawie wtorkowych doświadczeń Kathryn można zauważyć, że wiele czynników ma wpływ na to, czy jesteśmy postrzegani przez innych jako osoby komunikujące się kompetentnie. Co na to wpływa? W jakich sytuacjach czujemy się mniej pewni swoich umiejętności komunikacyjnych i działamy mniej kompetentnie? Pomyślmy o kimś, kto chce poprawić swoje umiejętności w grze w brydża lub w szachy — osoba taka powinna przynajmniej znać podstawowe zasady tych gier. Podobnie, jeżeli chcemy stać się osobami komunikującymi się bardziej kompetentnie, to musimy wiedzieć, jak grać w grę komunikacyjną. Oznacza to, że powinniśmy poznać przebieg procesu komunikacji.

1.1.    Czym jest komunikacja?

Wiele różnych terminów, takich jak symbole, mowa, rozumienie,proces, transmisja, kanał, intencja, znaczenie i sytuacja było wykorzystywanych do definiowania komunikacji (Littlejohn, 1999). Najbardziej użyteczna jest definicja komunikacji, którą można zastosować do różnych sytuacji i do różnorodnych ludzi. Komunikacja jest procesem organizowania wiadomości w celu stworzenia znaczenia (Frey, Botan, Kreps, 2000). Kluczowymi terminami tworzącymi tę definicję są: wiadomości, organizowanie i znaczenie.

1.1.1.    Wiadomości

Wiadomości to słowa, dź.więki, działania i gesty, którymi ludzie w toku interakcji wyrażają siebie wobec innych. Wiadomości mogą być wyrażane werbalnie lub niewerbalnie - poprzez dźwięki, działania i gesty. Mogą leż mieć charakter symboliczny. Symbol jest słowem, dź.więkiem, działaniem lub gestem, który odnosi się do jakiegoś obiektu. Na przykład, słowa tygrys, słoń, zebra i małpa są symbolami, które odnoszą się do zwierząt. Związek między słowem zebra a samym zwierzęciem jest jednak dowolny. Zwierzę zebra mogło być z łatwością nazwane jakkolwiek -słowo zebra zostało przeznaczone do reprezentowania tego zwierzęcia. Podobnie, jeżeli użyjemy obu naszych rąk, by utworzyć „ I", to interpretujemy ten niewerbalny gest jako symbol dla time-out (krótka przerwa), jakikolwiek niewerbalny gest mógł