III. PLANOWANIE

 

Wszyscy kierownicy stają wobec absorbujących realiów ich pracy, presji na koncentrowaniu się na dniu dzisiejszym, pozostawianiu przyszłości samej sobie. Jednakże kierownicy, którzy dają się na to nabrać, nie sprawują przywództwa organizacji w pełni. W zachowaniu i psychice kierownictwo powinno nastawiać się na przyszłość, oderwać się od teraźniejszości na rzecz przyszłości. Jak twierdzi prezes jednego z koncernów "Idealny kierownik powinien wyczuwać przyszłość nie tylko z punktu widzenia tego, ku czemu zmierza jego własne przedsiębiorstwo, ale także dokąd zmierzają konkurenci, dokąd zmierzają inne gałęzie przemysłu i co przypuszczalnie będzie robić cała gospodarka krajowa".

 

Definicje planowania

Planowanie jest z jednej strony funkcją (cechą) zarządzania, z drugiej zaś procesem projektowania działalności gospodarczej. Jest to zarazem proces dochodzenia do przewidywań i decyzji, jakie zawarte będą w planie.

 

Wg. K.Porwita:

Najczęściej przez planowanie rozumie się odpowiednio uporządkowany zbiór czynności i procesów myślowych wykonywanych przez powołany do tego zespół ludzi, którzy zajmują się przygotowaniem i uruchomieniem działań mających doprowadzić do osiągnięcia świadomie wybranych przyszłych stanów obiektu objętego planowaniem.

 

Wg. J. Gościńskiego:

Planowanie jest to działanie skierowane na określony obiekt w celu wywołania zmiany jego zachowania się. Jest ono zorientowane ku przyszłości i dotyczy zarówno stanu końcowego obiektu, czyli osiągnięcia określonych celów jak też środków i metod niezbędnych do ich realizacji, co ma spowodować zmianę zachowania się tego obiektu.

 

Cele organizacji
Cele mają kluczowe znaczenie dla skuteczności organizacji i spełniają szereg zadań (funkcji). Organizacje mogą mieć również kilka różnych rodzajów celów i trzeba tak zarządzać, aby wszystkie je osiągnąć. Ustalanie celów wymaga zaangażowania różnego rodzaju menedżerów.

Funkcje celów
Cele w organizacji spełniają cztery ważne funkcje³.
1. Po pierwsze, stanowią wskazówkę i nadają jednolity kierunek działaniom ludzi pracujących w organizacji.
2. Po drugie, praktyka ustalania celów wpływa na planowanie. Skuteczne wytyczenie celów sprzyja dobremu planowaniu, a ono z kolei ułatwia ustalanie celów w przyszłości.
3. Po trzecie, cele mogą być źródłem motywacji dla pracowników organizacji⁴.
4. Cele dają wreszcie skuteczny mechanizm oceny i kontroli.

Rodzaje celów s
Organizacje ustalają wiele różnych celów. Ogólnie rzecz biorąc, cele te różnią się szczeblem, dziedziną i ramami czasowymi.
ze względu na celowość działania - główne

- poboczne
Ze względu na zgodność - współrzędne

- konkurencyjne

- alternatywne

czasowe. - długookresowe (strategiczne)

- średniookresowe (taktyczne)

- krótkookresowe (operacyjne)

Odpowiedzialność za ustalanie celów
Kto ustala cele? W rzeczywistości odpowiedź jest całkiem prosta: wszyscy menedżerowie powinni uczestniczyć w procesie wytyczania celów. Każdy menedżer odpowiada jednak na ogół za wyznaczanie celów na swoim szczeblu organizacji.

Zarządzanie wielorakimi celami
Organizacje ustalają wiele różnych celów, pomiędzy którymi czasem dochodzi do sprzeczności lub konfliktów. Przed kilku laty np. Firma Nike Inc. przeżywała problemy związane z niespójnością celów. Firma wytwarzała wysokiej jakości obuwie (cel produkcyjny), które jednak nie było szczególnie modne (cel marketingowy). W rezultacie firma poniosła poważne straty udziału w rynku, kiedy Reebok International Ltd. zaczął robić buty dobrej jakości i do tego modne. Nike zdołała odzyskać swoją pozycje w branży, kiedy niespójność celów została rozpoznana i skorygowana⁸.
Aby rozwiązać takie problemy, menedżerowie muszą rozumieć koncepcje optymalizacji. Optymalizacja wymaga równoważenia i godzenia możliwych konfliktów pomiędzy różnymi celami.

Etapy planowania:

Etap I

Ustanowić cele - punktem wyjścia do planowania jest decyzja o tym, czego organizacja potrzebuje. Bez jasnego ustalenia celów organizacje rozpraszają swoje zasoby.

Etap II

Określić obecną sytuację - należy ustalić jak odległe są cele organizacji i jakie są jej zasoby do realizacji celów.

Etap III

Ustalić co sprzyja a co przeszkadza - jakie czynniki środowiska wewnętrznego i otoczenia

mogą ułatwić organizacji osiągnięcie jej celów, jakie czynniki mogą stwarzać problemy.

Etap IV

Opracować zbiór działań - opracowanie różnych wariantów działań prowadzących do osiągnięcia pożądanego celu, ocena tych wariantów i wybór najlepszego. W tym etapie podejmowane są decyzje dotyczące przyszłych działań.

 

ZREALIZOWAĆ POSTAWIONE CELE

 

Plany można charakteryzować wg różnych kryteriów - rzeczowych i czasowych.

 

wg kryteriów rzeczowych można wyróżnić :

1) pole planu, które wyznaczone jest przez liczbę dziedzin (problemów, gałęzi, jednostek produkcyjnych) objętych przez dany plan; wówczas pole maksymalne oznacza całość gospodarki,

2) zakres planu, określany przez liczbę zmiennych obejmowanych przez plan o danym polu, gdzie przez zmienne rozumie się zjawiska, procesy i czynniki (gospodarcze i pozagospodarcze) bezpośrednio lub pośrednio wpływające istotnie na przebieg procesów gospodarczych,

3) intensywność planu (intensywność planowania), rozróżniając:

- intensywność zamierzoną, oznaczającą planowana liczbę celów do osiągnięcia

- intensywność uzyskaną utożsamianą ze skutecznością działania planu, czyli liczbę celów osiąganych przez realizacje planu.

 

Wg kryterium czasowego można wyróżnić:

- planowanie perspektywiczne (długookresowe, strategiczne),

- planowanie wieloletnie (średniookresowe, taktyczne),

- planowanie krótkookresowe (bieżące, operacyjne).

 

Zależności między tak wyróżnionymi rodzajami planowania można opisać następująco:

- planowanie długookresowe określa zasadnicze zmiany w celach i środkach organizacji;

- w planowaniu średniookresowym kierownictwo musi przyjąć jako dane ogólną strukturę i

strategię organizacji, ale może manipulować ilościami, nakładów, efektów, ludzi, materiałów i kapitału;

- w planowaniu krótkookresowym strategia, struktura, ilości są dane ale kierownictwo może manipulować środkami i technologią przy programowaniu poszczególnych działań.

Plany taktyczne - (...) celem opracowywania planów taktycznych jest realizacja pewnej części planu strategicznego. Pewnie słyszeliście kiedyś powiedzenie: „wygrać bitwę, ale przegrać wojnę”. Plany taktyczne przygotowują bitwy, strategia natomiast wytycza plan wojny. Plan taktyczny jest więc zorganizowanym szeregiem posunięć, mających doprowadzić do realizacji planów strategicznych. Strategia koncentruje się na zasobach, otoczeniu i misji firmy, podczas gdy taktyka zajmuje się głównie ludźmi i działaniem²¹.

Plany operacyjne - Kolejnym elementem skutecznego planowania w organizacji jest opracowanie i realizacja planów operacyjnych. Są one wyprowadzane z planów taktycznych, a ich zadaniem jest realizacja celów operacyjnych. Plany operacyjne są więc skoncentrowane na węższym zakresie spraw, mają stosunkowo krótki horyzont czasowy i angażują menedżerów niższego szczebla.
Plany jednorazowe
Plan jednorazowy jest opracowywany w celu przeprowadzenia działań, które w przyszłości najprawdopodobniej nie będą powtarzane. Dwiema najbardziej rozpowszechnionymi formami planów jednorazowych są programy i projekty.

Programy. Program jest planem jednokrotnego użytku dla szerszego zestawu działań. Może obejmować procedury potrzebne do wprowadzenia nowego asortymentu, uruchomienia nowego zakładu czy punktu sprzedaży bądź też zmiany powołania firmy.

Projekty. Projekt przypomina program, różni się od niego jednak węższym zakresem i mniejszą złożonością. Projekt może być częścią szerszego programu, może to być jednak również samodzielny plan jednokrotnego użytku.

Preliminarze finansowe

Plany ciągłe
Podczas gdy plany jednorazowe stosowane są w sytuacjach niepowtarzalnych, plan ciągły wykorzystywany jest do działań powtarzających się regularnie co pewien czas. Plany ciągłe mogą walnie poprawić efektywność poprzez standaryzację procesu decyzyjnego. Podstawowymi rodzajami takich planów są wytyczne polityki, standardowe procedury działania oraz przepisy i reguły postępowania.
Wytyczne polityki - jest główną wskazówką przy podejmowaniu decyzji,

Procedury - zbiór szczegółowych instrukcji dotyczących sposobu wykonania serii czynności, realizowanych często lub systematycznie

Reguły stanowią, że w danej sytuacji musi się rozpocząć określone działanie lub że nie wolno podjąć takiego działania.

Plany strategiczne

 

Plany operacyjne

Plany jednorazowe Plany trwale obowiązujące

Programy wytyczne polityki

Projekty procedury

Preliminarze reguły

Tworzenie planu również dotyczy projektowania przyszłej działalności. Czym się zatem różni programowanie od planowania i program od planu? Głównie tym, że opracowuje się zazwyczaj kilka programów (wariantów), plan natomiast jest jeden. Plan ma charakter obowiązujący dla podmiotu, który go zatwierdza, program zaś postulatywny. Plan jest bardziej skwantyfikowany niż program. Program wskazuje kierunki realizacji, podczas gdy plan jest zbiorem decyzji.

Przy sporządzaniu planu wykorzystuje się opracowane wcześniej wariantowe programy rozwoju, prognozy, eksperymenty komputerowe (optymalizacyjne), konsultacje oraz wspomagające techniki planistyczne: bilansowanie, koordynowanie, optymalizowanie - tak aby opracowany plan był realny i w danych warunkach optymalny.

Prognozowanie polega na naukowym rozpoznaniu przebiegu przyszłych zjawisk i procesów gospodarczych. "Prognoza jest informacją o najbardziej prawdopodobnym przebiegu (kształcie) zjawisk i procesów w przyszłości, w sposób istotny różni się od planu. Plan jako zbiór decyzji, zakłada aktywne kształtowanie rozwoju, oddziaływanie na rozwój w kierunkach uznanych za pożądane". Prognozowanie jest to wstępny etap procesu planowania. Prognozy można kwalifikować wg. różnych kryteriów. Najogólniej dzieli się je na:

-         proste, odnoszące się do jednego zjawiska,

-         złożone, dotyczące wielu dziedzin.

Metody prognozowania dzieli się na:

-         ekstrapolacyjne, interpolacyjne i mieszane - wg. kryterium przyjętej perspektywy patrzenia na prognozowane procesy rozwojowe;

-         statystyczno-matematyczne, intuicyjne i inne - wg. kryterium stosowanych narzędzi, w grupie metod statystyczno-matematycznych, które zyskały na znaczeniu ze względu na dużą dostępność technik komputerowych można wyodrębnić metody:

      ekstrapolacji trendów rozwojowych,

      modeli ekonometrycznych,

      przepływów międzygałęziowych,

      analizy korelacji.

 

Metody intuicyjne wykorzystują wiedzę i doświadczenie ekspertów. Stosowane są przede wszystkim w prognozowaniu rozwoju nauki i techniki. Wśród nich najbardziej znanymi są:

      metoda delficka, polegająca na kilkakrotnym wypełnianiu ankiet przez wybrane grono ekspertów i zapoznawaniu ich z kolejno napływającymi opiniami aż do uzyskania opinii mieszczącej się w pewnym przedziale; jest to metoda iteracyjna.

      burza mózgów, polegająca na swobodnej wymianie myśli w trakcie zorganizowanej konferencji grona wybitnych ekspertów w danej problematyce.

 

Inne metody stosowane do budowy prognoz to:

      metody porównawcze, polegające na wnioskowaniu co do przyszłego rozwoju na

podstawie analizy trendów czy procesów rozwojowych w innych organizacjach (krajach),

      metody heurystyczne, opierające się na wnioskowaniu przyszłego przebiegu procesów i zjawisk na podstawie zalążków ich trendów w teraźniejszości,

      metody morfologiczne, polegające na rozkładaniu zjawiska, czy procesu na części składowe i rozważaniu ich możliwych zachowań w przyszłości, by przez ponowne składanie w całość ustalić prognozy.

 

Programowanie jest to zespół czynności zmierzających do ustalenia znormalizowanego opisu celów działalności oraz określenie optymalnych środków ich realizacji. Programowanie jest zatem procesem projektowania przyszłej działalności gospodarczej, wykorzystującym opracowanie wcześniej diagnozy i prognozy.

W programowaniu, zarówno w skali mikro jak i makro znajdują zastosowanie metody: · analityczno bilansowe, uwzględniające związki między makroproporcjami i wpływ zmian

strukturalnych na relacje efektywnościowe, optymalizacyjne.

Program obejmuje względnie duży zbiór działań. Powinien on określać główne etapy osiągnięcia celu, jednostkę organizacyjną lub członka organizacji odpowiedzialnego za każdy etap, kolejność i termin wykonania każdego etapu. Programowi powinien towarzyszyć preliminarz finansowy, lub zbiór takich preliminarzy

---