Foto2979

204 Rozdział 2

instytucji zaniepokojonych rozwojem zdarzenia, mającym wpływ na ich instytucję niż od osób prywatnych. Dotyczy to szczególnie sytuacji, kiedy media nie mogą się dostać np. na platformę wiertniczą usytuowaną z dala od lądu. Wtedy telefony będą odgrywały, a co za tym idzie również zespoły przygotowanych telefonistów, kluczową rolę. Brak podstawowych informacji będzie generował falę domysłów i spekulacji, które dodatkowo spowodują wiele trudności instytucji Instytucja, firma, które dotknęła sytuacja kryzysowa popełniają błąd, kiedy opierają swe kontakty z mediami tylko na oświadczeniach prasowych. Ich przygotowanie oraz kolportaż zabiera zbyt dużo czasu, może się zdarzyć, że pewne fakty, w czasie ich opracowania zdezaktualizowały się.

Gwarancją dobrego funkcjonowania zarówno zespołu kierowniczego, jak i zespołu ds. kontaktów z mediami jest pewny, płynny przepływ informacji W związku z tym byłoby dobrze, aby te dwa zespoły funkcjonowały w sąsiednich lub bardzo blisko siebie położonych pomieszczeniach. Jeśli warunki powyższe nie mogą być spełnione, należy zapewnić stałą łączność telefoniczną między zespołami na specjalnie wydzielonych numerach telefonów (jeśli istnieje taka możliwość). Zapewni to błyskawiczny przekaz informacji, bez oczekiwania na odblokowanie przeciążonych linii telefonicznych. W takiej sytuacji każda informacja przychodząca do telefonistów od zespołu kierowniczego musi być umieszczona przez kierującego zespołem telefonistów na wspomnianej wcześniej tablicy po odpowiedniej weryfikacji, jeśli można ją upowszechnić.

Po umieszczeniu nowej informacji na tablicy kierujący zespołem nakazuje przerwanie pracy oraz zapoznaje telefonistów z jej ważnością. Po przyswojeniu jej przez zespół i przygotowaniu odpowiednich form przekazywania wiadomości kontynuują swe obowiązki. Ta krótka przerwa musi być również wykorzystana na znalezienie dodatkowych odpowiedzi na pytania, które będą konsekwencją nowej informacji.

Najtrudniejszym zadaniem w działalności centrum telefonicznego i samych telefonistów jest rozmowa z rodzinami. Po pierwsze, jak rozmawiać z rodziną osoby, która była na terenie, gdzie zdarzyło się nieszczęście? Po drugie, z kim z rodziny rozmawiać? Próbując odpowiedzieć na pierwsze pytanie, musimy sobie uświadomić, że obaj rozmówcy są pod wpływem silnych oddziaływań stresowych. Rozmówca ze strony rodziny chce otrzymać odpowiedź, nąjlepig pozytywną na następujące pytania:

•    Czy mąż, brat, ojciec, mama byli w miejscu zdarzenia, kiedy ono wystąpiło?

•    Czy jest zdrowy i jak się czuje?

•    Gdzie przebywa w chwili obecnej, kiedy będzie można się z nim zobaczy ;

lub porozmawiać?

•    Jaki jest do niego numeru telefonu?

•    Jeśli jest ranny, to jak poważnie i w jakim szpitalu przebywa?

•    W jaki sposób można do niego dojechać, czy w tym względzie będzie pom* j

z instytucji?

Rozmowę z członkiem rodziny należy przeprowadzać w sposób wyjątkowo delikatny, mimo że niekiedy rozmówca z przyczyn niezależnych od siebie będzie traktował swego partnera rozmowy w sposób bardzo niedelikatny, niekulturalny. Poza tym rozmowa prowadzona bez współczucia spowoduje dodatkowe cierpienie członka rodziny, które zostanie potem nagłośnione w kontaktach z mediami. Bo jeśli rodzina nie otrzyma satysfakcjonującego ją wyjaśnienia, pójdzie ze skargą do mediów, które tylko czekają na takie potknięcia. Paradoksem jest, że po tragedii samolotu rządowego w kwietniu 2010 r. pod tym względem zachowano ciszę w mediach. Dopiero po paru tygodniach od pogrzebów, prasę i pozostałe media dotknęła plaga różnego rodzaju pomówień. Konsekwencją są również spory wokół krzyża ustawionego przez harcerzy przed pałacem prezydenckim. A przecież minister zdrowia w swych wywiadach przekazywała informacje, że wszyscy członkowie rodzin, którzy w różny sposób docierali do Moskwy, byli traktowani z wyjątkowo dużą atencją. Mieli zagwarantowany pobyt w hotelu, otrzymywali pożywienie, niektórzy również ubrania. Na miejscu mieli do dyspozycji środki transportu, które przewoziły ich z hotelu do miejsca rozpoznawania zwłok. Dlaczego więc po kilku miesiącach próbuje się ten wizerunek zniszczyć? Odpowiedź jest tylko jedna. Górą polityka, a nie odczucia obowiązujące w stosunku do Tych, których już między nami nie ma.

Odpowiedź na drugie pytanie jest niestety trudniejsza. W dobrze zarządzanej firmie kierownictwo, a właściwie kadry instytucji winny mieć oprócz ogólnie potrzebnych informacji o pracowniku tę dotyczącą z kim należy się kontaktować w przypadku wystąpienia tragedii? Przy dużych budowach, w firmach kolosach jest wielu pracowników napływowych. W nowym miejscu pracy, w czasie wolnym pracownicy poznają nowe sympatie. Kiedy dochodzi do tragedii, nie wiadomo, kogo powiadomić o niej. W kadrach w dokumentacji jest adres żony, dzieci. Najbliższy kolega powiadamia kochankę; u której ofiara tragedii mieszkała od paru lat. Na miejsce tragedii mogą dojechać wszyscy, którzy czują taką potrzebę, zostali powiadomieni. Co się stanie, jeśli w jednym czasie, w jednym pomieszczeniu znajdą się obie strony? Nad rozwiązaniem takiej sytuacji lepiej w tym miejscu zamilczeć.

Jedną z obowiązkowych czynności, za które odpowiada kierownik instytucji w razie pożaru, jest obowiązek przeprowadzenia ewakuacji. Najważniejszym elementem oprócz przeprowadzenia ewakuacji jest zebranie pracowników w ściśle określonym rejonie zbiórki (rejonie ewakuacji) i sprawdzenie obecności. Kierownik każdej komórki organizacyjnej firmy, instytucji ma obowiązek przekazać osobie odpowiedzialnej za ewakuację, że wszyscy obecni w pracy z jego działu są bezpieczni na miejscu zbiórki. Tę wiadomość osoba odpowiedzialna za ewakuację przekazuje najstarszemu rangą kierującemu od momentu przybycia na miejsce zdarzenia (wcześniej pełną odpowiedzialność za działania ratownicze ponosi kierownik instytucji) przedstawicielowi Państwowej Straty pożarnej.