7269

Niezaprzeczalnie europejskie normy, które zostałyby utworzone w najważniejszych obszarach usług związanych z organizacją spotkań biznesowych zwiększyłyby przejrzystość rynku pozwalając zarówno firmom usługowym usprawnić kontakty ze wszystkimi uczestnikami łańcucha dostawców usług, jak i klientom ułatwić współpracę z nimi, zapewniając jakość świadczonych usług i profesjonalizm pracowników. Sprzyjałyby ochronie zdrowia i środowiska oraz zapewniłyby bezpieczeństwo oraz ułatwiłyby promocję jakości i konkurencyjności. Norma jest sposobem na doskonałe prowadzenie działalności biznesowej. Zapewnienia skuteczność i efektywność działania, a tym samym przyczynią się do zwiększenia zadowolenia i zaufania klienta korporacyjnego.

Odbiorcy korporacyjni omawianego zakresu usług są zainteresowani przejrzystością świadczonych usług, dzięki niej bowiem zostałby zapewniony dostęp do pełnego zakresu usług, możliwość zawierania precyzyjnych umów oraz możliwość organizowania przetargów na organizację imprez typu kongresy, wystawy, targi itp.

Klient instytucjonalny, to administracja, instytucje i urzędy, izby gospodarcze oraz stowarzyszenia. Jest to klient, który często po przeanalizowaniu wydatków, chcąc unikać wzrostu kosztów finansowania w firmie powierza wykonywanie organizacji wszelkiego rodzaju spotkań biznesowych podwykonawcom. Z danych statystycznych wynika, iż klient ten jest organizatorem bardzo wielu spotkań i to często międzynarodowych, który przede wszystkim oczekuje gwarancji na realizację dostaw usług oraz należyty poziom jakości, a w szczególności w przypadku kiedy usługodawcą jest podmiot zagraniczny.

Niebagatelną kwestią dla klientów tego segmentu rynku usług jest poprawa jakości usług personelu świadczącego zamawiane usługi oraz jego umiejętności do dostosowywania się do stawianych wymagań.

Istotą zatem normy z punktu widzenia zarówno PCO, jak i klienta instytucjonalnego jest, aby zawierała ona takie aspekty unormowań, jak terminologię transakcji, sposób zarządzania kontraktami oraz zarządzania    usługami i ich wykonaniem, obsługą

posprzedażną, dostarczaniem informacji na każdym etapie realizacji transakcji, niezbędne wymagania kwalifikacji personelu do wykonywania usług, a także zapewnienie wymagań ubezpieczeniowych i gwarancji dochowania tajemnicy służbowej.

Zdefiniowanie słownika podstawowych pojęć dotyczących ww. usług, ustalenie listy oraz zakresu usług, wyznaczenie kryteriów oceny jakości usług oraz określenie niezbędnych kwalifikacji do ich wykonywania jest w interesie całego środowiska profesjonalnych organizatorów konferencji i kongresów na szczeblu UE oraz klientów instytucjonalnych.

I tak, omawiając poniżej zakres przyszłej normy w przygotowywanym procesie normalizacyjnym w dziedzinie usług recepcyjnych zwróćmy uwagę jakie obowiązki firm świadczących usługi recepcyjne¹ będą przedmiotem procesu normalizacyjnego. Do nich zalicza się: sporządzenie oferty handlowej, sporządzenie umowy handlowej, warunki pracy w recepcji, zapewnienie odpowiednio wykwalifikowanego personelu do obsługi imprez firmowych, obsługa posprzedażna itp. - możemy wyobrażać sobie, w jakim kierunku ten proces powinien pójść w każdym innym obszarze usług dostarczanych w trakcie organizacji konferencji, kongresu, w tym również usług oferowanych przez PCO.

Oto niektóre kwestie będące elementem normy określającej obowiązki firm świadczących usługi recepcyjne zarówno w przedsiębiorstwach, jak i podczas specjalnych okazji, i tak np..

I. Określenie ram służącym udzieleniu właściwej odpowiedzi na zapytanie:

2

1

Źródło: Francuska nonna NF X 50-575