WYKŁAD III
Proces planowania w przedsiębiorstwie
Procesy kontroli - jest fazą ostatnią.
FUNKCJA PLANOWANIA
Te dwie funkcje są powiązane sprzężeniami zwrotnymi. Pojawia się tzw. cykl zarządzania.
PLANOWANIE - jest procesem i planowanie składa się:
działanie informacji
podejmowanie decyzji
z samych planów produktów - efekty
Monitorowanie - albo w sposób ciągły lub okresowy lub w sposób sporadyczny. Metody monitorowania otoczenia w jaki sposób te wyniki będą wykorzystywane do sporządzania prognoz (przewidywań). Te wyniki przeszukiwania otoczenia mogą być uzyskiwane przez różne metody:
metody optymalizacyjne - rozwiązania optymalne, najlepsze
związane z bilansowaniem - (różne rodzaje bilansu; bilans materiałowy, pracochłonności, do stosowania tzw. budżetowania które jest oparte na wykorzystaniu koncepcji bilansowania.
Monitorowanie otoczenia jest szczególnie ważne w obszarze planowania strategicznego, które ma na celu załatwienie dwóch spraw:
pozwala wygenerować cele strategiczne
planowanie strategiczne - pozwala na zaprojektowanie wariantów strategii i wybór strategii do realizacji (kryteria wyboru)
KLUCZOWE ZASADY W PROCESIE PLANOWANIA
Planowanie to proces
formułowanie celów
sporządzenie planów ich osiągnięcia
Kluczowe zasady procesu planowania
cele koncentrują działania kierownictwa
plany stanowią uzupełnienie dla działania
planowanie jest systematyczne
strategia w harmonogramie
zarządzanie przez cele - obligują menedżerów do osiągnięcia celów
CECHY SKUTECZNEGO PLANOWANIA
zorientowanie na przyszłość
systematyczność
uwzględnienie minimum ograniczeń
sprzężone z kontrolą
przekształcające strategię w działanie
W praktyce sprzężenie z kontrolą sprowadza się do:
- zapis samokontrolny
SYSTEM PODEJŚCIA DO PLANOWANIA
Określenie celów
Ocena sytuacji
szanse
zagrożenia
mocne strony
słabe strony
Ustalanie procedury
Ustalanie harmonogramu pracy
Przypisanie odpowiedzialności
Sprawdzenie planu z punktu widzenia wykonalności kosztów
CECHY DOBREGO PLANU
CELOWY - określa właściwe środki prowadzące do celu (zasoby, techniki, przewidywanie, sposoby kontroli)
WYKONALNY - przy dostępnych środkach i w założonych warunkach jest z góry przyjęte osiągnięcie celu
ZGODNY WEWNĘTRZNIE - stanowi całość zorganizowaną (cele niesprzeczne)
OPERATYWNY - odpowiednio czytelny, zrozumiały i ścisły
ELASTYCZNY - w samym planie zawarta możliwość jego modyfikacji w przypadku zmiany środków lub warunków.
ODPOWIENIO OGRANICZONY - pod względem swojej szczegółowości nie utrudniającej działania
DŁUGODYSTANSOWY - wybiegający w przyszłość w granicach możności przewidywania
TERMINOWY - określający terminy realizacji celów pośrednich i celu głównego
KOMPLETNY - uwzględniający całość działania
RACJONALNY - opracowany z uwzględnieniem głównych związków przyczynowo- skutkowych.
WYRAŹNA ODPOWIEDZIALNOŚĆ
ODCHYLENIA JAKO SYGNAŁY OSTRZEGAWCZE - szczególnie ważne w koncepcji sterowania odchyleniami w wielkościach ekonomicznych w koncepcji Controlingu
PRZEJRZYSTA PREZENTACJA
Jednym ze sposobów opóźnienia decyzji co do wyboru wariantu na danym etapie.
PLAN
Relacja między okresem na który budowany jest plan a prognozą.
PROGNOZA
CZYNNIKI OKREŚLANE W PRAWIDŁOWO UŁOŻONYCH PLANACH
ZASOBY - które będą wykorzystywane w praktyce istotne jest czy przewidywane (źródła finansowania obcego) zasoby będą dostępne w okresie realizacji planu.
METODY - procesy, procedury, które będą zastosowane
ZADANIA DO WYKONANIA - często związane z normą, lub rezultat do osiągnięcia
PORZĄDEK lub KROKI - które należy zachować
OSOBY DO WYKONANIA ZADANIA - orz te które będą odpowiedzialne za implementacje planu i osiągnięcie celów
PONOWNE OKREŚLENIE CELU - związanego z planem
MIEJSCE W KTÓRYM PLANOWANE DZIAŁANIA mają się odbyć
WIĄŻĄCE TERMINY, ROZKŁADY, HARMONOGRAMY
PUNKTY W KTÓRYCH SPRAWDZONY ZOSTANIE dokonany postęp
WYZNACZONE MIARY - wykorzystywane do oceny, postępu i weryfikacji osiągnięcia planu
LISTA SPRAWDZAJĄCA PRZY PLANOWANIU
CO
|
CELE |
Charakterystyka (czy są komplementarne, czy substytucyjne, czy są niesprzeczne) |
|
|
Ograniczenia: koszty |
GDZIE |
Lokalizacja |
Punkt dostawy |
KIEDY |
Upływ czasu |
Data rozpoczęcia |
|
|
Data zakończenia |
JAK |
Plany operacyjne |
Metody, techniki, procedury, sekwencje |
KTO |
Odpowiedzialność |
Uprawnienia kontrolne, wyznaczenie do zadania |
CHARAKTERYSTYKA - czy jakościowe, czy ilościowe, konieczność określenia ograniczeń, koszty
Scenariusze niespodziankowe - biorą pod uwagę wydarzenia o małym prawdopodobieństwie wydarzenia.
PODZIAŁ PLANÓW OPERACYJNYCH
Jednorazowe - programy
projekty
preliminarze
Trwale obowiązujące:
wytyczne polityki
procedury
reguły postępowania
Pokazanie zależności pomiędzy poszczególnymi planami trwale obowiązującymi
PRZYKŁADY WYTYCZNYCH POLITYKI
- ADMINISTROWANIE KADRAMI - naszą polityką jest aby na wysokie stanowiska awansować ludzi z zewnątrz organizacji
- ZAOPATRZENIE - naszą polityką jest nawiązanie współpracy z przynajmniej trzema dostawcami każdego zakupywanego towaru
- MARKETING - naszą polityką jest prowadzenie dystrybucji wyłącznie przez hurtownie
- FINANSE - naszą polityką jest by nigdy nie zaciągać długów powyżej 20% finansowania kapitału własnego
Bierzemy pod uwagę sferę zaopatrzenia w odniesieniu do wytycznych polityki
E Przykładowe procedury oraz wytyczne polityki (sfera zaopatrzenia).
Naszą polityką jest nawiązywanie współpracy z przynajmniej 3 dostawcami każdego zakupywanego towaru.
Przykładowe procedury:
przed podjęciem jakichkolwiek zobowiązań zakupu należy przejrzeć oferty przynajmniej 6 dostawców
spośród nich dokonać wyboru 3 na podstawie występujących kryteriów.
Prowadzić z wybranymi dostawcami negocjacje, przy czym konieczne jest uzyskanie końcowej zgody głównego księgowego.
Przykład reguły:
Żaden dostawca nie może być źródłem więcej niż 60% zaopatrzenia danego towaru naszej firmy w okresie 1 - go roku (bezpieczeństwo produkcji (zaopatrzenia), ogranicza się niebezpieczeństwo
RODZAJE PROCEDUR (w procesach odszkodowawczych w sferze ubezpieczeń)
zdarzenia awarii
archiwizacja danych
przeprowadzenie testów
aktualizacja oprogramowania
informacja o przebiegu kontaktów z klientami
Współcześnie wzrasta ranga procedur dokumentujących co podyktowane jest coraz częstszą koniecznością zarządzania w warunkach niepewności i ryzyka a w konsekwencji koniecznością jego ubezpieczania a także wzrostem znaczenia systemów zarządzania jakością, środowiskiem, bezpieczeństwem pracy, - normy ISO 9001,14001 - obecnie pracuje się nad integracją tych systemów.
RODZAJE HARMONOGRAMÓW
HARMONOGRAM GŁÓWNY
HARMONOGRAMY WYDZIAŁOWE
HARMONOGRAMY PRACY INDYWIDUALNEJ
METODY TWORZENIA HARMONOGRAMÓW
PLANY ETAPOWE - (najdłuższy czas) - organizują wykonanie zadań szeregowo
PLANY ZAZĘBIAJĄCE - (najkrótszy czas) - lub RÓWNOLEGŁE - organizują zadania w ten sposób by można było wykonywać jedno lub kilka zadań równocześnie (typowa w sytuacji harmonogramu
Konsekwencją jest równy nakład czasu pracy na realizację planów.
PLANY SIECIOWE - łączą koncepcję zarządzania z szeregiem czynników czasowo - sekwencyjnych . Najbardziej, wydajne harmonogramy znane jako PERT, CPM.
Plany sieciowe - zakłada się, traktowani danego złożonego przedsięwzięcia np. wprowadzania nowego wyrobu na rynek jako projekt przedstawionego w tzw. sieci złożonej z działań powiązanych zależnościami logicznymi oraz opisanymi przy planowaniu czasu trwania oraz najwcześniejszych możliwych i najpóźniejszych dopuszczalnych rezultatów rozpoczęcia i zakończenia każdego działania.
RODZAJE PLANÓW
RODZAJ PLANU OKREŚLENIE WIELKOŚCI
PLAN PRODUKCJI - wielkość partii
spływ produkcji
koszty
PLAN ZAOPATRZENIA - rodzaj i ilość zakupów
źródła i terminy dostaw
koszty
PLAN INWESTYCJI - warsztat zdolności produkcyjnej
plan badań i rozwoju
PLAN ZATRUDNIENIA - liczba i struktura zatrudnionych
potrzeby kadrowe
poziom redukcji
koszty
Zależy od typu produkcji czyli źródła: n 100 szt
Produkcja masowa 50 50
Wielko
Średnio 25 25
Małoseryjna
Jednostkowa
Im niższy typ produkcji tym mniej jednostek.
SPŁYW PRODUKCJI - oznacza sposób w jaki wyrób opuszcza ostatnie stanowisko robocze, jak odbywa się finał, ostatnia partia np. czy pojedynczymi sztukami, czy w pewnych partiach - istotny jest rytm spływu.
Plan zaopatrzenia - trzeba ustalić:
cykl dostaw
partię dostaw
poziom zapasów bezpieczeństwa
Plan inwestycyjny:
Trzeba wiedzieć w jakim stopniu wykorzystuje się zdolność produkcyjną, znać tzw. wąskie gardła - etap jakiś opóźnień w procesie technologicznym. Procentowa zdolność wykonania założeń zależy od wystąpienia warunków rynkowych.
Plan zatrudnienia:
Wielkości konieczne do określenia w analizie planowani i zasobów.
PLANOWANIE ZASOBÓW FINANSOWYCH
W analizie i planowaniu zasobów ocenie powinny podlegać:
ŹRÓDŁA - (wewnętrzne, zewnętrzne) np. amortyzacja
POZYSKIWANIE - (metody i sposoby - kredyt, pożyczka, leasing)
UZUPEŁNIENIE - (sposoby)
UTRZYMYWANIE (koszty, efekty)
WYKORZYSTANIE (ekstensywne czyli w czasie, intensywne czyli wydajne)
TRANSFORMACJA W PRODUKT FIRMY -(normy transformacji)
EFEKTYWNOŚĆ - (mierniki efektywności)
ELASTYCZNOŚĆ - (możliwość zmian ilości i jakości w zależności od potrzeb)
MOBILNOŚĆ - (łatwość przemieszczania)
STOPIEŃ PŁYNNOŚCI (łatwość zamiany)
POLITYKA I STRATEGIA wobec zasobu.
W praktyce:
Ad. 5 Wykorzystanie intensywne, związane z intensywnością pracy (pracowników), w przypadku maszyny mówimy o wydajności technicznej, z warunkami wydajności pracy i produkcji w jakich funkcjonuje dane stanowisko.
Ad. 6 Transformacja w produkt. Normy lub stopy transformacji - mogą to być:
normy zużycia surowców i materiałów
normy wsadu
normy uzysku
normy wydajności
normy pracochłonności
normy obsady
normy obsługi
Nz - normy zużycia
Nz = Z - O, gdzie Z - zasoby, O - odpady uzasadnione
Ad. 7 Efektywność - w grę wchodzą tzw. mierniki produktywności
Np. mierniki produktywności środków trwałych P/M., P/Z, P/S+M.
Ad. 10 - cecha ta jest odzwierciedleniem w bilansie w postaci uporządkowania aktywów
METODY PROGNOZOWANIA
ORIENTACYJNA - oparta na szacunkach
nakierowana na każde źródło informacji
bazuje na małej próbie
wyniki szacunkowe mogą wyrażać błędne lub szacunkowe
opinie
Trudno tu wyodrębnić próbę reprezentatywną.
HISTORYCZNA - dane z dostępnych systemów rejestrujących
założenie stałości trendu w przyszłości
ANALIZY STATYSTYCZNEJ - ustala relacje przyczynowo-skutkowe
wykorzystuje analizę matematyczną (wnioskowania mat.)
polega na budowie modeli deterministyczny lub innych
CECHY PLANÓW STRATEGICZNYCH, TAKTYCZNYCH I OPERACYJNYCH
CECHY |
PLAN |
||
|
STRATEGICZNY (dot: celów) |
TAKTYCZNY (dot: środków) |
OPERACYJNY (dot: sposobów) |
ZAKRES |
Jeden główny aspekt rozwoju |
Duża liczba pól |
Pojedyńcze działanie lub zadanie |
ZŁOŻONOŚĆ |
Bardzo dużo zmiennych |
Wiele zmiennych |
Mała liczba zmiennych |
CEL PLANOWANIA |
Misja organizacji |
Doprowadzenie do pożądanych rezultatów w krótkim okresie czasu |
Wykonanie zadania |
Charakter czynności planistycznych |
twórczy |
Bilansowanie alokacyjne |
Odtwórczy postęp wg wytycznych |
Agregacja informacji |
wysoka |
niska |
niska |
Zakres - jaki zakres obejmuje dany plan, na ile plan jest złożony, jaki jest cel planowania, jaki charakter mają czynności planistyczne.
Twórczy charakter czynności planowania - (w planie strategicznym) polega w praktyce na:
umiejętności przewidywania (budowy prognoz)
tworzenia scenariuszy i interpretacji ich wyników
zdolności identyfikacji tzw. słabych sygnałów z otoczenia
umiejętności określania poziomu niepewności i ryzyka związanych z przewidywanymi zmianami i przyjętą strategię
Złożoność w odniesieniu do planu operacyjnego:
Miesięczny program produkcyjny danej linii potokowej
Wspomaganie finansowe
Stopień wykorzystania czasu (tk) - czasu kalendarzowego
Wydajność linii
Zapotrzebowania rynkowego
W planie operacyjnym jedno zadanie lub działanie
RODZAJE PLANÓW
KRYTERIUM |
RODZAJ PLANÓW |
Podmiotowe |
Jednostki organizacyjne, zakłady, plany wydziałów, plany przedsiębiorstw |
Przedmiotowe |
Plany branżowe, sektorowe tzw. ogólnogospodarcze dot: sektora branży |
Pole planu |
Plany wycinkowe, problemowe, kompleksowe |
Charakter planu |
Operacyjne, taktyczne, strategiczne |
Forma planu |
Deklaratywne, proceduralne |
Horyzont czasu planowania |
Krótko, średnio, długo okresowe |
KONTROLA
Proces kontroli w przedsiębiorstwie.
PODSTAWOWE CELE FUNKCJI KONTROLNEJ
dostosowanie do zmian w otoczeniu
ograniczenie kumulowania się błędów
radzenie sobie ze złożonością organizacji
minimalizowanie kosztów (przy Controlingu)
Właściwie zaprojektowane systemy kontroli pozwalają osiągną każdy z nich
E We współczesnej firmie proces kontroli wymaga systemu kontroli. Zaprojektowane systemy kontroli stanowią element funkcji planistycznej.
KONCEPCJE KONTROLI
PLANOWANIE REALIZACJA KONTROLA
A
Sprzężenie zwrotne
Sprzężenie nadążne
KONTROLA
Na koniec porównuje się wykonanie z planem. Współcześnie stosowane jest sprzężenie nadążne.
kontrola bazuje na wykorzystaniu sterowania odchyleniami głównych wielkości ekonomicznych jako warunku realizacji celu.
Koncepcja Controlingu jest oparta na sprzężeniu nadążnym.
GŁÓWNE PRZYCZYNY LEŻĄCE U PODSTAW ODCHYLEŃ
błędne planowanie
nierealne założenia celów
zła organizacja (permanentna reorganizacja w praktyce często związaną ze względami politycznymi)
nieprzewidziane wpływy zewnętrzne
zmiany organizacyjne
nowe metody technologiczne (stosowanie nowych metod prowadzi z reguły do odchyleń w poziomie zdolności produkcyjnej i tempie (czasie) dochodzenia do niej
użycie innych wartości rozliczeń materialnych (specyficzna przyczyna odchyleń)
czasowe przesunięcie przypadających efektów
wykorzystanie usług zewnętrznych (świadczenie usług zewnętrznych okazuje się być bardzo kosztowne)
błędy w kontrolowaniu
KONCEPCJE I RODZAJE KONTROLI
Kryterium: cele stawiane kontroli
1. KOMPLEKSOWA - np. NIK
2. PROBLEMOWA - najbardziej rozpowszechniona
3. STUDYJNA o charakterze badawczym, cel: zadania wybranych problemów, ujawnienie ich przyczyn, zaprogramowanie rozwiązań
4. INTERWENCYJNA szczególna forma - sprawdzenie sygnałów o różnych niedociągnięciach
5. REKONTROLA - prowadzona przy niezadowalających wynikach kontroli, zwykle na zlecenie przełożonego, który zarządził uprzednio przeprowadzenie kontroli
6. ROZLICZENIE- forma egzekutywna, cel: utrzymanie dyscypliny wykonawczej, może być prowadzona wraz z innymi rodzajami kontroli
7. NADZÓR SŁUŻBOWY- na co dzień przełożeni w stosunku do podwładnych. Cel: czuwanie nad realizacją zadań planowych. Wynika ze stosowanej zasady jednoosobowego kierownictwa oraz zapewnienia zachowania drogi służbowej.
START
finał