Księgi pomocnicze - to zbiór kont analitycznych (pomocniczych). Konta ksiąg pomocniczych zawierają zapisy będące uszczegółowieniem i uzupełnieniem zapisów kont księgi głównej. Konta ksiąg pomocniczych są prowadzone w szczegółowości do środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych, rozrachunków, materiałów i produktów, operacji gotówkowych, zakupów i sprzedaży. Kierownik jednostki podejmuje decyzje co do prowadzenia analityki do zapasów:
ewidencji ilościowej;
ewidencji ilościowo-wartościowej;
ewidencji wartościowej;
Zestawienie obrotów i sald - zawiera obroty i salda poszczególnych kont, na których były dokonywane księgowania oraz obroty i salda łącznie narastająco od początku roku. Obroty winny być zgodne z obrotami dziennika. Co najmniej na dzień zamknięcia ksiąg rachunkowych sporządza się zestawienie sald wszystkich kont ksiąg pomocniczych, a na dzień inwentaryzacji grupy aktywów.
Wykaz składników aktywów i pasywów (inwentarz) potwierdzonych ich inwentaryzacją, sporządzają jednostki, które uprzednie nie prowadziły ksiąg rachunkowych wg UOR. W pozostałych jednostkach rolę inwentarza spełnia zestawienie obrotów i sald. Składniki inwentarza winny zostać wycenione zgodnie z zasadami UOR, gdyż stanowią podstawę sporządzania bilansu otwarcia.
Zasady prowadzenia ksiąg rachunkowych:
w języku polskim i w walucie polskiej;
w siedzibie zarządu jednostki, bądź poza siedzibą jednostki, w razie powierzenia ich prowadzenia jednostce w tym celu uprawnionej, jednocześnie w ciągu 15 dni należy o tym powiadomić Urząd Skarbowy;
księgi rachunkowe otwiera się na dzień rozpoczęcia działalności, na początek każdego następnego roku obrachunkowego oraz na dzień zmiany formy prawnej, połączenia lub podziału jednostek, a także na dzień rozpoczęcia likwidacji lub postępowania upadłościowego (upadłościowego w ciągu 15 dni od dnia tych zdarzeń);
księgi rachunkowe zamyka się na dzień kończący rok obrotowy, na dzień zakończenia działalności, na dzień zakończenia likwidacji lub postępowania upadłościowego oraz na dzień poprzedzający zmiany formy prawnej, postawienia w stan likwidacji lub upadłości (nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia tych zdarzeń);
ostateczne zamknięcie i otwarcie księgi rachunkowej jednostki kontynuującej działalność powinno nastąpić najpóźniej w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrachunkowy;
zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić nie później niż w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego;
zapisy w księgach rachunkowych są dokonywane w sposób trwały bez przestawienia miejsc pozwalających na późniejsze dopiski lub zmiany;
zapis operacji gospodarczej powinien zawierać: datę dokonania operacji gospodarczej, określenia rodzaju i numeru identyfikacji dowodu księgowego stanowiącego podstawę zapisu oraz datę, jeżeli różni się ona od daty dokonania operacji, zrozumiały tekst, kod lub skrót (z zachowaniem objaśnień);
podstawą zapisu są dowody;
księgi rachunkowe, aby zostały uznane za prawidłowe, powinny być:
rzetelne - zapisy odzwierciedlają stan rzeczywisty;
bezbłędne - kompletne i ciągłe operacje;
sprawdzalne - jeżeli umożliwiają stwierdzenie poprawności dokonywanych w nich zapisów, stanów sald kont oraz działania stosowanych procedur obliczeniowych;
bieżące - terminowe sporządzenie sprawozdań finansowych i deklaracji podatkowych;
Dokumentacja operacji gospodarczych.
Podstawą zapisu w księgach rachunkowych jest dokument stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczych zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
Każdy dokument księgowy powinien zawierać co najmniej:
określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
określenie stron (nazwy, adresy) dokonywanych operacji gospodarczych;
opis operacji gospodarczej oraz jej wartość, jeżeli to możliwe określenie również ilości;
datę dokonania operacji gospodarczej, a także datę dowodu;
podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe;
zakwalifikowanie dowodu i dekretację (korespondencja kont);
dokument winien być sprawdzony pod względem formalnym, merytorycznym i rachunkowym;
Rachunkowość - wykłady - 12
3