1419577283

Zwróćmy uwagę na pewien fakt - w zamówieniach publicznych chodzi o rozwiązywanie problemów. Problemem będzie każde zadanie lub zdarzenie, które musi być wykonane lub wyeliminowane w celu osiągnięcia zakładanego przez szpital rezultatu. Osoby zaangażowane w proces udzielenia zamówienia publicznego powinny mieć oczy szeroko otwarte i wyłapywać takie problemy. To jest pierwszy krok, niezbędny do zapewnienia efektywnego funkcjonowania systemu zamówień publicznych w twojej jednostce.

KROK 1. WYŁAPYWANIE PROBLEMÓW

Pracownik wydziału zamówień publicznych otrzymuje kilka skarg od ordynatora oddziału urologii szpitala dotyczących jakości zakupionych w przetargu cewników. Traktuje je jako ataki na własną osobę. W jego opinii pan doktor jak zwykle się czepia. Uważa, że „problemem” jest lekarz. Nie widzi szans na rozwiązanie problemu, dopóki lekarz pracuje w szpitalu.

Bardzo często albo nie dostrzegamy problemu, albo widzimy go nie tam, gdzie on występuje. W opisanym przypadku podejście mogłoby być inne: są zastrzeżenia dotyczące jakości zakupionych cewników. Spotykam się z lekarzem i ustalam, jakie ma on konkretnie uwagi dotyczące zakupionego towaru. Lekarz wskazuje na zwiększoną liczbę przypadków infekcji układu moczowego, którą wiąże z zastosowaniem zakupionych cewników moczowych. Problemem okazuje się więc jakość cewników, a nie złośliwość lekarza.

Im szybsza prawidłowa diagnoza problemu, tym krótszy okres oczekiwania na jego rozwiązanie. Bywa, że problem zgłoszony przez pracownika szpitala nie zostaje rozwiązany przez kilka lat z rzędu tylko dlatego, że nie podejmuje się żadnych działań. Należy pamiętać, że każdy problem ma swoją przyczynę. Jej odnalezienie wcale nie musi być proste, zwłaszcza gdy za niepowodzenia w zamówieniach publicznych będziemy obwiniać ustawę. Warto jednak podjąć trud jak najszybszego znalezienia przyczyny problemu.

KROK 2. USTALENIE PRZYCZYNY PROBLEMU

Wróćmy do poprzedniego przykładu. Problemem okazała się niska jakość zakupionych cewników. Co może być tego przyczyną? Czyżby dostarczenie towaru niezgodnego z zawartą umową? Jeżeli tak, to warto prześledzić przyjęte w szpitalu procedury odbioru towaru i rodzaj sankcji stosowanych wobec nierzetelnych wykonawców. Jak można ustalić, w jaki sposób je zmienić, aby sytuacja nie powtórzyła się w przyszłości?

W niejednym przypadku przyczyną problemu może się okazać źle opisany przedmiot zamówienia lub zastosowanie ceny jako jedynego kryterium oceny ofert.

Gdy ustalimy, że przyczyną naszego problemu jest źle opisany przedmiot zamówienia, wiemy, do kogo kierować dalsze pytania - do osoby odpowiedzialnej za ten opis. Po krótkiej rozmowie możemy np. stwierdzić, że osoba ta nie zna dokładnie danego przedmiotu i nie jest w stanie jednoznacznie i wyczerpująco przenieść na papier wymagań gwarantujących otrzymanie oczekiwanej jakości. To ważne, aby w pewnych sytuacjach zauważyć, że nie mieliśmy wystarczającej wiedzy lub umiejętności, aby dokładnie opisać przedmiot zamówienia. Znając przyczynę pojawiającego się problemu, wystarczy poszukać rozwiązania.

KROK 3. ZNALEZIENIE ROZWIĄZANIA PROBLEMU

Na spotkaniu, w którym uczestniczyli lekarz, pracownik wydziału merytorycznego odpowiedzialnego za realizację umowy w sprawie zamówienia publicznego oraz pracownik wydziału zamówień publicznych, ustalono, że w następnym przetargu konieczne będzie zwrócenie uwagi na powłokę kupowanego rodzaju cewnika. Należy badać w trakcie oceny ofert, jaką zapewnia ona ochronę przed tworzeniem biofilmu bakteryjnego, jak również środowiska wokół cewnika przed rozwojem zakażeń. W celu wdrożenia proponowanego rozwiązania należy opracować kryterium jakościowe, które, zbilansowane z ceną, będzie decydować o wyborze najkorzystniejszej oferty.

Opisany przykład pokazuje schemat postępowania w razie wystąpienia problemu. Podkreślenia wymaga jednak to, że nie zawsze zastosowane rozwiązanie spowoduje, że

11 | S t r o n a