9414913239

Marcin Nitka

Metoda analizy obiegu dokumentów w firmie pod kątem wdrożenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

Wstęp

W dzisiejszych czasach prowadząc jakąkolwiek działalność gospodarczą nie ma praktycznie możliwości rezygnacji z używania do tego celu usług teleinformatycznych. Od wystawiania dokumentów handlowych, bankowych, rozliczeń z wszelkiego rodzaju urzędami mamy styczność z dokumentami elektronicznymi. O ile w niedalekiej przeszłości dokumenty elektroniczne stanowiły jedynie narzędzie wspomagające tak teraz są równoprawnym sposobem dokumentacji. Taki stan rzeczy jest znacznym ułatwieniem, ponieważ nie ma problemu z zagubieniem dokumentu, lub też z jego dostarczeniem do kontrahenta położonego chociażby na drugim końcu kraju. Dzięki elektronicznym dokumentom jest to kwestia zaledwie kilku minut (wystarczy wysłać wiadomość email z załączonym dokumentem elektronicznym). Jednak okazuje się, że nie w każdej kwestii można pozbyć się papierowej wersji dokumentów, chociażby potwierdzenia, umowy i inne dokumenty wymagające podpisu (oczywiście można stosować podpis elektroniczny, jednak te narzędzie nie jest jeszcze tak powszechne). Aby nie zagubić się w tym gąszczu dokumentów z pomocą przychodzą rozwinięte technologie informatyczne w postaci specjalizowanych systemów. Jedną z rodzin takich systemów są systemy elektronicznego obiegu dokumentów, mające na celu uporządkowanie oraz centralne przechowywanie wszelkich dokumentów.

Idea elektronicznego obiegu dokumentów.

W większości przypadków dokumenty krążące po poszczególnych działach, pokojach czy też osobach pracujących w danej instytucji/przedsiębiorstwie mają formę papierową, co sprzyja ich zagubieniu, lub zniszczeniu. Dodatkowo osoby odpowiedzialne za akceptację, lub zajmujące się danym dokumentem często potwierdzają za pomocą podpisu lub pieczątki fakt przyjęcia do wiadomości. Sporo osób umieszcza także własne notatki na dokumentach. Takie postępowanie może powodować problemy, gdyż jest ono podatne na błędy, najczęściej