9414913240

wynikające z braku odpowiedzialności, lub też z braku poświęcenia niewystarczającej ilości uwagi dokumentom.

Aby jak najbardziej zminimalizować możliwość popełnienia wyżej wymienionych błędów oraz poprawić komfort użytkowania archiwum zawierającego wszelką dokumentację opracowano system obiegu dokumentów. Jego głównym celem jest między innymi:

•    zminimalizowanie czasu obiegu dokumentu,

•    usprawnienie procedur obiegu dokumentów,

•    możliwość kontroli obiegu dokumentów,

•    stworzenie centralnego archiwum,

•    zmniejszenie czasu dostępu do dokumentów,

•    zwiększenie efektywności pracy z dokumentami,

•    zmniejszenie czasu potrzebnego na lokalizację dokumentu.

Dobrze zaplanowany oraz wdrożony system obiegu dokumentów znacznie poprawia organizację pracy sekretariatów, biur podawczych oraz innych komórek przedsiębiorstwa odpowiedzialnych w dużej mierze za sprawny oraz kontrolowany przepływ dokumentów.

Rysunek 1: Zalety wprowadzenia elektronicznego systemu obiegu dokumentów.

kontrola dostępu do dokumentów

krótszy' czas obiegu

	V
większa	większa
efektywność	kontrola

iKtywnosc    kontrola

pracy

\ I

łatwiejsze	centralne
wyszukiwanie	archiwum

szybszy czas dostępu do dokumentu

Źródło: opracowanie własne.