Ujęcie systemowe uwzględnia wszelkie elementy i podsystemy, które współdziałając ze sobą, lub funkcjonując na oddzielnych kierunkach operacyjnych, dążą do osiągnięcia zasadniczego celu, jakim jest minimalizacja zagrożeń, reagowanie na nie oraz jak najszybsze usuwanie ich skutków. Według E. Nowaka system zarządzania kryzysowego (SZK) jest to dający się wyodrębnić z całości układ: organów zarządzających; powiązań informacyjnych, niezbędnych do realizacji procesu zarządzania; metod i działań regulujących sposób i zasady funkcjonowania danej organizacji zgodnie z wytyczonymi celami; przy czym jest to układ dynamicznie zmieniający się w czasie, a motorem wprowadzonych zmian, dotyczących wszystkich elementów tego układu są organy zarządzające16. Jak wynika z powyższej definicji w systemie zarządzania kryzysowego można wyróżnić podsystem organów zarządzających oraz inne elementy w tym metody (sposoby) podejmowania działań. W systemie zarządzania kryzysowego w Polsce nadrzędną funkcję pełni organ zarządzający, którego zadaniem jest w głównej mierze podejmowanie decyzji, podział zadań dla poszczególnych wykonawców i koordynowanie działań w czasie wystąpienia sytuacji kryzysowej. Organ zarządzający określa zakres przedsięwzięć, jak też ponosi odpowiedzialność za podjęte działania w poszczególnych fazach zarządzania kryzysowego, które sprowadzają się do zapobiegania powstawaniu sytuacji kryzysowej, przygotowania do podejmowania skutecznych działań, sprawnego reagowania i powrotu do stanu normalnego funkcjonowania. Podsystem realizuje swoje zadania poprzez zarządzanie, które jest procesem decyzyjnym składającym się z pozyskiwania, gromadzenia, przetwarzania oraz dystrybucji informacji. Wobec tego organ zarządzający jest układem trzech uporządkowanych elementów spełniających następujące role17:
- organów decyzyjnych - rozumianych jako odpowiednio zorganizowane instytucje działające w imieniu, na rachunek i na rzecz państwa, mające możliwość rozwijania działań władczych (finalizują i firmują decyzje władcze mogące mieć postać: ustawy, rozporządzenia, orzeczenia, wyroku sądowego, uchwały, zarządzenia, decyzji administracyjnej, postanowienia, rozkazu), stosujące określone środki, działania, ze środkami przymusu włącznie, w zakresie i w granicach prawa państwowego18.
16 E. Nowak, Zarządzanie kryzysowe w sytuacjach zagrożeń niemilitamych, AON, Warszawa 2007, s. 46.
17 D. Majchrzak, Znaczenie systemu zarządzania kryzysowego w kształtowaniu bezpieczeństwa narodowego, [w:], G. Sobolewski, D. Majchrzak (red.), Zarządzanie kryzysowe w systemie bezpieczeństwa narodowego, AON, Warszawa 2011, s. 59.
18 W. Kitler, Bezpieczeństwo narodowe RP. Podstawowe kategorie. Uwarunkowania. System, AON, Warszawa 2011,8.192.
7