5409391427

Charakterystyka procesu zarządzania zamówieniami w projekcie 179

Wymienione elementy rozpoczynają cały proces zarządzania zamówieniami w projekcie. Dotyczą wiedzy o produkcie lub usłudze oraz otoczeniu mikroekonomicznym firmy. Przede wszystkim pomagają odpowiedzieć na pytanie czy bardziej opłaci się organizacji samodzielna produkcja czy szukanie zasobów na zewnątrz. Jeśli przedsiębiorstwo zdecyduje się zamawiać towary lub usługi, to wymienione elementy pomagają odpowiedzieć na pytania czy zamawiać, co zamawiać, w jakiej ilości oraz kiedy zamawiać. W celu odpowiedzi na te pytania zespól projektowy może zaczerpnąć wiedzy ekspertów. Rezultatem tego procesu jest plan działania w całym zbliżającym się zarządzaniu zamówieniami w projekcie.

17.3. Planowanie dostaw

Planowanie dostaw obejmuje podejmowanie decyzji kiedy, od kogo i jak duże dostawy otrzymywać. Celem planowania dostaw jest minimalizacja kosztów transportu. W zarządzaniu projektami zespół zobligowany jest do zaplanowania dostaw w sposób najbardziej efektywny oraz do jasnego określenia swoich potrzeb. Bez jasnego określenia potrzeb oraz swoich celów proces planowania dostaw będzie utrudniony oraz może źle wpłynąć na ostateczny wynik realizacji projektu [W. Kaczmarczyk 2007, s. 129],

Charakterystyczne elementy dla procesu planowania dostaw zostały przedstawione w tab. 17.2.

%n ^    ----1.*.----4----—    ________1---—. — j^.i—.

Źródło: Kompendium wiedzy... 2003, s. 202.

Podczas planowania dostaw zespól projektowy musi mieć cały czas na uwadze budżet, którego nie może przekroczyć. Błędy popełnione na tym etapie będą mieć konsekwencje w każdym kolejnym procesie zarządzania zamówieniami w projekcie. Podczas planowania dostaw zespół projektowy musi w pierwszej kolejności klarownie sprecyzować swoje potrzeby. Jest to fundament efektywnej współpracy z dostawcami. W przypadku gdy zespól projektowy ma problemy z wyborem decyzji lub określeniem potrzeb najlepszym wyjściem jest rada u ekspertów.

17.4. Zebranie ofert

Ofertę handlową można zdefiniować jako propozycję sprzedaży lub kupna towarów, lub usług, określającą istotne warunki przyszłej umowy kupna-sprzedaży. Bardzo ważnym elementem każdej oferty jest prawidłowo używany język [K. Białecki, A. Dorosz, W. Januszkiewicz 1984, s. 182]

Proces zebrania ofert polega na zgromadzeniu od potencjalnych dostawców odpowiedzi opisujących proponowane sposoby zaspokojenia potrzeb związa-