5409391482

Zarządzanie projektem na przykładzie konferencji naukowej 39

ludzkich i innych, które są potrzebne do realizacji projektu,

■ zgodność z wymaganiami - realizacja każdego projektu musi nieść za sobą osiągnięcie z góry założonych efektów oraz wysoką jakość wykonania.

Z uwagi na dużą różnorodność projektów, występujących w organizacjach, można zastosować bardzo wiele kryteriów ich podziału. Z uwagi na wielkość projektu mogą to być projekty małe, średnie i duże. Z uwagi na źródło pochodzenia - wew nętrzne i zewnętrzne. Pod względem oryginalności projekty mogą mieć wysoki lub niski stopień nowości. Z kolei według specyfiki mogą to być projekty naukowo-badawcze, rozwojowe, inwestycyjne, organizacyjne, marketingowe i społeczne [Nowoczesne zarządzanie projektami 2012, s. 26; Zarządzanie projektami w organizacji 2014, s. 63 i nast.].

Wśród projektów' można wyróżnić takie projekty, których motywem nie jest zysk. To jednak nie oznacza, że pomijany jest w nich aspekt finansowy. Co więcej, część projektów charakteryzuje się tym, że określone zadania muszą się skończyć do ściśle określonego terminu i pod żadnym pozorem nie mogą być przesunięte. Głównie chodzi tutaj o projekty, który ch efektem jest organizacja wydarzenia, który' ma określoną datę i musi się w tym dniu odbyć [D. Lock 2003, s. 19 i nast.].

Kolejnym terminem, który wymaga wyjaśnienia jest zarządzanie projektami. Na wysokim stopniu ogólności można zdefiniować zarządzanie projektami jako rzadki, ale wysoce zróżnicowany proces, w który m podkreślana jest unikatowość wykonywanych działań [H. Maylor 2003, s. 5], Według J. Kisielnickiego jest to zbiór czynności, które są wykonywane po to, aby osiągnąć wyznaczone cele główne i pośrednie w założonym czasie, przy wykorzystaniu określonych zasobów [2011, s. 17], Zarządzanie projektami to zestaw metod i technik, które są oparte na akceptowalnych zasadach zarządzania używanych do planowania, oceny i kontroli działań oczekiwanych efektów w terminie oraz w zgodzie z zaplanowanym budżetem i wymaganiami. Proces zarządzania projektem można podzielić na pięć etapów [R.K. Wysocki, R. McGary 2005, s. 62 i nast.]:

1.    Pierwszym etapem zarządzania projektem jest definiowanie. Polega ono na zdefiniowaniu zakresu projektu. Innymi słowy ustala się wtedy jakiego problemu dotyczy projekt, co jest jego celem, jakie cele szczegółowe muszą zostać osiągnięte, aby móc w pełni zrealizować cel główny itd. Zwykle w czasie realizacji projektu dochodzi do zmian jego zakresu, z powodu pojaw ienia się niemożliwych do przewidzenia wcześniej okoliczności. Mimo to jest to bardzo istotny etap, któremu należy poświęcić dużo uwagi.

2.    Drugi etap w zarządzaniu projektami to planowanie. Stworzony na potrzeby danego projektu plan pozwala na określenie pracy, jaka ma być wykonana, ale też narzędzi, które będą wykorzystane. Dobry plan powinien zawierać kilka możliwych scenariuszy rozwiązania, harmonogram prac oraz opis potrzebnych zasobów.

3.    Kolejny etap to wykonanie planu. Polega ono na delegacji określonych zadań poszczególnym członkom zespołu projektowego, dokładny opis i wymagania co do realizowanych zadań oraz określenie czasu na ich wykonanie.

4.    Czwarty etap przy zarządzaniu projektem to kontrola. Ten etap w dużym stopniu nawiązuje do drugiego etapu, czyli do etapu planow ania. Przy kontrolowaniu projektu porównywany jest stopień wykonanych prac do tego, co było