...w laboratorium
Bartosz Świtalski
CSMS Consulting & Software
e-mail: [e-mail]
LIMS
System zarządzania
działalnością laboratorium
Cz. II. Proces wdrożenia systemu
Streszczenie Summary
Artykuł stanowi kontynuację tematu komputeryzacji laboratorium This article is a follow-up to the topic of computerization and
i zarządzania zachodzącymi w nim procesami za pomocą syste- management of the processes taking place in the laboratory,
mów informatycznych, które wspomagają jego prace. Celem arty- by means of the laboratory information management system.
kułu jest omówienie kluczowych aspektów związanych z procesem The point of the article is to discuss the key aspects of the
wdrożenia systemu LIMS (Laboratory Information Management implementation of LIMS (Laboratory Information Management
System). W artykule przedstawione zostały zasady, na których System). The author presents the rules the implementation
warto oprzeć wdrożenie oraz te punkty, którym warto poświęcić should be based on and discusses some points deserving
szczególną uwagę. special attention.
Słowa kluczowe Key words
oprogramowanie, zarządzanie, laboratorium, system informa- software, management, laboratory, IT system, implementation
tyczny, wdrożenie
W poprzednim artykule omawiającym systemy LIMS, określając zadania która jest w danej chwili najistotniejsza i uzupełnić je w przyszłości);
jakie powinien realizować taki system, zaprezentowałem jego przykładowe lepiej  gdy o wyborze decyduje indywidualna ocena stosunku jakości
możliwości. Starałem się także wskazać na korzyści płynące z jego wdroże- proponowanego rozwiązania do jego ceny. Nasze przekonania i odczucia
nia oraz wymienić cechy, którymi charakteryzuje się dobrze zaprojektowany  trafności wyboru nie muszą być jednak wcale właściwe.
system. Niniejsze rozważania dotyczące informatyzacji laboratorium ukie- Lars Mieritz, dyrektor ds. badań w firmie Gartner ocenia, iż ponad 50%
runkuję na proces wdrożenia. Powinien on być przeprowadzony sprawnie, projektów informatycznych kończy się wdrożeniową klęską lub nie przy-
stosunkowo szybko i oczywiście zakończyć się pełnym sukcesem. nosi spodziewanych korzyści (1). Z kolei badania przeprowadzone przez
Computerworld i SAS Institute pokazują (2), że zdaniem polskich firm:
Klucz do sukcesu: - wdrożenia systemów zarządzania są droższe w ostatecznym rozli-
przemyślany proces wdrożenia czeniu niż pierwotnie zakładano (74% ankietowanych),
Wdrożenie systemu jest kluczowym elementem realizacji projektu - są one wykonywane nieterminowo (58% ankietowanych),
informatycznego i w największym stopniu decyduje o powodzeniu - funkcjonalność wdrożonych rozwiązań nie odpowiada pierwotnym
całego przedsięwzięcia. Z jednej strony prace wdrożeniowe powinny być oczekiwaniom (23% ankietowanych).
przeprowadzone w możliwie krótkim okresie czasu tak, by nie zakłócać Jak więc inwestować w LIMS, by z czasem nie przekonać się, że nasza
bieżącej pracy laboratorium, z drugiej natomiast powinna je cechować inwestycja okazała się nietrafiona, a tym samym pieniądze zostały z
le wyda-
bardzo duża staranność i dokładność eliminująca błędy i nieścisłości. ne? Trudno nie zgodzić się z Emilem Konarzewskim z firmy analitycznej
Wszyscy, którzy decydują się na wdrożenie systemu wspomagającego Audytel, który powodów takiego stanu rzeczy upatruje w oszczędności
zarządzanie zakładają, że proces wdrożenia w ich firmie musi zakończyć inwestorów, przeznaczających minimalne kwoty na analizę wymagań
się sukcesem. Dlaczego więc wyniki badań sondażowych przeprowadzo- i potrzeb oraz konsulting wdrożeniowy (1). Taki stan rzeczy wzmacniany
nych wśród polskich firm, w których post factum oceniano wdrożenia jest pośrednio przez stanowisko firm dostarczających rozwiązania informa-
systemów zarządzania, stoją w sprzeczności z tymi przekonaniami? tyczne, które chcąc uczynić swą ofertę bardziej atrakcyjną finansowo, nie
W momencie, w którym inwestor dokonuje wyboru jednej oferty przywiązują należytej wagi do analizy wymagań i potrzeb klienta i oferują
i decyduje się na wdrożenie konkretnego produktu ma przekonanie, że wykonanie takiej analizy (będącej podstawą do prawidłowego wdrożenia
podjęta właśnie decyzja jest optymalna. Tymczasem pozornie tylko wolny systemu) za symboliczną kwotę lub wręcz za darmo. Wynikiem takiego
wybór jest najczęściej znacząco ograniczony możliwościami finansowymi postępowania jest zbyt ogólne opracowanie, często robione na zasadzie
lub organizacyjnymi laboratorium, a podejmowana decyzja jest kom-  kopiuj-wklej , bazujące na przeprowadzonych wcześniej wdrożeniach
promisem. y
le, gdy jedynym kryterium wyboru staje się cena (w takiej i nie oddające specyfiki konkretnej firmy, czy też nie respektujące wyma-
sytuacji może warto poczekać do chwili, gdy stać nas będzie na dobre gań procesów, które w niej zachodzą. Sytuacja ta jest przeciwieństwem
rozwiązanie lub ograniczyć wdrożenie do takiej funkcjonalności systemu, trendów, jakie można zauważyć w Stanach Zjednoczonych lub krajach
Laboratorium | 5/2007
14
...w laboratorium
Europy Zachodniej, gdzie koszty analizy wdrożeniowej stanowią nierzadko i formy wdrożenia. Jeżeli w trakcie realizacji kolejnych etapów pożądane
połowę wartości całego projektu. lub konieczne okaże się wprowadzenie zmian czy rozszerzeń (o ile nie
Tak dotknęliśmy jednego z etapów wdrożenia, które z wielu powo- są to zmiany zasadnicze), to wdrożenie w formie ustalonej w powstałych
dów uważam za modelowe. Ale spróbujmy po kolei przyjrzeć się całej dokumentach winno być dokończone, a dopiero w dalszej kolejności
metodyce tego procesu. zmiany te należy sukcesywnie nanosić do wdrożonego systemu. Inny
Stosowana metodyka wdrożenia systemu informatycznego jest sposób postępowania grozi zupełnym rozbiciem procesu wdrożenia
zbiorem procedur ściśle określających kolejne kroki tego procesu. Ko- i dezorganizacją pracy laboratorium.
nieczność jej wprowadzenia wynika ze stopnia złożoności projektu oraz
czasu jego realizacji. Wdrożenia systemów LIMS są często projektami, Etap 2  system szkoleniowy
w które zaangażowanych jest kilkadziesiąt osób przez wiele tygodni W oparciu o dokumentację oraz uzgodnienia poczynione w trakcie re-
lub nawet miesięcy. Dodatkowo, posiadają one nierzadko najwyższy alizacji pierwszego etapu wdrożenia dostarczony zostaje użytkownikowi
priorytet, gdyż ich wynikiem ma być nie tylko samo posiadanie i wy- system szkoleniowy. Jego instalacja może mieć miejsce na docelowym
korzystywanie w pracy systemu informatycznego, ale zasadnicza zmiana serwerze zamawiającego lub też na sprzęcie oferenta; z punktu widze-
w organizacji pracy, a więc także w sposobie prowadzenia kluczowej nia zadań, jakie stawia się przed tym systemem nie ma to większego
działalności. Wdrażanie projektów informatycznych wpływa więc znaczenia. System taki posiada zdefiniowane grupy użytkowników,
w istotny sposób na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa i musi skonfigurowane uprawnienia oraz funkcjonalność zgodną z wcześniej-
przebiegać wedle ściśle ustalonych ram czasowych i programowych. szymi założeniami. Na komputerach przyszłych użytkowników systemu
Proces taki musi pozwalać dodatkowo na łatwą i stałą kontrolę. instalowane jest oprogramowanie klienckie, które pozwala na wstępne
Głównym założeniem przy wdrażaniu systemu powinna być ścisła sprawdzenie systemu i zapoznanie się z nim.
współpraca obu stron i ich czynny udział w tym procesie. Podsta- System szkoleniowy posiada funkcjonalność zgodną z dokumentacją
wowa zasada, na jakiej winna opierać się współpraca w trakcie realizacji opracowaną na wcześniejszym etapie wdrożenia i jest, przez ustalony okres
wdrożenia brzmi: funkcjonalność oprogramowania, które jest ele- czasu, poddawany testom funkcjonalności, w trakcie których przyszli
mentem systemu i przedmiotem wdrożenia jest ściśle określona, użytkownicy mogą wnosić swoje spostrzeżenia i sugestie. Na tym etapie
znana i akceptowana przez obie strony. To najlepsza gwarancja odbywa się również testowanie integracji całego systemu, sprawdzające jego
zadowolenia zarówno dla klienta, jak i dla dostawcy. prawidłowe funkcjonowanie. Praca na systemie szkoleniowym służy także
Ów modelowy proces wdrożenia można podzielić na kilka etapów. doskonaleniu umiejętności w zakresie obsługi oprogramowania.
Taki sposób wdrożenia ma na celu doprowadzenie do stanu, w którym
Etap 0  organizacja zespołu wdrożeniowego osoby rozpoczynające pracę z docelowym systemem produkcyjnym są
Konieczne jest, by przed przystąpieniem do analizy wymagań i potrzeb z nim zaznajomione i swobodnie posługują się oprogramowaniem.
oraz właściwego wdrażania systemu obie strony wyznaczyły osoby odpo-
wiedzialne za realizację zadania. Jasny podział kompetencji i odpowiedzial- Etap 3  system produkcyjny
ności ułatwia komunikację i podejmowanie decyzji, a więc znacznie przy- System produkcyjny jest systemem docelowym. Powstaje w oparciu
spiesza realizację wdrożenia i eliminuje wiele nieporozumień. W zespole o dokumentację sporządzoną w trakcie poprzednich etapów wdroże-
wdrożeniowym po stronie wdrażającego system powinny znalez
ć się osoby nia i uwzględnia wszelkie ustalone obustronnie kwestie oraz zmiany
pełniące w procesie wdrożenia co najmniej wymienione poniżej funkcje dokonane w trakcie pracy na systemie szkoleniowym.
oraz posiadające przypisane im uprawnienia. Oczywiście nic nie stoi na
przeszkodzie, by  jeżeli to konieczne  funkcje te łączyć ze sobą. Etap 4  jak dbać o system
Sponsor  osoba uprawniona do podejmowania kluczowych i wiążą- po zakończonym wdrożeniu?
cych decyzji, pełniąca także rolę mediatora, decydująca m.in. o momencie Aby nie zaprzepaścić efektów wdrożenia i optymalnie wykorzystywać
rozpoczęcia i zakończenia danego etapu prac lub całego zadania. posiadany system warto przewidzieć pomoc firmy wdrożeniowej w jego
Menadżer projektu  osoba odpowiedzialna za kierowanie projektem eksploatacji. Może ona obejmować m.in.:
i współpracę z firmą wdrożeniową, przygotowująca listę funkcjonal- - administrację i rekonfigurację systemu (np. konfigurowanie nowych
ności, prowadzenie i przekazywanie dokumentacji projektu, nadzoro- użytkowników, zmiana ich uprawnień, modyfikacje i tworzenie
wanie prac, nadzorowanie realizacji harmonogramu oraz zapewnienie nowych raportów i sprawozdań),
niezbędnej infrastruktury.
Konsultant  osoba posiadająca wiedzę merytoryczną z zakresu obję-
tego wdrożeniem, koordynująca pracę i przepływ informacji pomiędzy
zespołem wdrożeniowym, a pracownikami klienta.
Etap 1  analiza wymagań i potrzeb
Wspomniana już wcześniej i kluczowa w procesie wdrożenia analiza
potrzeb to etap, na którym nie warto szukać oszczędności, czy to fi-
nansowych, czy też czasowych. Polega ona na precyzyjnym określeniu
zakresu wdrażanego systemu i szczegółów związanych z funkcjonalnością
systemu. W wyniku realizacji tego etapu powstają obustronnie uzgod-
nione i zaakceptowane dokumenty, będące podstawą do konfiguracji
i wdrożenia. Dokumentacja ta zwana jest w języku angielskim High
Level Design, a w niemieckim określana jako Pflichtenheft. Powinna być
ona dokumentem, który nie pozostawia niedomówień co do zakresu
Laboratorium | 5/2007
15
15
...w laboratorium
- konsultacje telefoniczne i elektroniczne w zakresie bieżącej eksplo- - Wdrożenie prowadzone winno być do momentu, w którym system
atacji systemu, spełnia oczekiwania, jakie zostały przed nim postawione w wyniku
- kontrolę spójności i integralności bazy danych oraz jej optyma- stworzenia i akceptacji analizy potrzeb.
lizację, - Kierownictwo firmy powinno wspierać wdrożenie i być w pełni
- uaktualnienia oprogramowania systemowego i bazy danych. zaangażowane w projekt.
Nie wystarczy sama wiara w powodzenie projektu, dobra wola, - Zadbajmy o fachową opiekę nad oprogramowaniem w okresie jego
a nawet determinacja obu stron i starannie spisana umowa, która eksploatacji. Ocenia się, że dobrze nadzorowany system funkcjonuje
zdaje się zabezpieczać interesy obu stron. Potrzebna jest wiedza o ponad połowę dłużej niż ten, który został pozostawiony sam sobie.
o specyfice wdrażania systemów LIMS, a także sprawdzona metodyka - Zadbajmy, by odpowiedni system szkoleń zminimalizował lub
wdrożenia. wyeliminował spadek produktywności, który ma miejsce tuż po
W ramach podsumowania warto wskazać na te punkty, których wdrożeniu.
przestrzeganie pozwoli uniknąć dołączenia do grona niezadowolonych W kolejnej części cyklu dotyczącego systemów LIMS omówię korzy-
i rozczarowanych: ści wynikające z dostosowania systemu do indywidualnych wymagań,
- Postarajmy się, by określona w ofercie (umowie) cena była nie- wspierając je licznymi przykładami takich rozwiązań oraz znaczenie
zmienna w trakcie realizacji całego projektu. Zmiana kosztów jest personalizacji i uprawnień w laboratorium o rozbudowanej strukturze
oczywiście możliwa, gdyż nie możemy już na etapie zawiązywania organizacyjnej.
współpracy przewidzieć wszystkich okoliczności. Korekta cen win-
Piśmiennictwo
na być jednak efektem zmian w uzgodnieniach dotyczących zakresu
1. Mejssner B.: Więcej wdrożeń, coraz więcej błędów.  Rzeczpospolita  Teleinfor-
funkcjonalności systemu dokonywanych na życzenie klienta.
matyka w Polsce , 2006, 279 (7573), VIII.
- Wdrożenie należy realizować etapami, metodą małych kroków
2. Zbliżenie.  Rzeczpospolita  Teleinformatyka w Polsce , 2006, 228 (7522), V.
i z rozsądkiem rozciągnąć je w czasie pamiętając, że mniejsze, ale
konkretne projekty, nastawione na szybkie i wymierne rezultaty Autor ukończył studia inżynierskie na wydziale Fizyki i Techniki Jądrowej AGH
mają większe szanse powodzenia. w Krakowie; w ramach studiów podyplomowych uzyskał tytuł Master of Business
- Funkcjonalność wdrażanego systemu powinna być znana i ak- Administration na University of Central Lancashire, jest także audytorem systemów
ceptowana przez obie strony  takie założenie należy przyjąć jakości ISO PN/EN 17025:2005. Od kilkunastu lat związany z problematyką
przed przystąpieniem do prac związanych z realizacją wdrożenia aparatury kontrolno-pomiarowej dla laboratoriów, systemami oceny zanieczyszcze-
systemu szkoleniowego. Innymi słowy: najpierw projekt, póz
niej nia powietrza; obecnie pełni funkcję dyrektora handlowego w CSMS Consulting
budowa. & Software, prowadząc projekty związane z systemami typu LIMS.